मीटिंग्स को और अधिक उत्पादक कैसे बनाएं

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

उद्यमी और निवेशक रे डालियो ने सफल बैठकों के रहस्य साझा किए।

1. निर्धारित करें कि बैठक का नेतृत्व कौन कर रहा है और किसके लिए आयोजित किया जा रहा है

किसी भी बैठक को किसी के लक्ष्य को प्राप्त करना चाहिए। यह वह व्यक्ति है जिसे बातचीत को निर्देशित करना चाहिए। वह बैठक के उद्देश्यों की पहचान करता है और उन्हें कैसे हल करता है। अन्यथा, हर कोई बेतरतीब ढंग से बोलेगा, और कोई उत्पादक चर्चा नहीं होगी।

2. तय करें कि किस प्रकार का संचार प्रबल होगा

बैठक का रूप बैठक के उद्देश्य पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, चर्चा और निर्देशात्मक व्याख्यान विभिन्न तरीकों से आयोजित किए जाते हैं। चर्चाओं में लंबा समय लगता है। जितने अधिक प्रतिभागी हैं, उतना ही वे आगे बढ़ते हैं। इसलिए अपने मीटिंग अटेंडीज़ को ध्यान से चुनें।

केवल उन लोगों को आमंत्रित न करें जो आपकी राय से सहमत हैं। दोनों समूह सोच से बचें, जब प्रतिभागी अपनी राय व्यक्त नहीं करते हैं, और एकवचन निर्णय लेते हैं।

3. लगातार और खुले रहें

आपको संघर्षों का प्रबंधन करना होगा, गतिरोध से बाहर निकलना होगा और अपने समय का बुद्धिमानी से प्रबंधन करना होगा। एक अनुभवहीन कर्मचारी के बोलने पर आमतौर पर कठिनाइयाँ उत्पन्न होती हैं। जो आपके लिए अधिक महत्वपूर्ण है उसे तौलें: उसकी राय पर चर्चा किए बिना समय बचाएं, या समझें कि वह कैसा सोचता है। दूसरा विकल्प यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि कोई व्यक्ति कुछ जिम्मेदारियों का कैसे सामना करेगा। यदि आपके पास समय है, तो उससे चर्चा करें कि वह कहाँ गलत है। लेकिन हमेशा अपनी गलती को स्वीकार करें।

4. एक विषय से दूसरे विषय पर न कूदें।

इसलिए बैठक में एक भी मसला हल नहीं होगा। इससे बचने के लिए बातचीत को चॉकबोर्ड पर अंकित करें।

5. बातचीत के तर्क का पालन करें

विवादों के दौरान, भावनाएं तेज हो जाती हैं और वास्तविकता को निष्पक्ष रूप से समझना मुश्किल हो जाता है। शांत और तर्कसंगत रहें। उदाहरण के लिए, लोग कभी-कभी कहते हैं, "मुझे लगता है कि यह सच है," और फिर ऐसा कार्य करते हैं जैसे यह एक स्थापित तथ्य है। हालांकि उनके वार्ताकार स्थिति को पूरी तरह से अलग तरीके से देखते हैं। ताकि बातचीत में तर्क प्रबल हो, भावनाओं का नहीं, ऐसे व्यक्ति से पूछें: "क्या यह सच में सच है?"

6. प्रत्येक प्रतिभागी की जिम्मेदारी बांटें

जब एक समूह द्वारा निर्णय लिए जाते हैं, तो अक्सर जिम्मेदारियां सौंपना भूल जाते हैं। और फिर यह स्पष्ट नहीं है कि किसे क्या करना चाहिए और कौन जिम्मेदार है। समूह के निर्णय के प्रत्येक सदस्य की जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना सुनिश्चित करें।

7. दो मिनट का नियम दर्ज करें

शांति से अपने विचार व्यक्त करने के लिए सभी को दो मिनट का समय दें। और उसके बाद ही उसके प्रस्ताव पर चर्चा करें। इस तरह, सभी प्रतिभागी बिना किसी रुकावट या गलत समझे जाने के डर के बिना अपनी राय व्यक्त करेंगे।

8. बहुत तेज बोलने वालों को रोकें

तेज भाषण को समझना कठिन है। कुछ इसका फायदा उठाते हैं। लोग बेवकूफ नहीं दिखना चाहते और फिर से कुछ नहीं पूछते, भले ही उन्हें कुछ समझ में न आए। इस चारा के लिए मत गिरो। किसी भी अस्पष्टता को स्पष्ट करना और विवादों को सुलझाना आपकी जिम्मेदारी है। इसलिए यह कहने से न डरें, "क्षमा करें, मुझे समझ नहीं आया। क्या तुम और धीरे बात कर सकते हो? " और फिर प्रश्नों का बैकलॉग पूछें।

9. बातचीत को सारांशित करें

यदि सभी ने विचारों का आदान-प्रदान किया, तो निष्कर्ष निकालें। यदि आप बैठक में किसी समझौते पर आते हैं, तो उसे जोर से दोहराएं। नहीं तो भी कहो। यदि आपने भविष्य के लिए कार्यों की पहचान की है, तो उन्हें प्रतिभागियों के बीच वितरित करें और समय सीमा निर्दिष्ट करें।

निष्कर्ष, कार्य सिद्धांत और समस्याएं लिखें ताकि सभी की उन तक पहुंच हो। इससे प्रगति को ट्रैक करना आसान हो जाएगा।