मीटिंग्स को प्रभावी बनाने के लिए उन्हें कैसे शेड्यूल करें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

अपना समय बर्बाद मत करो।

हो सकता है कि आपको बैठकें पसंद न हों, लेकिन फिर भी आपको उन्हें आयोजित करना होगा। यह किसी भी कंपनी में वर्कफ़्लो का एक अनिवार्य हिस्सा है। नियुक्तियों को अधिक उपयोगी और तेज़ बनाने का एक तरीका उन्हें सावधानीपूर्वक शेड्यूल करना है। डॉक्टर ऑफ इकोनॉमिक्स, ओल्गा डेम्यानोवा की पुस्तक, “तेज और प्रभावी बैठकें। तैयारी से लेकर मनचाहा परिणाम प्राप्त करने तक।"

प्रकाशन गृह "अल्पिना प्रो" की अनुमति से लाइफहाकर दूसरे अध्याय से एक अंश प्रकाशित करता है।

बैठकें स्वयं कोई समस्या नहीं हैं। वे आवश्यक भी हैं और सत्ता के प्रबंधकीय गुण हैं। आपको लंबे समय तक बेकार और अप्रभावी सभाओं से छुटकारा पाने की आवश्यकता है।

सबसे आम प्रकार की बैठकें:

• साप्ताहिक;
• सामरिक;
• कर्मी;
• रिपोर्टिंग;
• बैठक की योजना बनाना;
• विचार-मंथन;
• व्यावसायिक बातचीत और बैठकें;
• ब्रीफिंग।

इन सभी प्रकारों को चार मुख्य समूहों में बांटा जा सकता है:

1. अवधि के अनुसार: तेज (30 मिनट तक) और लंबी (एक घंटे से अधिक);
2. प्रतिभागियों की संख्या से: अधिकतम 10 लोग या अधिक;
3. उद्देश्य से: काम कर रहे, राजनीतिक और सूचनात्मक;
4. समय के अनुसार: नियोजित और अनियोजित।

मीटिंग शेड्यूलिंग आवश्यक विशेषताएँ

इसके लिए क्या योजना बनाएं:

• लक्ष्य;
• एजेंडा;
• आमंत्रितों की सूची;
• अनुसूची;
• सूचना सामग्री;
• प्रोटोकॉल रखने के लिए जिम्मेदार;
• भाषणों की समय सीमा।

सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, नेता को बैठक के उद्देश्यों पर विचार करना चाहिए। यह एजेंडा और प्रतिभागियों की सूची, समय और विनियमों के लिए शुरुआती बिंदु है।

बैठकों के मुख्य उद्देश्य:

1. नई जानकारी - सूचना बैठक के लिए:

• महत्वपूर्ण समाचार और नीति परिवर्तन;
• योजनाओं और रणनीतियों की चर्चा;
• अल्पकालिक पूर्वानुमान;
• नए उत्पादों और दृष्टिकोणों की प्रस्तुति;
• बजट की चर्चा;
• कर्मियों के मुद्दे।

2. नियमित बैठकों के लिए घटनाओं की निगरानी और परिचालन निर्णय लेना:

• मुख्य जोखिम और कठिनाइयाँ;
• प्रगति का आकलन करने के लिए पैरामीटर;
• प्रमुख प्रक्रियाओं और आवश्यक परिवर्तनों का मूल्यांकन;
• क्या हो रहा है की चर्चा: क्या अच्छा चल रहा है, क्या सुधार की जरूरत है;
• महत्वपूर्ण सबक और कार्यों के परिणाम;
• प्रयासों का समन्वय;
• संचार।

3. प्रेरणा - रचनात्मक बैठकें, नए दृष्टिकोणों का विकास और टीम निर्माण:

• कार्रवाई के लिए प्रेरणा;
• सामूहिक निर्णय लेना;
• व्यक्तिगत और सामूहिक सफलता का सम्मान करना।

इस प्रकार, उद्देश्य बैठक के प्रकार और इसे आयोजित करने के मॉडल को प्रभावित करता है। उदाहरण के लिए, ब्रीफिंग सत्र प्रतिभागियों की संख्या और समय की लंबाई में भिन्न होते हैं। नियमित वाले एक नियोजित प्रकृति के होते हैं, वे समय में तेज होते हैं और सीमित संख्या में प्रतिभागियों के साथ होते हैं। रचनात्मक बैठकों के लिए विशेष तैयारी की आवश्यकता होती है: फर्नीचर (आमतौर पर अलग टेबल), चाय, कॉफी और अनौपचारिक सेटिंग का आयोजन; ड्रेस कोड के पालन की आवश्यकता नहीं है।

रैंकिंग मीटिंग प्रश्नों के लिए आइजनहावर मैट्रिक्स

यह याद रखना चाहिए कि बैठक एक ऐसा मंच है जहां महत्वपूर्ण निर्णय लिए जाते हैं और समस्याओं को दूर किया जाता है। आइजनहावर मैट्रिक्स वह क्षेत्र है जहां सभी समस्याओं और प्रश्नों को एकत्र किया जाता है। उन्हें महत्व और तात्कालिकता के संदर्भ में स्थान दिया गया है।

	तत्काल	जल्दी नहीं है
जरूरी	ए	बी
कोई बात नहीं	सी	डी

स्क्वायर ए: महत्वपूर्ण और जरूरी मामले

महत्वपूर्ण और जरूरी मामलों का वर्ग खाली या छोटा होना चाहिए। यह इंगित करेगा कि आप नियत तारीख को पूरा कर रहे हैं। यदि ऐसे कई मामले हैं, तो यह अव्यवस्था का संकेत है। ऐसे मामलों के उदाहरण जिन्हें चुकता किया जा सकता है:

• सीधे आपके कार्यात्मक कर्तव्यों से संबंधित और आपके प्रदर्शन को प्रभावित करने वाले मामले;
• ऐसे मामले, जिनकी विफलता समस्याएँ पैदा कर सकती है;
• टीम में स्वास्थ्य और मनोवैज्ञानिक जलवायु से संबंधित मामले;
• टीम की सुरक्षा को प्रभावित करने वाले मामले;
• ऐसे मामले, जिनके परिणामों को आपके प्रबंधन को समन्वित या प्रस्तुत करने की आवश्यकता है।

स्क्वायर बी: महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं

जब असाइनमेंट या मामलों की कोई तात्कालिकता नहीं होती है और कोई विशेष विवरण नहीं होता है कि उन्हें कब पूरा किया जाना चाहिए, तो निष्पादक स्वयं समय निर्धारित करता है। इस वर्ग में वे सभी चीजें शामिल हैं जो उद्यम में आपकी कार्यक्षमता से संबंधित हैं, वे चीजें जो आप नियमित रूप से करते हैं, और, एक नियम के रूप में, उनका कार्यान्वयन उद्यम में सामान्य कार्यक्रम से जुड़ा होता है (उदाहरण के लिए, अंतिम की तैयारी रिपोर्टिंग)। ऐसे मामलों के लिए एक निश्चित समय की आवश्यकता वाले अनुसंधान कार्यों को भी जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, लेकिन श्रम लागत की मात्रा पूरी होने तक स्पष्ट नहीं है। पहले और दूसरे वर्गों के कार्यों की लगातार निगरानी की जानी चाहिए, और इसलिए उन्हें बैठकों के एजेंडे में शामिल करने की सलाह दी जाती है।

स्क्वायर सी: जरूरी लेकिन महत्वहीन व्यवसाय

ये विकर्षण हैं। अक्सर, वे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने और दक्षता को कम करने में हस्तक्षेप करते हैं। अपने लक्ष्यों को हमेशा याद रखें और महत्वपूर्ण और माध्यमिक के बीच अंतर करना सीखें।

यह इस वर्ग में प्रवेश करने लायक है:

• किसी पक्ष द्वारा थोपी गई बैठकें या बातचीत;
• अधीनस्थों द्वारा हल किए जा सकने वाले मुद्दों की चर्चा;
• गैर-व्यावसायिक मुद्दों पर चर्चा;
• अमूर्त विषयों की चर्चा।

स्क्वायर डी: गैर-जरूरी और महत्वहीन मामले

इस श्रेणी के मामले आपको परियोजनाओं में बढ़ावा नहीं देते हैं, लेकिन वे आपको उन पर काम करने से विचलित करते हैं।

• कोई लाभ बिल्कुल न लाएँ;
• उनके साथ बिल्कुल न व्यवहार करना उपयोगी है;
• समय खाने वाले।

प्रत्येक लक्ष्य के लिए, नेता निम्नलिखित प्रश्न पूछता है:

• विचाराधीन मुद्दे के संबंध में जानकारी और ज्ञान किसके पास है?
• यह मुद्दा किसके हितों को प्रभावित करता है?
• निर्णय किस पर निर्भर करता है?
• चर्चा की जाने वाली जानकारी को जानने की आवश्यकता किसे है?
• लिए गए निर्णयों को कौन लागू करेगा?

प्रोजेक्ट मीटिंग शेड्यूल करते समय आप 99/50/1 कार्यप्रणाली का उपयोग कर सकते हैं।

नेता परियोजना में तीन महत्वपूर्ण बिंदुओं पर बैठकें आयोजित करता है:

• शुरुआत में - सभी प्रतिभागियों को परियोजना की गति में और समूह के टीम निर्माण के लिए विसर्जित करना;
• एक मध्यवर्ती चरण में - किए गए कार्य के परिणामों और यदि आवश्यक हो तो आगे के समायोजन पर चर्चा करने के लिए;
• फिनिश लाइन पर, जब कुल मात्रा का 1% प्राप्त किया जाना बाकी है - प्रारंभिक योग के लिए।

यह समय आपको बैठकों में अपने समय का बेहतर उपयोग करने में मदद करेगा।

कार्यसूची

एजेंडा बैठक में हल किए जाने वाले कार्यों की एक योजना है। प्रत्येक भाषण के समय को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना आवश्यक है, सभी प्रतिभागियों से चर्चा और प्रतिक्रिया के लिए एक अलग समय आवंटित करें।

अपनी बैठक के समय की योजना बनाते समय, निम्नलिखित पर विचार करना महत्वपूर्ण है:

• एजेंडे पर आइटम का महत्व;
• प्रत्येक प्रदर्शन के लिए समय सीमा;
• यदि आवश्यक हो तो टूट जाता है;
• अतिरिक्त महत्वपूर्ण जानकारी के लिए 20% समय।

एजेंडा सभी बैठक प्रतिभागियों को भेजा जाता है।

समय और भाषणों की बारीकियों के निर्धारण के साथ एजेंडा

1. अनुबंध के समापन पर काम के परिणाम। I. इवानोव की रिपोर्ट (15 मिनट)।
2. आपूर्ति के परिवहन में समस्याएं। I. पेट्रोव की रिपोर्ट (15 मिनट)।
3. परियोजना कार्य के परिणाम और योजनाएँ। टी। सिदोरोव की रिपोर्ट (20 मिनट)।

11:00 बजे से शुरू।

12:15 पर समाप्त करें।

त्वरित और प्रभावी बैठकें करने के लिए आपको स्वयं को प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है!

आपका समय दिशानिर्देश:

महत्वपूर्ण और जरूरी	12 मिनट
महत्वपूर्ण और गैर-जरूरी	24-36 मिनट तत्काल और महत्वपूर्ण: 12 मिनट - पारेतो सिद्धांत यहां काम करता है: 20% समय परिणाम का 80% बनाता है, एक घंटे (60 मिनट) की औसत बैठक के साथ, सबसे अधिक उत्पादक समय 12 मिनट (60 मिनट का 20%) है। महत्वपूर्ण और गैर जरूरी: आमतौर पर नियोजित। ऐसी बैठकों का प्रभावी समय 24-36 मिनट है। 60/40 विधि यहां काम करती है, जिसके अनुसार, दिन के लिए एक योजना बनाते समय, 40% समय खाली छोड़ दिया जाना चाहिए, 60% नियोजित कार्य के लिए आवंटित किया जाना चाहिए, जिसमें 20% "अप्रत्याशित" के लिए और 20% उन लोगों के लिए जो अनायास उठते हैं या साथ हो जाते हैं। एक घंटे (60 मिनट) के औसत बैठक समय के साथ, नियोजित महत्वपूर्ण लेकिन गैर-जरूरी मामलों के लिए समय 24-36 मिनट (60 मिनट का 40-60%) है।
महत्वहीन और जरूरी	फोन और संचार के अन्य माध्यमों से प्रतिनिधिमंडल और नियंत्रण, नियंत्रण के लिए तीन मिनट से अधिक नहीं।
महत्वहीन और गैर-जरूरी	प्रबंधन द्वारा प्रतिनिधिमंडल और नियंत्रण, प्रति प्रतिनिधिमंडल एक मिनट से अधिक नहीं।

आमंत्रितों की सूची

त्वरित बैठकों में प्रतिभागियों की इष्टतम संख्या 5-7 लोग हैं। यदि मीटिंग लीडर के पास फैसिलिटेटर स्किल्स हैं तो 8 से 12 लोग स्वीकार्य हैं।

विचारों को उत्पन्न करने, लक्ष्य निर्धारित करने और उड़ान भरने के लिए, आदर्श रचना 15 लोगों से अधिक नहीं है।

Google पर एक अनिर्दिष्ट नियम है - प्रतिभागियों की अधिकतम संख्या 10 से अधिक नहीं है।

अमेज़ॅन का दो-पिज़्ज़ा नियम है: एक मीटिंग में उतने लोग होने चाहिए जितने आप दो पिज्जा खिला सकते हैं।

एक नियम 8-18-1800 है:

• 8 से अधिक लोग नहीं - काम के मुद्दों को हल करना;
• 18 से अधिक नहीं - विचार-मंथन, सामूहिक समस्या समाधान;
• 1800 लोगों तक - सूचना और संवाद करने का अवसर।

बैन एंड कंपनी के एक अध्ययन में कहा गया है कि निर्णय लेने वाले समूहों में, प्रत्येक प्रतिभागी के सात से अधिक को जोड़ने से लगभग 10% कम दक्षता प्राप्त होती है।

सीधे तौर पर जिम्मेदार व्यक्ति बैठकों में भाग लेने के लिए बाध्य हैं।

ऐप्पल प्रत्येक मीटिंग आइटम के आगे प्रभारी व्यक्ति का नाम सूचीबद्ध करता है। इस प्रकार, प्रत्येक कर्मचारी के पास सौंपे गए असाइनमेंट के ढांचे के भीतर जिम्मेदारी का एक स्पष्ट क्षेत्र होता है।

यदि आप अक्सर बैठकें आयोजित करते हैं, तो यह पुस्तक निश्चित रूप से काम आएगी: ओल्गा डेम्यानोवा अध्ययन के लिए 16 तरीके और चार उपकरण प्रदान करती है जो ऐसी बैठकों में सभी प्रतिभागियों की प्रभावशीलता को बढ़ाने में मदद करेंगे।