मीटिंग को जल्द से जल्द खत्म करने और नतीजे पाने के 6 तरीके

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

आपको यह जानने की जरूरत है कि बैठकों को अच्छी तरह और कुशलता से कैसे व्यवस्थित किया जाए। यह उतना आसान नहीं है जितना पहली नज़र में लग सकता है। लेकिन अगर आप सही समय निर्धारित करना, पर्यावरण का उपयोग करना और स्पष्ट रूप से लक्ष्य निर्धारित करना सीखते हैं, तो आप जल्दी और कुशलता से बैठकें कर सकते हैं।

सुनिश्चित करें कि लक्ष्य स्पष्ट है

कहने के बजाय, "चलो सुबह 11 बजे पूरे कार्यालय को एक साथ लाते हैं," अपने आप से पूछें, "हम क्या हासिल करना चाहते हैं?"

आपको पूरी तरह से यह जानने की जरूरत है कि आप इस बैठक की मेजबानी क्यों कर रहे हैं:

• एक विचार उत्पन्न करने के लिए;
• निर्णय लेना;
• एक सौदा पूरा करने के लिए;
• आगामी परिवर्तनों के बारे में सवालों के जवाब देने के लिए।

शायद आप इसके अनुरूप हों:

• कर्मचारियों की शिकायतों को सुनने के लिए (क्या यह एक समूह बैठक प्रारूप में किया जाना चाहिए?);
• जो पहले ही तय किया जा चुका है, उस पर फिर से चर्चा करना;
• ऐसा कुछ करने के लिए जिस पर फोन या ईमेल द्वारा चर्चा या समाधान किया जा सके।

बड़ी सभा न करें

महान "दो पिज्जा नियम" का प्रयोग करें और बैठक में बहुत से लोगों को आमंत्रित न करें। आपको एक टीम बनाने की जरूरत है, जिसमें प्रत्येक व्यक्ति अपनी जगह पर हो। इसलिए मीटिंग में ज्यादा से ज्यादा लोग शामिल हों, ताकि आप दो पिज्जा खिला सकें।

बात सिर्फ बैठक में आए सभी लोगों को खिलाने की नहीं है। लोगों का बड़ा समूह प्रभावी ढंग से निर्णय नहीं ले सकता। यहां तक कि एक अवधारणा भी है। यह लोगों के बड़े समूहों में होता है, जब सहकर्मी और नेताओं की निंदा के डर से व्यक्ति अपनी राय व्यक्त नहीं कर सकते हैं। इस दृष्टि से छोटे समूह अधिक सुविधाजनक होते हैं। इसलिए, वे अधिक प्रभावी हैं।

पहले समय, फिर टाइमर

देर से आने वाले बहुत परेशान और विचलित करने वाले होते हैं। उन्हें समय पर आना सिखाएं।

यदि वे अपने समय की कद्र नहीं करते हैं, तो वे दूसरों के समय की भी कद्र नहीं करेंगे।

इसे इस प्रकार करें।

08:48 के लिए मीटिंग का समय निर्धारित करें। हैरानी की बात यह है कि यह कदम कारगर होगा और लोगों का समय पर पहुंचना शुरू हो जाएगा। जहाँ तक देर हो चुकी है, आपको उन्हें इसके लिए भुगतान करना सिखाने की आवश्यकता है। और पैसा नहीं। चलो, उदाहरण के लिए, गाओ। इस तरह के दंड मौद्रिक दंड की तुलना में बहुत बेहतर काम करते हैं। एक महीने के भीतर आप भूल जाएंगे कि आपके अधीनस्थों का गायन कैसा लगता है।

और, ज़ाहिर है, टाइमर सेट करने के लिए खुद को प्रशिक्षित करें। प्रत्येक वक्ता के लिए, यदि कोई हो, और सामान्य रूप से पूरी बैठक के लिए। इस तरह बैठक आगे नहीं बढ़ेगी, और आपको पता चल जाएगा कि आपने हर मिनट क्या बिताया है।

कुर्सियां सही होनी चाहिए

हॉल में लोगों के बैठने का तरीका भी बहुत मायने रखता है:

• एक मंडली में बैठना सहयोग, चर्चा, सामान्य निर्णय लेने के लिए उपयोगी है;
• यदि आपको प्रतिस्पर्धा और सहकर्मियों के साथ प्रतिस्पर्धा करने की इच्छा पैदा करने की आवश्यकता है तो पंक्तियों में बैठना उपयोगी है।

यदि आपको एक त्वरित और अत्यधिक उत्पादक बैठक करने की आवश्यकता है, तो सभी कुर्सियों को कमरे से बाहर ले जाएं। कई अध्ययनों से पता चलता है कि हम जितने लंबे समय तक खड़े रहते हैं, हमें उतनी ही अधिक चिकोटी मिलती है। मैं इसे तुरंत लेना चाहता हूं और जल्द से जल्द निर्णय लेना चाहता हूं। साथ ही, थोड़ी देर खड़े रहना आपके स्वास्थ्य के लिए अच्छा हो सकता है।

लैपटॉप और फोन हटाएं

अन्यथा, आप लगातार विचलित रहेंगे। आप और आपके सहकर्मियों दोनों को जो कुछ भी आपने योजना बनाई है उसे करने की जरूरत है और जितनी जल्दी हो सके बैठक समाप्त कर दें। इसलिए अपने स्मार्टफोन की स्क्रीन को घूरना बंद करें। इसके बजाय, एक पेन और एक कागज़ का टुकड़ा निकाल लें। जानकारी को याद रखना बहुत आसान है।

एजेंडा "शो के लिए" नहीं बनाया गया था

आपको वास्तव में इस पर काम करना है। अधिकांश बैठकें अनुत्पादक होती हैं क्योंकि एजेंडे पर अंतहीन चर्चा की जाती है। समस्या को बताने के बजाय प्रश्न के रूप में एजेंडा तैयार करने का प्रयास करें।

"वीडियो सामग्री पर चर्चा" नहीं, बल्कि "वीडियो सामग्री कब तैयार होगी?"

जब कोई प्रश्न पूछा जाता है, तो वे स्वतः ही उत्तर की तलाश में लग जाते हैं। यह इस तरह काम करता है।