चीजों को कैसे व्यवस्थित करें और सब कुछ के साथ कैसे रखें: जीटीडी सिस्टम के लिए एक संपूर्ण गाइड

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

थ्योरी से लेकर टेम्प्लेट तक किसी भी प्रोजेक्ट की योजना बनाने में मदद करने के लिए।

जीटीडी अच्छा क्यों है?

उत्पादकता सेवाओं के साथ समस्या यह है कि हर कोई खुद को एक ऐसे स्थान के रूप में रखता है जहां वे सभी समस्याओं को हल कर सकते हैं, जानकारी संग्रहीत कर सकते हैं, संवाद कर सकते हैं। अधिकांश सेवाएं आपको प्राथमिकता देने और उन पर कार्य करने के लिए कहती हैं।

लेकिन कुछ ही महत्वपूर्ण कार्यों को करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और सभी प्रकार की छोटी चीजों पर ध्यान नहीं दे सकते हैं: जरूरी कार्य, सहकर्मियों, दोस्तों या परिचितों से अनुरोध। जब बहुत सारे कार्य होते हैं, तो उनसे निपटना मुश्किल होता है। इसलिए, व्यवहार में, आपको मामलों के प्रबंधन के लिए कई सेवाओं का उपयोग करना पड़ता है। जब बहुत सी चीजें करनी होती हैं, तो हम इन सेवाओं और सूचियों में भ्रमित होने लगते हैं और अंततः उनका उपयोग करना बंद कर देते हैं।

गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) पद्धति एकल प्रणाली के निर्माण के लिए एक सार्वभौमिक खाका प्रदान करती है जिसमें आप किसी भी समस्या का समाधान कर सकते हैं। आप आराम करने में सक्षम होंगे और चिंता नहीं करेंगे, क्योंकि आप सुनिश्चित होंगे कि आप कुछ भी नहीं भूलेंगे। सही समय पर, सिस्टम संकेत देगा कि क्या करने की आवश्यकता है और किस पर ध्यान केंद्रित करना है।

तो इतने सारे काम अनुत्पादक रूप से क्यों करते हैं?

जब बहुत सारी परियोजनाएँ, मामले और कार्य होते हैं तो लोग अनुत्पादक रूप से काम करना शुरू कर देते हैं। उनके लिए यह सब अपने दिमाग में रखना मुश्किल है, प्राथमिकता की तो बात ही छोड़िए। इसलिए, या तो कुछ भी नहीं किया जाता है, या जो सबसे आसान है वह किया जाता है, और महत्वपूर्ण मामलों को बाद के लिए स्थगित कर दिया जाता है। एक और समस्या सामने आती है: जब कल तत्काल कार्यों को हल करना था।

इसके अलावा, व्यक्ति तेजी से थकने लगता है, चिड़चिड़ा हो जाता है। वह नियमित रूप से एक गिलहरी की तरह लगातार दौड़ रहा है, और वास्तव में महत्वपूर्ण, मौद्रिक और रणनीतिक परियोजनाओं को किनारे पर छोड़ दिया गया है।

2001 में प्रकाशित एक किताब में डेविड एलन द्वारा वर्णित गेटिंग थिंग्स डन सिस्टम, इस स्थिति से निपटने में मदद करेगा।

मुझे उन बुनियादी जीटीडी अवधारणाओं के बारे में बताएं जिन्हें आपको जानना आवश्यक है

दिनचर्या - ये वे कर्म, विचार और चिंताएँ हैं जो ऊर्जा को विचलित, विचलित और बर्बाद करते हैं। जब तक दिनचर्या को कार्यों में तब्दील नहीं किया जाता, तब तक इसे नियंत्रित नहीं किया जा सकता है। एक ही समस्या पर कई बार विचार करना रचनात्मक ऊर्जा का अप्रभावी उपयोग है जो निराशा और तनाव पैदा करता है।

जीटीडी का लक्ष्य अपने सिर को दिनचर्या से मुक्त करना और आंतरिक तनाव को दूर करना है।

मानव ऑपरेटिव मेमोरी- मस्तिष्क का वह क्षेत्र जहाँ अल्पकालिक स्मृति स्थित होती है। यह वह जगह है जहां हम आम तौर पर वर्तमान अधूरे व्यवसाय, अन्य लोगों से किए गए वादे और अन्य विचार जो हमें परेशान करते हैं, डालते हैं। दुर्भाग्य से, आपके मस्तिष्क के ठीक से काम करने के लिए आपके द्वारा संग्रहित दिनचर्या की मात्रा की एक सीमा है। अगर आपकी रैम भरी हुई है, तो आप छोटे-छोटे कामों से विचलित हो जाते हैं और अपने लक्ष्यों को भूल जाते हैं, जिससे तनाव होता है।

सूचना एकत्र करने के उपकरण- जानकारी कहां जाती है और आप कहां रिकॉर्ड करते हैं कि क्या करने की जरूरत है। उदाहरण के लिए:

• आयोजक;
• नोटबुक;
• ईमेल;
• पंचांग;
• आवाज रिकॉर्डर।

टोकरी "इनबॉक्स"- दिनचर्या के लिए एक एकल भंडार जिसे आप कार्यों और कार्यों में बदल देते हैं। अपने इनबॉक्स के साथ काम करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण नियमों में से एक इसे नियमित रूप से साफ करना है।

सरल क्रियाएं - एक-चरणीय क्रियाएं जिन्हें पूरा करने में दो मिनट से भी कम समय लगता है। व्यवहार में, ऐसे मामलों के लिए पाँच मिनट अलग रखना अधिक सुविधाजनक होता है।

परियोजना - एक कार्य जिसे पूरा करने के लिए एक से अधिक चरणों की आवश्यकता होती है। परियोजना के बारे में एक अनुस्मारक छोड़ना और इसके कार्यान्वयन के लिए पहले चरणों का वर्णन करना आवश्यक है। नतीजतन, परियोजना एक साधारण क्रिया में बदल जाती है जिसे अगले पांच मिनट में पूरा किया जा सकता है और अंतिम परिणाम प्राप्त किया जा सकता है।

प्रोजेक्ट में एक कार्ड या फ़ाइल का लिंक होना चाहिए, जो विवरण का वर्णन करता है: जिम्मेदार, समय सीमा, श्रेणी (उदाहरण के लिए, "विपणन", "कानूनी", "विकास"), कार्यों के साथ छोटे कार्ड के लिंक। यह संरचना ट्रेलो में व्यवस्थित करने के लिए सुविधाजनक है।

संदर्भ सूची - उन कार्यों की सूची जो कुछ शर्तों के तहत करने के लिए सुविधाजनक हैं। उदाहरण के लिए, प्रासंगिक सूची "खरीद" में उन चीजों और उत्पादों की एक सूची होगी जिन्हें स्टोर में खरीदने की आवश्यकता है। कॉल सूची में उन कॉलों की सूची हो सकती है जिन्हें आप फ्री होने पर करना चाहते हैं।

जिन लोगों के साथ आप काम करते हैं और संवाद करते हैं, उनके लिए अलग-अलग प्रासंगिक सूचियां बनाना सुविधाजनक है। किसी विशिष्ट व्यक्ति से मिलते समय, आप जल्दी से सूची खोल सकते हैं और आवश्यक मुद्दों को हल कर सकते हैं।

मैं कैलेंडर का उपयोग कैसे करूं?

निम्नलिखित को कैलेंडर में दर्ज किया जाना चाहिए:

• क्रियाएं जो एक निश्चित समय पर की जानी चाहिए (बैठकें, व्यावसायिक बैठकें, सेमिनार);
• कार्य जो एक विशिष्ट दिन पर किए जाने की आवश्यकता है (एक विशिष्ट तिथि तक परियोजना को समाप्त करें, सम्मेलन में भाग लें);
• विशिष्ट तिथियों (वर्षगांठ, जन्मदिन, छुट्टियों) के बारे में जानकारी।

मैं इन सभी चीजों पर नज़र रखने के लिए Google कैलेंडर का उपयोग करता हूं। यह सेवा सुविधाजनक है क्योंकि:

• फोन और कंप्यूटर दोनों से सुलभ;
• एक स्क्रीन पर एक साथ कई कैलेंडर प्रदर्शित किए जा सकते हैं;
• स्मार्टफोन पर रिमाइंडर हैं।

यदि आपने कैलेंडर में कुछ जोड़ा है, तो आप या तो इसे करते हैं या इसे किसी अन्य तिथि के लिए स्थगित कर देते हैं। कैलेंडर को एक टू-डू सूची के साथ अव्यवस्थित करने की कोई आवश्यकता नहीं है जिसे नियमित रूप से दिन-प्रतिदिन पुनर्निर्धारित किया जाता है। ऐसी सूचियों के लिए अलग समाधान हैं।

यदि आपको नियमित रूप से ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं या ठेकेदारों को एक निश्चित समय पर कॉल करने की आवश्यकता है, तो इसके लिए सीआरएम सिस्टम का उपयोग करना बेहतर है।

आपको कौन सी सूचियां बनानी चाहिए?

प्राथमिकता कार्रवाई सूचियां

एक साप्ताहिक रिपोर्ट संकलित करना, एक प्रतियोगी की वेबसाइट की जांच करना, अपने मेलबॉक्स में इनबॉक्स को साफ़ करना, डिजाइनरों के लिए एक तकनीकी असाइनमेंट तैयार करना - इन सभी कार्यों में दो मिनट से अधिक समय लगता है, लेकिन उन्हें किसी को नहीं सौंपा जा सकता है। हम ऐसी चीजों को प्राथमिकता वाले कार्यों की सूची में डालते हैं और दिन के दौरान उन्हें अंजाम देते हैं।

ऐसी सूचियों के साथ काम करने के नियम:

• कई सूचियाँ नहीं होनी चाहिए, दो या तीन पर्याप्त हैं। उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत, कार्य, परिवार। यदि आपके पास किसी विशिष्ट दिन के लिए सूची से कोई कार्य है, तो अपने कैलेंडर पर एक अनुस्मारक सेट करें।
• इस सूची में कार्यों को संदर्भ द्वारा चिह्नित करना सुविधाजनक है: "सड़क पर", "कंप्यूटर पर", "पढ़ें", "खरीदें", "वादे"। कार्यों में एक या अधिक लेबल हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, "वॉक द डॉग" कार्य "व्यक्तिगत" प्रोजेक्ट और "वादे" लेबल को संदर्भित करेगा।
• किसी कार्य को सूची में जोड़ने से पहले, विचार करें कि क्या आपको इसे बिल्कुल करने की आवश्यकता है। यदि उत्तर हाँ है, तो तय करें कि क्या आपको व्यक्तिगत रूप से मामले को पूरा करने की आवश्यकता है। आखिरकार, आप एक अधीनस्थ को एक आवाज संदेश भेज सकते हैं और उसे सौंप सकते हैं। आपके द्वारा असाइन किए गए कार्यों को "असाइन किया गया" लेबल किया जाएगा। इसमें कार्य सूची और व्यक्तिगत सूची दोनों के मामले शामिल होंगे।
• सूचियों की नियमित रूप से समीक्षा करें। ऐसा तब करें जब आपके पास खाली समय हो। जिन कामों को पहले करने की जरूरत है, उन्हें आगे बढ़ाएं।
• महीने में कम से कम एक बार अपनी टू-डू सूचियों को साफ करें।

सूची "किसी दिन"

इस सूची में वे चीजें शामिल होंगी जिनके लिए सक्रिय कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है। यह हो सकता है:

• किताबें, रिकॉर्ड, वीडियो प्रशिक्षण जिन्हें आप खरीदना चाहते हैं;
• उपयोगी कौशल जिन्हें आप मास्टर करना चाहते हैं;
• जिन स्थानों पर आप जाना चाहते हैं;
• चीजें जो आप खरीदना चाहते हैं।

आपको समय-समय पर इस सूची को देखने, नोट्स लेने और उन्हें उन लक्ष्यों में बदलने की जरूरत है जिन पर काम किया जाएगा।

आप संदर्भ जानकारी को कैसे स्टोर करते हैं जो भविष्य में उपयोगी होगी?

इस जानकारी के लिए किसी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है। इस जानकारी के भंडार के लिए मुख्य मानदंड:

• शीर्षक, टैग, संक्षिप्त विवरण द्वारा सुविधाजनक खोज।
• जानकारी को भंडार में रखने में आसानी।
• सूचना भंडारण की सहज संरचना। जब नया डेटा आता है, तो आपको उस श्रेणी और उपश्रेणी को जल्दी से चुनना होगा जहां उसे रखा जाए।
• किसी भी डिवाइस से स्टोरेज की उपलब्धता।

क्या अनिवार्य जीटीडी अनुष्ठान हैं?

हाँ, उनमें से कई हैं।

"इनबॉक्स" टोकरी में सभी सूचनाओं का संग्रह

जानकारी एकत्र करने के लिए कई उपकरण हैं। लेकिन यह सब एक जगह बहना चाहिए, जिसके साथ आप काम करना जारी रखेंगे।

इनबॉक्स कचरा खाली करना

सप्ताह में एक या दो बार, आपको इनबॉक्स सूची की समीक्षा करनी होगी और संचित फ़ोल्डरों या शॉर्टकट्स को क्रमबद्ध करना होगा। यह अनुष्ठान एक आदत बन जानी चाहिए, जो क्रियाओं के एक समझने योग्य एल्गोरिथम और उनके व्यवस्थित दोहराव से बनती है।

साप्ताहिक रूप से आप अपने टू-डू सिस्टम को कैसे साफ करते हैं, इसके लिए आपके पास एक सरल, चरण-दर-चरण योजना होनी चाहिए। एक कैलेंडर बनाएं जिसमें आप उन दिनों को चिह्नित करेंगे जब मामलों का निपटारा किया गया था। यदि, उदाहरण के लिए, 30 दिनों में कम से कम 20 दिनों में, आप अपना इनबॉक्स खाली करते हैं और अपने कैलेंडर पर दिनों को पार करते हैं, तो अपने आप को एक पुरस्कार प्रदान करें।

प्राथमिकता कार्यों की सूची और "किसी दिन", प्राथमिकता सूची का संशोधन

सूचियों को संशोधित करते समय, सही ढंग से प्राथमिकता देना और अपनी ताकत के बारे में यथार्थवादी होना महत्वपूर्ण है। यह आवश्यक है ताकि अपने आप को भारी कार्यों के साथ अधिभार न डालें और अपनी अक्षमता के अहसास से पीड़ित न हों।

अनावश्यक टोकरियाँ नष्ट करना

अक्सर, सहकर्मियों और भागीदारों के साथ संवाद करते समय, नए मेलबॉक्स, दस्तावेज़ और सूचियाँ दिखाई देती हैं।

आपका काम जितना हो सके सब कुछ स्वचालित करना है ताकि डेटा इनबॉक्स फ़ोल्डर में प्रवाहित हो।

यह या तो मेलबॉक्स या इलेक्ट्रॉनिक प्लानर हो सकता है। स्वचालन और सूचना पुनर्निर्देशन के लिए, IFTTT और जैपियर सेवाएं उपयुक्त हैं। जानकारी एकत्र करने के लिए कम टोकरियाँ होनी चाहिए।

इनबॉक्स बास्केट के साथ कैसे काम करें और संचित मामलों को कैसे छाँटें?

सबसे पहले, अपने इनबॉक्स से कार्य, मामला या जानकारी निकालें और इस प्रश्न का उत्तर दें, “यह क्या है? क्या आपको वाकई कुछ करने की ज़रूरत है?"

अगर आपको कुछ नहीं करना है, तो आपके पास दो विकल्प हैं। यदि यह कचरा है जो अब उपयोगी नहीं है, तो आप इसे फेंक देते हैं। यदि यह उपयोगी जानकारी है, तो इसे संग्रह में रखें। इसे श्रेणी और टैग द्वारा संरचित किया जाना चाहिए, इसलिए आप जो खोज रहे हैं उसे ढूंढना आसान है।

यदि आपको जानकारी के साथ कुछ करने की आवश्यकता है, तो तीन विकल्प हैं:

1. आवश्यक पूरा करें। यदि कार्रवाई महत्वपूर्ण है और इसमें 2-5 मिनट से अधिक समय नहीं लगेगा।

2. किसी को सौंपना। यदि कार्रवाई में दो मिनट से अधिक समय लगता है, तो विचार करें कि क्या आप इसे किसी को सौंप सकते हैं।

किसी को सौंपते समय, निम्नलिखित लिखा जाना चाहिए:

• अंतिम परिणाम;
• कार्य योजना (लक्ष्य के लिए पथ);
• कार्य पूरा करने की समय सीमा;
• नियंत्रण की तिथि और परिणाम जो इसके लिए तैयार होना चाहिए (मध्यवर्ती या अंतिम)।

3. भविष्य के लिए टाल दें। ऐसा करने में, इंगित करें:

• वांछित परिणाम;
• निकटतम अगली कार्रवाई की जानी है। याद रखें: परियोजना को समग्र रूप से पूरा करना असंभव है, आप केवल विशिष्ट सरल कदम उठा सकते हैं जो आपको अंतिम परिणाम के करीब लाएंगे;
• समय सीमा। यदि कोई सटीक समय सीमा नहीं है, तो कार्रवाई को "किसी दिन" सूची में जोड़ें।

आप नियत दिन पर उन्हें प्राप्त करने के लिए स्वयं को संदेश भेज सकते हैं। इसके लिए, सही दिन पर अनुस्मारक के साथ "Google कैलेंडर" और बुमेरांग मेल एप्लिकेशन, जो आपको एक निश्चित समय पर एक ईमेल भेजेगा, दोनों उपयुक्त हैं।

अपने काम की योजना कैसे बनाएं?

सभी कार्यों को तीन चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

1. योजना का क्रियान्वयन अग्रिम रूप से करना। यह रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण दोनों चीजें हो सकती हैं जो आपको अपने लक्ष्य के करीब लाती हैं, या एक दिनचर्या जिसे अभी करने की आवश्यकता है।
2. अनपेक्षित रूप से प्रकट होने वाला कार्य करना। यह तब होता है जब सहकर्मियों, प्रबंधकों, ग्राहकों के पत्र दिन के दौरान आते हैं।
3. आगे के काम की योजना बनाना: सूची तैयार करना और संशोधित करना, प्राथमिकताएं निर्धारित करना। योजना बनाने के लिए योजना बनाने के लिए इस बिंदु को आपको अधिक समय नहीं लेना चाहिए।

डेविड एलन द्वारा पुस्तक में नियोजन मामलों और कार्यों (मेमो बुक) के अभ्यास का वर्णन किया गया है।

डेविड एलन व्यक्तिगत प्रदर्शन और समय प्रबंधन सलाहकार, जीटीडी उत्पादकता पद्धति के लेखक

एक स्मारक पुस्तक के लिए, आपको 43 फ़ोल्डरों की आवश्यकता होगी: 31 को 1 से 31 तक की संख्याओं के साथ चिह्नित किया गया है, अन्य 12 महीनों के नाम के साथ। कल से दैनिक फोल्डर सामने रखे जाते हैं। 31 नंबर वाले फोल्डर के पीछे अगले महीने का फोल्डर होता है और उसके पीछे बाकी महीनों के फोल्डर होते हैं।

अगले दिन के लिए फ़ोल्डर की सामग्री को दैनिक ट्रैश में स्थानांतरित कर दिया जाता है, फिर फ़ोल्डर को दैनिक फ़ोल्डर के अंतिम के पीछे रख दिया जाता है (जैसे कि अगले महीने तक ले जाया जाता है)। जब आप चालू माह के लिए 31 फ़ोल्डर मुक्त करते हैं, तो उसके पीछे नए महीने के नाम वाला एक फ़ोल्डर होगा, उसके बाद नए महीने के दिनों के साथ फ़ोल्डर होंगे। इसी तरह, चालू माह वाला फ़ोल्डर जब बीत चुका है उसे अगले वर्ष में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

एक विशिष्ट फ़ोल्डर में, आपको उन दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है जिनके लिए विशिष्ट कार्यों की आवश्यकता होती है (एक फॉर्म जिसे भरना होगा, एक पत्र भेजना होगा)।

सिस्टम को काम करने के लिए, इसे रोजाना अपडेट करना होगा। अगर आप कल के फोल्डर को अपडेट करना भूल जाते हैं, तो आप सिस्टम पर भरोसा नहीं कर सकते। महत्वपूर्ण जानकारी छूट जाएगी, जिससे अन्य तरीकों से निपटना होगा।

यदि आप कई दिनों के लिए जा रहे हैं, तो जाने से पहले आपको उन दिनों के फ़ोल्डरों की जांच करने की आवश्यकता है जिनके दौरान आप अनुपस्थित रहेंगे।

आधुनिक नियोजन प्रणालियों को ध्यान में रखते हुए इसे व्यवहार में कैसे व्यवस्थित किया जाए:

1. एक यादगार किताब के बजाय, हर दिन के लिए टू-डू सूचियों के साथ एक आयोजक का उपयोग करें और उसमें वर्तमान दिन के कार्यों को दर्ज करें। समय से जुड़ी मीटिंग्स और मामलों को पहले रिकॉर्ड किया जाना चाहिए और रिमाइंडर सेट किया जाना चाहिए ताकि सिस्टम उन्हें पहले से सूचित कर सके।
2. एक महीने के लिए टू-डू लिस्ट वाली फाइल बनाएं। यह एक सूची है कि आप इस दौरान क्या करना चाहते हैं। आप इसमें पूरे महीने के दौरान केस जोड़ते हैं। कार्यों का पुनरीक्षण सप्ताह में एक बार होना चाहिए। अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्यों की योजना बनाते समय, सप्ताह दर सप्ताह तितर-बितर करें ताकि आप अपनी प्राथमिकताओं को समझ सकें। आप उन्हें पहले स्थान पर करेंगे, अन्यथा हर समय छोटे और जरूरी मामलों में चला जाएगा।
3. वर्ष के लिए योजनाओं के साथ एक फाइल बनाएं। महीने में एक बार इसकी समीक्षा की जानी चाहिए। इस फ़ाइल से मामले मासिक योजनाओं में स्थानांतरित किए जाते हैं।
4. 3-5 साल के दीर्घकालिक लक्ष्यों के आधार पर साल की योजना बनाएं। इन चीजों को या तो साल के अंत में, या छुट्टी के दौरान, जब सिर दैनिक कार्यों से भरा नहीं होता है, लिखना बेहतर होता है।

ये चार बिंदु हैं जिन्हें डेविड एलन प्राकृतिक नियोजन प्रणाली कहते हैं। यह प्रणाली आपको उन लक्ष्यों की ओर बढ़ने की अनुमति देती है जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं और दिनचर्या पर समय बर्बाद नहीं करते हैं।

क्या कोई एक आकार-फिट-सभी योजना है जिसका उपयोग किसी भी परियोजना की योजना बनाने के लिए किया जा सकता है?

हा ज़रूर। डेविड एलन इसे प्राकृतिक नियोजन मॉडल कहते हैं। इसमें कई चरण होते हैं।

चरण 1. आदर्श परिणाम का लक्ष्य और चित्र

एक लक्ष्य या आदर्श अंतिम परिणाम को परिभाषित करें, कल्पना करें कि आपने इसे हासिल कर लिया है।

सफलता के सभी मानदंडों (पैसा, लोग, मान्यता) के साथ इसका वर्णन करें। आप अंतिम परिणाम का जितना अधिक विस्तार से वर्णन करेंगे, प्रेरणा उतनी ही मजबूत होगी, विशेष रूप से ऐसे क्षणों में जब आपको विशिष्ट कार्य करने की आवश्यकता होती है, लेकिन इसके लिए समय नहीं है।

चरण 2. सिद्धांत

अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आप जिन सिद्धांतों का पालन करेंगे, उनका वर्णन करें। उदाहरण के लिए: "मैं लोगों को कार्रवाई की पूर्ण स्वतंत्रता दूंगा यदि वे … (बजट के भीतर रहें, एक विशिष्ट समय सीमा से पहले परियोजना को पूरा करें)।" अपने आप से पूछें: “कौन-से कार्य मेरी गतिविधियों में बाधा डाल सकते हैं? मैं उन्हें कैसे रोक सकता हूं?"

सिद्धांत स्पष्ट हैं और गतिविधियों के प्रबंधन के लिए एक विश्वसनीय दिशानिर्देश प्रदान करते हैं।

चरण 3. विचार मंथन

दिमाग में आने वाले सभी अलग-अलग विचारों को लिखते हुए मंथन करें।

बुद्धिशीलता के प्रमुख सिद्धांत:

• फैसला मत लो;
• विवाद मत करो;
• मूल्यांकन न करें;
• आलोचना मत करो;
• मात्रा के बारे में सोचें, गुणवत्ता के बारे में नहीं;
• पार्श्व विश्लेषण और संगठन।

चरण 4. सूची के रूप में परियोजना योजना

अपने विचार-मंथन के परिणामों को एक टू-डू सूची में व्यवस्थित करें। अंत में योजना बनाना शुरू करें और अपने तरीके से काम करें। इससे आपके लिए अपने लक्ष्य की ओर पहले कदम की योजना बनाना और उसकी पहचान करना आसान हो जाएगा। अंत से योजना बनाने का एक उदाहरण:

उद्देश्य (आदर्श परिणाम): मैं स्पेनिश बोल सकता हूं और लोगों को समझ सकता हूं।

ऐसा क्यों है: मैं स्पैनिश भागीदारों के साथ व्यापार वार्ता के दौरान अनुवादकों की भागीदारी के बिना संवाद करना चाहता हूं और स्पेन में छुट्टी के समय दूसरों के साथ स्वतंत्र रूप से संवाद करना चाहता हूं।

लक्ष्य के लिए कदम:

• लक्ष्य तक पहुँचने से एक कदम पहले: मुझे एक देशी स्पेनिश वक्ता मिला और मैं उससे सप्ताह में दो बार बात करता था।
• एक कदम पहले: मैंने B1 भाषा प्रवीणता परीक्षा उत्तीर्ण की।
• एक कदम पहले: मैंने A1 प्रवीणता परीक्षा उत्तीर्ण की।
• उससे एक कदम पहले: मैंने महीने में आठ बार स्पैनिश की क्लास ली और अपना सारा होमवर्क पूरा किया।
• उससे एक कदम पहले: मैंने एक स्पेनिश पाठ्यक्रम के लिए साइन अप किया और एक महीने के अध्ययन के लिए भुगतान किया।
• एक कदम पहले: मैंने स्पेनिश पाठ्यक्रमों के बारे में जानकारी एकत्र की और एक तुलना तालिका बनाई।
• पहला कदम: मैंने कैलेंडर पर एक समय की योजना बनाई है जब मैं स्पेनिश पाठ्यक्रमों के बारे में जानकारी एकत्र करता हूं।

जब एक टीम एक कार्य पर काम कर रही हो और पूरी योजना को एक ही स्थान पर व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है, तो गैंट चार्ट का उपयोग करना सुविधाजनक होता है। इसमें पहला कॉलम लक्ष्य के रास्ते के चरण हैं, दूसरा कॉलम जिम्मेदार है। इसके अलावा समय अवधि के साथ कॉलम होंगे। कोशिकाओं में एक विशिष्ट चरण की स्थिति होगी, उदाहरण के लिए, "योजनाबद्ध", "प्रगति में", "पूर्ण", "स्थगित"।

GTD और प्राकृतिक नियोजन प्रणाली कठिन लग सकती है। लेकिन जब आप इसे अपने लिए अनुकूलित करते हैं और इसे नियमित रूप से उपयोग करना शुरू करते हैं, तो आप महसूस करेंगे कि सब कुछ पहली नज़र में जितना आसान लग रहा था, उससे कहीं अधिक आसान है।