पत्रों को आप पर हावी होने से कैसे रोकें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

लोगों की दो श्रेणियां हैं। कुछ का हर चीज में पूरा क्रम होता है: अक्षरों को क्रमबद्ध किया जाता है, डेस्कटॉप पर आइकन व्यवस्थित किए जाते हैं। दूसरे लोग बिना किसी डर के अपना मेलबॉक्स नहीं खोल सकते, क्योंकि अपठित पत्रों की एक पूरी लहर है, जिनमें से हर दिन अधिक से अधिक हैं। हालांकि, इनसे निपटना आसान है।

पत्रों का एक साधारण पार्सिंग स्थिति को ठीक नहीं करेगा यदि मेलबॉक्स एक अतिप्रवाहित कोठरी की तरह दिखता है, जिसका दरवाजा आप बंद आंखों से खोलते हैं ताकि कुछ भी गिर न जाए। मेल के साथ काम करने के लिए आपको अपना दृष्टिकोण बदलने की जरूरत है। तब आप अधिक कुशलता से समय व्यतीत कर सकते हैं जो आमतौर पर नए संदेशों की एक अंतहीन धारा पर खर्च किया जाता है - अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर।

जमीन पर उतरने के लिए, पहले अपने आप से दो प्रश्न पूछें:

1. आपको बहुत सारे ईमेल क्यों प्राप्त होते हैं?
2. क्या आपको उन्हें जल्दी से अलग करने से रोकता है?

अपने उत्तरों के आधार पर, समस्या को हल करने के लिए नीचे उतरें और रास्ते में कुछ उपयोगी युक्तियों का उपयोग करें।

निर्णय लेने

आपके मेलबॉक्स में रुकावट निर्णय लेने में समस्या का संकेत दे सकती है। बहुत से लोग बस जिम्मेदारी लेने को तैयार नहीं हैं। वे अधिक आराम के माहौल में सब कुछ हल करने के लिए उन प्रश्नों को स्थगित कर देते हैं जिनका उत्तर बाद में देने की आवश्यकता होती है। या फिर वे अपने लिए कोई और बहाना ढूंढ़ते हैं, बस अब जवाब पत्र न भेजने के लिए।

उत्तर के साथ देर से आने के लिए माफी के साथ प्रत्येक ईमेल शुरू न करने के लिए, कि पत्र दूसरों के बीच खो गया या स्पैम में मिल गया (और वास्तव में यह इनबॉक्स में एक मूक निंदा बनी रही, धैर्यपूर्वक उस पल की प्रतीक्षा कर रही है जब आप खुलेंगे इसे फिर से), अपने आप पर काम करें: निर्णय लें।

पत्र को खोलने का नियम बना लें, तुरंत वह करें जिसकी आपको आवश्यकता है, और तुरंत एक उत्तर लिखें। और मेल भेजे जाने तक क्रॉस पर क्लिक न करें।

अधिकता से छुटकारा

आप कुछ पत्र प्राप्त करने से स्वयं को आसानी से बचा सकते हैं:

1. अनावश्यक मेलिंग से सदस्यता समाप्त करें, जिस पर आपने ध्यान देना बंद कर दिया है। यह कुछ सेकंड और कुछ क्लिकों की बात है: विज्ञापन सामग्री वाले अपठित पत्र अब मेलबॉक्स में जमा नहीं होंगे।
2. सामाजिक नेटवर्क और विभिन्न वेब सेवाओं से सूचनाएं अक्षम करें।
3. आपको क्लाइंट से व्यक्तिगत मेल पर प्राप्त होने वाले पत्रों को दूसरे मेलबॉक्स में पुनर्निर्देशित करें, जो आपकी कंपनी की वेबसाइट पर पते को दर्शाता है। दूसरा तरीका यह है कि एक अलग फीडबैक फॉर्म तैयार किया जाए।

एक शब्द में, हर संभव प्रयास करें ताकि मेल एक ब्लैक होल न बन जाए जो अंधाधुंध हर चीज में चूसता है: आवश्यक और अनावश्यक दोनों।

फ़िल्टर कस्टमाइज़ करें

यदि आपको अपने पसंदीदा मीडिया से सर्वोत्तम सामग्री या ऑनलाइन स्टोर में छूट के बारे में जानने के लिए न्यूज़लेटर्स की आवश्यकता है, तो आप उन्हें छोड़ सकते हैं। लेकिन फिल्टर का उपयोग करके लाइव इनबॉक्स वाले फ़ोल्डर से निकालें। मेल सेवा, उनका उपयोग करके, आवश्यक फ़ोल्डरों को स्वयं ही पत्र भेज देगी।

फ़िल्टर करने का आधार प्रेषक का पता या, उदाहरण के लिए, संदेश के मुख्य भाग में निहित कीवर्ड हो सकता है। यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि आप मुख्य मेल फ़ोल्डर से किस प्रकार के पत्र हटाना चाहते हैं।

एक और कार्य प्रबंधक खोजें

मेलबॉक्स को आपकी क्लासिक नोटबुक टू-डू सूची या आपके शेड्यूलर एप्लिकेशन को प्रतिस्थापित नहीं करना चाहिए। जैसे ही आपको कोई पत्र मिलता है, और उसके साथ एक नया मामला, उसे मेल से अपनी टू डू लिस्ट में ट्रांसफर कर दें।

उत्तरों को डिक्टेट करें

यदि उत्तर आपके लिए इस तथ्य के कारण कठिन हैं कि आपको पत्र लिखने की प्रक्रिया पसंद नहीं है, तो दूसरा रास्ता अपनाएं। श्रुतलेख समारोह का उपयोग करने का प्रयास करें: तकनीक खुद ही रिकॉर्ड करेगी कि आप क्या कहना चाहते हैं। और आपकी संपर्क सूची में कम से कम रूढ़िवादी लोगों के लिए, आप पत्र से जुड़े वीडियो की मदद से भी जवाब दे सकते हैं।

समय पर मेल खोलें

सलाह सभी के लिए प्रासंगिक नहीं है, क्योंकि अक्सर आपको 24/7 संपर्क में रहने की आवश्यकता होती है। हालाँकि, यह अभी भी कुछ के लिए उपयोगी हो सकता है।

दिन के दौरान मेल करने के लिए अलग समय सीमा निर्धारित करें।फिर उन सभी पत्रों का उत्तर दें जो आपकी अनुपस्थिति के दौरान आए थे।

मेल को नोटबुक में न बदलें

फोन नंबर, पासवर्ड, पते - यह सब मेलबॉक्स में संग्रहीत नहीं किया जाना चाहिए, लेकिन हाथ में होना चाहिए: एक नोटबुक में, स्मार्टफोन पर संपर्क सूची में, कार्यस्थल पर चिपकाए गए स्टिकर पर। मेल से आवश्यक जानकारी को उस स्थान पर स्थानांतरित करें जहां इसे ढूंढना आपके लिए आसान होगा: हर समय अक्षरों द्वारा खोज का उपयोग करना अभी भी बहुत सुविधाजनक नहीं है।

इसके अलावा, अपने आप को नोट पत्र न भेजें। बहुत से लोग मेल में ऐसी जानकारी लिखकर ऐसा करते हैं जिसे याद रखने की आवश्यकता होती है। उन अनुलग्नकों में चित्र जोड़ें जिन्हें आप सहेजना चाहते हैं। वे मेल में उन लेखों के लिंक के साथ पत्र जमा करते हैं जिन्हें आप बाद में पढ़ना चाहते हैं, जब समय आता है।

नतीजतन, इतने सारे अक्षर हैं कि वे अपना अर्थ खो देते हैं। वे उनके पास कभी वापस नहीं आते, क्योंकि वे सूची में नीचे चले जाते हैं - और जल्द ही भुला दिए जाते हैं।

सुंदर फ़ोटो संग्रहीत करने और विशेष एप्लिकेशन में नोट्स लिखने के लिए Tumblr या Pinterest का उपयोग करें।

इन नियमों का पालन करके, आप अपने मेलबॉक्स में व्यवस्था बनाए रखने और मेल के साथ काम करने में लगने वाले समय को अनुकूलित करने में सक्षम होंगे।