शेड्यूलिंग त्रुटि क्या है और समय सीमा का ठीक से अनुमान कैसे लगाया जाए

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

छह तरीके जो आप इसे काम पर और अपने दैनिक जीवन में कर सकते हैं।

क्या है प्लानिंग एरर

पिछले तीन सालों में मैंने अपने घर में पांच कमरे पेंट किए हैं। मैंने बेडरूम से शुरुआत की और एक हफ्ते में इसे संभालने की योजना बनाई। हालांकि, फाइनल टच एक महीने बाद ही किया गया था।

क्या आपको लगता है, दूसरा कमरा शुरू करने के बाद, मैंने इसे पेंट करने के लिए एक महीने का अनुमान लगाया है? लेकिन नहीं। मुझे यकीन था: चूंकि मैंने पहले ही अपना हाथ भर लिया था, तो मैं निश्चित रूप से सप्ताहांत तक समाप्त कर दूंगा, अधिकतम - अगले तक। लेकिन मुझे फिर से एक महीना लग गया। जैसा कि हर दूसरे कमरे में होता है। रसोई के अलावा, इसमें और भी अधिक समय लगा।

हर बार, दूसरे कमरे को पेंट करने की तैयारी करते हुए, मुझे उम्मीद थी कि एक या दो हफ्ते में सब कुछ तैयार हो जाएगा। अनुभव ने मुझे बताया कि मैं इसे एक महीने से कम समय में कभी नहीं करूंगा। हालांकि, इस विश्वास को छोड़ना मुश्किल था कि इस बार चीजें निश्चित रूप से तेजी से आगे बढ़ेंगी।

यह अति आत्मविश्वास जो हमें समस्याओं को हल करने के लिए आवश्यक समय को कम आंकता है, उसका एक नाम है: नियोजन त्रुटि। इस अवधारणा को 70 के दशक के अंत में मनोवैज्ञानिक डैनियल कन्नमैन और अमोस टावर्सकी द्वारा पेश किया गया था।

वैज्ञानिकों ने समझाया कि योजना बनाते समय लोग अक्सर अपने पिछले अनुभवों को नज़रअंदाज़ कर देते हैं। मेरे मामले में, यह तथ्य था कि हर बार कमरे को रंगने में मुझे एक महीने का समय लगा। आमतौर पर हम केवल आगे के कार्य पर ध्यान केंद्रित करते हैं: यह कमरा छोटा है, जिसका अर्थ है कि इसे पेंट करने में अधिक समय नहीं लगेगा।

डेनियल कन्नमैन इस बारे में विस्तार से थिंक स्लो … डिसाइड फास्ट नामक पुस्तक में बात करते हैं। उनका तर्क है कि नियोजन त्रुटियां आमतौर पर दो चीजों से संबंधित होती हैं:

1. हम इस बात पर विचार नहीं करते हैं कि अतीत में इसी तरह के कार्यों को पूरा करने में हमें कितना समय लगा।
2. हम मानते हैं कि हमें उन जटिलताओं का सामना नहीं करना पड़ेगा जो देरी का कारण बनती हैं।

समय का गलत निर्णय किस ओर ले जाता है?

परियोजना प्रबंधन संस्थान के अनुसार, सभी परियोजनाओं में से आधे से अधिक समय पर ही पूरी हो पाती हैं।

लेकिन एक कमरे को पेंट करने में लगने वाले समय को कम करके आंकना एक बात है (यह आपको थोड़ी असुविधा देगा)। कार्य कार्यों और परियोजनाओं के मूल्यांकन में वही गलती करना बिल्कुल दूसरी बात है। यहां परिणाम बहुत अधिक गंभीर हो सकते हैं।

ज्यादा से ज्यादा, इसके परिणामस्वरूप आपको या आपकी टीम को ओवरटाइम काम करना पड़ेगा। सबसे खराब - बजट की कमी, छोटे मुनाफे, मालिकों और ग्राहकों के साथ असंतोष।

कार्यों का सही मूल्यांकन कैसे करें

आपको एक अंतर्ज्ञान पर भरोसा करते हुए, योजना बनाना बंद करने की आवश्यकता है। विशेष तकनीकों का उपयोग करना बेहतर है।

1. पिछले अनुभव पर निर्माण करें

मनोवैज्ञानिक कन्नमैन और टावर्सकी सलाह देते हैं: काम शुरू करने से पहले, आपको न केवल यह आकलन करने की आवश्यकता है कि क्या करने की आवश्यकता है, बल्कि यह भी अनुमान लगाना है कि आमतौर पर ऐसे कार्यों पर कितना समय व्यतीत होता है।

उदाहरण के लिए, आपको मोबाइल ऐप के लिए एक नई सुविधा बनाने की आवश्यकता है - पता करें कि आपकी टीम ने समान कार्य पर कितना समय बिताया। यदि आप 4,000 शब्दों का ब्लॉग पोस्ट लिखना चाहते हैं, तो डेटा खोजें कि आपने पिछली बार कितने घंटे या दिन लिए थे।

यदि आप अकेले काम कर रहे हैं, तो इस जानकारी को इकट्ठा करने का सबसे आसान तरीका टाइम ट्रैकिंग ऐप का उपयोग करना है। इसे विभिन्न प्रकार के कार्यों के साथ लागू करें, और बाद में तैयार रिपोर्ट का उपयोग करें।

टीम गतिविधियों के लिए, परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर काम में आता है। उनमें से अधिकांश डेटा एकत्र करने के कई तरीकों का उपयोग करते हैं, उदाहरण के लिए, वास्तविक कार्य समय को ध्यान में रखते हुए और गैंट चार्ट का निर्माण।

2. किसी और से अपने कार्य का मूल्यांकन करने के लिए कहें

1994 में, अमेरिकन साइकोलॉजिकल एसोसिएशन "पर्सनैलिटी एंड सोशल साइकोलॉजी" की पत्रिका ने रोजर बुहलर, डेल ग्रिफिन और माइकल रॉस द्वारा किए गए पांच अध्ययनों के परिणाम प्रकाशित किए।

उन्होंने पुष्टि की कि लोग अक्सर कन्नमैन और टावर्सकी द्वारा वर्णित नियोजन त्रुटि करते हैं। लेकिन कुछ और सामने आया: हम अक्सर अपने स्वयं के कार्यों की लागतों का गलत अनुमान लगाते हैं, लेकिन हम यह अच्छी तरह से अनुमान लगा सकते हैं कि किसी और को कितना समय लगेगा।

शोधकर्ताओं ने अध्ययन प्रतिभागियों से यह अनुमान लगाने के लिए कहा कि किसी अन्य व्यक्ति को एक निश्चित कार्य को पूरा करने में कितना समय लगेगा। उत्तर देते समय, वे अधिक बार मौजूदा अनुभव का उल्लेख करते हैं। और जब वह वहां नहीं थे, तब भी उनका आकलन उन लोगों के निष्कर्षों की तुलना में बहुत अधिक तर्कसंगत था, जिन्हें कार्य करना था।

ऐसा इसलिए है क्योंकि हम आमतौर पर अपनी क्षमताओं के बारे में बहुत आशावादी होते हैं। और बहुत अधिक उद्देश्य जब किसी और की बात आती है। इसलिए स्वयं कार्यों का मूल्यांकन करने की कोशिश करने के बजाय, किसी मित्र या सहकर्मी से इसे आपके लिए करने के लिए कहें।

3. एक समय सीमा बनाएं और देरी की संभावना को ध्यान में रखें

प्रसिद्ध ज्ञात हैं - चीजें जो हम जानते हैं कि हम उन्हें जानते हैं। ज्ञात अज्ञात भी हैं - ऐसी चीजें जिन्हें हम जानते हैं हम नहीं जानते। लेकिन अभी भी अज्ञात अज्ञात हैं - ये ऐसी चीजें हैं जिनके बारे में हम नहीं जानते हैं, कि हम उन्हें नहीं जानते हैं।

डोनाल्ड रम्सफेल्ड अमेरिकी राजनीतिज्ञ

इस उद्धरण को अक्सर परियोजना प्रबंधन में संदर्भित किया जाता है। रम्सफेल्ड जिन अज्ञात अज्ञातों के बारे में बात करता है, उन पर ध्यान देने के लिए, अधिकारी उस चीज़ का उपयोग करते हैं जिसे वे अनिश्चितता का शंकु कहते हैं। यह उस समय की सीमा को प्रदर्शित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जिसकी किसी कार्य को आवश्यकता हो सकती है।

जब आप पहली बार किसी प्रोजेक्ट पर काम करना शुरू करते हैं, तब भी आप उसके बारे में बहुत कम जानते हैं। इसलिए, इसे पूरा करने में लगने वाला वास्तविक समय पूर्वानुमान से बहुत भिन्न हो सकता है। आपको लगता है कि काम में दो दिन लगेंगे, लेकिन वास्तव में इसमें आठ दिन लग सकते हैं। या बस कुछ ही घंटे।

लेकिन जैसे-जैसे प्रक्रिया आगे बढ़ती है, यह सीमा कम होती जाती है। हालांकि, आप केवल यह कह सकते हैं कि अंत में आपको कितना समय चाहिए - जब परियोजना पूरी हो जाए।

फिर भी, अनिश्चितता का शंकु अधिक सटीक अनुमान लगाने की अनुमति देता है। यदि आप किसी आगामी प्रोजेक्ट के बारे में अधिक नहीं जानते हैं, तो श्रेणी के निचले सिरे को खोजने के लिए अनुमानित रनटाइम को चार से विभाजित करें, और ऊपरी सीमा निर्धारित करने के लिए उसी से गुणा करें। परिणाम, उदाहरण के लिए, 1 से 16 दिनों तक होगा।

यदि इतनी बड़ी रेंज आपको शोभा नहीं देती है, तो लेखांकन के लिए केवल ऊपरी सीमा का उपयोग करें - फिर, संभवतः, काम में 16 दिन लगेंगे। यह सबसे सटीक संख्या नहीं है, लेकिन यह आपकी मूल भविष्यवाणी की तुलना में वास्तविकता के अधिक करीब होने की संभावना है।

4. समस्या को तीन बिंदुओं पर रेट करें

यह विधि आपको अधिक वस्तुनिष्ठ बनने में मदद करेगी। प्रत्येक कार्य के लिए, आपको एक मूल्यांकन देना होगा:

• सबसे अच्छी स्क्रिप्ट;
• सबसे बुरी स्थिति;
• सबसे अधिक संभावना परिदृश्य।

सबसे अधिक संभावना है कि पहली संख्या आपकी मूल भविष्यवाणी से मेल खाएगी। सबसे संभावित परिदृश्य का आकलन आपके पास मौजूद अनुभवजन्य डेटा पर आधारित हो सकता है। और सबसे खराब का आकलन करते समय, आपको यह विचार करने की आवश्यकता है कि अगर चीजें गलत हो जाती हैं तो इसमें कितना समय लगेगा।

तीन संख्याओं के साथ, औसत की गणना करें। उदाहरण के लिए, यदि सबसे अच्छा परिदृश्य तीन दिन है, संभावित पांच दिन है, और सबसे खराब नौ है, तो बस जोड़ें: 3 + 5 + 9 = 17. फिर उस संख्या को तीन से विभाजित करें। यह औसतन 5, 67 दिन निकलता है - यह आपके लिए आवश्यक समय का पूर्वानुमान है।

5. त्रुटि दर की गणना करें

स्मार्ट लोगों के लिए व्यक्तिगत विकास पाठ्यक्रम के लेखक स्टीव पावलिना ने अपनी योजना में आप कितने गलत हैं, इसके गुणांक की गणना करने की सिफारिश की है। भविष्य में, इस नंबर का उपयोग आपके सभी कार्यों के लिए किया जा सकता है।

कई कार्यों के लिए समय का अनुमान दें जिन्हें आपको निकट भविष्य में पूरा करने की आवश्यकता है। अपनी धारणाएँ लिखिए। काम खत्म करने के बाद ध्यान दें कि आपने आखिर में कितना खर्च किया।

सभी निर्धारित समय को एक साथ जोड़ें। वास्तविक के साथ भी ऐसा ही करें।अब सभी वास्तविक समय को मूल अनुमान से विभाजित करें - आपको वह अनुपात मिलता है जो आप चाहते हैं।

उदाहरण के लिए, आप अनुमान लगाते हैं कि कई कार्यों को पूरा करने में 12 घंटे लगेंगे। अंत में, हमने 15 खर्च किए। त्रुटि दर: 15/12 = 1.25। इसका मतलब है कि कार्यों में आपकी योजना से 25% अधिक समय लगा।

अब, हमेशा अपने प्रारंभिक अनुमानों को परिणामी त्रुटि कारक से गुणा करें - और वे अधिक सटीक होंगे।

6. दिन के सबसे अनुत्पादक समय पर मूल्यांकन करें।

अमेरिकी विश्लेषक और व्यावसायिक साहित्य लेखक डेनियल पिंक ने अपनी पुस्तक टाइमहैकिंग में। विज्ञान हमें समय पर सब कुछ करने में कैसे मदद करता है”हमारे कालक्रम - आंतरिक घड़ियों से संबंधित शोध में डूब गया।

उन्होंने अध्ययन किया कि वे कैसे प्रभावित करते हैं कि हम पूरे दिन कैसा महसूस करते हैं। और मैंने पाया कि कालक्रम न केवल हमारी शारीरिक और मानसिक गतिविधि को नियंत्रित करता है, बल्कि यह भी निर्धारित करता है कि हम दिन के किस समय सबसे रचनात्मक हैं और जब हम सकारात्मक और नकारात्मक विचारों से ग्रस्त होते हैं।

पिंक ने स्कॉट गोल्डर और माइकल मैसी के शोध का हवाला दिया, जिन्होंने ट्विटर पर लोगों के मूड का विश्लेषण किया। उन्होंने पाया कि कम उत्पादकता की अवधि के दौरान उपयोगकर्ता पोस्ट आमतौर पर बहुत सकारात्मक नहीं होते हैं।

ज्यादातर लोगों के लिए, यह गिरावट दोपहर के भोजन के ठीक बाद दिन के मध्य में होती है। गोल्डर और मैसी के अनुसार इस दौरान आपके अच्छे मूड में होने की संभावना नहीं है। यह आपको अति आत्मविश्वास और आशावाद से बचने में मदद कर सकता है और परिणामस्वरूप, अधिक प्रभावी ढंग से योजना बना सकता है।

इस प्रकार, बाद की विधि का सार उत्पादकता में गिरावट के दौरान कार्यों का मूल्यांकन करना है। यह जागने के लगभग छह घंटे बाद होता है। लेकिन आप तब तक इंतजार कर सकते हैं जब तक कि फैलाव और थकान की भावना न आ जाए।

काम के परिणामों के आधार पर, इस तरह से अपने समय की योजना बनाकर जांचें कि क्या आप वास्तविकता के करीब आ गए हैं।

नियोजन त्रुटि की समझ ही आपको कार्यों का सही मूल्यांकन करने में मदद करेगी। हो सकता है कि आप अपनी क्षमताओं को कम आंकने की अपनी प्रवृत्ति को नियंत्रित करने में सक्षम न हों। लेकिन अगर आपको पता चलता है कि अत्यधिक आशावाद कैसे प्रभावित करता है, और इस प्रभाव को कम करने का प्रयास करें, तो आप अपने समय के प्रबंधन में बहुत बेहतर हो जाएंगे।