कार्यालय में सबसे अधिक उत्पादक कर्मचारी कैसे बनें और फिर भी शाम 5:30 बजे घर जाएं

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

कभी-कभी टू-डू लिस्ट हमें अंतहीन लगती है। इसे देखने मात्र से ही हम पहले से ही मेहनत से थकावट महसूस करते हैं। हम सभी इस सवाल से परेशान हैं कि कैसे उत्पादक बनें, सभी कार्य कार्यों का सामना करने के लिए समय निकालें, लेकिन साथ ही काम पर दिन और रात न बिताएं। इस लेख में हम इसका उत्तर देने का प्रयास करेंगे।

यह कैल न्यूपोर्ट है। और उसे वास्तव में उत्पादक कहा जा सकता है, क्योंकि वह:

• विश्वविद्यालय में एक प्रोफेसर, जो वहां पूर्णकालिक खर्च करता है और, जोड़ों के अलावा, छात्रों के लिए विभिन्न गतिविधियों का आयोजन करता है;
• वैज्ञानिक पत्रिकाओं के लिए प्रति वर्ष छह (या इससे भी अधिक) लेख लिखता है;
• चार उत्कृष्ट पुस्तकों के लेखक और वर्तमान में पाँचवीं पर काम कर रहे हैं;
• देखभाल करने वाले पति और पिता;
• उत्पादकता और दक्षता के बारे में एक ब्लॉग रखता है, जिसे नियमित रूप से नई प्रविष्टियों के साथ अपडेट किया जाता है।

इन सब के बावजूद, वह शाम 5:30 बजे काम खत्म करता है और सप्ताहांत पर शायद ही कभी कारोबार करता है।

नहीं, वह सुपरहीरो नहीं है और उसके पास 15 सहायकों की टीम नहीं है। आइए एक मिनट के लिए ऐसे संगठन और दक्षता से ईर्ष्या करना बंद करें और सोचें कि कैल कैसे सब कुछ करने का प्रबंधन करता है।

नीचे आपको ऐसे टिप्स मिलेंगे जो आपको अपने समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने, आलसी होने से रोकने, बस और अधिक करना शुरू करने और 17:30 बजे घर के लिए कार्यालय छोड़ने में सीखने में मदद करेंगे। तो, चलिए शुरू करते हैं।

1. टू-डू सूचियां बुरी हैं। खुद को शेड्यूल करें

टू-डू सूचियां अपने आप में बेकार हैं। वे सिर्फ आपका पहला कदम हैं। आपको अपने लिए एक स्पष्ट शेड्यूल बनाना होगा। किस लिए? इससे आपको यह योजना बनाने में मदद मिलेगी कि आप वास्तव में क्या कर सकते हैं। यह आपको एक विशिष्ट कार्य को ठीक उसी समय पूरा करने की अनुमति देगा जब आप इसे सबसे अधिक कुशलता से पूरा कर सकते हैं, न कि केवल इसलिए कि यह सूची में चौथे नंबर पर है।

जब तक आपके पास प्रत्येक कार्य के लिए आपकी सूची में कोई विशिष्ट तिथि और समय नहीं है, तब तक आप केवल इच्छाधारी सोच रहे हैं।

कैल न्यूपोर्ट

योजना आपको वास्तविकता का सामना करने के लिए प्रोत्साहित करती है। आपके पास सीमित समय और कार्यों की एक विशिष्ट संख्या है। लेकिन आप यह निर्धारित नहीं कर सकते कि प्रत्येक कार्य आपके लिए कितना समय लेगा। जब आप काम के पूरे दायरे पर एक नज़र डालते हैं, तो आप हर काम के घंटे को उत्पादक रूप से खर्च करने में सक्षम होंगे, इससे अधिक निचोड़ लेंगे और यह आपके लिए अधिक सुविधाजनक कहां और कब और कहां काम करेंगे।

विशेषज्ञ इस बात से सहमत हैं कि यदि आप कार्यों को पूरा करने में लगने वाले सटीक समय की गणना नहीं करते हैं, तो आप पहले से ही विफलता के लिए खुद को बर्बाद कर लेते हैं।

निश्चित रूप से अब आप में से बहुत से लोग सोचते हैं कि अधिकांश कार्य अचानक प्रकट होते हैं और उनकी कल्पना और योजना नहीं बनाई जा सकती है। जी हां, ऐसे अचानक कामों को अपने शेड्यूल में शामिल करना बेहद मुश्किल होता है। लेकिन इसके लिए आपको माथे में सात स्पैन होने की जरूरत नहीं है। सब कुछ किसी भी क्षण बदल सकता है। फिर भी, आपको एक योजना बनानी होगी, अन्यथा आप अपना समय बर्बाद कर रहे होंगे।

विलंब करने वाला बनना बंद करना चाहते हैं? शेड्यूल आपकी मदद करेगा।

कैल न्यूपोर्ट

यह अहसास कि आपके पास काम का एक स्पष्ट रूप से नियोजित दायरा है, पहले से ही काम करने में शिथिलता की इच्छा को कम कर देता है। आप इस बारे में नहीं सोचते कि आपको अभी काम करना चाहिए या नहीं - निर्णय पहले ही किया जा चुका है।

क्या यह अत्यधिक व्यवस्थित लगता है और आपके लिए बहुत मज़ेदार नहीं है? गलत सोचो।

शोध साबित करता है कि न केवल काम के समय बल्कि ख़ाली समय का भी समय निर्धारण एक अच्छा विचार है। तो आप अपने जीवन की गुणवत्ता में सुधार करेंगे: उन लोगों के जीवन स्तर के स्तर जो स्पष्ट रूप से अपने खाली समय की योजना बनाते हैं, उन लोगों की तुलना में बहुत अधिक हैं जो नहीं करते हैं।

ठीक है, हमने टू-डू लिस्ट को छोड़ दिया और एक विशिष्ट शेड्यूल तैयार किया। अब आइए जानें कि प्राथमिकता कैसे दी जाए, क्योंकि आप सप्ताह के सातों दिन 24 घंटे काम नहीं कर सकते, है ना?

2.मान लें कि आप शाम 5:30 बजे घर जाने वाले हैं, और फिर उस समय से पहले की जाने वाली चीजों की योजना बनाएं।

आपके द्वारा दिया गया हर समय काम में लग जाएगा। उसे 24 घंटे, सप्ताह में सात दिन दें, और निश्चिंत रहें, नौकरी उन सभी 168 घंटों का उपभोग करेगी।

अगर आप काम और निजी जीवन में संतुलन बनाना चाहते हैं तो आपको सीमाएं तय करनी होंगी। समय की कमी आपकी कार्यकुशलता में योगदान देगी।

अपने लिए एक समय सीमा निर्धारित करें: आप शाम 5:30 बजे काम से निकल जाते हैं। और फिर उन कार्यों की मात्रा की योजना बनाएं जिन्हें आप इस समय तक मास्टर कर सकते हैं।

कैल इसे टाइट शेड्यूल परफॉर्मेंस कहते हैं।

आप दूसरे तरीके से भी जा सकते हैं: अपने आप को एक चूतड़ के लिए आदर्श कार्यसूची बनाएं, और फिर ठीक इसके विपरीत करें। अपने लिए खेद महसूस किए बिना कड़ी मेहनत और कड़ी मेहनत करें। मेरा विश्वास करो, जब आप कड़ी मेहनत करते हैं, तो स्मार्ट और उपयोगी समाधान आपको अपने आप मिल जाएंगे।

लेकिन यह मत भूलिए कि आपको खुद को ओवरवर्क से बचाने की जरूरत है। आपको ऐसा महसूस होना चाहिए कि आप अपने शेड्यूल के नियंत्रण में हैं। जितना अधिक आप स्थिति के नियंत्रण में महसूस करते हैं, उतना ही कम तनाव आप अनुभव करते हैं।

ठीक है, आप एक चूतड़ के लिए सही दिन की कल्पना करते हैं और इसके विपरीत करते हैं। इससे आपको अपने वर्तमान कार्यों को कुशलतापूर्वक करने में मदद मिलेगी। लंबी अवधि की परियोजनाओं के बारे में क्या?

3. वर्तमान सप्ताह के लिए योजना बनाएं।

मुझे लगता है कि आप इस बात से सहमत होंगे कि अल्पकालिक योजनाएं अब अच्छी नहीं हैं। अगर आप सिर्फ आज के बारे में सोचेंगे तो आप कभी आगे नहीं बढ़ पाएंगे।

क्या आप किताबें लिखना चाहते हैं, विभिन्न गतिविधियों में शामिल होना चाहते हैं, शोध करना चाहते हैं और एक ही समय में एक अच्छे माता-पिता बनना चाहते हैं? आपको सप्ताह के लिए एक विशिष्ट योजना की आवश्यकता है।

कैल न्यूपोर्ट

लोग लंबी अवधि की योजनाओं को देखना पसंद नहीं करते, लेकिन यह भूल जाते हैं कि इससे उन्हें कितना फायदा हो सकता है। मुझे पता है कि मैं अपने जीवन के हर घंटे, दिन, सप्ताह, महीने में क्या करता हूं। क्या आपको लगता है कि यह मुश्किल है? आपके विचार से आसान। सोमवार की सुबह एक घंटे का समय लगता है। केवल।

सोमवार की सुबह मैं सप्ताह के लिए एक योजना बनाता हूं। मैं अपने मेल के माध्यम से जाता हूं, उन कार्यों के बारे में सोचता हूं जिन्हें मुझे करने की आवश्यकता है, अपने कैलेंडर की जांच करें और इस तरह से अपने समय की योजना बनाने के बारे में सोचें। एक बार मेरे पास एक योजना हो जाने के बाद, मैं इसे स्वयं को ईमेल करता हूं, अब मैं इसे हमेशा अपने इनबॉक्स में देखूंगा। यहां मैं इसे हर दिन देख सकता हूं, और अगर मैं अचानक अपनी प्राथमिकताओं को भूल जाऊं तो मैं हमेशा दिन में कई बार इसमें लौट सकता हूं।

और कैल सही है। जब आप किसी योजना का पालन करते हैं तो आप अपना समय अधिक कुशलता से व्यतीत करते हैं।

शायद आपको लगता है कि आपके दिमाग में सप्ताह के लिए आने वाले सभी कार्यों के बारे में सोचने के लिए पर्याप्त है, लेकिन उन्हें लिखना जरूरी नहीं है। नहीं ऐसी बात नहीं है।

यदि आप मामलों की योजना लिखते हैं, तो अधिक संभावना है कि आप उससे चिपके रहेंगे: आपके पास कुछ मूर्त होगा, आदर्श नहीं, यह आपको आपकी प्राथमिकताओं की याद दिलाएगा।

तो, अब आपके पास एक स्पष्ट कार्यक्रम और एक साप्ताहिक योजना है। लेकिन आपको लगता है कि कुछ और याद आ रहा है। और आप सही सोचते हैं।

4. काम कम करें, लेकिन जोश के साथ करें।

आप शायद कुछ ऐसा सोच रहे हैं, “मुझे अभी बहुत कुछ करना है। आवंटित समयावधि में मैं उनका सामना कभी नहीं कर पाऊंगा।"

और कैल मानते हैं कि आप सही हो सकते हैं। लेकिन आपको 22:00 बजे तक हार नहीं माननी चाहिए और न ही घबराकर काम करना चाहिए।

आपके पास अभी की तुलना में कम करने के लिए होना चाहिए। याद रखें कि आपके सभी मामले उतने महत्वपूर्ण नहीं हैं जितने वे लग सकते हैं। आपको जितनी बार चाहिए उससे अधिक बार हाँ कहते हैं। अपने आप से पूछें, "जीवन में मेरे लिए वास्तव में क्या मूल्यवान है?" और फिर जितना संभव हो उतना अनावश्यक काट लें।

कैल न्यूपोर्ट

हम जो सबसे अच्छा करते हैं उसके लिए हमेशा हमारी सराहना की जाती है। इसलिए, यदि आप सफल होना चाहते हैं, तो अभिभूत न हों, आपको कम कार्य करने दें, लेकिन आपके पास उन्हें बेहतर प्रदर्शन करने का अवसर होगा। लोग अक्सर हां कहते हैं। मैं कई और कई को नहीं कहता हूं। मैं निर्दयता से उन कार्यों से बचता हूँ जो मुझे आराम देते हैं यदि मुझे लगता है कि वे वास्तव में मेरे लिए मायने नहीं रखते हैं।

आपको ऐसा लगता है कि आपके पास बिल्कुल भी समय नहीं है, लेकिन समय प्रबंधन विशेषज्ञ जॉन रॉबिन्सन आपसे असहमत हैं और मानते हैं कि आज हमारे पास पहले से कहीं अधिक खाली समय हो सकता है।

वह जोर देकर कहते हैं कि आधुनिक लोग अपने पूर्ववर्तियों की तुलना में अधिक मेहनत नहीं करते हैं (हालाँकि हम में से अधिकांश अन्यथा सोचते हैं)। अनुसंधान से पता चलता है कि पिछले 40 वर्षों में, लोगों ने कार्य कार्यों को पूरा करने में बहुत कम समय बिताया है और अनुत्पादक विकर्षणों में संलग्न होने की बहुत अधिक संभावना है। जॉन के अनुसार हर किसी के पास आराम करने का समय होता है।

इससे क्या निष्कर्ष निकलता है? आपको ऐसा लगता है कि आपके पास समय नहीं है क्योंकि यह आपके और आपके जीवन को बर्बाद करने वाले छोटे-छोटे कामों में टूट जाता है।

तो, कम करो। लेकिन इसे जोश और उत्साह के साथ "कम" करें।

आपकी योजनाएँ संरचित हैं और वे आपके कार्यक्रम में पूरी तरह से फिट होती हैं। लेकिन एक सवाल अभी भी खुला है: आपको कौन से कार्य करने चाहिए?

5. छोटे कार्यों पर कम ध्यान दें - उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों पर ध्यान दें

काम पर, हम विभिन्न चीजें करते हैं। छोटी-छोटी चीजें जैसे ई-मेल को पार्स करना, करंट लगना और, यदि आप सोचते हैं, हमेशा जरूरी मीटिंग्स नहीं होती हैं और अगले ऑफिस गपशप पर सुनने के लिए हमें किसी विशेष मानसिक प्रयास की आवश्यकता नहीं होती है। आप यहां अपनी प्रतिभा का उपयोग नहीं करते हैं। यदि आप किसी महत्वपूर्ण व्यवसाय में लगे हैं, तो इसके लिए आपकी सभी योग्यताओं और कौशलों को सक्रिय करने की आवश्यकता है। इससे गुणवत्तापूर्ण परिणाम प्राप्त होते हैं।

छोटे कार्यों में क्या समस्या है? हम "उथले पानी" में डूब रहे हैं।

जो लोग अक्सर सप्ताहांत और रात में काम करते हैं, उन्हें ऐसा लगता है कि वे शाम के पांच बजे काम को अलविदा कहने वालों की तुलना में बहुत कम कर रहे हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि वे बहुत काम करते हैं, लेकिन उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों का महत्व महान नहीं है।

यह संभावना नहीं है कि कोई भी सीईओ सिर्फ इसलिए बन गया क्योंकि उन्होंने सभी ईमेल का जवाब दिया या एक अनावश्यक छोटी बैठक में भाग लिया। हां, छोटे-छोटे कार्यों को भी ईमानदारी से करने से आप नौकरी से निकाले जाने से बच जाएंगे, लेकिन आप तभी विकास कर पाएंगे जब बड़े पैमाने के कार्य आपकी मुख्य प्राथमिकता बन जाएंगे।

प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए विशेष रूप से समर्पित करने का समय है। इस कठिन व्यवसाय को कैसे शुरू करें?

मुख्य बात यह है कि सुबह सबसे पहले अपना ईमेल चेक करना बंद कर दें।

टिम फेरिस बेस्टसेलिंग लेखक हाउ टू वर्क 4 आवर्स ए वीक

कोशिश करें कि जागने के बाद पहले दो घंटों में अपना ईमेल चेक न करें। कुछ लोगों के लिए इसकी कल्पना करना और भी मुश्किल है, उनके मन में निश्चित रूप से ऐसे प्रश्न होंगे: “मैं यह कैसे कर सकता हूँ? मुझे अपना मेल जरूर चेक करना है, नहीं तो मैं काम पर नहीं पहुंच पाऊंगा। आपको जानकर हैरानी होगी कि ज्यादातर मामलों में ऐसा बिल्कुल भी नहीं होता है।

हां, हो सकता है कि आपको वास्तव में अपने ईमेल में जाना चाहिए और ऐसी जानकारी जुटानी चाहिए जिससे आप कार्य को 100% पूरा कर सकें। लेकिन आप पहले इसे 80 या 90% तक पूरा कर सकते हैं, और उसके बाद ही अतिरिक्त जानकारी के लिए अपने पत्रों में क्रॉल कर सकते हैं। तो आप सुबह अपने आप को अनावश्यक और बाहरी जानकारी से बचाएंगे, जिस पर आपका ध्यान निश्चित रूप से जाएगा, और आप अपने आप को विशेष रूप से काम करने के लिए समर्पित कर पाएंगे।

तो हम उपरोक्त सभी को एक साथ कैसे जोड़ते हैं? ताज्जुब है, बस संक्षेप में बताने के लिए।

कैल ने हमें पाँच अच्छे सुझाव दिए:

1. टू-डू लिस्ट खराब हैं। अपने लिए एक शेड्यूल बनाएं।
2. मान लें कि आप शाम 5:30 बजे घर जाने वाले हैं, और फिर उस समय से पहले की जाने वाली चीजों की योजना बनाएं।
3. वर्तमान सप्ताह के लिए एक योजना बनाएं।
4. काम कम करें, लेकिन जुनून के साथ करें।
5. छोटे कार्यों पर कम ध्यान दें - उच्च प्राथमिकता पर ध्यान दें।

अब "अनुसूची" और "योजनाएं" शब्द आपको ठंडे लगते हैं, और आप उन विशिष्ट लाभों को नहीं समझते हैं जो वे आपको लाएंगे। लेकिन एक बार जब आप उन्हें अपने जीवन का हिस्सा बना लेते हैं, तो आपको एहसास होता है कि आपके पास परिवार और दोस्तों के लिए खाली समय है। साथ ही, आप ऐसे काम भी करेंगे जिन पर आपको गर्व हो।

कैल न्यूपोर्ट

बौद्धिक कार्य वास्तव में उत्कृष्ट कार्य है। लेकिन यह उतना मुश्किल नहीं है जितना लगता है: आप लकड़ी की नक्काशी नहीं कर रहे हैं, बल्कि जानकारी के साथ काम कर रहे हैं। आप विचारों का विकास करते हैं। आपको गेहूँ को भूसी से अलग करना होगा और कभी-कभी कच्चे माल से विचार बनाना होगा। यदि आप इस प्रक्रिया को एक गुरु के नजरिए से देखना शुरू करते हैं, तो आप खुश हो जाएंगे, अपने काम से अधिक संतुष्ट होंगे और निश्चित रूप से, आपके पेशेवर जीवन में अधिक सफल होंगे।

चुनें कि आप कौन बनना चाहते हैं: एक कार्यालय समावेशी या एक सफल निर्माता?