अपने दिन को कैसे व्यवस्थित करें: प्रतिभाओं की उत्पादकता की तकनीकें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

समय एक दुर्लभ और अपूरणीय संसाधन है। इसका बुद्धिमानी से उपयोग करना सीखें।

बेंजामिन फ्रैंकलिन विधि

बेंजामिन फ्रैंकलिन एक साबुन निर्माता के पुत्र थे, लेकिन स्व-संगठन और अनुशासन के लिए धन्यवाद, वे कई क्षेत्रों में सफल हुए: राजनीति, कूटनीति, विज्ञान, पत्रकारिता में। वह संयुक्त राज्य अमेरिका के संस्थापक पिताओं में से एक हैं - उन्होंने स्वतंत्रता की घोषणा और देश के संविधान के निर्माण में भाग लिया।

फ्रैंकलिन के चित्र को $ 100 के बिल पर चित्रित किया गया है, हालांकि वह कभी भी संयुक्त राज्य के राष्ट्रपति नहीं थे। उन्हें "टाइम इज मनी" और "कल तक मत टालो जो आप आज कर सकते हैं" जैसे कैच वाक्यांशों के लेखक होने का श्रेय दिया जाता है।

फ्रैंकलिन के लिए समय वास्तव में मायने रखता था।

क्या आप जीवन से प्यार करते हैं? फिर समय बर्बाद न करें, क्योंकि समय ही वह ताना-बाना है जो जीवन का निर्माण करता है। बेंजामिन फ्रैंकलिन

20 साल की उम्र में, फ्रेंकलिन ने अपने लिए एक समय प्रबंधन प्रणाली विकसित की, जिसका उपयोग उन्होंने जीवन भर किया। समकालीनों ने इसे "फ्रैंकलिन का पिरामिड" (कभी-कभी "उत्पादकता पिरामिड" - उत्पादकता पिरामिड भी कहा जाता है) कहा।

पिरामिड जीवन मूल्यों पर आधारित है। ये किसी भी समस्या को हल करने में नैतिक दिशानिर्देश हैं। फ्रेंकलिन ने उन्हें गुण कहा।

अपने लिए, उन्होंने 13 गुणों की पहचान की: संयम, मौन, आदेश का प्यार, निर्णायकता, मितव्ययिता, कड़ी मेहनत, ईमानदारी, न्याय, संयम, स्वच्छता, शांति, शुद्धता और नम्रता।

हर दिन खुद पर काम करने के लिए, फ्रैंकलिन ने एक विशेष नोटबुक शुरू की, जिसमें उन्होंने प्रत्येक जीवन सिद्धांत के लिए एक पृष्ठ लिया। उन्होंने प्रत्येक पृष्ठ को सात स्तंभों (सप्ताह के दिन) में पंक्तिबद्ध किया। फिर उन्होंने गुणों की संख्या के अनुसार 13 क्षैतिज रेखाएँ खींचीं।

इस प्रकार, हर दिन उन्होंने गुणों में से एक पर ध्यान केंद्रित किया, और शाम को चौकों में उन्होंने "नैतिक पूर्णता" के रास्ते में की गई गलतियों को नोट किया।

फ्रेंकलिन के पिरामिड का अगला पड़ाव एक वैश्विक लक्ष्य है। यह जीवन सिद्धांतों पर आधारित है और इस सवाल का जवाब देता है: "मैं एन की उम्र तक क्या हासिल करना चाहता हूं?" एक डॉक्टर के लिए एक वैश्विक लक्ष्य, उदाहरण के लिए, 35 वर्ष की आयु तक एक विभाग का प्रमुख बनने की इच्छा हो सकती है, और एक प्रबंधक के लिए - अपना स्टार्टअप शुरू करना।

बेंजामिन फ्रैंकलिन वास्तव में टू-डू प्लानिंग के अग्रदूत हैं। उन्होंने हमेशा दिनचर्या का पालन किया और अपने द्वारा उठाए गए हर कदम को शाब्दिक रूप से लिखा। इसलिए, उसके पिरामिड में आगे हैं:

• मास्टर प्लान - वैश्विक लक्ष्य प्राप्त करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश;
• दीर्घकालिक योजना - अगले 3-5 वर्षों के लिए लक्ष्य;
• अल्पकालिक योजना - अगले वर्ष और महीने के लिए कार्य;
• सप्ताह और दिन के लिए योजना बनाना।

पिरामिड के सभी चरण क्रमिक रूप से स्थित हैं - प्रत्येक अगला पिछले एक पर आधारित है।

उत्पादन

फ्रेंकलिन पद्धति के अनुसार अपने दिन को व्यवस्थित करने के लिए, आपको मौलिक जीवन सिद्धांतों को निर्धारित करने, एक वैश्विक लक्ष्य निर्धारित करने और इसे प्राप्त करने की योजना बनाने की आवश्यकता है।

लंबी अवधि और अल्पकालिक योजना के लिए, आप किसी एक इलेक्ट्रॉनिक उपकरण का उपयोग कर सकते हैं या एक पेपर नोटबुक बना सकते हैं और "त्वरित नोट्स" प्रणाली को लागू कर सकते हैं।

स्टीफन कोवे विधि

स्टीफन कोवे को फ्रैंकलिन प्रणाली के अनुयायियों में से एक माना जाता है। वह प्रबंधन के क्षेत्र में अंतरराष्ट्रीय स्तर पर प्रसिद्ध विशेषज्ञ और कोच हैं। कोवी एक पेशेवर वक्ता और कई पुस्तकों के लेखक हैं। उनमें से एक टाइम पत्रिका के सबसे प्रभावशाली व्यावसायिक साहित्य की सूची में शामिल था।

यह अपने समय से आगे की किताब, द सेवन हैबिट्स ऑफ हाईली इफेक्टिव पीपल है। कोवे ने इसे 1989 में लिखा था, लेकिन 2004 में इसे फिर से जारी किए जाने तक यह बेस्टसेलर नहीं बन पाया।

कोवी की अवधारणा सात कौशलों के अनुक्रम पर आधारित है।

1. आरी को तेज करें, यानि लगातार अपने आप को सुधारें।
2. तालमेल हासिल करना, यानी पारस्परिक रूप से लाभकारी बातचीत के लिए प्रयास करना।
3. सक्रिय होना।
4. पहले सुनने की कोशिश करो, और उसके बाद ही - सुनने के लिए।
5. अंतिम लक्ष्य की कल्पना करके प्रारंभ करें।
6. विन-विन सोचो।
7. पहले वही करें जो पहले करने की जरूरत है।

कार्य आवंटन और प्राथमिकता मैट्रिक्स बाद के कौशल को लागू करने में मदद करेगा। कोवी ने इसे संयुक्त राज्य अमेरिका के 34वें राष्ट्रपति ड्वाइट डेविड आइजनहावर से उधार लिया था।

सभी कार्यों को चार समूहों में बांटा गया है:

1. तत्काल और महत्वपूर्ण (जितनी जल्दी हो सके किया जाना);
2. गैर-जरूरी महत्वपूर्ण (दूरस्थ समय सीमा के साथ रणनीतिक कार्य);
3. तत्काल महत्वहीन (आपको इसे जल्दी करने की आवश्यकता है, लेकिन आप इसे स्वयं स्थगित कर सकते हैं या नहीं कर सकते हैं);
4. अत्यावश्यक और महत्वहीन नहीं (एक नियम के रूप में, ऐसे मामलों को हटाया जा सकता है या तीसरे पक्ष को सौंपा जा सकता है)।

कोवे के अनुसार, सफल लोग शायद ही कभी खुद को समय की परेशानी में पाते हैं, क्योंकि वे श्रेणी 1 और 3 के कार्यों को जल्दी से निपटाते हैं और बिना किसी दया के वर्ग 4 से चीजों का त्याग करते हैं। साथ ही, वे अपना 60-80% समय और ऊर्जा समर्पित करते हैं। वर्ग 2 से समस्याओं को हल करना, क्योंकि वे प्रगति के लोकोमोटिव हैं।

उत्पादन

अधिक प्रभावी होने के लिए, दिन के अंत या शुरुआत में, आइजनहावर मैट्रिक्स (या कोवे मैट्रिक्स, जो भी आप पसंद करते हैं) का उपयोग करके अपने कार्यों को लिखें और प्राथमिकता दें। ऐसा करने के लिए, आप आइजनहावर (iOS) या MyEffectivenessHabits (Android) ऐप का उपयोग कर सकते हैं। अनुपात रखने की कोशिश करें: 40% - महत्वपूर्ण अत्यावश्यक मामले, 60% - महत्वपूर्ण गैर-जरूरी।

टिम फेरिस विधि

टिमोथी फेरिस एक लोकप्रिय उत्पादकता गुरु हैं। उनकी सार्वजनिक उपस्थिति की रिकॉर्डिंग को लाखों बार देखा जाता है, और किताबें उसी विशाल प्रचलन में बेची जाती हैं।

कोई आश्चर्य नहीं - कौन "सप्ताह में 4 घंटे काम करना, कार्यालय में इधर-उधर नहीं घूमना" से कॉल टू कॉल "और साथ ही कहीं भी रहना और अमीर बनना" नहीं चाहता है? फेरिस की इसी नाम की किताब द न्यू यॉर्क टाइम्स और द वॉल स्ट्रीट जर्नल की बेस्टसेलर सूची में नंबर एक बन गई है।

उनकी पद्धति दो स्तंभों पर आधारित है:

1. परेटो का नियम: 20% प्रयास परिणाम का 80% देता है, और शेष 80% प्रयास - परिणाम का केवल 20% देता है। इसका मतलब उन गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करना है जो वास्तव में मायने रखती हैं।
2. पार्किंसन का नियम: कार्य उसे आवंटित किए गए हर समय भरता है। इसका मतलब यह है कि कार्य को उतना ही आवंटित किया जाना चाहिए जितना इसे पूरा करने के लिए आवश्यक है।

अधिक काम करने के लिए आपको अपने कार्यदिवस को लंबा करने की आवश्यकता नहीं है। इसके विपरीत, इसे छोटा करें, केवल उस पर ध्यान केंद्रित करें जो वास्तव में महत्वपूर्ण है। बाकी सब कुछ त्यागें, आउटसोर्स करें या डेलिगेट करें।

फेरिस का दृष्टिकोण नियोजन तकनीक 1-3-5 का अनुसरण करता है। इसका सार सरल है: टू-डू सूची में एक महत्वपूर्ण चीज जोड़ दी जाती है, तीन मध्यम वाले और पांच छोटे। कुल नौ। वे तात्कालिकता द्वारा वितरित एक प्राथमिकता हैं, जो आपातकाल की भावना से छुटकारा पाने में मदद करती हैं।

फेरिस मल्टीटास्किंग और सूचना अधिभार का विरोधी है। जब एक ही समय में कई चीजें की जाती हैं, तो ध्यान विचलित हो जाता है। नतीजतन, उत्पादकता में वृद्धि नहीं होती है, लेकिन घट जाती है। सूचना के निरंतर अवशोषण के साथ भी ऐसा ही है। मेल, इंस्टेंट मेसेंजर और सोशल नेटवर्क की लगातार जांच करने से केवल एक झूठी भावना पैदा होती है, लेकिन यह लक्ष्य के करीब नहीं आती है।

लेकिन तनाव, इसके विपरीत, फेरिस हमारे सहायकों को मानते हैं।

भय एक संकेतक है। डर हमारा दोस्त है। कभी-कभी वह दिखाता है कि क्या नहीं करना है, लेकिन अधिक बार वह दिखाता है कि वास्तव में क्या करने योग्य है। टिम फेरिस

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि टिम फेरिस कम काम करके उत्पादकता के लिए प्रयास करने वाले अकेले नहीं हैं। स्टीवर रॉबिंस, द 9 स्टेप्स टू वर्किंग लेस एंड गेटिंग मोर के लेखक, "सक्रिय दिन" पद्धति का सुझाव देते हैं, जहां आप अपनी प्रगति को ट्रैक करने के लिए एक विशिष्ट दिन पर खुद को "वॉचडॉग" सौंपते हैं।

उत्पादन

यह तरीका आपके लिए है यदि आप एक सख्त शेड्यूल का पालन नहीं कर सकते हैं और टू-डू सूचियां आपके लिए काम नहीं करती हैं। अपने दिन को व्यवस्थित करें ताकि 20% समय सबसे कठिन और महत्वपूर्ण चीजों पर कब्जा कर ले। बाकी को अपना काम करने दें। दूसरे शब्दों में, यदि आपको एक व्यावसायिक बैठक आयोजित करने की आवश्यकता है, तो आपको दिन, समय, अवधि चुनने और अनुसूची का सख्ती से पालन करने की आवश्यकता है। शेष दिन किसी प्रगति पर काम के लिए समर्पित हो सकता है।

ग्लीब अर्खांगेल्स्की की विधि

Gleb Arkhangelsky समय प्रबंधन के क्षेत्र में एक विशेषज्ञ, इसी नाम की कंपनी के संस्थापक और प्रमुख हैं। इसकी ख़ासियत मूल विकास के निर्माण में नहीं है, बल्कि इस तथ्य में है कि यह समय प्रबंधन के तरीकों को सरल और सुलभ तरीके से निर्धारित करता है, उन्हें घरेलू वास्तविकताओं के अनुकूल बनाता है।

अर्खांगेल्स्की कई लोकप्रिय व्यावसायिक पुस्तकों के लेखक हैं: जॉब 2.0: ब्रेकथ्रू टू फ्री टाइम, फॉर्मूला ऑफ टाइम, टाइम ड्राइव और अन्य।

बाद वाला सबसे लोकप्रिय है। टाइम ड्राइव योजना, लक्ष्य निर्धारण और प्रेरणा के महत्व के साथ-साथ शक्तिशाली समय प्रबंधन और विरोधी विलंब तकनीकों की पड़ताल करता है।

• "मेंढक"। हर किसी के पास उबाऊ कार्य होते हैं जिन्हें बाद में लगातार टाल दिया जाता है। ये अप्रिय कर्म जमा होते हैं और मनोवैज्ञानिक रूप से कुचल जाते हैं। लेकिन अगर आप हर सुबह की शुरुआत "मेंढक को खाने" से करते हैं, यानी सबसे पहले, कुछ निर्बाध कार्य करते हैं, और फिर बाकी कामों की ओर बढ़ते हैं, तो धीरे-धीरे चीजें क्रम में आ जाएंगी।
• "एंकर्स"। ये एक निश्चित भावनात्मक स्थिति से जुड़े भौतिक लगाव (संगीत, रंग, गति) हैं। किसी विशेष समस्या के समाधान के लिए "एंकर" आवश्यक हैं। उदाहरण के लिए, आप शास्त्रीय संगीत के लिए मेल के साथ काम करने के आदी हो सकते हैं, और जब भी आप इनबॉक्स को उतारने के लिए बहुत आलसी होते हैं, तो आपको वांछित मनोवैज्ञानिक लहर को पकड़ने के लिए बस मोजार्ट या बीथोवेन को चालू करने की आवश्यकता होती है।
• हाथी स्टेक। जितना बड़ा कार्य (एक निबंध लिखना, एक विदेशी भाषा सीखना, और इसी तरह) और समय सीमा जितनी कठिन होगी, इसे शुरू करना उतना ही कठिन होगा। यह वह पैमाना है जो आपको डराता है: यह स्पष्ट नहीं है कि कहां से शुरू करें, क्या आपके पास पर्याप्त ताकत है। ऐसे कार्यों को "हाथी" कहा जाता है। "हाथी को खाने" का एक ही तरीका है कि उसमें से "स्टेक" को पकाया जाए, यानी एक बड़े व्यवसाय को कई छोटे व्यवसायों में तोड़ दिया जाए।

यह उल्लेखनीय है कि ग्लीब आर्कान्जेस्की न केवल कार्य प्रक्रियाओं के युक्तिकरण पर, बल्कि आराम करने के लिए भी बहुत ध्यान देता है (उनके बेस्टसेलर का पूरा नाम "टाइम ड्राइव: हाउ टू मैनेज टू लिव एंड वर्क") है। वह आश्वस्त है कि अच्छे आराम के बिना, जिसमें स्वस्थ नींद और शारीरिक गतिविधि शामिल है, उत्पादक होना असंभव है।

उत्पादन

अपने हर दिन की योजना बनाएं। Todoist, Wunderlist, TickTick और इसी तरह के अन्य प्रोग्राम और सेवाएं इसमें आपकी मदद करेंगे। जटिल बड़े पैमाने के कार्यों को सरल छोटे कार्यों में विभाजित करें। सुबह सबसे अप्रिय काम करें, ताकि बचे हुए समय में आप वही कर सकें जो आपको पसंद है। आलस्य से निपटने में आपकी मदद करने के लिए ट्रिगर विकसित करें, और अपने शेड्यूल में आराम को शामिल करना याद रखें।

फ्रांसेस्को सिरिलो विधि

आप फ्रांसेस्को सिरिलो नाम से परिचित नहीं हो सकते हैं, लेकिन आपने शायद पोमोडोरो के बारे में सुना होगा। सिरिलो इस प्रसिद्ध समय प्रबंधन तकनीक के लेखक हैं। एक समय में, फ्रांसेस्को को अपनी पढ़ाई में समस्या थी: युवक किसी भी तरह से ध्यान केंद्रित नहीं कर सकता था, वह हर समय विचलित रहता था। टमाटर के रूप में एक साधारण रसोई टाइमर बचाव में आया।

पोमोडोरो पद्धति का सार यह है कि काम के लिए आवंटित समय की लंबाई "पोमोडोरो" है। एक टमाटर = 30 मिनट (25 मिनट काम के लिए और 5 मिनट आराम के लिए)। हम टाइमर शुरू करते हैं और 25 मिनट के लिए अधिकतम दक्षता और न्यूनतम व्याकुलता के साथ काम करते हैं। एक संकेत लगता है - यह पांच मिनट के ब्रेक का समय है। फिर हम टाइमर को फिर से शुरू करते हैं।

इस प्रकार, उत्पादकता को प्रति दिन किए गए "टमाटर" की संख्या से मापा जाता है। जितना बड़ा उतना बेहतर।

अपने लिए चीजों के बारे में सोचने में 25 मिनट खर्च न करने के लिए, आपको कार्यों की एक सूची पहले से बनानी होगी। इसमें, आप पूरे "टमाटर" की संख्या (कार्य के सामने एक क्रॉस लगाया जाता है) और विकर्षणों (एक एस्ट्रोफ़े डाल दिया जाता है) को भी चिह्नित कर सकते हैं। यह आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि किसी कार्य को पूरा करने में कितना समय लगा और यह कितना कठिन था।

पोमोडोरो विधि सस्ती और लचीली है। यदि आप चाहते हैं - कागज पर एक टू-डू-लिस्ट रखें और किचन टाइमर से 25-मिनट के खंडों को मापें, या यदि आप चाहें - विशेष सेवाओं और अनुप्रयोगों का उपयोग करें।

खिड़कियाँ	ओएस एक्स और आईओएस	एंड्रॉयड

सिरिलो के अनुसार, "टमाटर" की इष्टतम अवधि 20-35 मिनट है। लेकिन, तकनीक में महारत हासिल करने के बाद, आप प्रयोग कर सकते हैं और अपने लिए अंतराल बदल सकते हैं।

आप फ्रांसेस्को सिरिलो की विधि से विस्तार से परिचित हो सकते हैं।

उत्पादन

दिन की शुरुआत में, एक टू-डू सूची बनाएं और पोमोडोरोस के साथ आगे बढ़ें। यदि 25 मिनट के भीतर आपका ध्यान भंग हो जाता है, तो 'कार्य के आगे' चिह्न लगाएं। यदि समय समाप्त हो गया है, लेकिन कार्य अभी तक पूरा नहीं हुआ है, तो + डालें और अगला "टमाटर" उसे समर्पित करें। पांच मिनट के ब्रेक के दौरान, काम से आराम करने के लिए पूरी तरह से स्विच करें: चलना, संगीत सुनना, कॉफी पीना।

तो, यहां पांच बुनियादी समय प्रबंधन प्रणालियां हैं जिनके साथ आप अपना दिन व्यवस्थित कर सकते हैं। आप उनका अधिक विस्तार से अध्ययन कर सकते हैं और किसी एक तकनीक के लिए क्षमाप्रार्थी बन सकते हैं, या आप विभिन्न तकनीकों और तकनीकों को मिलाकर अपना स्वयं का विकास कर सकते हैं।

GTD - समय प्रबंधन का एक विकल्प

जीटीडी पद्धति के निर्माता डेविड एलन व्यक्तिगत प्रभावशीलता के सबसे प्रसिद्ध सिद्धांतकारों में से एक हैं। उनकी किताब, गेटिंग थिंग्स डन: द आर्ट ऑफ स्ट्रेस-फ्री प्रोडक्टिविटी को टाइम पत्रिका द्वारा दशक की सर्वश्रेष्ठ बिजनेस बुक का वोट दिया गया।

गेटिंग थिंग्स डन शब्द एक लोकप्रिय शब्द है, और कई लोग गलती से इसे समय प्रबंधन के साथ जोड़ देते हैं। लेकिन खुद एलन भी जीटीडी को "व्यक्तिगत प्रभावशीलता में सुधार के लिए एक तकनीक" कहते हैं।

यहां बताया गया है कि इस मामले के विशेषज्ञ व्याचेस्लाव सुखोमलिनोव ने समय प्रबंधन और जीटीडी के बीच के अंतर को कैसे समझाया।

रेस्तरां होल्डिंग के कार्यकारी निदेशक व्याचेस्लाव सुखोमलिनोव। GTD व्यावहारिक अनुप्रयोग विशेषज्ञ समय प्रबंधन नहीं है। समय प्रबंधन असंभव है। सभी के पास एक दिन में समान घंटे होते हैं। यह समय की मात्रा नहीं है जो मायने रखती है, लेकिन आप इसे किससे भरते हैं। आपको आने वाली सूचनाओं की बड़ी धाराओं को संसाधित करने में सक्षम होना चाहिए, यह निर्धारित करना चाहिए कि लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए किन कार्यों की आवश्यकता है, और निश्चित रूप से, कार्य करें। जीटीडी बिल्कुल उसी के बारे में है। यह सोचने और जीने का एक निश्चित तरीका है। और जीटीडी प्रवाह की स्थिति और मनोवैज्ञानिक तनाव में कमी के बारे में भी है।

क्या आप बहस करने के लिए तैयार हैं? टिप्पणियों में आपका स्वागत है। आपको क्या लगता है कि जीटीडी - समय प्रबंधन या व्यक्तिगत दक्षता के बारे में अधिक क्या है? साथ ही, हमें बताएं कि कौन सी तकनीकें आपके दिन को व्यवस्थित करने में आपकी मदद करती हैं।