मेल के साथ काम को स्वचालित कैसे करें और आने वाले सैकड़ों संदेशों से पीड़ित न हों

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

ये उपकरण आपके ईमेल क्लाइंट को यथासंभव सुविधाजनक रूप से अनुकूलित करने में आपकी सहायता करेंगे।

बहुत सारे अक्षर हैं

सांख्यिकीय रूप से, औसत कार्यालय कर्मचारी अपने करियर के दौरान लगभग 47,000 ईमेल घंटे खर्च करता है। यह सिर्फ एक कष्टप्रद समय की बर्बादी की तरह लग सकता है, लेकिन वास्तव में यह बहुत अधिक है।

भारी लगने वाले कार्यों का सामना करने पर लोग अत्यधिक तनाव में होते हैं। जैसे, उदाहरण के लिए, भीड़-भाड़ वाला मेलबॉक्स।

ईमेल अधिभार अक्सर आपको ऐसा महसूस कराता है कि आपके हाथ में कोई कार्य है, लेकिन आरंभ करने के लिए पर्याप्त समय या संसाधन नहीं हैं। बस नए आने वाले द्रव्यमान को देखने से उच्च रक्तचाप, हृदय गति और कोर्टिसोल (तनाव हार्मोन) का स्तर हो सकता है।

इसके बारे में क्या करना है

यदि आप आउटलुक, याहू, थंडरबर्ड, या किसी अन्य सेवा में ईमेल का उपयोग करते हैं, तो आपके ईमेल प्रवाह को स्वचालित करने के लिए कई संसाधन हैं। InboxZero, Mailstrom और Unified Inbox अधिकांश ईमेल क्लाइंट के साथ काम करते हैं।

इनबॉक्सशून्य

यह एंड्रॉइड, आईओएस, मैकओएस और विंडोज के लिए एक मुफ्त कार्यक्रम है। मोबाइल क्लाइंट केवल कई यूरोपीय देशों में उपलब्ध हैं, लेकिन हर कोई पीसी संस्करण डाउनलोड कर सकता है। InboxZero आपको महत्वपूर्ण ईमेल प्रबंधित करने और उन ईमेल से छुटकारा पाने में मदद करता है जो ज्यादा मायने नहीं रखते। इस प्लेटफ़ॉर्म की सबसे आश्चर्यजनक विशेषताओं में से एक "रेस्ट मोड" है, जो आपको अपने संपर्कों को स्वचालित रूप से एक ईमेल भेजने की अनुमति देता है जो उस समय का संकेत देता है जब आप अनुपलब्ध होते हैं और जब वे अगली बार आपसे संपर्क कर सकते हैं।

मेलस्ट्रॉम

यह सेवा आपको अपने मेलबॉक्स की सामग्री का विश्लेषण करने और संदेशों को किसी भी मानदंड के अनुसार क्रमबद्ध करने की अनुमति देती है। इसी तरह, आप एक सामान्य विषय, प्रेषक, समय या अन्य पैरामीटर द्वारा एकजुट किए गए पत्रों के समूह का तुरंत जवाब दे सकते हैं। उपयोगकर्ता इस प्लेटफ़ॉर्म को दर्जनों या सैकड़ों ईमेल के साथ एक साथ काम करने की क्षमता के लिए पसंद करते हैं।

मेलबर्ड

बहुत से लोग प्रतिदिन एक से अधिक ईमेल खाते का उपयोग करते हैं। यह कार्य और व्यक्तिगत ईमेल, या दो या तीन कार्य खाते भी हो सकते हैं। विंडोज के लिए मेलबर्ड सर्विस एक साथ कई मेलबॉक्सेज को मैनेज करने का सबसे अच्छा टूल है। यह आपको सभी प्राप्त ईमेल को एक ही स्थान पर देखने की अनुमति देता है।

जीमेल के लिए एक्सटेंशन और फिल्टर

आप विशेष एक्सटेंशन और फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं जो आने वाले ईमेल के प्रवाह नियंत्रण को बेहतर बना सकते हैं। कुछ बेहतरीन SaneBox, Unroll. Me और BatchedInbox हैं।

सानेबॉक्स

SaneBox को आपके ईमेल को महत्व के क्रम में रैंक करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। एक्सटेंशन आपके इच्छित संदेशों को आपके मुख्य इनबॉक्स में छोड़ देता है और सभी द्वितीयक इनबॉक्स को एक अलग फ़ोल्डर में सॉर्ट करता है। इन चरणों के बाद, आपको एक ईमेल प्राप्त होगा जिसमें बताया जाएगा कि वास्तव में क्या पुनर्निर्देशित किया गया था।

अनरोल.मी

उपयोगकर्ता डेटा लीक घोटाले के बावजूद, Unroll. Me अभी भी एक काफी लोकप्रिय मेलबॉक्स प्रबंधन प्रणाली है। इसकी मुख्य विशेषता आपके सभी सब्सक्रिप्शन को दैनिक डाइजेस्ट में समेकित करना है। इस समूहीकरण से समय की बचत होती है और साथ ही साथ किसी भी चीज की दृष्टि नहीं खोती है। यदि आवश्यक हो, तो आप एक क्लिक में अनावश्यक मेलिंग से सदस्यता समाप्त कर सकते हैं।

इनबॉक्स विराम

यह एक्सटेंशन आपको यह तय करने की अनुमति देता है कि कब संदेश प्राप्त करना है और कब नहीं। जब विराम सक्षम होता है, तो आप एक उत्तर देने वाली मशीन के साथ संचार स्थापित कर सकते हैं ताकि आपके सभी संपर्क मेल प्राप्त करने के शेड्यूल के सक्रियण से अवगत हों। यदि आवश्यक हो, तो आप शेड्यूल पर अक्षरों के प्रदर्शन को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

फिल्टर

Google के स्पैम फ़िल्टर के बारे में मत भूलना, जो आपको शॉर्टकट के असाइनमेंट को स्वचालित करने, पत्रों को संग्रहीत करने, उन्हें हटाने, अग्रेषण और अन्य कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देता है। जीमेल सर्च बार में ड्रॉपडाउन मेनू के माध्यम से।डाउनवर्ड-पॉइंटिंग एरो पर क्लिक करने के बाद, आपको मापदंड निर्दिष्ट करने होंगे, खोज करके उनकी सटीकता की जांच करनी होगी, और फिर फ़िल्टर बनाने के लिए लिंक पर क्लिक करना होगा, जो उसी ड्रॉप-डाउन मेनू के नीचे दाईं ओर प्रदर्शित होता है।

इनमें से प्रत्येक समाधान अन्य उपकरणों से स्वतंत्र रूप से कार्य करता है, जिससे आप आने वाले अक्षरों के बंडलों को समझदारी से रेक, विश्लेषण और सॉर्ट कर सकते हैं। इनमें से कई सेवाओं के संयोजन से ही अधिकतम दक्षता प्राप्त की जा सकती है।