लियो बाबुता: मेरी 10 ईमेल आदतें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

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ईमेल एक बेहतरीन काम करने वाला उपकरण हो सकता है, या यह शिथिलता के एक कष्टप्रद स्रोत में बदल सकता है, और यह ठीक उसी तरह है जैसे आप इसे स्वयं उपयोग करते हैं। एक समय था जब मैंने अपने ईमेल के पूर्ण दिवालियापन के लिए दायर किया था, और अब मैं इसे दिन में 2-3 बार जांचता हूं, लेकिन यह जल्दी और कुशलता से चला जाता है।

मैंने कई आदतें विकसित की हैं जो मुझे अपने मेल के साथ बहुत प्रभावी ढंग से काम करने और अन्य महत्वपूर्ण कार्यों पर बेहतर ध्यान केंद्रित करने में मदद करती हैं। और ईमानदारी से कहूं तो मेरा इनबॉक्स आखिरकार खाली है और यह बहुत अच्छा लगता है। मैं इस लेख में अपनी 10 आदतें बताऊंगा। इसका मतलब यह कतई नहीं है कि आपको आँख बंद करके उनका अनुसरण करना है, मैं बस अपना मार्ग दिखाना चाहता हूँ, और इसके आधार पर आप अपना मार्ग प्रशस्त कर सकते हैं। तो, यहाँ वे आदतें हैं जो मेरे लिए काम करती हैं:

मेल में कम बार देखें

मैं अपना मेलबॉक्स पूरे दिन खुला नहीं रखता। और मैं इसे बार-बार देखता हूं। मैं इस नतीजे पर पहुंचा कि अगर मेरे इनबॉक्स में 20-30 अक्षर जमा हो जाते हैं, तो दुनिया का पतन नहीं होगा, साथ ही, मेरे लिए इस राशि को जल्दी से संसाधित करना आसान होगा। ध्यान! मैं कहता हूं प्रक्रिया, पढ़ो नहीं। मैं अन्य फ़ोल्डरों में संदेशों को बिखेरने के लिए अपना इनबॉक्स खोलता हूं, उन्हें पढ़ने के लिए नहीं और उन्हें वहीं छोड़ देता हूं।

फ़ोल्डरों में बिखेरें

मैं अपना मेल खोलता हूं और त्वरित निर्णय लेना शुरू करता हूं: हटाएं या संग्रह करें, तुरंत पढ़ें और उत्तर दें (यदि इसमें 2 मिनट से कम समय लगता है) या संग्रह करें, त्वरित उत्तर भेजें और फिर संग्रह करें, इसे बाद में करने के लिए मेरी टू-डू सूची में जोड़ें (तारक के साथ चिह्नित करें और फिर संग्रह करें)। किसी भी मामले में, इनबॉक्स में कुछ भी नहीं छोड़ा जाना चाहिए।

कैलेंडर में सब कुछ तुरंत जोड़ें

यदि कोई पत्र मेरे पास ऐसी तारीख के साथ आता है जिसे मुझे याद रखना चाहिए, तो मैं उसे तुरंत कैलेंडर में दर्ज कर देता हूं। एक आमने-सामने की बैठक या स्काइप वार्तालाप, एक कसरत या कुछ ऐसा जो मुझे केवल एक सप्ताह के बाद याद रखना है - सब कुछ तुरंत कैलेंडर में भेज दिया जाता है। अब यह मेरी सबसे अच्छी आदत है, इसे स्वचालितता में लाया गया है, और इसके लिए धन्यवाद, मैं शायद ही कभी कुछ भूल जाता हूं।

हॉट कुंजी का उपयोग करें"

मैं जीमेल का उपयोग करता हूं, जो मेरे मेल के लिए विभिन्न प्रकार के कीबोर्ड शॉर्टकट प्रदान करता है। वास्तव में, मुझे उन्हें सीखने में केवल कुछ मिनट लगे, और फिर मांसपेशियों की स्मृति चाबियों को याद करती है।

मेरे द्वारा उपयोग किए जाने वाले शॉर्टकट यहां दिए गए हैं:

"Gi" - इनबॉक्स में वापस लौटें;

"ई" - संग्रह;

"#" - हटाएं;

"सी" - एक नया संदेश बनाएं;

"आर" - उत्तर;

"एफ" - आगे;

"ए" - सभी को उत्तर दें;

"जीएस" - चिह्नित पर जाएं;

"टैब + रिटर्न" - जब मैं कोई संदेश बनाता हूं, तो उसे तुरंत भेजें और संग्रह करें।

मैं उस सेटिंग का भी उपयोग करता हूं, जब किसी संदेश को हटाने या संग्रहीत करने के बाद, मैं स्वचालित रूप से इनबॉक्स में वापस आए बिना अगले पर जाता हूं, इससे आप संदेशों को जल्दी से आगे बढ़ा सकते हैं।

छोटे अक्षर लिखें

एक पत्र का मेरा उत्तर आमतौर पर 1-3 वाक्यों का होता है। शायद ही मैं 5 वाक्यों से अधिक लंबे पत्र लिखता हूं। और उसके लिए एक अच्छा कारण होना चाहिए। अगर मुझे वास्तव में बहुत कुछ लिखना है, तो मैं इसे Google डॉक्स में करना चाहता हूं और इसे सही व्यक्ति के साथ साझा करना चाहता हूं। एक संक्षिप्त पत्र का अर्थ है प्राप्तकर्ता से त्वरित प्रतिक्रिया, क्योंकि एक व्यक्ति को महत्वपूर्ण जानकारी को पकड़ने और आत्मसात करने के लिए आपकी वाक्पटुता के जंगल से गुजरना नहीं पड़ता है।

कार्य सूची में कार्यों को त्वरित रूप से जोड़ें

कुछ लोग इनबॉक्स का उपयोग टू-डू सूची के रूप में करते हैं, लेकिन यह इसके लिए उपयुक्त नहीं है, और यहां बताया गया है:

1. किए जाने वाले कार्यों को अन्य अक्षरों के साथ मिलाया जाता है, और फिर उन्हें भीड़ से बाहर निकालना मुश्किल होता है।

2. पत्र में कहानी में हमेशा कार्रवाई के लिए एक विशिष्ट मार्गदर्शिका नहीं होती है, लेकिन पत्र के आधार पर, आप स्वयं को एक कार्य निर्धारित कर सकते हैं।जब आप इसे पूरा करने वाले हों, तो आपको यह याद रखने के लिए पत्र को फिर से पढ़ना होगा कि आपने इसे पढ़ने के बाद अपने लिए कौन सा विशिष्ट कार्य निर्धारित किया है।

3. हर बार जब आप किसी अन्य कार्य को पकड़ने के लिए अपने मेल में देखते हैं, तो आपको नए संदेश मिलते हैं जो आपका ध्यान खींचते हैं और मुख्य कार्यों से विचलित होते हैं, जिससे आपके काम की लय बाधित होती है।

एक सरल और सुविधाजनक टूडू सूची एक नियमित टेक्स्ट दस्तावेज़ है जहां आप केवल कुछ ही क्लिक में ईमेल से कार्यों को जोड़ सकते हैं। और काम के दौरान, ऐसी शीट अधिक प्रभावी उपकरण होगी, क्योंकि आपको हर समय इनबॉक्स को देखने की ज़रूरत नहीं है।

इनबॉक्स में केवल अपठित संदेशों को स्टोर करें

यह उन्नत उपयोगकर्ताओं के लिए एक चाल है। मैंने अपना जीमेल इनबॉक्स इस तरह से हैक किया है कि यह अब पढ़े गए संदेशों को स्टोर नहीं कर सकता है। इसका मतलब यह है कि अगर मैं पत्र को खोलता हूं और इसे किसी अन्य फ़ोल्डर में नहीं छोड़ता, तो यह बस गायब हो जाएगा। यह मुझे इस पत्र के साथ क्या करना है, इस बारे में निर्णय लेने के लिए तुरंत प्रेरित करता है, अन्यथा मैं इसे खो दूंगा। इस विशिष्ट सेटिंग के लिए धन्यवाद, मेरे इनबॉक्स में खुले संदेश जमा नहीं होते हैं, जो धीरे-धीरे कचरा बन जाते हैं।

पढ़ने के लिए अलग रख दें

अक्सर वे मुझे लेखों के लिंक भेजते हैं। मैं उन्हें तुरंत बाद में पढ़ने के लिए इंस्टापेपर पर भेजता हूं। यही कारण है कि मैं मेल पर कम समय बिताने की कोशिश करता हूं, क्योंकि मेरे पास इसके अलावा पढ़ने के लिए बहुत सी दिलचस्प चीजें हैं।

बेरहमी से फ़िल्टर करें

जब मेरे इनबॉक्स में कोई पत्र आता है जिसे मैं देखना नहीं चाहता, तो मैं उस पर तुरंत कार्रवाई करता हूं। मैं मेलिंग सूची से सदस्यता समाप्त करने या इस प्रेषक पर एक फ़िल्टर स्थापित करने के लिए आलसी नहीं हूं। और यह आने वाले ईमेल के प्रवाह को काफी कम कर देता है। मैं उन पत्रों के प्रति निर्दयी हूं जो मेरे इनबॉक्स को रोकते हैं, और यह नियम उन लोगों पर भी लागू होता है जो मुझे बहुत ज्यादा परेशान करते हैं।

पत्रों के प्रसंस्करण के अंत में मेल बंद करें

असंबद्ध संदेश - मेल को बंद करें और कई घंटों तक न खोलें जब तक कि पर्याप्त संख्या में पत्र फिर से न आ जाएं।

कुछ अच्छी ईमेल आदतों में शामिल होना अच्छी बात है। आप तुरंत नोटिस करेंगे कि आप अधिक महत्वपूर्ण कार्यों को करने के लिए कितने शांत हो गए हैं, हर 10 मिनट में घुसपैठ करने वाले ईमेल चेक से छुटकारा पाएं। जैसे ही आपका इनबॉक्स अनावश्यक ईमेल से मुक्त होगा, आपका दिमाग नए विचारों के लिए मुक्त हो जाएगा। आपको कामयाबी मिले!