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प्रभावी ईमेल प्रबंधन के लिए 6 युक्तियाँ
प्रभावी ईमेल प्रबंधन के लिए 6 युक्तियाँ
Anonim

ईमेल सबसे अच्छे संचार उपकरणों में से एक है और, शायद, बिना किसी अपवाद के सभी उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग किया जाने वाला एकमात्र। आप इंस्टेंट मैसेंजर को पसंद कर सकते हैं या नहीं, स्काइप या फेसबुक चैट का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन आपके पास शायद एक ईमेल पता है।

हर दिन हम अपने इनबॉक्स में न केवल मित्रों और सहकर्मियों के संदेश प्राप्त करते हैं, बल्कि दर्जनों विज्ञापन पत्र, सूचनाएं, केवल स्पैम भी प्राप्त करते हैं। आने वाले संदेशों की भारी मात्रा में डूबने से बचने के लिए, प्रभावी ईमेल कौशल विकसित करना और लागू करना बहुत महत्वपूर्ण है।

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ईमेल चेक टाइम शेड्यूल करें

यदि आपको लगता है कि आप मेल को संसाधित करने में बहुत अधिक समय व्यतीत कर रहे हैं, और आपके इनबॉक्स में अक्षरों की संख्या अभी भी कम नहीं हो रही है, तो अपने मेलबॉक्स की जांच करने के लिए और अधिक समय की योजना बनाने का प्रयास करें। आम तौर पर हम मेल की जांच करना शुरू करते हैं, पत्र में एक दिलचस्प लिंक ढूंढते हैं, साइट पर जाते हैं, वहां से दूसरे में … और आधे घंटे के बाद हम याद करते हैं और पार्सिंग पत्रों पर वापस आते हैं। नतीजतन, समय बीत गया, लेकिन मामला थमा नहीं है।

इसलिए, मेल के साथ काम करने के लिए अपने लिए एक निश्चित सीमित समय निर्धारित करने का प्रयास करें। हर कोई इन अंतरालों की आवृत्ति और अवधि अपने लिए स्वतंत्र रूप से निर्धारित कर सकता है, जो उनके पत्राचार की मात्रा पर निर्भर करता है। शायद यह सुबह में एक घंटा और कार्य दिवस के अंत में एक घंटा होगा, या आपके लिए हर घंटे पांच मिनट के लिए अपने मेल खाते में लॉग इन करना अधिक सुविधाजनक हो सकता है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि अपने लिए निर्धारित कार्यक्रम का सख्ती से पालन करने का प्रयास करें और किसी बाहरी व्यक्ति से विचलित न हों। चेतना कि आपका समय सीमित है, अनिवार्य रूप से डाक प्राप्तियों को संसाधित करने की दक्षता में वृद्धि करेगा।

हर अक्षर का अर्थ है एक क्रिया

मेल पार्स करते समय आपको जो मुख्य नियम लागू करना चाहिए वह यह है कि प्रत्येक खुले पत्र में आपको कुछ करने की आवश्यकता होती है। यदि आपने कोई पत्र खोला है, तो उसे किसी भी स्थिति में दोबारा इनबॉक्स में नहीं छोड़ना चाहिए। आपको या तो तुरंत पत्र का जवाब देना चाहिए, या किसी ऐसे व्यक्ति को अग्रेषित करना चाहिए जो इस मुद्दे से निपटने में बेहतर है, या Google कार्य या कैलेंडर में अपने लिए एक कार्य निर्धारित करें - किसी भी मामले में, आपकी कार्रवाई के परिणामस्वरूप, पत्र चाहिए हटा दिया जाए या संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाए, अर्थात इनबॉक्स छोड़ो … यदि आप इस सरल नियम का पालन करते हैं, तो आपका इनबॉक्स देर-सबेर साफ हो जाएगा।

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फिल्टर और शॉर्टकट

यदि आपको प्रतिदिन बड़ी संख्या में ईमेल प्राप्त होते हैं, तो उन्हें पार्स करने में आपकी ओर से बहुत समय और प्रयास लगता है। आप इसके लिए डाक सेवा के संसाधनों का उपयोग क्यों नहीं करते हैं, खासकर जब से अधिकांश सेवाओं में यह सुविधा है और पूरी तरह से लागू हैं?

यह स्वचालित मेल प्रोसेसिंग के लिए फ़िल्टर सेट करने के बारे में है। प्रत्येक पोस्ट पर मैन्युअल रूप से क्लिक करने के बजाय, और आपका प्रत्येक क्लिक एक ही समय और प्रयास है, बस एक बार इच्छित फ़िल्टर सेट करें। उदाहरण के लिए, आपके रिश्तेदारों के पते से सभी संदेश स्वचालित रूप से परिवार फ़ोल्डर में चले जाएंगे और एक मार्कर के साथ महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित किए जाएंगे। सभी प्रेस विज्ञप्तियां इनबॉक्स फ़ोल्डर को छोड़कर एक अलग फ़ोल्डर में चली जाती हैं, और सामाजिक नेटवर्क से सूचनाएं तुरंत ट्रैश में भेज दी जाती हैं।

इस तरह, आप संदेशों को मुख्य विषयों के अनुसार वर्गीकृत कर सकते हैं और उनके प्रसंस्करण के लिए तदनुसार तैयार कर सकते हैं। अब आपके पास ऐसी स्थिति नहीं होगी जहां आपका दिमाग, मेल पार्स करते समय, घर के कामों से व्यावसायिक मुद्दों पर स्विच करता है, और फिर तुरंत मनोरंजन मेलिंग के लिए, और फिर वापस।

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विभिन्न फिल्टर बनाने के लिए बड़ी संख्या में विकल्प हैं, और मुझे यकीन है कि एक बार जब आप एक स्वचालित फ़िल्टरिंग सिस्टम बना लेते हैं, तो आप अपने समय के दिनों और महीनों की बचत करेंगे। इसके अलावा, असाइन किए गए लेबल या फ़ोल्डरों द्वारा वितरण का उपयोग करके, आप आसानी से संग्रह में आवश्यक पत्र ढूंढ सकते हैं (क्या आपको याद है कि हमारा इनबॉक्स फ़ोल्डर पूरी तरह से खाली है?)

खोज का प्रयोग करें

कई उपयोगकर्ता, विशेष रूप से शुरुआती, अपने सभी ईमेल अपने इनबॉक्स में रखते हैं क्योंकि उन्हें ऐसा लगता है कि संग्रह करते समय वे उन्हें फिर कभी नहीं ढूंढ पाएंगे। यदि आप पिछले पैराग्राफ में वर्णित फ़िल्टर और शॉर्टकट की एक प्रणाली स्थापित करते हैं, तो आपका संग्रह पहले से ही व्यवस्थित है और इसमें नेविगेट करना बहुत आसान है। लेकिन सर्च बार के बारे में भी मत भूलना। उदाहरण के लिए, जीमेल में अक्षरों को खोजने की प्रणाली इतनी सटीक है (इसमें कौन संदेह करेगा!) कि कोई भी पत्र खोजना मुश्किल नहीं होगा।

चिह्नों का प्रयोग करें

कई ईमेल सेवाओं में विशेष मार्करों के साथ संदेशों को चिह्नित करने की सुविधा होती है (जीमेल में, ये सितारे हैं)। उनकी मदद से, उन आवश्यक संदेशों को हाइलाइट करना आसान है जिन पर आपका ध्यान चाहिए और उन्हें एक अलग फ़ोल्डर में रखें। जीमेल में, आप अपने स्वयं के झंडे का सेट चुन सकते हैं और उन्हें काफी लचीले ढंग से उपयोग कर सकते हैं। इस प्रकार, आपके इनबॉक्स की सामग्री पर एक नज़र ईमेल को उनके महत्व के अनुसार अलग करने के लिए पर्याप्त होगी।

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कीबोर्ड शॉर्टकट का प्रयोग करें

हॉटकी का उपयोग पत्राचार के प्रसंस्करण को इतना तेज कर सकता है कि कुछ घंटे उनका अध्ययन करने में खर्च करने लायक है। लेकिन इससे पहले, सेटिंग्स पर एक नज़र डालें (जीमेल में यह सेटिंग्स - सामान्य - शॉर्टकट हैं) और सुनिश्चित करें कि वे चालू हैं। उसके बाद, बस कीबोर्ड पर प्रश्न चिह्न दबाएं और आपको सभी जीमेल हॉटकी के साथ एक संकेत दिखाई देगा।

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ईमेल एक बेहतरीन संचार उपकरण है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपना आधा जीवन इस प्रक्रिया में लगाना होगा। सभी प्रक्रियाओं का अधिकतम स्वचालन, त्वरित उत्तर या संदेशों को अग्रेषित करना, अपने समय की योजना बनाना, इस लेख के अन्य सुझावों के साथ, आपको किसी भी संख्या में अक्षरों को जल्दी से निपटने और अधिक मनोरंजक गतिविधियों के लिए अधिक समय बचाने की अनुमति देगा।

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