कागजी कार्रवाई के बिना कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्राओं पर कैसे भेजें: व्यक्तिगत अनुभव

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

हम आपको व्यापार यात्रा के साथ मुख्य समस्याओं के बारे में बताते हैं और बताते हैं कि आप उन्हें कैसे हल कर सकते हैं।

समस्या # 1. सुस्त अनुमोदन प्रणाली

प्रत्येक यात्रा पत्राचार का एक समूह है जिसमें मैं एक मध्यस्थ के रूप में कार्य करता हूं। संदेश भेजने में बहुत समय लगता है, इसके अलावा भ्रमित होने और गलतियाँ करने का मौका होता है, खासकर जब कई लोग उड़ रहे हों।

एक बार मैंने एक कर्मचारी को गलत समझा और गलत फ्लाइट के टिकट के लिए हामी भर दी। यह गैर-वापसी योग्य था, इसलिए कंपनी को दूसरे टिकट पर सही तारीख के साथ पैसा खर्च करना पड़ा, और लगभग 10 हजार रूबल का नुकसान हुआ।

इस समस्या को कैसे सुलझाया जाए

छोटा: प्रक्रिया को स्वचालित करें।

यात्राओं की ऑनलाइन बुकिंग के लिए सेवाएं इस कार्य का सामना करती हैं - मैंने इसका परीक्षण किया। इसका उपयोग व्यापार यात्राओं की योजना बनाने, हवाई और ट्रेन टिकट खरीदने और होटल बुक करने के लिए किया जा सकता है। आपको सेवा को जोड़ने और उपयोग करने के लिए भुगतान करने की आवश्यकता नहीं है।

सेवा का उपयोग न केवल प्रधान और कार्यालय प्रबंधक द्वारा किया जा सकता है, बल्कि कंपनी के सभी कर्मचारियों द्वारा भी किया जा सकता है। उपयोगकर्ताओं की संख्या की कोई सीमा नहीं है, इसलिए मैंने व्यवसाय के लिए OneTwoTrip पर Lifehacker की प्रोफ़ाइल पर व्यावसायिक यात्राओं पर जाने वाले सभी लोगों का डेटा तुरंत अपलोड कर दिया। आप इसे मैन्युअल रूप से या XLS और CSV फ़ाइलों से जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "कर्मचारी" अनुभाग में "आयात" बटन है।

उपयोगकर्ता जोड़ते समय, आप तुरंत रूसी और विदेशी पासपोर्ट का डेटा दर्ज कर सकते हैं, ताकि उन्हें हर बार फिर से न भरें।

प्रत्येक कर्मचारी के लिए, आप एक यात्रा सीमा निर्धारित कर सकते हैं और पहुंच अधिकारों को प्रतिबंधित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक आदेश के लिए एक सीमा निर्धारित करें और तीन सितारों तक के होटल का चयन करें। जब कोई कर्मचारी निकलता है, तो उसका प्रोफ़ाइल ब्लॉक कर दिया जाता है। वह अपने व्यक्तिगत खाते में प्रवेश नहीं कर पाएगा, लेकिन उसका पूरा इतिहास और उसकी रिपोर्टिंग बनी रहेगी।

इसने मेरे काम को बहुत सरल कर दिया: एक कर्मचारी अपने पासवर्ड के साथ अपने व्यक्तिगत खाते में लॉग इन कर सकता है, वांछित उड़ान और होटल का चयन कर सकता है और बिना भुगतान किए उन्हें बुक कर सकता है। टिकटों पर सहमत होने के लिए, आपको टेलीग्राम को स्क्रीनशॉट भेजने की आवश्यकता नहीं है: निदेशक, एक व्यवस्थापक के रूप में, "आदेश" अनुभाग में सभी कर्मचारियों के आरक्षण और आदेश देखता है।

समस्या # 2. उच्च लागत

हम सस्ता टिकट खरीदने के लिए पहले से यात्रा की योजना बनाने की कोशिश करते हैं। सच है, यह हमेशा काम नहीं करता है।

इस समस्या को कैसे सुलझाया जाए

छोटा: ऑनलाइन यात्रा सेवा के माध्यम से टिकटों और होटलों को खरीदकर उनकी बचत करें।

व्यवसाय के लिए OneTwoTrip गारंटी देता है कि एयरलाइन टिकटों की कीमत व्यक्तियों की तुलना में समान या सस्ती है।

बचत उच्च टर्नओवर और एयरलाइंस और होटलों के साथ सीधे अनुबंध के माध्यम से प्राप्त की जाती है।

साइट विभिन्न बजटों के लिए लगभग 2 मिलियन आवास विकल्प प्रदान करती है: होटल, अपार्टमेंट, छात्रावास। सबसे लोकप्रिय लोगों में से 1,000 से अधिक का व्यवसाय के लिए OneTwoTrip के साथ अपने संबंध हैं। यदि ग्राहक को जिस वस्तु की आवश्यकता है वह सिस्टम में नहीं है, तो सेवा अनुरोध पर इसके साथ एक अनुबंध समाप्त कर सकती है।

यदि योजनाओं की पुष्टि हो जाती है और यात्रा स्वीकृत हो जाती है, तो टिकट दो क्लिक में खरीदे जा सकते हैं। यदि नहीं, तो बस अपना आरक्षण रद्द कर दें। सभी एयरलाइन लॉयल्टी कार्ड मान्य हैं, इसलिए आप मील जमा करना जारी रख सकते हैं। सेवा बैंकों के साथ प्रचार की व्यवस्था करती है: उदाहरण के लिए, यह कॉर्पोरेट कार्ड से खरीदारी के लिए बोनस के साथ कैशबैक वापस कर सकती है।

समस्या # 3. लंबी टिकट और बिलिंग

जब टिकट और होटल प्रबंधक के साथ सहमत हो गए हैं, तो मैं भुगतान के लिए चालान प्राप्त करने के लिए एयरलाइन और होटल से संपर्क करता हूं। कानूनी संस्थाओं के लिए प्रत्येक संगठन के अपने भुगतान नियम होते हैं: कहीं आपको ई-मेल पर लिखने की आवश्यकता होती है, कहीं आपको कंपनी के विवरण के साथ एक एक्सेल फ़ाइल भरने की आवश्यकता होती है, कहीं - वेबसाइट पर एक फॉर्म। हुआ यूं कि दस्तावेज लेने के लिए बार-बार हॉटलाइन पर फोन करना पड़ता था। इसमें बहुत समय लगता है, और टिकट जारी होने में कभी-कभी कई दिन लग जाते हैं। कुछ कंपनियां कानूनी संस्थाओं को चालान बिल्कुल भी जारी नहीं करती हैं।ऐसे मामलों में, आपको खरीदारी छोड़नी होगी और दूसरी उड़ान या होटल की तलाश करनी होगी।

इस समस्या को कैसे सुलझाया जाए

छोटा: व्यापार यात्राएं आयोजित करने के लिए सेवा की वेबसाइट पर एक चालान के साथ टिकट और होटल के लिए भुगतान करें।

व्यवसाय के लिए OneTwoTrip पर, मैं और अन्य कर्मचारी जिनके पास उपयुक्त पहुंच है, टिकट और होटलों के लिए व्यक्तिगत रूप से आसानी से बुकिंग और भुगतान कर सकते हैं। पूरी प्रक्रिया में 2-3 मिनट लगते हैं: आप अपना व्यक्तिगत खाता दर्ज करें, तिथि और गंतव्य भरें और वांछित उड़ान का चयन करें। आपको पासपोर्ट डेटा और बोनस कार्ड नंबर दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है, जब आप सूची से किसी कर्मचारी का चयन करते हैं तो वे स्वचालित रूप से लोड हो जाएंगे।

इसके अलावा, आप एक जटिल यात्रा कार्यक्रम बना सकते हैं या अपनी यात्रा को अधिक लचीले ढंग से व्यवस्थित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक दिन विभिन्न एयरलाइनों के साथ उड़ान भरें: सुबह उल्यानोवस्क से मास्को के लिए एअरोफ़्लोत के साथ, और शाम को वापस पोबेडा पर। इसकी अनुमति है क्योंकि ऑनलाइन सेवा एक ही क्रम में विभिन्न एयरलाइनों के टिकटों को "गोंद" कर सकती है। यदि आप अपनी यात्रा स्वयं व्यवस्थित करते हैं, तो इस मामले में, इसमें अधिक समय लगेगा: दो एयरलाइनों के साथ पत्राचार, भुगतान के लिए दो चालान, कई समापन दस्तावेजों से दोगुना।

आप टिकट और होटल के लिए दो तरह से भुगतान कर सकते हैं: जमा राशि के साथ और कॉर्पोरेट बैंक कार्ड का उपयोग करके। मैं एक जमा राशि का उपयोग करता हूं - आपको "खाता" अनुभाग से चालान-प्रक्रिया द्वारा किसी भी राशि के लिए इसे अग्रिम रूप से भरना होगा। खरीदारी तुरंत होती है, न कि केवल बैंक खुलने के समय के दौरान।

किसी भी समस्या के लिए, आप सेवा सहायता टीम से संपर्क कर सकते हैं। वह चौबीसों घंटे काम करती है और सहायता प्रदान करेगी, भले ही शाम या सप्ताहांत में अप्रत्याशित घटना घटित हो।

समस्या संख्या 4. दस्तावेज बंद करना

व्यापार यात्रा टिकट और होटल आरक्षण की खरीद के साथ समाप्त नहीं होती है। समापन दस्तावेज तैयार करने के लिए बहुत अधिक प्रयास की आवश्यकता है। उन्हें एयरलाइन और होटल से अलग से अनुरोध किया जाना चाहिए, जो उन्हें विशेष रूप से कागज के रूप में भेजते हैं। अक्सर, शिपमेंट डाक से नहीं आते हैं और खो जाते हैं। यह रिपोर्टिंग अवधि के दौरान प्रकट होता है, इसलिए आपको तत्काल किसी ऐसे व्यक्ति के संपर्क की तलाश करनी होगी जो समापन दस्तावेजों की नकल कर सके।

इस समस्या को कैसे सुलझाया जाए

छोटा: व्यवसाय के लिए OneTwoTrip को बंद करने वाले दस्तावेज़ों के गठन का कार्य सौंपें।

इनवॉइस और रिपोर्ट के साथ व्यवसाय के लिए OneTwoTrip में, सब कुछ बहुत आसान है। हर महीने हमें सभी सेवाओं के लिए एक अधिनियम और वैट वाले होटलों के लिए एक चालान प्राप्त होता है, हर तिमाही - सुलह का एक कार्य। सभी चालान और रिपोर्ट "दस्तावेज़" अनुभाग में संग्रहीत हैं। आप कॉन्फ़िगर कर सकते हैं कि किस कर्मचारी की उन तक पहुंच है - सचिव, लेखाकार, प्रबंधक। आपके व्यक्तिगत खाते में भंडारण अवधि पर दस्तावेज़ों की कोई सीमा नहीं है और ये किसी भी समय उपलब्ध हैं।

नीचे की रेखा क्या है

व्यापार यात्राओं के आयोजन से धन और समय की बचत होती है। सेवा आपको इसकी अनुमति देती है:

• एयरलाइंस और होटलों के साथ लंबे पत्राचार से इनकार;
• सीधे सिर के साथ यात्राओं का समन्वय करें;
• सबसे लाभदायक उड़ान और आवास विकल्प बुक करें;
• एक ही स्थान पर 2-3 मिनट में टिकट और होटल जारी करें;
• चालान की प्रतीक्षा किए बिना टिकट के लिए भुगतान करें;
• समापन दस्तावेजों की तैयारी और भंडारण को सरल बनाएं।