जीटीडी प्रणाली का बेहतर उपयोग कैसे करें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

लेखक और ब्लॉगर लियो बाबुता बताते हैं कि कैसे योजना बनाते रहें और हर उस चीज़ से छुटकारा पाएं जो आपको उत्पादक होने से रोकती है।

इस प्रणाली की आवश्यकता क्यों है

गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) डेविड एलन द्वारा किए गए कामों को करने के लिए एक प्रसिद्ध प्रणाली है। इसका उपयोग करते समय, आने वाली सभी सूचनाओं को रिकॉर्ड किया जाता है और सूचियों में विभाजित किया जाता है। लक्ष्य वास्तव में जो मायने रखता है उस पर अधिक समय व्यतीत करके चीजों को प्राप्त करना है।

जीटीडी प्रणाली के साथ, आप बहुत बड़ी सफलता प्राप्त कर सकते हैं। यहां उनमें से कुछ दिए गए हैं:

• आप बहुत सारे काम संभालते हैं।
• आप अपने आप में अधिक आश्वस्त हो जाते हैं।
• आप कम विलंब करते हैं और कम विचलित होते हैं।
• वे आप पर अधिक भरोसा करते हैं: दूसरे जानते हैं कि आप हमेशा हर चीज को अंत तक लाते हैं।
• आपको अधिक बार काम करने के लिए आमंत्रित किया जाता है क्योंकि व्यवसाय के लिए एक ठोस दृष्टिकोण की मांग है।
• आप बेहतर के लिए बदलते हैं - आपको एहसास होता है कि आपके लिए वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है, आप जिज्ञासु हो जाते हैं, आप सीखना शुरू करते हैं, लोगों के साथ मजबूत संबंध बनाते हैं और धारणा के पुराने पैटर्न से छुटकारा पाते हैं जो आपको बाधित करते हैं।
• आप अधिक कमाते हैं।
• आप एक सफल स्टार्टअप बनाने या एक बड़ी कंपनी बनाने में सक्षम हैं।
• आप अपने विचार साझा कर सकते हैं - किसी पुस्तक, ब्लॉग या व्याख्यान में।

लेकिन इन सभी लाभों को प्राप्त करने के लिए, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि सिस्टम का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे किया जाए और यह पता लगाया जाए कि इसे क्या रोक रहा है। लोकप्रिय ब्लॉग ज़ेन हैबिट्स के लेखक और लेखक लियो बाबुता बताते हैं कि इसके लिए आपको क्या करने की आवश्यकता है।

जीटीडी प्रणाली का अधिक कुशलता से उपयोग कैसे करें

पता लगाएं कि आपको उत्पादक होने से क्या रोक रहा है

टालमटोल करने की आदत। आप कार्य की जटिलता के कारण उसके पास जाने से हिचकिचाते हैं: या तो आपको लगता है कि आप इसका सामना नहीं कर पाएंगे, या आपने इसे बिल्कुल भी नहीं समझा है। यह विलंब है।

ध्यान भटकाने की आदत। आपने आरंभ करने का प्रबंधन किया, लेकिन आप तुरंत दूसरे कार्य पर चले गए। वही सभी संदेह और अनिश्चितताएं आपको इसे एक आसान अभ्यास के पक्ष में स्थगित करने के लिए प्रेरित करती हैं या बस समय को नष्ट करना शुरू कर देती हैं। इस निरंतर स्विचिंग से एकाग्रता का नुकसान होता है। साथ ही, ऐसा लगता है कि आप अंतहीन रूप से व्यस्त रहेंगे।

पूर्णतावाद। आप लंबे समय तक काम पर नहीं उतर सकते, क्योंकि अभी उसके लिए सही समय नहीं है। या आपने इसे पूरा करना बंद कर दिया क्योंकि यह सही नहीं था।

उदाहरण के लिए, आप एक ब्लॉग शुरू करना चाहते हैं, लेकिन आप नहीं करते हैं, क्योंकि जब तक आपको इसके लिए सही प्लेटफॉर्म और थीम नहीं मिल जाती, तब तक आपके पास पर्याप्त खाली समय नहीं होता है और फिर भी आपके पास महान विचारों की सूची नहीं होती है। या आपने एक लेख लिखा और इसे प्रकाशित न करें क्योंकि सामग्री को अभी भी अंतिम रूप देने की आवश्यकता है - वास्तव में, आप बस हिम्मत नहीं करते हैं।

वातावरण। लोग आपकी योजनाओं को विफल करते हैं, समय पर कुछ भी नहीं करते हैं, सब कुछ उलझाते हैं, खराब करते हैं, शिकायत करते हैं और नाराज करते हैं। और, अन्य लोगों पर भरोसा करते हुए, अपने लक्ष्यों को प्राप्त करना कभी-कभी कठिन होता है। बहुत बार, यह सिर्फ अपने लिए एक बहाना है।

ध्यान भटकाना। ये लोग हैं, कोई भी घटनाएँ, समस्याएँ। वे आपके काम में बाधा डालते हैं। कुछ आप नियंत्रित कर सकते हैं, कुछ आप नहीं कर सकते।

थकान। आप थके हुए हैं, भूखे हैं, थके हुए हैं, भ्रमित हैं, या ऊब गए हैं। इस तरह की समस्याएं एकाग्रता और काम को पूरा करने के रास्ते में आ जाती हैं।

इस मामले में, आपको बस रिचार्ज करने की आवश्यकता है: झपकी लें, टहलें, ध्यान करें।

या ऐसे कार्य करें जिनमें बहुत अधिक ऊर्जा की आवश्यकता न हो: अपना मेल सॉर्ट करें, प्रशासनिक दिनचर्या करें। यदि लंबे समय से थकान देखी जा रही है, तो अपने आहार और नींद की समीक्षा करें।

भय, संदेह, असहायता की भावना और आत्म-संदेह। वे ऊपर वर्णित अधिकांश बाधाओं के केंद्र में हैं।

अधिक कुशलता से काम करने के लिए निर्धारित करें कि आप क्या खो रहे हैं

चयनित अंक ऊपर वर्णित समस्याओं का समाधान होगा।

प्राथमिकता देने की क्षमता। यदि आप अपना अधिकांश समय महत्वपूर्ण कार्यों में लगाते हैं तो आप सफलता प्राप्त कर सकते हैं। जब आप गैर-आवश्यक गतिविधियों में व्यस्त होते हैं या लगातार गतिविधियों के बीच स्विच करते हैं, तो आप कम प्रभावी होते हैं। आपको एक महत्वपूर्ण समस्या चुननी होगी और केवल उस पर ध्यान केंद्रित करना होगा।

धीरे-धीरे, आप यह पहचानना सीखेंगे कि कौन से कार्य और परियोजनाएं आपके लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं। क्या लेख लिखने से ज्यादा महत्वपूर्ण संदेशों का जवाब देना है? आपके करियर, खुशी, स्वास्थ्य के लिए और क्या फायदेमंद है?

व्यवसाय को सही ढंग से शुरू करने की क्षमता। यह विलंब करने की प्रवृत्ति है जो एक लक्ष्य प्राप्त करने के रास्ते में सबसे आम और दर्दनाक समस्याओं में से एक है। इसलिए कार्यों को पूरा करने में सबसे महत्वपूर्ण बात शुरुआत करना है।

पहले, सबसे छोटे कदम पर ध्यान दें। जितना छोटा हो सके। एक ऐसा वातावरण बनाएं जिससे आरंभ करना आसान हो। उदाहरण के लिए, जब लियो खुद दौड़ने की आदत विकसित करना चाहता था, तो उसने केवल अपने स्नीकर्स पहनने और घर से बाहर निकलने पर ध्यान केंद्रित किया।

स्प्रिंट कार्य। यह दृष्टिकोण आपको मल्टीटास्किंग और विकर्षणों से निपटने में मदद करता है। इस तकनीक को पोमोडोरो भी कहा जाता है। यह 15-25 मिनट (स्प्रिंट) के छोटे अंतराल में कार्य के विभाजन पर आधारित है, जिसके दौरान आपको किसी अन्य चीज़ से विचलित हुए बिना केवल एक कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है।

इसके बाद एक छोटा ब्रेक होता है, जिसके बाद आप एक नया स्प्रिंट शुरू करते हैं। यदि आपने कभी इस पद्धति का उपयोग नहीं किया है, तो आप एक दिन में कुछ ऐसे कार्य खंडों की व्यवस्था कर सकते हैं, और एक सप्ताह के बाद, धीरे-धीरे उनकी संख्या बढ़ाना शुरू करें।

कार्य सूची प्रबंधन। नियोजित हर चीज पर ध्यान केंद्रित करने और उसका सामना करने में मदद करता है। लेकिन कोशिश करें कि अधिक जटिल न हों। एक साधारण योजनाकार कार्यक्रम खोजें, वह सब कुछ लिखें जो आपको निकट भविष्य में करने की आवश्यकता है, और प्रत्येक दिन चुनें कि आप आज किन कार्यों पर ध्यान केंद्रित करेंगे।

दिन के लिए तीन महत्वपूर्ण और तीन छोटे कार्यों को शेड्यूल करें - यह संख्या आपके कार्य दिवस की लंबाई, कार्यों की जटिलता और उनके पूरा होने की गति के आधार पर बदल सकती है।

गलतियों को स्वीकार करने की क्षमता। पूर्णतावाद चीजों को करने के रास्ते में आता है। इसलिए, अपने काम की पूर्णता के बारे में इतनी चिंता न करें जितना कि उसके पूरा होने के बारे में। लेखक एन लैमोटे द्वारा "घटिया पहला मसौदा" नियम पर टिके रहें।

वह आश्वस्त है कि अच्छा लिखना शुरू करने का एकमात्र तरीका है (और इसे बिल्कुल भी करना शुरू करना) एक कमजोर और बेकार मसौदे को स्केच करना है। थोड़ी देर बाद, आप परिणाम पर वापस आ जाएंगे और इसे पॉलिश कर देंगे।

अनिश्चितता की स्थिति में काम करना। भय और कठिनाइयाँ अक्सर आपको सताती रहेंगी। इसलिए, इस अनिश्चितता की स्थिति में काम करना सीखना बहुत उपयोगी है: अपने आप को नियंत्रण में रखना, कार्यों और आंतरिक अनुभवों से नहीं छिपना, और शिकायत नहीं करना।

ऐसा करने के लिए, हर बार जब आप अपने पीछे कुछ ऐसा नोटिस करते हैं, तो सब कुछ एक तरफ रख दें और अपनी स्थिति को महसूस करने का प्रयास करें। स्वीकार करें। अपनी शारीरिक संवेदनाओं पर ध्यान दें। सुनिश्चित करें कि असुरक्षा और बेचैनी ठीक है। उन पलों की सराहना करना सीखें जैसे वे हैं।

बड़ी तस्वीर देखने की क्षमता। किसी एक कार्य पर पूरी तरह से ध्यान केंद्रित करना एक बात है, और स्थिति को समग्र रूप से देखने में सक्षम होना बिल्कुल दूसरी बात है। स्थिति का एक सामान्य विश्लेषण सुबह और शाम के साथ-साथ दिन में दो बार किया जाना चाहिए - यदि आपको कार्य योजना को समायोजित करने की आवश्यकता है।

हम सभी कभी न कभी विचलित होते हैं, बाधित होते हैं, और अप्रत्याशित कठिनाइयों का सामना करते हैं। उत्पादक बने रहने के लिए, आपको जरूरत पड़ने पर फोकस बदलना सीखना होगा।

जिम्मेदार होने की क्षमता। सबसे पहले, इसका मतलब है कि आप अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के रास्ते में आने वाली सभी कठिनाइयों के लिए दूसरे लोगों को दोष न दें। अपने हिस्से के काम की पूरी जिम्मेदारी लें।

एक नेता बनें - पहल दिखाएं, पूरी टीम की सफलता का अनुसरण करें, भले ही आप इसमें एक साधारण अधीनस्थ हों।

खुली बातचीत। ऐसा कि हर कोई अपनी जिम्मेदारियों और सीमाओं के साथ-साथ गैर-अनुपालन के परिणामों को स्पष्ट रूप से समझता है। यह एक ऐसी संरचना बनाने में मदद करेगा जिसमें शामिल सभी लोग आसान और अधिक कुशलता से काम कर सकें। लोगों की तमाम खामियों के बावजूद उनके साथ ईमानदारी और सकारात्मक व्यवहार करने की कोशिश करें।

योजना बनाने की क्षमता। डायरी में कार्यों की प्रचुरता किसी भी तरह से लक्ष्य की प्राप्ति में योगदान नहीं करती है। इसके बजाय, सरल प्रश्नों के उत्तर देकर न्यूनतम सूची बनाना सबसे अच्छा है। महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा करने के लिए दिन की शुरुआत कैसे करें? स्प्रिंट कैसे चलाएं ताकि कोई आपको विचलित न करे? आपको जिम्मेदारी लेने की क्या ज़रूरत है? यह आपका मेल लेने लायक कब है? मुझे किस समय बैठकें निर्धारित करनी चाहिए? आप अपने दिन का मूल्यांकन कैसे करेंगे?

उत्तर आपको अपने दिन की योजना बनाने में मदद करेंगे। इसे परिपूर्ण होने के लिए प्रयास न करें। जो हो रहा है उसका विश्लेषण करके, समय के साथ आपको सबसे अच्छा विकल्प मिल जाएगा।

सुधार कहाँ से शुरू करें

एक साधारण योजना बनाएं। एक ही बार में सभी लापता कौशल में महारत हासिल करने की कोशिश करना बिल्कुल भी आवश्यक नहीं है। शुरुआत के लिए, पहले चार पर ध्यान केंद्रित करना सबसे अच्छा है जिसका आप दैनिक आधार पर अभ्यास करेंगे:

• दिन के लिए कार्यों को प्राथमिकता देना और परिभाषित करना।
• स्प्रिंट कार्य।
• ध्यान - जब आप भय, अनिश्चितता या असुरक्षा महसूस करते हैं।
• दिन के अंत में विश्लेषण और योजना का संशोधन।

ध्यान दें कि आप क्या करेंगे और कैसे करेंगे। परिणामी योजना किसी ऐसे व्यक्ति को दिखाएं जिसे आप जानते हैं और एक सप्ताह के लिए हर दिन उसे वापस रिपोर्ट करें। अपनी सफलताओं, चुनौतियों को साझा करने के लिए प्रत्येक सप्ताह वादा करें और सात दिनों की नई अवधि की शुरुआत के लिए आप कैसे तैयारी करेंगे।

आपका दिन कैसा गुजरा और आपने अपनी योजना के सभी बिंदुओं को पूरा किया या नहीं, इसकी समीक्षा करने के लिए प्रत्येक शाम 10 मिनट का समय निकालें। लिखें कि क्या हुआ, क्या रोका, आप आगे की गति को कैसे तेज कर सकते हैं।

समय के साथ, स्प्रिंट, ध्यान और अन्य कौशल आपके लिए आसान हो जाएंगे। फिर नए और प्रभावी तरीके सीखना शुरू करें क्योंकि आप धीरे-धीरे अपने सिस्टम में सुधार करते हैं। मुख्य बात अभ्यास करना याद रखना है।