व्यापार पत्राचार में 13 चीजें जो सिर्फ पेशाब करती हैं

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

यदि आप दूसरे व्यक्ति को नाराज नहीं करना चाहते हैं, तो ऐसा न करें।

1. अभिवादन की कमी

आप आनंद के लिए एक व्यावसायिक पत्र नहीं लिख रहे हैं, आपको पता करने वाले से कुछ चाहिए। इसलिए, इसे विनम्रता के कार्य के साथ शुरू करना सही है - एक अभिवादन। इसके बिना करना अपने पैर से किसी और के कार्यालय का दरवाजा खोलने जैसा है।

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2. वाक्यांश "अच्छे दिन"

यदि आप 2000 के दशक से सीधे एक व्यावसायिक पत्र नहीं लिख रहे हैं, तो अधिक आधुनिक शब्द चुनें। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप ठीक-ठीक भविष्यवाणी नहीं कर सकते कि दूसरा व्यक्ति संदेश कब पढ़ेगा। "शुभ दोपहर" विकल्प सबसे तटस्थ है, लेकिन आप उस अवधि का भी उपयोग कर सकते हैं जब आप पत्र भेजते हैं। और "दिन के अच्छे समय" को अतीत के आधे-अधूरे मंचों पर छोड़ दें।

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3. त्रुटियों को संभालना

यह आश्चर्यजनक है कि इतने छोटे पाठ में कितनी गलतियाँ की जा सकती हैं। सबसे पहले, कई लोगों ने अल्पविराम से अलग किए गए नियम को शाब्दिक रूप से लिया है। यह "प्रिय एंटोन मिखाइलोविच" जैसी उत्कृष्ट कृतियों को जन्म देता है। अपील केवल एक नाम नहीं है, बल्कि उस पर निर्भर शब्द भी है।

दूसरे, पता करने वाले के नाम को ध्यान से देखें। अलेक्सेव एलेक्जेंड्रास, मारिन मारियास को न बुलाएं और आद्याक्षर को समझें।

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4. संक्षिप्ताक्षर और मोनोसिलेबिक उत्तर

व्यावसायिक लेखन के लिए आपको पूर्ण वाक्यों में संवाद करने की आवश्यकता होती है। इस दृष्टिकोण का एक व्यावहारिक लाभ है: वार्ताकार को यह अनुमान लगाने की ज़रूरत नहीं है कि आपका क्या मतलब है, क्योंकि आप सभी बारीकियों को प्रकट करते हैं और शब्दों की गलत व्याख्या करने का अवसर नहीं देते हैं। और आपके "ओके" का मतलब कुछ भी हो सकता है। इसके अलावा, कटौती ज्यादा समय नहीं बचाती है।

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5. हास्य और रूपक

एक व्यावसायिक पत्र में व्याख्या के लिए जगह नहीं छोड़नी चाहिए। सभी शब्द अपने प्रत्यक्ष अर्थ में उपयोग किए जाते हैं और अलग-अलग व्याख्या नहीं करते हैं। अन्यथा, पत्राचार के एक अतिरिक्त दौर की प्रतीक्षा करें, जिसमें आपको पता चलेगा कि किसके मन में क्या था। और इसमें बहुत समय लग सकता है।

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6. विस्मयादिबोधक चिह्न

विस्मयादिबोधक चिह्न अक्सर साहित्यिक ग्रंथों में उपयोग नहीं किए जाते हैं, क्योंकि वे मजबूत भावनाओं को व्यक्त करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। एक व्यावसायिक पत्र अभिव्यक्ति का मंच नहीं है, भले ही आप वास्तव में वार्ताकार को व्यक्त करना चाहते हैं कि आप इसके बारे में क्या सोचते हैं।

आपका मतलब कुछ खास नहीं हो सकता है, लेकिन वार्ताकार के लिए विस्मयादिबोधक चिह्न एक संकेत होगा कि वह शायद कुछ गलत कर रहा है। इसलिए अपनी इंद्रियों और Shift + 1 कुंजी संयोजन दोनों को नियंत्रण में रखें। एक विस्मयादिबोधक केवल प्रचलन में उपयुक्त है।

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7. नौकरशाहों की बहुतायत

अपने आप को अधिक औपचारिक रूप से व्यक्त करने की इच्छा अक्सर राक्षसी निर्माण उत्पन्न करती है जिसमें अर्थ को समझना बेहद मुश्किल होता है। जटिल वाक्यांशों का अति प्रयोग न करें और आसान लिखें।

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8. कैप्स लॉक

यह बड़े अक्षरों में लाइनों को हाइलाइट करने लायक नहीं है। इंटरनेट पर, यह अभी भी चीखने का प्रतीक है। किसी पर चिल्लाना पसंद नहीं है। संदेश को स्पष्ट करने के लिए, बस इसे स्पष्ट करें।

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9. वाक्यांश "अग्रिम धन्यवाद"

धन्यवाद, बेशक, आप अपनी जेब में नहीं डाल सकते हैं, लेकिन जल्दी कृतज्ञता वार्ताकार को एक अजीब स्थिति में डाल देती है। एक संस्कारी व्यक्ति आपके अनुरोध को पूरा करने के लिए बाध्य महसूस करेगा, भले ही वह समझता हो कि उसे ऐसा नहीं करना चाहिए। और आप समस्याओं को दूर करने के लिए याद किए जाएंगे।

यदि वार्ताकार को अभी भी प्रोत्साहित करने की आवश्यकता है, तो यह वर्णन करना बेहतर है कि आपके अनुरोध का जवाब देना उसके लिए कितना फायदेमंद है।

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10. अजीब सब्जेक्ट लाइन या बिल्कुल भी सब्जेक्ट नहीं

समझ से बाहर होने वाले अक्षरों को खोलना असुरक्षित है, इसलिए बिना विषय वाला संदेश स्पैम में जाने का जोखिम उठाता है।स्वाभाविक रूप से, एक व्यक्ति बहुत क्रोधित होगा जब उसे पता चलेगा कि "ज़िना, रबर" शब्दों के तहत टायर प्लांट के प्रबंधक जिनेदा से एक महत्वपूर्ण दस्तावेज छिपा हुआ था।

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11. परिचित

आपको अपनी व्यावसायिक शैली से विचलित नहीं होना चाहिए, भले ही पता करने वाला आपका सबसे अच्छा दोस्त हो। सबसे पहले, उसे अपने बॉस या ठेकेदारों को एक पत्र अग्रेषित करने की आवश्यकता हो सकती है। दूसरे, पत्र दुर्घटना से तीसरे हाथ में पड़ सकता है और उससे समझौता कर सकता है, और साथ ही आप भी।

तीसरा, आपको व्यक्तिगत और कार्य के बीच अंतर करने की आवश्यकता है। कॉर्पोरेट हित हमेशा व्यक्तिगत लोगों के साथ मेल नहीं खाते हैं। बातचीत में रियायतें दिए बिना मैत्रीपूर्ण संबंध बनाए रखने के लिए अपने आप को पैंतरेबाज़ी के लिए जगह छोड़ने के लायक है।

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12. पत्राचार के इतिहास का अभाव

यदि आप किसी के साथ सक्रिय रूप से चैट कर रहे हैं, तो प्राप्तकर्ता को पता है कि बातचीत किस बारे में है, और माउस व्हील को घुमाकर आसानी से संवाद की शुरुआत में वापस आ सकता है। लेकिन जब आप कभी-कभी ई-मेल द्वारा पत्रों का आदान-प्रदान करते हैं, तो वार्ताकार भूल सकता है कि आप कौन हैं और आपको उससे क्या चाहिए।

व्यक्ति के लिए इसे करना आसान बनाएं: एक पैराग्राफ में, उस व्यक्ति को याद दिलाएं कि वे किस बारे में बात कर रहे हैं।

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13. संदेश थ्रेड्स का अनुचित संचालन

मेल सेवाएं और एजेंट आपको संदेश थ्रेड के साथ काम करने की अनुमति देते हैं। अगर सही तरीके से संभाला जाए तो यह वास्तव में उपयोगी उपकरण है। लेकिन हर कोई सफल नहीं होता।

शायद आप पहले से ही एक सामूहिक मेलिंग के शिकार हो गए हैं, जिसके प्रतिभागी सीधे लेखक को नहीं, बल्कि सभी को जवाब देते हैं। नतीजतन, एक निर्बाध बातचीत आपके इनबॉक्स को भर देती है, और आप उन लोगों के लिए दंड के साथ आते हैं जिन्हें सही बटन नहीं मिल रहा है। उसी समय, ऐसी जानकारी जो चुभने वाली आँखों के लिए अभिप्रेत नहीं है, अक्सर सामान्य सूचना क्षेत्र में आ जाती है।

पदक का एक नकारात्मक पहलू भी है: जब, एक महत्वपूर्ण बातचीत में, प्रतिभागियों में से एक सभी को जवाब नहीं देता है, लेकिन एक व्यक्ति को। और प्राप्तकर्ता को अपना काम करने के बजाय पत्र भेजने में बहुत समय व्यतीत करना पड़ता है।