Google के एक पूर्व कर्मचारी की ओर से 7 Gmail युक्तियाँ

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

यदि सैकड़ों आने वाली ईमेल और आपके मेल की जाँच के लिए लगातार विकर्षण आपको अपनी मुख्य गतिविधि पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति नहीं देते हैं, तो यह लेख आपके लिए है। Google के एक पूर्व कर्मचारी, रूडोल्फ ड्यूटेल ने बताया कि बिना सिरदर्द के जीमेल के साथ सही तरीके से कैसे काम किया जाए।

2011 में, Rudolf Dutel ने Google में नौकरी की। रूडोल्फ याद करते हैं, "Google कार्यालय में मेरा पहला दिन हॉगवर्ट्स में हैरी पॉटर के आगमन जैसा था: आप बहुत चिंतित हैं, पहली डेट पर एक स्कूली लड़के की तरह, और यह स्पष्ट नहीं है कि क्या करना है।" "इसलिए, मुझे सौंपी गई किसी भी नौकरी और इस प्रक्रिया में कुछ नया सीखने का अवसर मिलने पर मुझे खुशी हुई।"

अगले दो वर्षों में उन्हें कंपनी के कर्मचारियों को मेल सेवा जीमेल के साथ-साथ इसकी कॉर्पोरेट बिक्री के साथ काम करने के लिए प्रशिक्षण देने के लिए तैयार किया गया था।

Dütel अब Google का सदस्य नहीं है; वह अब बफ़र का कर्मचारी है और रिमोट वर्कर्स के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक साप्ताहिक पत्रिका, रेमोटिव प्रोजेक्ट के संस्थापक हैं। हालाँकि, वह अभी भी कुछ तरकीबों का उपयोग करता है जो उसने अपने पूर्व सहयोगियों को सिखाई थीं।

अपने ईमेल को कैसे प्रशिक्षित करें: जीमेल के साथ काम करने के लिए 7 किलर टिप्स

कभी-कभी सोमवार की सुबह अपना इनबॉक्स खोलना एक रहस्योद्घाटन होता है। अक्षरों की अंतहीन धारा को सुलझाना शारीरिक रूप से असंभव लगता है।

आज ई-मेल का उपयोग दूरदराज के गांवों को छोड़कर नहीं किया जाता है, जहां बिजली या सेल टावर नहीं हैं। मैकिन्से ग्लोबल इंस्टीट्यूट के शोध के अनुसार, हम अपने कार्यदिवस का औसतन एक तिहाई ईमेल का जवाब देने में खर्च करते हैं।

औसत कुशल कर्मचारी अपने उपयोगी समय का 28% तक ईमेल को पार्स करने में खर्च करता है। यानी सप्ताह में लगभग 13 घंटे।

बेशक, मैं ऐसे दुखद आंकड़ों से सहमत नहीं होना चाहता। इसके अलावा, हर कोई अपना समय किसी और उपयोगी चीज़ पर बिताना चाहता है। यह अंत करने के लिए, ड्यूटेल ने जीमेल, उपयोगिताओं और सेवाओं की क्षमताओं का परीक्षण करने में बहुत समय बिताया, उनकी राय में, दैनिक उपयोग के लिए सात सबसे उपयोगी पर प्रकाश डाला। शायद, कामकाजी पत्राचार इतना लंबा व्यवसाय नहीं है।

1. "भेजना रद्द करें" बटन का प्रयोग करें

क्या आपने कभी "भेजें" पर क्लिक करने के बाद अपने पत्र में कुछ कष्टप्रद टाइपो को देखा है? मुझे यकीन है हाँ।

अब से, डरने की कोई बात नहीं है: आपके पास भेजने को रद्द करने का कार्य है, जिसका उपयोग उन लोगों के लिए एक सख्त शर्त है, जिन्होंने कीमती कामकाजी समय के प्रबंधन को गंभीरता से लेने का फैसला किया है।

आप मेनू में जाकर और संबंधित फ़ंक्शन के सामने एक टिक लगाकर फ़ंक्शन को सक्रिय कर सकते हैं: "सेटिंग्स" → "सामान्य" → "भेजना रद्द करें"। वैकल्पिक रूप से, रद्द करने की अवधि 10, 20 या 30 सेकंड पर सेट की जा सकती है।

इसे स्वयं आज़माएं, मुझे व्यक्तिगत रूप से यह पसंद आया!

2. समय बचाने के लिए टेम्प्लेट लागू करें

हम एक ही प्रकार के अक्षरों की एक बड़ी संख्या को पानी की दो बूंदों की तरह एक दूसरे के समान लिखते हैं। कभी-कभी हम नए पत्रों के आधार के रूप में लेते हैं जो हम पहले ही अन्य लोगों को लिख चुके हैं। उदाहरण के लिए, सेल्सपर्सन के लिए, यह सुविधाजनक है और समय की काफी बचत कर सकता है।

तो क्यों न एक ही चीज़ को बार-बार लिखने के बजाय इस तरह के संदेश के लिए कुछ टेम्पलेट तैयार करें? आखिरकार, कुछ शब्दों और वाक्यांशों को बदलना नए सिरे से लिखने की तुलना में बहुत आसान है। मुख्य बात यह है कि इसे बाद में फिर से पढ़ना न भूलें।

कुछ टेम्प्लेट प्रतिक्रियाएँ तैयार करें और सहेजें जिन्हें आप बाद में ज़रूरत पड़ने पर उपयोग कर सकते हैं।

"प्रतिक्रिया टेम्पलेट" फ़ंक्शन को सक्षम करने के लिए, सेटिंग मेनू में "प्रयोगशाला" टैब पर जाएं।

इस अविश्वसनीय रूप से उपयोगी सुविधा के लिए धन्यवाद, रूडोल्फ और उनके भाई मानक मेलिंग पत्र में पहले 1,500 रेमोटिव ग्राहकों को मैन्युअल रूप से अपना संपर्क विवरण भेजने में कामयाब रहे।

3. ऑफ़लाइन एक्सेस फ़ंक्शन का उपयोग करें

एक और तरकीब जो हमने ड्यूटेल से सीखी, वह यह है कि बिना इंटरनेट के जीमेल के साथ कैसे काम किया जाए।

शायद आप में से कुछ रचनात्मक कार्यों के लिए खुद को पूरी तरह से समर्पित करने के लिए दूसरों से अलग होना पसंद करते हैं।हालांकि, ज्यादातर मामलों में, आप बस "इनबॉक्स" फ़ोल्डर के बिना नहीं कर सकते, जहां आपने, उदाहरण के लिए, तकनीकी कार्य को छोड़ दिया है। कैसे बनें?

ट्रेन से सभी यात्रा के लिए, वाई-फाई नेटवर्क तक भुगतान या सीमित पहुंच वाले मामलों और अन्य अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए, आप "ऑफ़लाइन" फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यह आपको इंटरनेट एक्सेस के बिना ईमेल पढ़ने, उत्तर देने, खोजने और संग्रहीत करने की अनुमति देता है।

यह वास्तव में बहुत सुविधाजनक है, क्योंकि यह मोड आपको न केवल मेल के साथ, बल्कि Google ड्राइव और Google डॉक्स के साथ भी काम करने की अनुमति देता है।

4. समय नहीं है? ठहराव

कभी-कभी, आने वाले संदेश एक के बाद एक बॉक्स में गिर जाते हैं, जिससे हम उस काम से परेशान और विचलित हो जाते हैं जिस पर हम ध्यान केंद्रित करते हैं। एक, दो, चार, दस नए अक्षर … क्या होगा अगर कुछ महत्वपूर्ण है?

इस समस्या का सबसे अच्छा समाधान, ड्यूटेल के अनुसार, इनबॉक्स पॉज़ फ़ंक्शन था। इस फ़ंक्शन का अर्थ बहुत सरल है: यदि आप किसी महत्वपूर्ण चीज़ में व्यस्त हैं, तो आप आने वाले पत्राचार के प्रवाह को रोक देते हैं, और जब आप चिंताओं के बोझ और घटनाओं से भरे कैलेंडर से मुक्त हो जाते हैं, तो आप उनके पास वापस आ जाते हैं जैसे कि आपने उन्हें प्राप्त किया हो उसी सेकंड में मेल टैब वाले पेज पर जाकर।

5. अनावश्यक मेलिंग सूचियों से सदस्यता समाप्त करें

ऐसा ही होता है कि आपके काम के ईमेल इनबॉक्स में आने वाली सभी प्रकार की मेलिंग से पूरी तरह छुटकारा पाना मुश्किल है। आप उन लोगों से कैसे छुटकारा पा सकते हैं जो आपके लिए बिल्कुल भी दिलचस्प नहीं हैं?

Unroll.me देखें, यह एक उपयोगिता है जो आपके ईमेल को मिनटों में सर्वोत्तम संभव तरीके से व्यवस्थित करने में आपकी सहायता कर सकती है। एक बार जब आप सेवा के लिए साइन अप कर लेते हैं, तो उस मेलिंग सूची को खोलें जिसकी आपने सदस्यता ली है। फिर अनावश्यक लोगों से सदस्यता समाप्त करें।

6. 2-चरणीय सत्यापन चालू करें

ऐसा लगता है कि जीमेल हमारे बारे में लगभग सब कुछ जानता है: हम किसके साथ संवाद करते हैं, हम खोज में कौन सी तस्वीरें देखते हैं, हम "दस्तावेज़" में क्या संग्रहीत करते हैं। हम कह सकते हैं कि यह एक प्रकार का उड़ान नियंत्रण केंद्र और मुख्य कमांड मुख्यालय है - सभी लिंक यहां जाते हैं, जैसे रोम की सड़कें। इसका मतलब है कि पहले सुरक्षा का ध्यान रखा जाना चाहिए।

इस कार्य के लिए दो-चरणीय सत्यापन सबसे अच्छा समाधान है। "दो-", क्योंकि आपकी जानकारी की सुरक्षा के लिए, आपको न केवल मेलबॉक्स के लिए अपने पासवर्ड की आवश्यकता होगी, बल्कि एक अद्वितीय कोड भी होगा, जो आपको हर बार मोबाइल एप्लिकेशन या एसएमएस-संदेश से अपने मेलबॉक्स तक पहुंचने का प्रयास करने पर प्राप्त होगा।

रूडोल्फ भी 1Password सेवा पर ध्यान देने की सलाह देता है।

ड्रॉपबॉक्स, फेसबुक और ट्विटर जैसी कई अन्य लोकप्रिय सेवाएं भी एक्सेस के लिए 2-चरणीय सत्यापन का उपयोग करती हैं।

वैसे, आपके डेटा की सुरक्षा के लिए, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपका जीमेल खाता एक साथ कई उपकरणों पर उपयोग नहीं किया जाता है, उदाहरण के लिए, एक ही समय में दो कंप्यूटरों पर।

7. अधिक सूचनात्मक सूचनाओं का प्रयोग करें

कई संदेशवाहक एक साथ संदेशों के लिए कई स्थितियों का उपयोग करते हैं: "भेजा गया", "डिलीवर किया गया", "पढ़ें"। कुछ जगहों पर, जैसे कि Facebook, इन सूचनाओं को दर्शाने के लिए चिह्नों का उपयोग किया जाता है।

जीमेल सेवा के लिए एक समान समाधान है - साइडकिक। यह उन लोगों के लिए एक अच्छा एप्लिकेशन है जो नौकरी की तलाश में हैं, या जिनकी गतिविधियां बिक्री से संबंधित हैं: आपके भेजे गए ईमेल की स्थिति प्राप्त करना बहुत सुविधाजनक है।

अब आप जीमेल के साथ काम करते समय सुरक्षा और समय की बचत के बारे में थोड़ा और जान गए हैं। हमें उम्मीद है कि एक अनुभवी विशेषज्ञ की सलाह आपको अधिक उत्पादक बनने में मदद करेगी।