20 प्रभावी समय प्रबंधन तकनीक

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

अपने जीवन को व्यवस्थित करें ताकि आप एक मिनट भी बर्बाद न करें।

1. नियम 1-3-5

दिन के दौरान आपके काम के घंटे सीमित हैं, और 1-3-5 नियम आपको इसे सबसे बुद्धिमानी से खर्च करने की अनुमति देता है। इसका सार इस प्रकार है: एक दिन में आप केवल एक बड़ा कार्य कर सकते हैं, तीन मध्यम और पांच छोटे। कुल नौ मामले हैं, न ज्यादा और न कम। नियम समय पर होने और अधिक काम न करने के कारण धीरे-धीरे मलबे को साफ करने में मदद करेगा।

2. तीन. का नियम

उन लोगों के लिए जो संख्या के अनुरूप नहीं हैं या एक दिन में नौ काम नहीं कर सकते हैं, माई प्रोडक्टिव ईयर के लेखक क्रिस बेली ने तीन के नियम के साथ आए। यह कहता है कि हर दिन तीन सबसे महत्वपूर्ण काम करना उत्पादक होने के लिए पर्याप्त है।

अपनी ऊर्जा और ध्यान को एक चेकलिस्ट पर दो दर्जन वस्तुओं पर बिखेरने के बजाय, दिन के लिए केवल तीन सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को चुनें और उन पर ध्यान केंद्रित करें। अगले दिन तीन और चुनें, इत्यादि। इससे आपका ध्यान केंद्रित रहेगा। सप्ताह, महीने या वर्ष के लिए लक्ष्य निर्धारित करने के लिए एक ही नियम लागू किया जा सकता है।

3. विधि 10 मिनट

क्या आपके पास कोई काम है जिसे आप शुरू नहीं करना चाहते हैं? अपने आप से कहें, "मैं इसे केवल 10 मिनट के लिए करूँगा और फिर मैं कुछ आराम करने जाऊँगा।" सबसे अधिक संभावना है, इस समय के दौरान आप काम में आ जाएंगे और अब रुक नहीं पाएंगे।

4. पोमोडोरो

इस प्रणाली का आविष्कार फ्रांसेस्को सिरिलो ने परीक्षा की तैयारी के लिए खुद को आसान बनाने के लिए किया था। यह उन लोगों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है जो आसानी से विचलित हो जाते हैं। यह नियंत्रित करने का भी एक अच्छा तरीका है कि आप किसी विशेष कार्य पर कितना समय व्यतीत करते हैं।

पोमोडोरो इस तरह काम करता है: आप एक टाइमर लें और इसे 25 मिनट पर सेट करें। इसके बाद अपने काम पर फोकस करें। जब 25 मिनट हो जाएं, तो आप 5 मिनट आराम करें और फिर इसे फिर से करें। चार चक्रों के बाद आप आधे घंटे के लिए एक बड़ा ब्रेक लेंगे।

5. विधि 90/30

90/30 विधि का उपयोग लेखक और ब्लॉगर टोनी श्वार्ट्ज, बफर सह-संस्थापक लियो विड्रिच, साहित्यिक आलोचक बेंजामिन चे काई वाई और उद्यमी थॉमस ओपोंग द्वारा किया जाता है।

इसका सार इस प्रकार है: आप 90 मिनट के लिए कड़ी मेहनत करते हैं, फिर आधा घंटा आराम करते हैं, और फिर चक्र को दोहराते हैं। इस मामले में, आप पहले 90 मिनट सबसे महत्वपूर्ण कार्य के लिए समर्पित करते हैं जो आपको दिन में करना होता है, और अगले खंड आप कम महत्वपूर्ण चीजों के लिए समर्पित करते हैं।

येल विशेषज्ञ पेरेट्ज़ लाफ़ी द्वारा द एनचांटेड वर्ल्ड ऑफ़ स्लीप के शोध के अनुसार, किसी व्यक्ति के लिए एक कार्य पर प्रभावी ढंग से ध्यान केंद्रित करने के लिए 90 मिनट का इष्टतम समय है। और पूर्ण आराम के लिए आधा घंटा पर्याप्त है, जिसकी पुष्टि न्यूरोफिज़ियोलॉजिस्ट नाथन क्लेटमैन द्वारा स्लीप एंड वेकफुलनेस के शोध से होती है।

6. विधि 52/17

यह पिछली पद्धति का एक निजी संस्करण है। यह संख्याओं को छोड़कर अलग नहीं है: आप 52 मिनट काम करते हैं, और फिर 17 मिनट के लिए आराम करते हैं। प्रयोग के अनुसार 52 और 17 का नियम: यह यादृच्छिक है, लेकिन यह आपकी उत्पादकता को बढ़ाता है, जिसे डेस्कटाइम ऐप का उपयोग करके द म्यूज़ियम रोजगार सेवा द्वारा संचालित किया जाता है, ये समय अवधि आपको उत्पादक बने रहने और अधिक काम से बचने में मदद करती है। इसलिए अगर आपको लगता है कि आपके पास लगातार 90 मिनट तक काम करने की ताकत नहीं है तो 52/17 मेथड का इस्तेमाल करें।

7. मेंढक खाना

विधि का आविष्कार ईट दैट फ्रॉग द्वारा किया गया था: ब्रायन ट्रेसी ने मेंढक के बारे में सच्चाई को बताया प्रेरक वक्ता और स्वयं सहायता लेखक ब्रायन ट्रेसी। वह "मेंढक" को अप्रिय और कठिन कार्य कहता है जिसे आपको अपनी अनिच्छा के बावजूद पूरा करना होगा। दिन की शुरुआत से ही एक काम करें- मेंढक खाओ। और फिर यह आपके लिए आसान हो जाएगा: आप इस पत्थर को अपनी आत्मा से फेंक देंगे और अपने आप को पूरे दिन के लिए एक अच्छा मूड सुनिश्चित करेंगे।

8. समय ब्लॉक

टू-डू सूचियों के बारे में एक अप्रिय बात यह है कि वे आपको इस बात का अंदाजा नहीं देते हैं कि किसी कार्य में कितना समय लगता है। "रोटी खरीदें" और "रिपोर्ट समाप्त करें" सूची में एक पंक्ति पर कब्जा कर लेते हैं, लेकिन ये कार्य जटिलता और महत्व में अतुलनीय हैं।

एक कैलेंडर एक टू-डू सूची से बहुत बेहतर है: यह आपको समय को दृष्टि से नियंत्रित करने की अनुमति देता है।आप एक बड़ा ब्लॉक देखते हैं और महसूस करते हैं कि कार्य आसान नहीं है। इसलिए, "समय ब्लॉक" की तकनीक का प्रयास करें: उन्हें कैलेंडर पर रखें और कार्य की जटिलता के अनुसार प्रत्येक के लिए समय आवंटित करें। और यह या वह कार्य करते समय दूसरों से विचलित न हों।

9. जीटीडी

GTD (गेटिंग थिंग्स डन) एक उत्पादकता प्रणाली है जिसका आविष्कार बिजनेस कोच डेविड एलन ने किया था। इसके मुख्य सिद्धांत इस प्रकार हैं:

1. अपने सभी कार्यों और विचारों को एक जगह तथाकथित इनबॉक्स में लिखें।
2. कार्यों को प्राथमिकता और समयबद्ध करके समय-समय पर अपनी इनबॉक्स सामग्री को क्रमबद्ध करें। फ़ोल्डरों में उनकी सामग्री के अनुसार नोट्स रखें - "कार्य", "घर", "खरीदारी" और इसी तरह।
3. आचरण में संशोधन - अनावश्यक नोटों को फेंक दें, पूर्ण किए गए मामलों को काट दें, उन सामग्रियों को स्थानांतरित करें जो संग्रह के लिए अपनी प्रासंगिकता खो चुके हैं।
4. जब सब कुछ योजनाबद्ध हो जाए, तो निष्पादन के साथ आगे बढ़ें। जो कार्य एक दो मिनट में पूरे हो सकते हैं, उन्हें तुरंत हल करें। दूसरों को एक कैलेंडर पर प्रत्यायोजित या रखा जा सकता है।

आप हमारे गाइड में जीटीडी की सभी पेचीदगियों का पता लगा सकते हैं।

10.जेडटीडी

उत्पादकता ब्लॉग ज़ेनहैबिट्स के लेखक लियो बाबौटा का मानना है कि डेविड एलन की जीटीडी प्रणाली बहुत जटिल है और इसके लिए बहुत अधिक प्रयास की आवश्यकता होती है। वह अपना ज़ेन टू डन सिस्टम प्रदान करता है। इसका पालन करने के लिए, आपको 10 सरल आदतें विकसित करने की आवश्यकता है।

1. इनबॉक्स में सभी जानकारी एकत्र करें।
2. सभी रिकॉर्ड को बैक बर्नर पर छोड़े बिना संसाधित करें।
3. प्रत्येक दिन के लिए अपने मुख्य लक्ष्यों और सप्ताह के लिए अपने सबसे बड़े लक्ष्यों की योजना बनाएं।
4. अपना ध्यान बिखेरें बिना एक समय में केवल एक ही चीज़ पर ध्यान दें।
5. सरल, छोटी टू-डू सूचियां बनाएं।
6. मूल जीटीडी की तरह ही अपने नोट्स को उनकी सामग्री के आधार पर श्रेणियों में व्यवस्थित करें।
7. अपने नोट्स की नियमित रूप से समीक्षा करें और अनावश्यक चीजों से छुटकारा पाएं।
8. सरल करें। अपने कार्यों और लक्ष्यों की सूची कम करें, संक्षिप्त और स्पष्ट लिखें।
9. काम में तालमेल बिठाने के लिए, हर समय एक निश्चित दैनिक दिनचर्या बनाए रखें।
10. वह करें जो आप वास्तव में करना चाहते हैं।

11. कानबानो

जापानी उत्पादकता पद्धति जो आपको इस बात पर नज़र रखने में मदद करती है कि आप क्या कर रहे हैं, आपने पहले से क्या किया है और भविष्य में क्या करने की आवश्यकता है। कानबन कार्यप्रवाह की कल्पना करता है।

आप एक स्टिकर बोर्ड लें (या ट्रेलो जैसे टू-डू मैनेजर के लिए साइन अप करें) और उस पर तीन कॉलम बनाएं: टू डू, डूइंग, डन। फिर अपने मामलों को स्टिकी नोट्स पर लिखें और जो आप कर रहे हैं और जो आपने पहले ही किया है, उसके आधार पर उन्हें उपयुक्त कॉलम में रखें।

12. दो मिनट का नियम

यह नियम जीटीडी का एक अभिन्न अंग है, लेकिन इसका उपयोग तब भी किया जा सकता है जब आप एलन की तकनीक के प्रशंसक न हों। यदि कार्य में दो मिनट से कम समय लगता है, तो इसे तुरंत करें। तो आप अपने दिमाग को उतार दें, क्योंकि अब आपको इस मामले के बारे में याद रखने की जरूरत नहीं है।

13. जीरो इनबॉक्स

ज़ीरो इनबॉक्स का आविष्कार लेखक और प्रदर्शन विशेषज्ञ मर्लिन मान ने किया था, और यह जीटीडी के साथ अच्छी तरह से काम करता है। मान ने इसे ईमेल पर लागू किया, लेकिन आप उसी तरह से मामलों, दस्तावेज़ों, नोट्स और अन्य सूचनाओं को संभाल सकते हैं। जैसा कि नाम से पता चलता है, इस तकनीक का लक्ष्य आपके इनबॉक्स को खाली रखना है।

मूल जीटीडी प्रणाली में, इनबॉक्स प्रविष्टियों का एक समूह जमा करता रहा। आपको उन्हें हल करने के लिए समय निकालना होगा, और पैक किए गए इनबॉक्स में किसी महत्वपूर्ण चीज़ को नज़रअंदाज़ करना आसान है। मान सामग्री के आते ही उसे अलग करने की सलाह देते हैं। आप एक इनबॉक्स खोलते हैं और तय करते हैं कि प्रत्येक आइटम के साथ क्या करना है: हटाएं, प्रतिनिधि, उत्तर दें, स्थगित करें, या पूर्ण करें। इसे तब तक बंद न करें जब तक आप सभी तत्वों के साथ निर्दिष्ट क्रियाओं में से एक को पूरा नहीं कर लेते।

इसके अलावा, मेल, स्मार्ट फोल्डर और दस्तावेजों को छांटने के कार्यक्रमों में स्वचालित फिल्टर आपको समय बचाने में मदद करेंगे।

14. ताजा या तला हुआ

ताजा या तला हुआ का अनुवाद "ताजा या तला हुआ" है। यह दर्शन ब्लॉगर स्टेफ़नी ली द्वारा डोमिनेट योर डे विद "फ्रेश या फ्राइड" प्राथमिकता प्रणाली द्वारा बनाया गया था। उनके अनुसार, जब आप सुबह उठते हैं, तो आपका दिमाग "ताज़ा" होता है, लेकिन जैसे-जैसे दिन बढ़ता है, यह "फ्राई" होता है। इसका मतलब है कि आपको अपनी उत्पादकता के चरम का समय निर्धारित करना चाहिए और इस अवधि के दौरान एक दिन में सभी सबसे महत्वपूर्ण काम करने का समय होना चाहिए। यह इस तरह काम करता है।

1. दिन के अंत में, जब आप पहले से ही थके हुए हों, तो कल के लिए एक टू-डू सूची बनाने के लिए 15 मिनट का समय लें।
2. सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को दिन की शुरुआत में, फ्रेश सेक्शन में ले जाएं। जो चीजें आपको पसंद नहीं हैं वे वहां भेजी जाती हैं - बहुत "मेंढक"। जब तक आपके पास ताकत है तब तक उन्हें करने की आवश्यकता है।
3. कम जरूरी, कम कठिन और अधिक सुखद चीजें फ्राइड सेक्शन में जाती हैं - यानी दोपहर में, आपके शेड्यूल के आधार पर। वे आपके दिमाग को कम लोड करेंगे।
4. अगली सुबह अपनी सूची का पालन करें। फिर शाम को नई रचना करें।

स्टेफ़नी उन लोगों के लिए FoF की सिफारिश करती है जिन्हें हर रात पता चलता है कि वे पूरी तरह से थक चुके हैं, लेकिन उनके पास समय नहीं था, भले ही उन्होंने पूरे दिन काम किया हो।

15. हिमशैल विधि

आई विल टीच यू टू बी रिच की लेखिका रमिता सेठी बाद में जानकारी को सहेजने के लिए इस पद्धति का उपयोग करती हैं। यह इस तरह काम करता है: आप सभी ईमेल, नोट्स, लेख, सूचियों को एक ही स्थान पर सहेजते हैं - उदाहरण के लिए, एवरनोट या नोटियन जैसी नोट लेने वाली सेवा में, या दस्तावेज़ के रूप में। फिर इन सामग्रियों को टैग, फोल्डर और श्रेणियों का उपयोग करके वितरित करें - जैसा आप चाहते हैं।

हर 4-6 सप्ताह में इस जानकारी की समीक्षा करें और विचार करें कि क्या इसे व्यवहार में लागू किया जा सकता है। अगर कुछ बेकार है, तो उसे फेंक दें या उसे संग्रहित कर लें। यह आपको अपना खुद का ज्ञान आधार बनाने की अनुमति देता है।

16. ऑटोफोकस

ऑटोफोकस का आविष्कार ऑटोफोकस टाइम मैनेजमेंट सिस्टम द्वारा प्रदर्शन विशेषज्ञ मार्क फोर्स्टर द्वारा किया गया था। यह योजना प्रणाली रचनात्मक लोगों के लिए उपयुक्त है जिनके पास जीटीडी के बाद कठिन समय है।

अपनी सभी गतिविधियों को बिना किसी आदेश के एक नोटबुक में लिखें। फिर सूची को देखें, जो जल्द से जल्द किए जाने की जरूरत है उन्हें चुनें और उन्हें सुलझाएं। जब अत्यावश्यक कार्य हल हो जाते हैं, तो उन कार्यों के साथ आगे बढ़ें जो आपको अभी सबसे अच्छे लगते हैं। अगर आपने कुछ पूरा नहीं किया है - इसे सूची के अंत में ले जाएं, आप बाद में इस पर वापस आएंगे। और इन चरणों को दिन-ब-दिन दोहराएं।

17. आइजनहावर मैट्रिक्स

यह योजना अमेरिकी राष्ट्रपति ड्वाइट डी. आइजनहावर द्वारा बनाई गई थी। कार्यों के लिए मैट्रिक्स में चार खंड हैं: गैर-तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं, तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं, महत्वपूर्ण और गैर-तत्काल, और तत्काल और महत्वपूर्ण। अपने कार्यों को अनुभागों में विभाजित करें और आप यह पता लगा सकते हैं कि आप किस पर सबसे अधिक समय व्यतीत करते हैं और किन कार्यों पर अधिक ध्यान दिया जाना चाहिए।

18. 4डी विधि

4D का आविष्कार एक प्रेरक लेखक और सलाहकार एडवर्ड रे ने किया था। इस पद्धति का उद्देश्य उन लोगों की मदद करना है जो अपनी टू-डू सूची को देखकर भयभीत हैं और यह नहीं जानते कि सभी संचित वस्तुओं तक कैसे पहुंचे।

रे का तर्क है कि आपको डी अक्षर के लिए केवल चार शब्दों को याद करने की आवश्यकता है, और फिर आप काम के पहाड़ों के सामने हिम्मत नहीं हारेंगे। वे यहाँ हैं:

• करें - यदि आपको कोई कार्य सौंपा गया है, तो इसे अभी करना सबसे अच्छा है और इसे सूची से बाहर कर दें।
• प्रतिनिधि - जब आपके पास कुछ निष्पादित करने का समय नहीं हो सकता है या नहीं, लेकिन आपके पास अपेक्षाकृत मुक्त सहायक है, तो कार्य को उसे स्थानांतरित करें।
• हटाएं - कुछ चीजें उतनी महत्वपूर्ण नहीं होती हैं। उन्हें कार्य सूची से स्थायी रूप से हटाकर त्यागें। यदि वे आप पर अनावश्यक जिम्मेदारियाँ थोपने की कोशिश करते हैं, तो विनम्रता से "नहीं" कहना सीखें।
• विलंब - जब कोई कार्य बहुत बड़ा हो या तत्काल निष्पादन की आवश्यकता न हो, तो उसे स्थगित किया जा सकता है। लेकिन आपको निश्चित रूप से उसके लिए स्पष्ट समय सीमा निर्धारित करनी चाहिए, अन्यथा वह मृत भार बनी रहेगी।

किसी कार्य का चयन करें, उसके साथ एक 4D क्रिया करें, और फिर अगले पर जाएँ।

19. समय

आम तौर पर, उत्पादक बनने की कोशिश करने वाले लोग महत्वपूर्ण चीजों पर खर्च किए जाने वाले समय का ट्रैक रखते हैं, और उन अवधियों पर विचार करना पूरी तरह से भूल जाते हैं जिनमें वे बकवास करते हैं। इस समस्या को "टाइमिंग" तकनीक द्वारा हल किया जाता है, जिसका आविष्कार समय प्रबंधन के क्षेत्र में विशेषज्ञ ग्लीब अर्खांगेल्स्की ने किया था। यह आपको यह समझने की अनुमति देता है कि आपका समय कहाँ व्यतीत होता है, आपको सिखाता है कि आप क्या कर रहे हैं, और कम व्याकुलता के प्रति अधिक चौकस रहें।

एक नोटबुक लें और 5-10 मिनट की सटीकता के साथ अपने सभी कार्यों को लिखें और आपने उन्हें कितना किया। काम के पल, बातचीत, मीटिंग और यहां तक कि YouTube और गेम में बिताए गए समय को भी रिकॉर्ड करें। इसके लिए कुछ हफ़्ते का समय लें।फिर नोटबुक को पलटें, दृष्टि से अपने "कालक्रम" को पहचानें और निष्कर्ष निकालें। हो सकता है कि आपको कम मज़ेदार वीडियो देखने की ज़रूरत हो, या कॉफ़ी पीने में कम समय बिताना पड़े, या आपका दुश्मन फ़ोन कॉल है।

20. टिम फेरिस विधि

टिमोथी फेरिस एक उत्पादकता गुरु हैं जो काम के आयोजन की अपनी दो-नियम पद्धति के साथ आए थे। पहला है 80/20 नियम, या पारेतो सिद्धांत, जो बताता है कि हमारा 80% काम 20% समय में किया जा सकता है। शेष 20% में 80% समय लगेगा। दूसरा पार्किंसन का नियम है: काम उसे आवंटित हर समय भरता है।

इसका निहितार्थ, फेरिस कहते हैं, यह है कि आपको सब कुछ करने के लिए अधिक मेहनत करने की आवश्यकता नहीं है - आपको बेहतर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है। आप पूरे समर्पण के साथ काम करने के समय का केवल 20% काम करते हैं, लेकिन आप सभी महत्वपूर्ण चीजों को फिर से कर सकते हैं। और शेष 80% साधारण दिनचर्या के लिए समर्पित किया जा सकता है ताकि आप प्राथमिकता वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकें और अधिक काम से बच सकें।