जीवन में जीटीडी प्रणाली को प्रभावी ढंग से कैसे लागू करें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

एक चरण-दर-चरण योजना, जिसका पालन करके आप इस उत्पादकता तकनीक को अपने जीवन में आसानी से लागू कर सकते हैं, प्राथमिकताएं निर्धारित कर सकते हैं और हमेशा महत्वपूर्ण चीजों के लिए समय निकाल सकते हैं।

यह सामग्री लेख "" की निरंतरता है। सबसे पहले, इसके साथ खुद को परिचित करना उचित है, क्योंकि उपयोग की जाने वाली कई अवधारणाओं को वहां विस्तार से समझाया गया है।

यह लेख वास्तविक जीवन में जीटीडी कैसे लागू करें, इस पर एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका है। लिखते समय, मैंने निम्नलिखित सिद्धांतों का पालन किया:

• बहुमुखी प्रतिभा। यहां वर्णित विचार सार्वभौमिक हैं, और उनकी मदद से हर कोई अपने लिए एक जीटीडी प्रणाली का निर्माण करेगा जो ठीक उसी सेवा के साथ काम करेगा जिसका वे उपयोग करते हैं।
• सादगी। सिस्टम को सहज रूप से उपयोग में आसान होना चाहिए। जानकारी दर्ज करने और संसाधित करने के साथ-साथ अगले चरणों की योजना बनाने में कम से कम समय और ऊर्जा खर्च की जानी चाहिए। तभी सिस्टम लंबी अवधि में और लंबे ब्रेक के बाद भी काम करेगा: उदाहरण के लिए, यदि आप एक महीने के लिए छुट्टी पर जाते हैं, तो जब आप वापस लौटते हैं, तो आप व्यवसाय प्रबंधन के लिए अपना दृष्टिकोण बहाल कर पाएंगे।
• विश्वसनीयता। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि अपने सिस्टम में आत्मविश्वास होना चाहिए, अर्थात्, आप नियोजित कुछ भी नहीं भूलेंगे, क्योंकि आपको सही समय पर एक रिमाइंडर दिखाई देगा।
• जो महत्वपूर्ण है उस पर ध्यान केंद्रित करें। सिस्टम को आपको इस बात पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करनी चाहिए कि आप इस समय क्या कर रहे हैं और उन चीजों पर जो लंबी अवधि में महत्वपूर्ण हैं।
• आनंद। केस और टास्क मैनेजमेंट सिस्टम से आपको खुशी मिलनी चाहिए। उदाहरण के लिए, जब आप अपने हाथों में अपने फोन के साथ काम पर एक कठिन दिन के बाद सोफे पर झूठ बोलते हैं, तो आप सूची से पूर्ण कार्यों को पार करते हैं और इससे वास्तविक आनंद प्राप्त करते हैं। विशेष रूप से जब यह अभी भी आपके उत्पादकता ग्राफ की वृद्धि के द्वारा देखा जाता है।

GTD प्रणाली के 5 मुख्य चरण

चरण 1. जानकारी एकत्र करना

सभी मामलों को, यहां तक कि सबसे छोटे मामलों को भी एकत्र करना आवश्यक है, तब हमारी चेतना शुद्ध होगी और हम यथासंभव उत्पादक रूप से कार्य करेंगे।

यही कारण है कि मानक टू-डू सूचियां काम नहीं करती हैं, क्योंकि ज्यादातर लोग अक्सर केवल सबसे महत्वपूर्ण चीजों को ही रिकॉर्ड करते हैं, और सैकड़ों कार्य जो इतने महत्वपूर्ण नहीं होते हैं, उन पर ध्यान ही नहीं दिया जाता है। लेकिन यह ठीक ऐसे छोटे कार्य हैं जो नियमित रूप से खुद को याद दिलाते हैं, जो मस्तिष्क के संसाधनों के एक महत्वपूर्ण हिस्से का उपयोग करते हैं और अतिरिक्त अनुभव पैदा करते हैं जो थकान और तनाव का कारण बनते हैं।

जीटीडी प्रणाली के महत्वपूर्ण सिद्धांतों में से एक है अपने सिर से सभी कार्यों को पूरी तरह से उतारना और उन्हें एक विश्वसनीय प्रणाली में रखना जो आपको महत्वपूर्ण चीजों को सही समय पर याद रखने में मदद करेगी।

आपको यह भी ध्यान रखना होगा कि आने वाली जानकारी एकत्र करने के लिए टोकरी की न्यूनतम संख्या होनी चाहिए। आदर्श रूप से, एक। फिर इसे संभालना आसान हो जाएगा।

चरण 2. सूचना प्रसंस्करण

इस स्तर पर, हम अपने इनबॉक्स में मौजूद जानकारी को संसाधित करते हैं।

इस स्तर पर हम कैसे आगे बढ़ सकते हैं, इसके लिए तीन विकल्प हैं:

• कार्य को "कार्रवाई" के रूप में चिह्नित करें, इसके पूरा होने और समय सीमा के लिए अगला चरण इंगित करें। यदि आपको अभी तक इस बात की स्पष्ट समझ नहीं है कि आपको कार्य कब पूरा करना है, तो आप एक समय सीमा निर्दिष्ट करना छोड़ सकते हैं।
• यदि आपको इसके साथ कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है, तो जानकारी को "निर्देशिका" में ले जाएं, लेकिन यह भविष्य में उपयोगी हो सकती है।
• यह निर्धारित करते हुए कि यह "कचरा" है, जानकारी को हटा दें: अर्थात, आपको इसके साथ कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है और यह भविष्य में उपयोगी नहीं होगी।

चरण 3. गतिविधियों का संगठन

सभी क्रियाएं अगले फ़नल के माध्यम से जाती हैं।

फ़िल्टर 1 - "क्लिपिंग"

अपने आप से प्रश्न पूछें: क्या मुझे वास्तव में यह क्रिया करनी चाहिए? यदि संदेह हो तो उसे हटा दें।

फ़िल्टर 2 - "प्रतिनिधिमंडल"

अपने आप से प्रश्न पूछें: यदि यह करने की आवश्यकता है, तो क्या मुझे वास्तव में इसे व्यक्तिगत रूप से करना होगा? यदि नहीं, तो हम जिम्मेदार व्यक्ति, अंतिम परिणाम, नियंत्रण के मध्यवर्ती चरणों (नोडल अंक) और समय सीमा को सौंपते हैं और इंगित करते हैं।

यदि क्रिया आपके द्वारा की जानी है, तो अगले फ़िल्टर पर जाएँ।

फ़िल्टर 3 - "कार्रवाई"

अपने आप से एक प्रश्न पूछें: क्या इस क्रिया में 2-5 मिनट से अधिक समय लगेगा? यदि नहीं, तो अभी करें और अपने सिर को मुक्त करें। यदि हां, तो कृपया पंजीकरण करें।

सिस्टम में क्रियाएं निम्न प्रकार की हो सकती हैं।

"निम्न क्रियाएँ" - सरल कार्य जिनमें एक क्रिया होती है (कॉल करें, लिखें, जाएं, और इसी तरह)। उदाहरण के लिए, "पहियों पर शीतकालीन टायर बदलें" क्रिया में निम्नलिखित सरल क्रियाएं शामिल होंगी: कार सेवा के लिए कॉल करें और साइन अप करें, कैलेंडर में एक समय निर्धारित करें, और सही समय पर कार सेवा तक ड्राइव करें।

ऐसी क्रियाओं को स्थान और परिस्थितियों (प्रासंगिक सूचियों) के अनुसार सूचियों में एकत्रित करना सुविधाजनक होता है। यह इन स्टोर सूची हो सकती है, जहां आप स्टोर में होने पर खरीदने के लिए आवश्यक सभी चीजों को सूचीबद्ध करते हैं, या चेयर सूची में, जहां आप अपनी पसंदीदा कुर्सी पर काम करने के बाद शाम को जो चीजें और कार्य कर सकते हैं उन्हें जोड़ते हैं. या "बॉस प्रश्नों" की एक सूची, जहां आप अपने बॉस के लिए अपने सभी प्रश्नों को लिखते हैं, ताकि आप उन सभी को एक बार में हल कर सकें।

मैं आमतौर पर ऐसे सभी कार्यों को "Google कैलेंडर" (नियुक्तियों और घटनाओं) में रिकॉर्ड करता हूं, या टोडोइस्ट में, एक क्लाउड सेवा जहां कार्यों को व्यवस्थित करना सुविधाजनक होता है।

"परियोजनाएं" - ऐसे कार्य जिन्हें पूरा करने के लिए एक से अधिक चरणों की आवश्यकता होती है। परियोजना को धरातल पर उतारने के लिए, आपको इसके कार्यान्वयन के लिए पहले चरणों का वर्णन करना होगा और एक विश्वसनीय प्रणाली में इसकी याद दिलाना होगा। नतीजतन, परियोजना सरल क्रियाओं की एक श्रृंखला में बदल जाती है, जिनमें से प्रत्येक को अगले पांच मिनट में किया जा सकता है और परिणाम प्राप्त कर सकते हैं।

मैं ट्रेलो कार्ड पर प्रोजेक्ट पोस्ट करता हूं। कार्ड उन परियोजनाओं के लिए एक आदर्श कंटेनर है जहाँ आप रख सकते हैं:

• परियोजना का विवरण और उद्देश्य;
• परियोजना के बारे में अन्य दस्तावेजों के लिंक;
• जिम्मेदार लोगों के नाम;
• समय सीमा;
• निम्नलिखित चरणों के साथ चेकलिस्ट;
• परियोजना पर टिप्पणियाँ;
• आवश्यक फ़ाइलें और इतने पर।

विलंबित कार्य … यदि हम अतिरिक्त घटनाओं या जानकारी के बिना अगले कार्यों की योजना नहीं बना सकते हैं (उदाहरण के लिए, हम कार सेवा के फोन नंबर भेजने के लिए एक दोस्त की प्रतीक्षा कर रहे हैं, जहां लाभप्रद रूप से टायर बदलना संभव है), हम ऐसी कार्रवाइयों को "स्थगित" में डालते हैं " सूची। वैकल्पिक रूप से, आप किसी चीज़ की जाँच करने के लिए रिमाइंडर सेट कर सकते हैं।

ऐसी टू-डू सूचियों को प्रासंगिक सूचियों के रूप में भी संरचित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, उन कार्यों की एक सूची बनाएं जो आपने अपने सहायक को सौंपे हैं।

सूची "किसी दिन" इसमें ऐसे कार्य शामिल हैं जिन्हें अभी सक्रिय कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, लेकिन जिन्हें हम भविष्य में पूरा करना चाहेंगे।

यह हो सकता है:

• किताबें, वीडियो प्रशिक्षण और पाठ्यक्रम जिन्हें आप खरीदना चाहते हैं;
• उपयोगी कौशल जिन्हें आप मास्टर करना चाहते हैं;
• जिन स्थानों पर आप जाना चाहते हैं;
• चीजें जो आप खरीदना चाहते हैं।

आपको समय-समय पर इस सूची को देखने, नोट्स लेने और उन्हें उन लक्ष्यों में बदलने की जरूरत है, जिनकी ओर आप काम करेंगे।

चरण 4. नियमित समीक्षा

सिस्टम को काम करने के लिए, मुख्य कार्यों और परियोजनाओं की नियमित रूप से समीक्षा करना आवश्यक है ताकि जो अब प्रासंगिक नहीं हैं उन्हें हटा दें, और नए को प्राथमिकता से क्रमबद्ध करें और उन्हें काम पर भेजें।

इस समीक्षा को नियमित रूप से रखने के लिए, इन युक्तियों का पालन करें:

• समीक्षा के लिए अपने कार्यक्रम में 30-60 मिनट का समय दें (शुरुआत में सप्ताह में एक बार पर्याप्त होगा)।
• इस तरह की समीक्षा के लिए एक चेकलिस्ट या योजना बनाएं, जहां अनुक्रम की वर्तनी है, उसके बाद क्या आता है। यह योजना बहुत जटिल नहीं होनी चाहिए और समीक्षा में आपको अधिक समय नहीं लगना चाहिए, या आप इसे नियमित रूप से नहीं करेंगे।

नीचे मेरी साप्ताहिक अवलोकन चेकलिस्ट का एक उदाहरण है। मैंने इसे एक चीट शीट के प्रारूप में क्रियाओं के अनुक्रम के साथ बनाया है, जिसमें उन सेवाओं / दस्तावेजों को दर्शाया गया है जिन्हें मैं देखता हूं। आप इसे एक नियमित सूची के साथ व्यवस्थित कर सकते हैं या एक फ्रीहैंड आरेख बना सकते हैं जो आपके लिए सुविधाजनक हो।

इनमें से चार चेकलिस्ट प्रति माह प्रिंट करें। साप्ताहिक समीक्षा के दौरान, उनमें से एक को हाथ में लें और सूची से पूरी की गई वस्तुओं को पार करें। यह सरल अभ्यास आपको इन समीक्षाओं को करते रहने के लिए प्रेरित करेगा।

चरण 5. क्रियाएँ

जब सप्ताह के लिए योजना तैयार की जाती है, तो यह कार्य करना बाकी है। सबसे बड़ी जीटीडी शुरुआती गलतियों में से एक से बचें, जब आप वास्तव में उन्हें पूरा करने के बजाय कार्यों को व्यवस्थित करने में बहुत अधिक समय व्यतीत करते हैं।

अपने कार्यों को अधिक प्रभावी बनाने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।

1. सप्ताह की योजना के आधार पर दिन की योजना बनाएं। महत्वपूर्ण कार्यों के लिए 2-3 ब्लॉक और अन्य कार्यों के लिए कुछ ब्लॉक बनाकर, अपने दिन को ब्लॉकों में विभाजित करें। ब्लॉक की अवधि औसतन 60-120 मिनट है। अप्रत्याशित कार्यों के लिए ब्लॉक के बीच खाली समय डालें।
2. पोमोडोरो सिस्टम पर काम करें, इसके लिए आप अपने फोन में टाइमर सेट कर सकते हैं। इसका सार सरल है: हर 25-30 मिनट के काम में, पांच मिनट का ब्रेक लें, और तीसरे वर्क ब्लॉक के बाद - एक लंबा ब्रेक (15-30 मिनट)। कुल 30 मिनट के तीन ब्लॉक हैं, पांच मिनट के ब्रेक के साथ, इसके बाद 15-30 मिनट का लंबा ब्रेक है। आप प्रति दिन ऐसे 2-4 चक्र कर सकते हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितनी बार विचलित होते हैं।
3. महत्वपूर्ण चीजों के साथ ब्लॉक के दौरान, अन्य लोगों और बाहरी ध्वनियों से विचलित न होने का प्रयास करें (इसके लिए आप हेडफ़ोन में एकाग्रता के लिए विशेष संगीत चालू कर सकते हैं)।
4. निर्धारित करें कि आपकी ऊर्जा का स्तर उच्चतम कब है (उदाहरण के लिए, सुबह 7 से 9 बजे तक), और इस दौरान सबसे महत्वपूर्ण चीजें करें जो आपको अपने व्यक्तिगत लक्ष्यों के करीब लाती हैं।
5. दिन के लिए बहुत सी महत्वपूर्ण चीजों की योजना न बनाएं: 1-3 काफी है। यह महत्वपूर्ण है कि दिन के अंत में, अपनी योजना में पार किए गए कार्यों को देखने के बाद, आप संतुष्ट हों और कल के लिए वही यथार्थवादी योजना बनाएं।