कार्यक्षेत्र और कार्यालय समय को कैसे व्यवस्थित करें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

ऑफिस में सभी काम अपने-अपने कार्यक्षेत्र से शुरू होते हैं, लेकिन अक्सर लोग इस पल पर पर्याप्त ध्यान नहीं देते हैं। कार्यक्षेत्र न केवल फर्नीचर और कंप्यूटर है, बल्कि योजना, कार्यप्रवाह, अतिरिक्त उपकरण भी हैं। इस लेख में अपने कार्यस्थल को ठीक से व्यवस्थित करने के सरल टिप्स दिए गए हैं।

यह सब कार्यस्थल से शुरू होता है।

डी. कार्नेगी

कार्य कार्यस्थल और उसके संगठन से शुरू होता है। बेशक, रचनात्मक और अद्वितीय व्यक्तित्व के रूप में अपवाद हैं जिनके लिए यह मुद्दा इतना महत्वपूर्ण नहीं है। लेकिन यहां तक कि उनके पास रचनात्मक विकार की अपनी प्रणाली है, भले ही वे इसे स्वीकार न करें। अधिकांश लोग सामान्य कार्यालय स्थानों में साधारण डेस्क पर काम करते हैं, और निम्नलिखित युक्तियाँ उनके लिए अभिप्रेत हैं।

डेस्कटॉप

काम का सही माहौल दिमाग को सही लय में ढालता है। आप अपने घर को अस्त-व्यस्त नहीं रखते हैं और आपको ठीक-ठीक पता है कि कहां और क्या है। कार्यस्थल में भी ऐसा ही है: सब कुछ अपनी जगह पर होना चाहिए, और कुछ भी ऐसा नहीं होना चाहिए जो मुख्य कार्यों से विचलित हो।

जब आप काम पर आते हैं तो यह सब कैसे शुरू होता है? डेस्कटॉप से। और आमतौर पर कंप्यूटर पर कागजों के ढेर, बिखरी हुई स्टेशनरी, मग, कुछ बेकार स्मारिका और धूल होती है। और ऐसे कार्यस्थल के पीछे की आंतरिक स्थिति क्या होगी? असंबद्ध। बेशक, आप ऐसा नहीं सोचेंगे, लेकिन अवचेतन मन ने पहले ही सब कुछ तय कर लिया है। आस-पास जो भी वास्तविकता है, आप भी हैं। और चेतना ने इस विचार को उठा लिया, और तुम्हारा मूड चला गया है।

अपने डेस्क को हमेशा साफ सुथरा रखें। अपने दिन की शुरुआत धूल झाड़कर करें, रोशनी को समायोजित करें, स्टिकर पर उपयोगी जानकारी लिखें, अपना कॉफी कप धोएं, अपना कैलेंडर भरें - अपने आप को तैयार करें और दौड़ें। ये सरल क्रियाएं आगे आने वाले कार्य को सक्रिय कर देंगी।

आदर्श कार्यस्थल नौकरी के लिए एक उपकरण, आरामदायक प्रकाश व्यवस्था, आवश्यक स्टेशनरी और कार्यकर्ता के लिए साधारण फर्नीचर है।

कैसे काम करें: खड़े या बैठे? आप तय करें। मुझे लगता है कि बैठना बेहतर है, लेकिन आपको निश्चित रूप से ब्रेक लेने की ज़रूरत है: टहलें, थोड़ा वार्म-अप करें, कुछ ताजी हवा लें, सीढ़ियाँ 2-3 मंजिल ऊपर चढ़ें। मेरा काम का कार्यक्रम: 45 मिनट - बिना किसी रुकावट के एक कार्य, 15 मिनट का ब्रेक, फिर 1 घंटे का लगातार काम और 15 मिनट का आराम। इस प्रकार कार्य दिवस की संरचना की जाती है।

अपने स्वयं के लॉकर या संग्रह के बारे में मत भूलना, क्योंकि प्रत्येक कर्मचारी के पास हमेशा अपनी व्यक्तिगत फ़ाइल या पेपर संग्रह होता है। आप व्यक्तिगत वस्तुओं को लॉकर में भी स्टोर कर सकते हैं जिन्हें आप दिखाना नहीं चाहेंगे। प्रत्येक शेल्फ और कैबिनेट को अपना कार्य पूरा करना चाहिए और अन्य तत्वों के साथ प्रतिच्छेद नहीं करना चाहिए। इससे दस्तावेजों और विभिन्न सामानों के साथ काम करना अधिक सुविधाजनक हो जाएगा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन

अपने काम के कंप्यूटर पर संग्रहीत अपने काम, दस्तावेजों, परियोजनाओं, सेवा की जानकारी की बैकअप प्रतियां बनाएं और उन्हें कंपनी के सर्वर या क्लाउड स्टोरेज पर भेजें।

खोई हुई जानकारी के कारण लोग कितनी ऊर्जा और तंत्रिकाएँ खर्च करते हैं! कंप्यूटर क्रैश हो गया, हैंग हो गया, किसी ने गलती से महत्वपूर्ण डेटा हटा दिया। उनकी गलती को न दोहराएं और बैकअप लें। परिस्थितियों को अपने और अपने काम पर हावी न होने दें।

अनावश्यक एप्लिकेशन इंस्टॉल न करें, अधिकांश आवश्यक संचालन मानक सॉफ्टवेयर पैकेज में किए जाते हैं। यदि आप काम के लिए एक निश्चित उपकरण में पारंगत हैं, तो प्रबंधन या आईटी विभाग से इसे स्थापित करने के लिए कहें, इसमें आपके प्रभावी कार्य को सही ठहराते हुए।

एक और सरल युक्ति: अपने इलेक्ट्रॉनिक स्थान में एक चीज़ से चिपके रहने का प्रयास करें। यदि आप यांडेक्स सेवाएं पसंद करते हैं, तो उन्हें चुनें, यदि Google सेवाएं - उनके साथ काम करें।आपको टूल की सभी ताकत और कमजोरियों का पता चल जाएगा, और आप अपने सिस्टम को एक नए स्थान पर जल्दी से स्थापित करने में भी सक्षम होंगे। नए कार्यक्रमों की दौड़ हमेशा उचित नहीं होती है।

कार्य केंद्र पर, अपना व्यक्तिगत सरल इलेक्ट्रॉनिक पदानुक्रम बनाएं। आपको अपना कोई भी पुराना दस्तावेज़ कुछ ही समय में मिल जाना चाहिए। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आपको तत्काल कुछ हल करने की आवश्यकता होती है, और आप भूल गए हैं कि यह जानकारी कहाँ संग्रहीत है।

सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्कैन करें। कुछ महत्वपूर्ण कागज खो जाने के कारण विभागों के बीच काम को लेकर काफी विवाद उत्पन्न हो गए।

योजना

क्या आपने देखा है कि काम कभी-कभी गड़बड़ हो जाता है: कार्यों का एक समूह, बातचीत, बैठकें, कागजात की जाँच करना। और आप इसमें अंतहीन रूप से घूम रहे हैं। ऐसा लगता है कि आप काम कर रहे हैं, लेकिन इसे काम कहना मुश्किल है। इस सब के पीछे, जो हो रहा है उसकी सामान्य तस्वीर दिखाई नहीं दे रही है, और यह आधुनिक उत्पादकता की समस्याओं में से एक है: क्रियाएं हैं, परिणाम भी हैं, लेकिन वे दिनचर्या में बहुत ध्यान देने योग्य नहीं हैं।

इससे बचने के लिए, दिन, सप्ताह और यहां तक कि एक महीने के लिए कार्यों और गतिविधियों की योजना बनाना आवश्यक है।

ज्यादातर नोटबुक या डायरी का इस्तेमाल करते हैं। हां, यह अच्छा है, लेकिन कागज "रैंडम एक्सेस मेमोरी" है, यह सभी तरलता को संग्रहीत करता है, और मुख्य जानकारी पृष्ठों की प्रचुरता में खो जाती है। एक नोटबुक या डायरी पहले से ही योजना बनाने का एक पुरातन तरीका है। डायरी में आप घटनाओं की पूरी तस्वीर नहीं देखते हैं, यह पता नहीं लगाते हैं कि कब एक काम करना बेहतर है और कब दूसरा, और आप किसी महत्वपूर्ण घटना को याद भी कर सकते हैं। आवश्यक डेटा खींचने और व्यापक विश्लेषण करने का कोई तरीका नहीं है। कल्पना कीजिए कि आवश्यक जानकारी को समेटने के लिए आपको कितने पृष्ठों को पलटना होगा।

अब आपके काम के समय को व्यवस्थित करने के लिए कई एप्लिकेशन और ऑनलाइन सेवाएं हैं। मेरा विश्वास करो, यह किया जाना चाहिए यदि आप स्थिति और मनोदशा की परवाह किए बिना उत्पादक रूप से काम करना चाहते हैं। टू-डू-लिस्ट आज सभी प्रभावी कार्य और समय प्रबंधन के बारे में है।

मैं Gleb Arkhangelsky के आउटलुक वातावरण में संदर्भ योजना प्रणाली का उपयोग करता हूं। मुझे इसके बारे में क्या पसंद है: उपकरण की सादगी और दक्षता, एक प्रसिद्ध अनुप्रयोग, एक सूचना स्थान में कैलेंडर, कार्यों और मेल का संयोजन, कार्यालय अनुप्रयोगों के साथ एकीकरण। इस नियोजन प्रणाली में किसी भी कर्मचारी को कम समय में प्रशिक्षित किया जा सकता है।

अपने काम के समय को व्यवस्थित करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• लचीले ढंग से योजना बनाएं, संदर्भ में, समय पर सख्ती से नहीं।
• यह समझना सीखें कि क्या महत्वपूर्ण है और क्या नहीं।
• तुच्छ मामलों के साथ आसानी से भाग लें।
• बिताए गए समय की गुणवत्ता की सराहना करें, न कि स्वयं समय की।
• जरूरत पड़ने पर खुद को और दूसरे लोगों को ना कहें।
• अपने दिन की शुरुआत चुनौतीपूर्ण और अप्रिय कार्यों से करें।
• काम पर कार्यों और परियोजनाओं की योजना बनाते समय, उनके लिए समय सीमा निर्धारित करें।

एक शक्तिशाली मनोवैज्ञानिक चाल एक पूर्ण कार्य को पार करना या उसके सामने टिक लगाना है। यह आपको बेहतरीन परिणाम प्राप्त करने के लिए अतिरिक्त आंतरिक ऊर्जा देगा। आप देखेंगे कि सब कुछ व्यर्थ नहीं है।

मेल के साथ काम करना

मेल के साथ काम कैसे व्यवस्थित करें?

सबसे पहले, आपको इंटरप्ट की संख्या को कम करने के लिए इसके साथ ऑपरेटिंग समय निर्धारित करने की आवश्यकता है। यह सुबह में करना सबसे अच्छा है, जब कार्य बनने लगते हैं, और दोपहर में, जब आपको यह जांचने की आवश्यकता होती है कि चीजें कैसी हैं।

दूसरे, आपको अस्पष्ट अक्षरों का तुरंत उत्तर नहीं देना चाहिए। आपको हर चीज के बारे में सोचने की जरूरत है: अपील, प्रतिक्रिया का निर्माण, अतिरिक्त जानकारी। जितना हो सके सब्जेक्टिविटी को कम रखने की कोशिश करें। त्वरित उत्तरों के बारे में भूल जाओ, जैसा कि हर कोई सोशल नेटवर्क पर करता था।

तीसरा, पत्र के पाठ को ऐसी जानकारी से अधिभारित न करें जो केवल प्रेषक को ही समझ में आए। प्रत्येक शब्द को तौलते हुए, संक्षेप में और संक्षेप में उत्तर देने का प्रयास करें। हमारे डिजिटल युग में, यह बहुत महत्वपूर्ण है: अद्वितीय निष्कर्षों के माध्यम से आगे बढ़ने में किसी की दिलचस्पी नहीं है।

और अंत में, नेटिकेट के बारे में मत भूलना: प्राप्तकर्ता को संबोधित करना, लेखन शैली, मामले की जानकारी, संपर्क जानकारी।एक पत्र लिखना सीखें, जो आपने लिखा है उसका विश्लेषण करें और आवेदन कैसे करें।

अतिरिक्त उपकरण

एक और चीज जो आपके काम को और अधिक कुशल बनाने में मदद करती है वह है व्हाइटबोर्ड। एक अनिवार्य उपकरण, विशेष रूप से जब विभाग विचार-मंथन कर रहा हो या मध्यवर्ती चरणों के साथ एक गंभीर समस्या का समाधान कर रहा हो।

मेरे पेशेवर करियर में, बोर्ड काम के माहौल का एक अनिवार्य गुण था। यह कागज की बचत के मामले में भी उपयोगी है। आपको विश्वास नहीं होगा कि आपके विचारों और समाधानों को समझाने में कितनी चादरें खर्च की जाती हैं।

दृश्य सोच (हर किसी के पास है) के लिए धन्यवाद, लोग बोर्ड पर एक साथ आ सकते हैं, अपने विचारों की व्याख्या कर सकते हैं और किसी समस्या का सर्वोत्तम समाधान सुझा सकते हैं। हर कोई सब कुछ देख और समझ सकता है।

मैं यह जोड़ना चाहूंगा कि संगीत मेरे काम में मेरी मदद करता है। इसका मेरी उत्पादकता पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है, खासकर जब मुझे कंप्यूटर पर दोहराए जाने वाले कार्यों के साथ काम करना पड़ता है या दस्तावेजों का एक बड़ा पैकेज तैयार करना होता है। सामान्य तौर पर, सुबह की शुरुआत सकारात्मक संगीत के साथ करना अच्छा होता है। लेकिन आपको इसे सभी के लिए चालू नहीं करना चाहिए, याद रखें: आप अकेले काम नहीं कर रहे हैं, किसी के लिए संगीत केवल हस्तक्षेप करेगा।