मीटिंग हमेशा समय पर खत्म करने के 3 टिप्स

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

अपनी मीटिंग्स को केवल 5-10 मिनट तक छोटा करके उनका अधिक लाभ उठाना सीखें।

यदि दिन के लिए एक से अधिक अपॉइंटमेंट हैं, तो एक लंबी मीटिंग सभी योजनाओं को बाधित कर सकती है। उद्यमी पैट्रिक इवर्स इससे बचने के लिए तीन रणनीतियां पेश करते हैं।

1. बैठक से पहले: बैठक की अवधि को छोटा करें

अधिकतर, बैठकें आधे घंटे या एक घंटे तक चलती हैं। ऐसे समय अंतराल को कैलेंडर में दर्ज करना सबसे सुविधाजनक है। लेकिन इस वजह से पता चलता है कि एक के बाद एक मुलाकात तुरंत शुरू हो जाती है। इसके चलते काफी परेशानी हो रही है।

आधे घंटे की मीटिंग को 25 मिनट की मीटिंग से और हर घंटे की मीटिंग को 50 मिनट की मीटिंग से बदलें। आपके पास सब कुछ पहले जैसा ही करने का समय होगा। लेकिन एक-दूसरे के बाद दो बैठकों के बीच तैयारी, या जरूरी मुद्दों को हल करने के लिए बहुत कम समय बचा होगा।

प्रतिभागियों में से किसी को नाराज न करने के लिए, परिवर्तनों के बारे में पहले से चेतावनी दें। अपॉइंटमेंट लेते समय, बस यह उल्लेख करें कि आपकी मीटिंग अब 25 या 50 मिनट लंबी हैं।

2. बैठक के दौरान: बैठक के उद्देश्य के दर्शकों को याद दिलाएं और साथ में संक्षेप करें

बैठक के पहले मिनट बेहद महत्वपूर्ण होते हैं। उनका उपयोग सभी को यह याद दिलाने के लिए करें कि आप यहां किस लिए हैं और बैठक कितने समय तक चलेगी। उल्लेख करें कि आपके पास सभी मुद्दों पर चर्चा करने के लिए लगभग 50 मिनट हैं, और अंतिम पांच को संक्षेप में खर्च किया जाएगा। तब किसी को आश्चर्य नहीं होगा कि आपने 45 मिनट के बाद बैठक को बंद करना शुरू कर दिया। सबसे अधिक संभावना है, अन्य प्रतिभागी भी आभारी होंगे, क्योंकि इस तरह आप न केवल अपना समय बचाते हैं, बल्कि उनका भी।

एक रिमाइंडर सेट करें या, जो 45 मिनट में बज जाएगा, और फोन को टेबल पर रख दें ताकि सभी को समय याद रहे और विचलित न हो। अलार्म बजने पर, आप जहां भी हों, मीटिंग समाप्त कर दें।

यदि आपके पास सभी मुद्दों को हल करने का समय नहीं है, तो शेष पांच मिनट में, अगले दिन एक नई बैठक निर्धारित करें। और:

• दोहराएं कि किसने प्रतिबद्धता की;
• मुख्य निष्कर्षों को संक्षेप में सूचीबद्ध करें;
• अगले चरणों पर सहमत हों;
• कुछ सकारात्मक साझा करें, जैसे कि आपने इस बैठक में क्या आनंद लिया।

3. बैठक के बाद: पिछली बैठक की संक्षेप में समीक्षा करें और अगली बैठक की तैयारी करें

50 मिनट की मीटिंग के बाद आपके पास 10 मिनट फ्री होना चाहिए। पिछली बैठक के मुख्य बिंदुओं के विश्लेषण पर पहले पांच खर्च करें, ताकि कुछ भी न भूलें। इसके अलावा, सभी प्रतिभागियों को और प्रतिबद्धताओं को याद दिलाने के लिए एक मसौदा पत्र लिखें। यह बिताए गए समय के मूल्य में वृद्धि करेगा, और इसके अलावा, यह कुछ और भी अधिक मूल्यवान प्रदान करेगा - पूर्णता की भावना।

आगामी बैठक की तैयारी के लिए दूसरे पांच मिनट बिताएं। यदि आप सदस्यों को पहले से जानते हैं, तो स्वयं को याद दिलाएं:

• किन मुद्दों पर चर्चा करने की आवश्यकता है;
• पिछले कार्यों को पूरा करने की क्या आवश्यकता है;
• आप प्रतिभागियों के बारे में क्या जानते हैं: उनके पेशेवर और व्यक्तिगत हित।

यदि आप उस व्यक्ति से परिचित नहीं हैं जिससे आप मिलने जा रहे हैं, तो उसके बारे में जानकारी देखें: नाम और स्थिति निर्दिष्ट करें, सामाजिक नेटवर्क पर प्रोफाइल देखें। और सोचें कि आप किस वाक्यांश से बातचीत शुरू करेंगे।