"हाइड्रेंट" को नियंत्रित करें, या सूचना और कार्यों के प्रवाह में कैसे न डूबें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

लोटस कॉरपोरेशन के संस्थापक मिच कपूर ने एक बार कहा था कि इंटरनेट से जानकारी प्राप्त करना फायर हाइड्रेंट से पीने जैसा है। ऑनलाइन संचार के एक विशेषज्ञ मैथ्यू लोरी ने इस विषय को और आगे बढ़ाया और सूचना के निरंतर प्रवाह को बुलाया जो पीसी और फोन पर 24 घंटे, सप्ताह में 7 दिन, और कभी समाप्त नहीं होता, "फायरहोज"। प्रवाह में कैसे न डूबें और अपने समय का तर्कसंगत उपयोग करें - Lifehacker द्वारा तैयार किए गए अनुकूलित अनुवाद में पढ़ें।

हाइड्रेंट के साथ, आपकी टू-डू लिस्ट कभी खाली नहीं होती। क्योंकि "हाइड्रेंट" केवल सूचना नहीं है, यह नए कार्यों का कारखाना है। टू-डू सूची में कुछ आइटम स्पष्ट हैं, जैसे आपके बॉस या क्लाइंट के ईमेल जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है। लेकिन कई स्पष्ट रूप से व्यक्त नहीं किए जाते हैं।

यह एक पढ़ने और सोचने लायक लेख है। टिप्पणी करने के लिए एक पोस्ट। दोस्तों और सहकर्मियों के साथ आपको जो पसंद है उसे साझा करें।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप दिन में कितने घंटे छोटे व्यवसाय में शामिल हैं। मुख्य बात यह है कि वे अंत और किनारे नहीं देखते हैं। यह "हाइड्रेंट" है।

और यह अवधारणा केवल कार्यों की सूची से कहीं अधिक व्यापक है। और, दुर्भाग्य से, एक दिन में अभी भी 24 घंटे हैं।

लवा

अगर आप मेरी तरह हैं तो सुबह-सुबह सभी रचनात्मक और चुनौतीपूर्ण काम अच्छी तरह से आगे बढ़ जाते हैं। इसके कई कारण हैं - मनोवैज्ञानिक और शारीरिक - ऐसा क्यों है। लेकिन "हाइड्रेंट" आपकी आंतरिक लय के प्रति बहुत उदासीन है। क्योंकि जब आप सोते हैं तो जानकारी की मात्रा बढ़ती रहती है।

नाश्ते के बाद, आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं, और "हाइड्रेंट" से स्ट्रीम स्क्रीन को चकनाचूर कर देती है, जो मेल में अक्षरों के दबाव में थी, बिट्रिक्स, ट्विटर, लिंक्डइन, फेसबुक, बेसकैंप, जिरा, ट्रेलो और इसी तरह के खातों में। आपके कैलेंडर में आपके बॉस, भागीदारों, ग्राहकों, उप-ठेकेदारों, सहकर्मियों की बैठकें, अनुरोध और निर्देश शामिल हैं। और जो कल के कार्यों की सूची में नहीं था वह आज जल रहा है और तत्काल निष्पादन की आवश्यकता है।

हाइड्रेंट आपका इंतजार नहीं कर रहा होगा। यह जोर से आपके समय और ध्यान की मांग करता है।

अचानक, सुबह के 11 बज चुके हैं और आप पहले ही अपने दिन का सबसे अच्छा हिस्सा खो चुके हैं।

इस स्थिति का जवाब कैसे दें? आमतौर पर दो विकल्प पेश किए जाते हैं: या तो व्यवहार बदलें या प्रौद्योगिकी का उपयोग करें। लेकिन व्यवहार परिवर्तन की नींव बनाने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग क्यों न करें?

आप सूचना, कार्यों और विचारों को प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित करते हैं? आपको यह समझने की आवश्यकता है कि सूचना का प्रवाह निरंतर है, और सामान्य तौर पर, यह कई प्रवाह हैं: सूचना ईमेल, सामाजिक नेटवर्क और मीडिया, वेबसाइटों, समाचार पत्रों, बैठकों के दौरान, मित्रों से और यहां तक कि आपके सिर से भी आती है। सब कुछ कवर करना असंभव है।

क्या आपको संदेशों को संसाधित करना है, यह तय करना है कि उनके साथ क्या करना है: प्रतिक्रिया करें, उपयोग करें, साझा करें, बाद में उपयोग के लिए सहेजें, या हटाएं? कब करना है? और आप इन सब से निपटने के लिए समय कैसे निकालते हैं?

दुर्भाग्य से, मल्टीटास्किंग मोड, जब आप एक ही बार में सब कुछ करने की कोशिश करते हैं, तो काम नहीं करता है। आप अपने शेड्यूल को नियंत्रित नहीं करते हैं, आपके लिए खाली समय निकालना, मेल से ध्यान हटाना और 5 मिनट से अधिक किसी चीज़ पर ध्यान केंद्रित करना मुश्किल है। यदि ऐसा है, तो पूरे दिन सबसे अधिक उत्पादक होने के लिए समय को व्यवस्थित करने की मेरी विधि देखें - यह जाने का रास्ता हो सकता है।

तीन तकनीकें और अतिरिक्त उपकरण

दैनिक अनुष्ठान। इस समय, हम महत्वपूर्ण और छोटे कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हुए आयोजन और योजना बना रहे हैं।

सीखना - कतारबद्ध करना - स्टॉक की जानकारी - वितरण। हम प्रवाह को "हाइड्रेंट" से उस सामग्री में स्थानांतरित करते हैं जिसके साथ आप काम कर सकते हैं। हम कार्यों की एक सूची बनाते हैं, उपयोगी संसाधनों का एक व्यक्तिगत पुस्तकालय, सामाजिक नेटवर्क और मीडिया से जानकारी का एक स्थिर फ़ीड।

चीजों को अंत तक पूरा करना। हम कार्यों की सूची और अपने समय का प्रबंधन करते हैं।

अपनी आंतरिक लय के अनुसार काम करें

केवल आप ही उत्पादकता संवर्द्धन के अपने स्वयं के सेट का पता लगा सकते हैं - मैं केवल इतना कर सकता हूं कि मैं अपना खुद का साझा करूं।

मैं सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने के लिए सबसे अच्छा समय आवंटित करता हूं

सुबह में, जब मेरा दिमाग सबसे अच्छा होता है, मैं सबसे महत्वपूर्ण कार्य पर काम करने के लिए 2-3 घंटे अलग रखता हूं, और मैं किसी और चीज से विचलित नहीं होता हूं। अनुसंधान से पता चलता है कि जो कार्यकर्ता विचलित होते हैं - या खुद से विचलित होते हैं - हर 3 मिनट में कम से कम एक बार काम पर वापस आने के लिए कम से कम 20 मिनट का समय लेते हैं।

दिन की शुरुआत एक कठिन कार्य से करना उचित है, भले ही किसी आसान चीज से शुरुआत करना मानव स्वभाव है। दिन के समय अप्रत्याशित परिस्थितियाँ अवश्य उत्पन्न होंगी, अतिरिक्त बैठकें - और सर्वोपरि महत्व के कार्य पूरे नहीं होंगे।

मैं विराम का संकेत देता हूं

जैसा भी हो, आमतौर पर 60-90 मिनट के बाद एकाग्रता कम हो जाती है, इसलिए मैं काम की सुबह की अवधि को दो भागों में विभाजित करता हूं, एक छोटा ब्रेक लेता हूं, जिसके दौरान मुझे कार्यस्थल छोड़ना होगा।

वैज्ञानिकों का दावा है कि एक गतिहीन जीवन शैली से हृदय की समस्याएं, खराब मुद्रा और कुछ प्रकार के कैंसर होते हैं।

अगर आप एक जगह पर सिर्फ 30 मिनट के लिए बैठते हैं तो भी आपका मेटाबॉलिज्म 90% तक स्लो हो जाएगा।

शाम को

दोपहर के भोजन के बाद ऊर्जा का स्तर नाटकीय रूप से गिर जाता है, यही वजह है कि बहुत से लोग इस समय कुछ नींद लेना पसंद करते हैं। दोपहर के भोजन के बाद, मैं कोशिश करता हूँ:

• लोगों से मिलना: मुझे यकीन है कि ऐसे समय में मैं शायद ही अपना काम ठीक से कर पाऊंगा, और संचार ऊर्जा को अतिरिक्त बढ़ावा देता है;
• छोटे, सरल और संगठनात्मक कार्यों से निपटना।

सुबह और शाम का अनुष्ठान

आपको यह तय करने की ज़रूरत है कि इन घंटों के दौरान वास्तव में क्या करना है। इसका मतलब है कि आपको मेल खोलने, कुछ संदेशों को कार्यों की सूची में अनुवाद करने और अन्य परियोजनाओं के बीच उनके लिए समय निकालने की आवश्यकता है।

समस्या यह है कि आपके मेल में जो संदेश आते हैं, वे असली वैम्पायर होते हैं जो आपके समय का पोषण करते हैं। उन्हें अलग करने में आपके विचार से अधिक समय और प्रयास लगता है। और सबसे बुरी बात यह है कि, चाहे वह कितना भी कष्टप्रद क्यों न हो, आप में से एक हिस्सा हमेशा अपना इनबॉक्स देखना चाहता है।

समाधान यह है कि प्रवेश करने वालों को खतरनाक जानवरों के रूप में माना जाना चाहिए, जिन्हें ज्यादातर समय पिंजरे में रखने की आवश्यकता होती है, लेकिन फिर भी, समय-समय पर, ताकि वे अपने आप से बच न सकें।

मैं दिन में दो बार आने वाले काम से निपटता हूं - सुबह और शाम की रस्मों के दौरान। मैं इस तरह के आदेश के आदी हो गया कि आने वाले के साथ काम करना मन के लिए वही स्वचालित कार्य बन गया जैसे शरीर के लिए खाने-पीने की जरूरत है।

इन दो अवधियों के बीच, मुझे इस बात की चिंता नहीं है कि मेल में कुछ आया है या नहीं और क्या मैं कुछ महत्वपूर्ण भूल गया हूं - मुझे अपने सिस्टम पर भरोसा है। इसलिए, मेलबॉक्स बंद करने के बाद, मैं नए सिरे से काम पर जाता हूं।

और चूंकि सुबह की रस्म आमतौर पर अल्पकालिक होती है (अधिकांश संगठनात्मक मुद्दे शाम के अनुष्ठान के लिए छोड़ दिए जाते हैं), मैं सबसे महत्वपूर्ण कार्य पर अधिक ध्यान देता हूं।

कार्य सूची

अपने दिन को व्यवस्थित करने के लिए और अपने जीवन के सभी रसों को चूसते हुए इनबॉक्स के प्रवाह को रोकने के लिए, आपको तकनीकों और उपकरणों का उपयोग करने की आवश्यकता है।

इन प्रभावी तकनीकों में से एक है "सीखना - कतारबद्ध करना - सूचना का भंडार - वितरण", जो एक बेतरतीब प्रवाह का अनुवाद करता है:

• कार्यों की उपयोग में आसान सूची,
• उपयोगी सामग्रियों का एक निजी पुस्तकालय जो बाद में उनके साथ काम करने के लिए सहेजा जाता है,
• सहकर्मियों के साथ साझा करने के लिए सामग्री का एक संग्रह।

आदर्श रूप से, यह सुबह और शाम के अनुष्ठानों के दौरान किया जाना चाहिए। आइए इस प्रक्रिया पर करीब से नज़र डालें।

आवक का अध्ययन

आपका इनबॉक्स ईमेल और ट्विटर संदेशों से लेकर आपकी रिकॉर्डिंग तक सब कुछ है।

सबसे पहले, याद रखें, किसी भी इनकमिंग कॉल के लिए तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है। हम सभी ने ईमेल पर त्वरित प्रतिक्रिया भेजना और प्राप्त करना सीख लिया है, लेकिन यह गलत है: जो कोई भी इसकी अपेक्षा करता है वह आप पर अतिरिक्त दायित्व डाल रहा है।

दूसरे, प्रत्येक ईमेल को खोलना और उसका उत्तर देना बिल्कुल अप्रभावी है।यदि आप एक काम करते हैं तो आप अधिक उत्पादक होंगे। उदाहरण के लिए, बस अपना इनबॉक्स देखें। हमारा दिमाग कई कामों को एक साथ करने में बहुत अच्छा नहीं है। जब लोग सोचते हैं कि वे आसानी से एक से अधिक कार्य कर सकते हैं, तो वे वास्तव में एक कार्य से दूसरे कार्य में तेज़ी से स्विच कर रहे हैं। लेकिन यह धारणा और एकाग्रता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है।

इसलिए जब आप अपना इनबॉक्स खोलें, तो बस उसे देखें। यह क्लासिक सिंगल-टास्क "इसे पूरा करें" मॉडल है:

• यदि आप अपना इनबॉक्स दो मिनट से भी कम समय में देख सकते हैं, तो ऐसा करें;
• यदि आप नहीं कर सकते हैं, तो इसे उन कार्यों की सूची में जोड़ें जिन्हें आपको बाद में वापस करने की आवश्यकता है;
• आप बस फ़ाइल को अनदेखा कर सकते हैं।

भले ही आप अपने संदेशों को देखने के ठीक बाद अपना कतारबद्ध इनबॉक्स खोलते हैं, फिर भी आपके पास पुनर्निर्माण के लिए समय है।

सुबह अपना इनबॉक्स तभी देखें जब बहुत जरूरी हो।

जब आप सुबह संदेशों को देखते हैं, तो अपने आप से प्रश्न पूछें: क्या वे अत्यावश्यक हैं? वास्तविक अत्यावश्यक संदेश आपके नंबर एक दुश्मन हैं, क्योंकि वे कीमती समय लेते हैं जिसे आप सबसे महत्वपूर्ण कार्य पर खर्च करना चाहते हैं।

अन्यथा, आपको कार्यों की सूची में "शाम को संदेशों की जांच करें" आइटम को शामिल करने की आवश्यकता है।

कतार

कतार के दो खंडों में से एक में गैर-जरूरी कार्यों को पूरा करने के लिए 2 मिनट से अधिक समय दें:

1. पढ़ने योग्य बातें: पढ़ने और सोचने के लिए ऑनलाइन संसाधनों को इसमें जोड़ा जा सकता है। आप इन सामग्रियों पर बाद में और किसी भी उपकरण से वापस आ सकते हैं।
2. क्या करने की आवश्यकता है: आने वाले संदेशों को सहायता का उपयोग करके सीधे कार्य सूची में पुनर्निर्देशित किया जाता है।

बेशक, आप मैन्युअल रूप से कार्यों की एक सूची भी बना सकते हैं, लेकिन मुझे एप्लिकेशन अधिक सुविधाजनक लगते हैं।

व्यक्तिगत पुस्तकालय में सामग्री पढ़ना और वितरित करना

शाम के अनुष्ठान के दौरान, मैं कार्य सूची में वापस जाता हूं और पढ़ने के लिए कतार में सामग्री की जांच करता हूं। चूंकि मैं पॉकेट का उपयोग करता हूं, इसलिए मैं मेट्रो में यात्रा करते समय, बैठक की प्रतीक्षा करते समय, या किसी अन्य खाली समय में उन्हें देख सकता हूं। इसलिए, मैं आमतौर पर इस सूची से जल्दी निपटता हूं।

यदि सामग्री वास्तव में सार्थक है, तो इसे - मेरी उपयोगी सामग्री की ऑनलाइन लाइब्रेरी में जोड़ें। इसे टैग किया जा सकता है, इसलिए अगले दिन, एक महीने या एक साल बाद भी नोट्स आसानी से मिल जाते हैं। और अवसर के लिए Diiogo को विशेष धन्यवाद।

l8r टैग (अर्थात, बाद में - अंग्रेजी से। "बाद में") संसाधन को दूसरी कतार में रखता है, जिसे मैं कार्यों की सूची की रात की जांच के दौरान कहता हूं।

साथ ही, Diigo मेरे द्वारा नोट बॉक्स में जोड़े जाने वाले किसी भी टेक्स्ट की एक कॉपी अपने आप सेव कर लेता है। जब मैं किसी के साथ सामग्री साझा करना चाहता हूं तो मैं इस नोट को संपादित कर सकता हूं, टिप्पणियां, विचार सम्मिलित कर सकता हूं।

इसे साझा करें

Diigo में कुछ टैग आपको अपनी संपत्ति कहीं भी प्रकाशित करने की अनुमति देते हैं। जिसके लिए जादू के लिए धन्यवाद:

• लाइक टैग के साथ, सामग्री मेरे टम्बलर पर एक उद्धृत पोस्ट के रूप में सबमिट की जाती है,
• यदि आप ट्वीट शीर्षक टैग का चयन करते हैं और पोस्ट का लिंक ट्विटर पर भेज दिया जाता है,
• आप अन्य खातों के लिए टैग अनुकूलित कर सकते हैं: लिंक्डइन, फेसबुक …

इस पद्धति के लिए धन्यवाद, "हाइड्रेंट" से पूरी धारा कार्य सूची और व्यक्तिगत पुस्तकालय में भेजी जाती है, और चयनित संसाधनों को बदले में साझा किया जा सकता है। और यह सब बिना ध्यान खोए।

शाम की रस्म

चूंकि मैं सुबह अपने रचनात्मक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना चाहता हूं, शाम की रस्म दिन की योजना बनाने की आधारशिला है।

मैं शाम की रस्म कैसे शुरू करूं

दोपहर के भोजन के बाद समय:

• मैंने अपना सबसे महत्वपूर्ण कार्य सुबह ही पूरा कर लिया है;
• मेरे इनबॉक्स में जमा अपठित संदेश, जो मुझे सबसे महत्वपूर्ण कार्य पर काम करने में व्यस्त होने पर प्राप्त हुए;
• कार्य सूची में कतार में वे कार्य होते हैं जो मैं सुबह में करता हूं, और मानक कार्य जो मैं हर दिन शाम के अनुष्ठान के दौरान करता हूं।

वर्तमान दैनिक कार्य

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, शाम की रस्म में इस तरह के कार्य शामिल हैं:

1. राय।यह हर चीज का पूर्ण निरीक्षण है: मैं हर संभव चीज से निपटता हूं, यहां तक कि उन सामग्रियों के साथ भी जिनके साथ काम करने में 2 मिनट से अधिक समय लगेगा।
2. पढ़ें, वितरित करें, साझा करें। पिछले 24 घंटों में मेरे द्वारा जोड़े गए सभी बेहतरीन सामानों के साथ काम करना।
3. कार्य सूची की निगरानी करें। मैं कार्यों की अपनी बारी खोलता हूं और सबसे महत्वपूर्ण कार्य पर काम करने में हुई प्रगति के आधार पर, मैं:

• मैं तय करता हूँ कि आज शाम को मैं क्या करूँगा और कल के लिए क्या स्थगित करूँगा,
• तय करें कि कल सुबह का सबसे महत्वपूर्ण कार्य कौन सा कार्य होगा, और निर्धारित करें कि इसके लिए कितना समय समर्पित करने की आवश्यकता होगी,
• मैं अनुसूची में आराम के लिए समय शामिल करता हूं (या इसे बाद में या कुछ समय के लिए स्थगित कर देता हूं)।

करने के लिए कुछ और चीजें हैं, जैसे कल प्राप्त ईमेल का जवाब देना, या वित्त का ट्रैक रखना, और अन्य। उनमें से कुछ केवल एक विशेष दिन पर दिखाई देते हैं। उदाहरण के लिए, मैं प्रत्येक बुधवार और शनिवार को उपरोक्त Diigo की जाँच करता हूँ।

साप्ताहिक चेक

प्रत्येक सोमवार को आपको कार्यों की सूची में आइटम "सप्ताह के लिए लक्ष्यों की एक सूची बनाएं" को शामिल करना होगा। इसलिए, सप्ताह के दौरान हर रात, मैं इन लक्ष्यों को ध्यान में रखता हूं: यह तब काम आएगा जब मुझे यह तय करने की आवश्यकता होगी कि आज क्या करना है और बाद में क्या छोड़ना है।

हर शुक्रवार की रात, मैं मानसिक रूप से इन लक्ष्यों की फिर से समीक्षा करता हूं और उनका गंभीर रूप से आकलन करता हूं।

और उसके बाद ही आराम का समय आता है

चूँकि शाम के समय अपने कार्यक्रम का प्रबंधन करना आसान होता है और कठिन कार्यों पर काम करना अधिक कठिन होता है, इसलिए दिन के दौरान मैं शायद कार्यों और सामग्रियों की समीक्षा करने और कतार में जोड़ने में लगा रहूंगा। फिर भी, आपका इनबॉक्स कम से कम आधे दिन के लिए बंद रहेगा।

मेरा दिन "अध्ययन - कतार - सूचना का भंडार - वितरण" कार्य के साथ समाप्त होता है, इसलिए मैं अधूरे व्यवसाय के भार के बिना एक नया दिन शुरू कर सकता हूं।