हम समय सीमा को क्यों याद कर रहे हैं और इसे कैसे रोकें?

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

यदि आप इस बात से दुखी हैं कि आपके पास अपना काम समय पर जमा करने का समय नहीं है, तो तुरंत इस लेख को पढ़ें। हम बताते हैं कि चूकी हुई समय-सीमा आपकी गलती क्यों नहीं है, और हम आपको बताते हैं कि अभी भी समय-सीमा को कैसे पूरा किया जाए।

मुझे समय सीमा पसंद है! खासकर वह सीटी जिससे वे टूटते हैं।

लेखक डगलस एडम्स

हम सभी जानते हैं कि प्रभावी कार्य के लिए योजना बनाना कितना महत्वपूर्ण है। कभी-कभी हम सचमुच उसके प्रति आसक्त हो जाते हैं। लेकिन जब कार्यों की सूची को लागू करना शुरू करने का समय आता है, तो हम उन्हें स्थगित करना शुरू कर देते हैं, अंतिम मिनट तक रोक देते हैं, या यहां तक कि समय सीमा को पूरी तरह से बाधित कर देते हैं। कम या ज्यादा हर किसी के साथ ऐसा होता है। और इसका एक औचित्य है, जो हमारी सोच की ख़ासियत में निहित है।

हम समय सीमा क्यों खो रहे हैं?

आपने सिडनी ओपेरा हाउस का इतिहास सुना होगा, जिसे 1963 में ए $ 7 मिलियन में पूरा करने की योजना बनाई गई थी और अंततः केवल 10 साल बाद 1973 में पूरा किया गया था। इसके अलावा, थिएटर के मूल डिजाइन में कई बदलाव हुए हैं, और इमारत छोटी हो गई है, और परिणामस्वरूप, 102 मिलियन डॉलर खर्च किए गए हैं!

डिजाइनर एक व्यापक गलती के शिकार हो गए हैं: उन्होंने गलत अनुमान लगाया कि किसी कार्य में कितना समय लगेगा। बार-बार, उन्हें समय सीमा को पीछे धकेलना पड़ा और कार्य योजना में बदलाव करना पड़ा क्योंकि उन्होंने उन समस्याओं को ध्यान में नहीं रखा जो परियोजना की गति को प्रभावित करती थीं।

हमारी सोच को इस तरह से संरचित किया जाता है कि अगर सब कुछ सबसे अच्छे परिदृश्य के अनुसार होता है तो हम जितना आवश्यक हो उतना समय और धन की योजना बनाते हैं।

लेकिन अनिवार्य रूप से रास्ते में बाधाएं हैं, जिसके परिणामस्वरूप काम की मात्रा तेजी से बढ़ रही है। फिर हम छूटी हुई समय-सीमा की व्याख्या इस तथ्य से करते हैं कि अप्रत्याशित परिस्थितियां उत्पन्न हुई हैं, न कि इस तथ्य से कि हम योजना के स्तर पर उनकी घटना की संभावना को ध्यान में नहीं रख सके।

हमें वैसे भी समय सीमा की आवश्यकता क्यों है?

सख्त समय सीमा न केवल लगातार टूटती है, बल्कि परियोजना प्रतिभागियों के लिए बहुत तनाव भी लाती है, इसलिए शायद उन्हें मना करना बेहतर है? नहीं। कई बार, एक समय सीमा होना ही एकमात्र कारण है कि कोई नौकरी पूरी तरह से बंद हो जाती है।

पहले, डेड-लाइन शब्द का इस्तेमाल जेल के चारों ओर की रेखा का वर्णन करने के लिए किया जाता था, जिसके आगे कैदी दिन हो या रात, तुरंत गोली लगने के दर्द पर हस्तक्षेप नहीं कर सकते थे।

अब समय सीमा विशेष रूप से काम से जुड़ी हुई है, और उनकी विफलता से पूरे विभाग के निष्पादन को कोई खतरा नहीं है। लेकिन सार वही रहता है: आपकी उत्पादकता या परियोजना के लिए समय सीमा जीवन या मृत्यु है।

कार्य इसके लिए आवंटित समय को भरता है।

पार्किंसन का नियम

किसी भी कार्य में उतना ही समय लगेगा, जितना आप उसे आवंटित करते हैं। इसलिए कभी-कभी हमें आश्चर्य होता है कि हम कितनी जल्दी कुछ कर सकते हैं। इसी कारण से, कई दिनों या हफ्तों के लिए आवंटित किए गए कार्यों को पूरा करने के लिए हम अक्सर अंतिम मिनटों में संभावनाओं की सीमा पर होते हैं।

पार्किंसंस के नियम को ध्यान में रखते हुए, हम समझते हैं कि यदि हम कार्य के पूरा होने के लिए समय सीमा निर्धारित नहीं करते हैं, तो हम इसे हमेशा के लिए करेंगे!

निरंतर समय सीमा को कैसे पार करें

खराब प्लानिंग से कैसे निपटें और डेडलाइन की मौजूदगी को अपने फायदे में कैसे बदलें? यह बहुत कठिन होगा, क्योंकि हमें अपनी सोच की व्यवस्थित त्रुटियों से लड़ना होगा। लेकिन यह जानना कि समय सीमा हमारे व्यवहार को कैसे बदलती है, हमें अधिक उत्पादक बनने में मदद कर सकती है।

उज्ज्वल शुरुआत

जब आप एक महीने, एक सप्ताह, यहां तक कि एक दिन पहले भी कार्यभार वितरित करते हैं, तो अवधि की शुरुआत को यथासंभव कसकर स्कोर करें और शेष समय को जितना संभव हो सके समय सीमा तक उतार दें।

सबसे पहले परियोजना के सबसे कठिन, महत्वपूर्ण, समय लेने वाले कार्यों पर ध्यान दें। आप अभी भी उन्हें अपनी अपेक्षा से अधिक समय तक करते रहेंगे। अपने आपको विनम्र बनाओ।लेकिन आपकी सक्रिय शुरुआत के लिए धन्यवाद, अवधि के अंत में आपके पास वह समय होगा जो आप अनियोजित समस्याओं को हल करने और कार्यों को पूरा करने में खर्च करेंगे।

समय सीमा की पूर्व संध्या पर, आपको नए जटिल कार्यों में सिर झुकाने की आवश्यकता नहीं होगी, ऐसे नुकसानों का सामना करना पड़ेगा जिनके बारे में आप अभी भी नहीं जानते हैं।

अतिरिक्त समय सीमा

अपने लिए, वास्तविक समय सीमा से कुछ दिन पहले एक समय सीमा निर्धारित करें। जैपियर के मार्केटर मैथ्यू गुए यही सलाह देते हैं। आदर्श यदि आप नहीं जानते कि आपके पास अपनी व्यक्तिगत समय सीमा से लेकर वास्तविक एक - एक या तीन दिन तक कितना समय है। लेकिन ऐसी स्थिति को खराब तरीके से पेश किया जाता है। आप, निश्चित रूप से, अभी भी याद रखेंगे कि आपके पास कितना समय बचा है, इसलिए आपको अपनी समय सीमा को बाधित न करने के लिए इच्छाशक्ति की आवश्यकता होगी।

यदि आप समय सीमा पर काम पूरा करते हैं तो अपने लिए किसी तरह का इनाम लेकर आएं। हालांकि, समय पर पूरे किए गए कार्यों से संतुष्टि एक अच्छा इनाम होगा।

सार्वजनिक बयान

"मैं सत्यनिष्ठा से शाम के पाँच बजे तक लेख समाप्त करने की कसम खाता हूँ" - इसे अपने सिर में नहीं, बल्कि पूरे कार्यालय में जोर से कहें। अब आपका स्वाभिमान सामने आया है। आपके लिए और अधिक कष्टदायक क्या होगा: अपने आप को सक्रिय रूप से काम करने के लिए मजबूर करना या समय सीमा को याद करना और अपनी विफलता को जोर से स्वीकार करना?

लेखक एवलिन वॉ ने अपने नए उपन्यास, रिटर्न टू ब्राइड्सहेड की शुरुआत करते हुए सार्वजनिक रूप से घोषित किया है, "मैं एक नई किताब शुरू कर रहा हूं और इसे तीन महीने में लिखूंगा।" उन्होंने समय सीमा को पूरा नहीं किया और कई बार सार्वजनिक रूप से समय सीमा को स्थगित करने के लिए कहा। फिर भी, उन्होंने उपन्यास को जल्दी से समाप्त कर दिया, क्योंकि वह जानता था कि पाठक उसका वादा याद रखते हैं और उसके पूरा होने की प्रतीक्षा करते हैं।

आ रही समय सीमा के लगातार अनुस्मारक

यदि हम किसी बड़े प्रोजेक्ट पर काम करना शुरू करते हैं, तो आमतौर पर समय सीमा काफी लंबी होती है। समय सीमा किसी प्रकार की अमूर्तता बन जाती है - कहीं बाहर, किसी दिन। यह जितना करीब होता है, उतना ही स्पष्ट रूप से हमें पता चलता है कि हमारे पास कितना समय बचा है, और हम इसकी मात्रा और शेष कार्य की मात्रा की पर्याप्त रूप से तुलना कर सकते हैं।

अपने आप को नियमित अनुस्मारक सेट करें जो आपको लगातार वास्तविकता में वापस लाएगा, आपको सूचित करेगा कि जिस दिन एक्स आ रहा है:

• नियत तारीख एक महीने में समाप्त हो जाएगी;
• सप्ताह;
• तीन दिन;
• दिन;
• आठ बजे।

हाँ, यह तनावपूर्ण है, यह कष्टप्रद होगा। लेकिन हो सकता है कि खुद को प्रेरित करने का यही एकमात्र तरीका हो?

हॉफस्टैटर के नियम के साथ भी, कोई भी व्यवसाय हमेशा अपेक्षा से अधिक समय लेता है।

हॉफस्टैटर का नियम

डगलस हॉफस्टैटर, पीएच.डी. का यह हास्य पुनरावर्ती कानून, समय-सीमा निर्धारित करने की असंभवता की बात करता है। समय सीमा को सचमुच विफल करने के लिए बनाया गया है। हालांकि, हमें उम्मीद है कि हमारी सलाह आपको चीजों को टूटने के बिंदु पर धकेलने से बचने में मदद करेगी, जहां समय सीमा को पूरा करने में लगातार विफलता आपकी कामकाजी प्रतिष्ठा के लिए बेहद हानिकारक है और आपको लगातार तनाव की स्थिति में डालती है।