बेकार की गतिविधियों पर समय बर्बाद करने से कैसे रोकें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

अधिक उत्पादक होने के लिए, अपने आप को ध्यान केंद्रित करने के लिए मजबूर न करें। बस अपने कार्य दिवस में छोटे-छोटे समायोजन करें।

1. यथासंभव कम बैठकें आयोजित करें

हम हफ्ते में चार घंटे मीटिंग्स में बिताते हैं। इसमें से आधे से अधिक समय की बर्बादी है। यदि आप कर सकते हैं, तो बैठकों की संख्या को कम करने का प्रयास करें।

• प्रतिभागियों की संख्या पर विचार करें। केवल सुरक्षित पक्ष में रहने के लिए सहकर्मियों को बैठक में आमंत्रित न करें। उन्हें अपना समय अधिक उत्पादक रूप से अपना काम करने में बेहतर ढंग से व्यतीत करने दें।
• आमने-सामने की बातचीत अक्सर बैठकों का एक अच्छा विकल्प हो सकती है। पहले जिम्मेदार कर्मचारी के साथ परियोजना के विवरण पर चर्चा करना और उसके बाद ही पूरी टीम को विचार प्रस्तुत करना बहुत आसान है।
• औपचारिक बैठक का समय निर्धारित करने या उसमें भाग लेने से पहले, ध्यान से विचार करें कि आप अपने सहयोगियों के साथ कौन सी जानकारी साझा करना चाहते हैं। अक्सर, बुनियादी जानकारी को किसी अन्य तरीके से संप्रेषित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ से लिंक करके, चैट में लिखकर, या यहां तक कि इसे केवल एक कप कॉफी पर मौखिक रूप से पास करके। तब कर्मचारी अपने वर्कफ़्लो को बाधित किए बिना आपकी जानकारी का जवाब देने में सक्षम होंगे।

2. सहकर्मियों के साथ बातचीत बदलें

बेशक, सहयोग आमतौर पर उत्पादकता बढ़ाने में मदद करता है। लेकिन यह इतना आसान नहीं है। आंकड़ों के अनुसार, प्रत्येक कर्मचारी प्रति घंटे औसतन सात बार विचलित होता है। और इनमें से 80% विकर्षण छोटी, महत्वहीन चीजें हैं।

इसलिए दिमाग में आते ही कोई सवाल पूछने की बजाय अपने सहकर्मियों का ध्यान भटकाने में जल्दबाजी न करें। एक सूची बनाएं, और फिर कर्मचारी के खाली होने पर एक बार में सभी से पूछें। इसके अलावा, अक्सर ऐसा होता है कि कुछ समय बाद हम स्वयं अपने प्रश्न का उत्तर ढूंढ लेते हैं या समझ जाते हैं कि पहले तीन प्रश्नों ने हमें केवल एक बड़े चौथाई तक पहुँचाया।

यदि आप विचलित हैं, तो आपको सहकर्मियों के साथ जटिल संचार की रूपरेखा तैयार करने की आवश्यकता नहीं है। उदाहरण के लिए, डू नॉट डिस्टर्ब का संकेत देने के लिए आमतौर पर हेडफ़ोन पहनना पर्याप्त होता है। यदि वह काम नहीं करता है, तो कार्यालय के किसी अन्य भाग में जाने का प्रयास करें जहाँ आपको कोई परेशानी नहीं होगी। अधिकांश सहकर्मियों को इन संकेतों की आदत हो जाएगी और जब आप व्यस्त होंगे तो आपको परेशान नहीं करेंगे।

3. ईमेल प्रवाह कम करें

समस्या ईमेल में ही नहीं है, बल्कि यह है कि हम इसका उपयोग कैसे करते हैं। जहां पहले ईमेल में बड़ी मात्रा में जानकारी होती थी, अब वे एसएमएस की तरह हो गए हैं। एक विशिष्ट पत्र में अब 5 और 43 शब्दों के बीच होता है - संक्षिप्त जानकारी और सरल अनुवर्ती प्रश्न। ऐसे पत्र आपके इनबॉक्स में तेजी से गुणा करते हैं, जो आपको अपठित संदेशों की धारा में सचमुच डूबने की धमकी देते हैं।

ईमेल भेजने से पहले, विचार करें कि क्या सूचना प्रसारित करने की किसी अन्य विधि का उपयोग करना अधिक सुविधाजनक होगा।

उदाहरण के लिए, विभिन्न त्वरित संदेशवाहकों की सहायता से, आप शीघ्रता से लघु संदेश भेज सकते हैं और ई-मेल द्वारा थोपी गई अनावश्यक औपचारिकता के बिना उनका उत्तर दे सकते हैं। और खुली पहुंच वाले दस्तावेज़ों की टिप्पणियों में, कई लोग अपने सहयोगियों के मेलबॉक्स को अपने साथ रखने के बजाय, किसी प्रोजेक्ट के लिए अपने प्रस्तावों को तुरंत छोड़ सकते हैं।

4. घर से काम करें और पर्याप्त नींद लें

एक अच्छी तरह से आराम करने वाला कर्मचारी अक्सर सभी दस में एक नींद वाले कर्मचारी की तुलना में छह घंटे में अधिक काम करेगा। इसलिए, घर से काम करना कई लोगों के लिए आदर्श विकल्प बनता जा रहा है। और संचार के आधुनिक साधनों के लिए धन्यवाद, किसी भी मुद्दे को हल करने के लिए कर्मचारियों को एक ही कमरे में रहने की आवश्यकता नहीं है।

परिवहन पर कई घंटे बिताने की आवश्यकता से खुद को मुक्त करके, आप पर्याप्त नींद ले सकते हैं, और इससे उत्पादकता पर सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा।

बेशक, गतिविधि के कुछ क्षेत्रों में, सहकर्मियों के साथ घनिष्ठ संचार आवश्यक है, लेकिन घर पर बिताए सप्ताह में एक या दो कार्य दिवस किसी भी पेशे के प्रतिनिधियों के लिए उपयोगी होंगे। यह आपको अपने स्वयं के प्रोजेक्ट पर ध्यान केंद्रित करने और बस सो जाने का अवसर देगा। कुंजी एक साप्ताहिक लय खोजना है जो आपको और आपकी टीम के अनुकूल हो।

5. बार-बार ब्रेक लें।

ब्रेक उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि काम। हालांकि, गतिविधि का एक साधारण परिवर्तन अक्सर पर्याप्त नहीं होता है। रिचार्ज करने के लिए आपको हर डेढ़ घंटे में टेबल से उठना होगा।

लंबे समय तक ब्रेक, जैसे दोस्तों के साथ दोपहर का भोजन या सैर, रचनात्मक लोगों के लिए सहायक होते हैं। यह ब्रेक एक अनुत्पादक दोपहर को रचनात्मक सफलता में बदलने के लिए आवश्यक है।

यदि आप हर आधे घंटे में कुछ मिनटों के लिए विचलित होते हैं तो आप आराम नहीं करेंगे। अपने कार्यस्थल को दिन में कई बार कम से कम दस मिनट के लिए छोड़ना बेहतर है।

हालांकि ये ब्रेक वास्तव में आपके काम करने के घंटों को कम कर देंगे, बाकी समय आप अधिक कुशल होंगे। वास्तव में उत्पादक कार्य दिवस केवल आराम करने और ठीक होने से ही संभव है।