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2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57
इस लेख को पढ़कर आप ईमेल के बादशाह बन जाएंगे। ईमानदारी से।
कई लोगों के लिए, ई-मेल अभी भी एक निर्विरोध काम करने वाला उपकरण और दैनिक पीड़ा है। किसी के पास आने वाले सात पत्र हैं, और वह अब उन्हें जल्दी से हल कर देगा। किसी के पास 46 आवक हैं, लेकिन वह उन्हें एक दिन में रेक भी कर देगा, क्योंकि उसे इसकी आदत है। प्रत्येक व्यक्ति के लिए, प्रति दिन आने वाले ईमेल की संख्या के लिए एक निश्चित सीमा होती है, जिसे वह अगले दिन प्रसंस्करण में देरी किए बिना सामना कर सकता है और तदनुसार, ई-मेल बॉक्स में रुकावटें पैदा किए बिना। आप इस दहलीज को "प्राकृतिक" कह सकते हैं।
यदि एक व्यक्ति की तुलना में अधिक ईमेल संसाधित हो सकते हैं, तो आपको ईमेल प्रबंधन के लिए अपना दृष्टिकोण बदलने की आवश्यकता है। यह सीमा को किसी विशेष मामले में आवश्यक मान तक बढ़ा देगा। एक दिन में 100 ईमेल प्रबंधित करने की आवश्यकता है? इसका मतलब है कि आप 100 कर सकते हैं, बस मेल के साथ काम करते समय सही कार्यप्रणाली का उपयोग करें। कौनसा? चलिए अब आपको बताते हैं।
एकमात्र संकेतक जो एक व्यक्ति मेल को संभाल सकता है वह कार्य दिवस के अंत में शून्य इनकमिंग मेल है। आने वाले संदेशों के सक्षम प्रसंस्करण का मुख्य सिद्धांत यह समझना है कि आपके सामने किस प्रकार का पत्र है। सबसे पहले आपको अक्षरों को स्पष्ट रूप से वर्गीकृत करना सीखना होगा और यह जानना होगा कि प्रत्येक प्रकार के साथ क्या करना है।
आने वाले सभी ईमेल को सात श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है:
- आपको जवाब देने की जरूरत नहीं है, आपको पढ़ने की जरूरत नहीं है। ऐसे पत्रों के दो तरीके हैं: संग्रह या हटाना। यदि आप एक और समाचार पत्र प्राप्त करते हैं जिसे आपने कभी नहीं पढ़ा है, तो अपने आप पर एक एहसान करें - सदस्यता समाप्त करें। भविष्य में ऐसे दर्जनों ईमेल से छुटकारा पाने के बदले में एक कार्रवाई। हम सीखना चाहते हैं कि एक दिन में अक्षरों के प्रवाह से कैसे निपटा जाए? कम प्रवाह को संभालना आसान है। किसी महत्वपूर्ण चीज़ को याद करने से न डरें। वास्तव में आवश्यक जानकारी आपको एक अलग तरीके से मिलेगी और कम से कम एक बार आपके सामने आ जाएगी।
- संलग्न फाइलों के साथ। ये वर्तमान या भविष्य के काम के लिए कुछ या जानकारी के लिए भुगतान करने की आवश्यकता के बारे में सूचनाएं हो सकती हैं। ऐसे पत्रों के लिए अलग-अलग फ़ोल्डर बनाना उपयोगी है, लेकिन कट्टरता के बिना। बहुत सारे फ़ोल्डर? सरल करें। बाद में आपको जो कुछ चाहिए, उसे खोजने के लिए, आपको एक हजार फ़ोल्डरों की नहीं, बल्कि मेलर के खोज कार्यों का उपयोग करने की क्षमता की आवश्यकता है।
- इच्छानुसार उत्तर दें। उत्तर वैकल्पिक प्रतीत होता है, लेकिन कभी-कभी शिष्टाचार सहायक होता है। यहां, स्थिति के अनुसार विशेष रूप से कार्य करें।
- परिचित होने के लिए समय के अंतर के साथ। पढ़ना दिलचस्प है, लेकिन जरूरी नहीं। इस और पिछली श्रेणी में अधिक से अधिक ईमेल को वर्गीकृत करने का प्रयास करें। यह प्रभावी मेल हैंडलिंग की कुंजी है।
- मुझे आज जवाब देना है। यहां सब कुछ सरल है: या तो अभी लें और उत्तर दें, अगर कुछ बहुत जरूरी है, या कार्य दिवस के अंत में।
- मुझे जवाब देना है, लेकिन आज नहीं। ईमेल की खूबी यह है कि यह कोई चैट या फोन नहीं है। यदि पत्र के शीर्षलेख में यह नहीं बताया गया है, तो किसी को भी ईमेल द्वारा त्वरित प्रतिक्रिया की अपेक्षा नहीं करनी चाहिए और न ही करनी चाहिए। यदि किसी निश्चित दिन को प्रतिक्रिया के लिए समय सीमा के रूप में नामित किया गया है, या आप स्वयं जानते हैं और समझते हैं कि आपको कितने समय तक उत्तर देने की आवश्यकता है, तो ऐसे पत्रों को उपयुक्त फ़ोल्डर में रखें। उदाहरण के लिए, "सोमवार को उत्तर दें," "मंगलवार को उत्तर दें," और इसी तरह। अब अपने आप को एक चेकलिस्ट बनाएं, जिसमें आइटम "सुबह में, प्रक्रिया मेल आज के लिए स्थगित कर दी गई है।" ऐसे उद्देश्यों के लिए विशेष स्वचालन उपकरण भी हैं: जीमेल के लिए, और।
- समझ से बाहर पत्र। ऐसे पत्र हैं जिन्हें वर्गीकृत करना मुश्किल है। अपने आप को प्रतिबिंबों से पीड़ा न दें और ऊपर सूचीबद्ध श्रेणियों में से किसी एक में ऐसे पत्रों को वर्गीकृत करने के लिए स्वयं से सहमत हों।
इस वर्गीकरण के आधार पर, हमें 2, 3, 4 और 6 श्रेणियों के लिए फ़ोल्डर्स की आवश्यकता होती है।
प्रभावी ईमेल प्रसंस्करण के नियम
- अपने इनबॉक्स को शून्य पर लाने के लिए अपने कार्यदिवस के अंत में 30 मिनट अलग रखें। यह हर ईमेल का तुरंत जवाब देने की कोशिश करने से ज्यादा प्रभावी है। लोग मल्टीटास्क नहीं करते हैं। कम विकर्षण और स्विचिंग, अधिक दक्षता।
- अत्यावश्यक ईमेल का क्या करें? अपने आप को एक अंतराल निर्धारित करें जिस पर आप पूरे दिन अपना इनबॉक्स चेक करते हैं। उदाहरण के लिए, घंटे में एक बार। अत्यावश्यक महत्वपूर्ण ईमेल के लिए अपने इनबॉक्स की जाँच करें और, यदि कोई नहीं हैं, तो काम पर वापस जाएँ। मेल का लाभ याद रखें: यह तत्काल संचार का साधन नहीं है। यह संभव है कि गैर-जरूरी ईमेल में से एक में उल्लिखित समस्या दिन के अंत तक आपकी भागीदारी के बिना हल हो जाएगी, या दिन के अंत तक आपको अधिक जानकारी प्राप्त होगी, जिससे आप समस्या को तेजी से हल कर पाएंगे। और अधिक कुशलता से।
- जब भी आप अपना मेल चेक नहीं कर रहे हों तो मेलर को बंद रखें। सूचनाएं बंद करो। आने वाले अक्षरों की संख्या का ध्यान भटकाने वाले चिंतन से खुद को बचाएं। अब आपके पास एक और काम है, और मेल का समय अभी नहीं आया है। इस दृष्टिकोण की शुद्धता के बारे में संदेह के क्षणों में, याद रखें: आप परमाणु ऊर्जा संयंत्र में नहीं हैं, लेकिन यहां तक कि अगर आप वहां थे, तो आपको ईमेल द्वारा किसी भी तरह से रिएक्टर के गर्म होने के बारे में सूचित नहीं किया गया होगा।
- मेल प्रोसेसिंग में तेजी लाने के लिए अपने कार्य दिवस को समय पर समाप्त करने के अपने आग्रह का उपयोग करें। यही कारण है कि दिन के अंत में इनबॉक्स को शून्य से अलग करने की सिफारिश की जाती है। आपके पास 30 मिनट हैं और आप इसे जल्दी खत्म करना चाहते हैं। मूल रूप से, यह एक प्रकार का खेल बन जाता है, लेकिन आप ईमेल के प्रसंस्करण को उद्देश्यपूर्ण ढंग से सरलीकृत भी कर सकते हैं।
- संक्षिप्त और बिंदु तक बनें।
- सकारात्मक और मैत्रीपूर्ण रहें। ईमेल रिश्तों को बना और नष्ट कर सकते हैं। वास्तव में महत्वपूर्ण मुद्दों को हल करने के बजाय, लोग कभी-कभी प्रतिद्वंद्वी को बेवकूफ कहने की कोशिश में फिसल जाते हैं, जितना संभव हो उतना नाजुक और गुप्त रूप से, और पूरा पाठ इसी पर आधारित होता है। पत्र के मुख्य भाग में एक छोटे से सुखद वाक्यांश के साथ अपने सकारात्मक दृष्टिकोण को व्यक्त करने में कुछ भी अजीब नहीं है। आपकी मित्रता आपके पास वापस आ जाएगी, और आपका पत्राचार अधिक सार्थक और प्रभावी हो जाएगा।
- आपको अक्षरों को उल्टे क्रम में रेक करने की आवश्यकता है। और केवल इतना। ऐसा लगता है कि पुराने अक्षरों से शुरू करना अधिक तर्कसंगत है, लेकिन हमारा लक्ष्य शून्य इनबॉक्स है, जिसका अर्थ है कि कार्य दिवस के अंत तक हमें प्राप्त पहला पत्र भी मिल जाएगा। यदि आप अपने आप को व्यस्त रखते हैं और आज प्राप्त हुए अंतिम पत्रों को कल के लिए छोड़ना शुरू कर देते हैं, तो पूरी तकनीक काम करना बंद कर देती है। यदि आप एक बुनियादी नियम का पालन नहीं करते हैं तो आप अच्छी मेलिंग क्यों सीखना चाहेंगे? पहले की तरह काम करते रहो और भुगतो।
- केवल वही अक्षर खोलें जिनकी आपको आवश्यकता है, शेष को संग्रह में भेजने या हटाने के लिए। हम अनावश्यक चीजों के लिए सदस्यता का अत्यधिक उपयोग करते हैं (इसके विपरीत, Lifehacker की सदस्यता बहुत आवश्यक है) और इसके परिणामस्वरूप हम जितना पढ़ सकते हैं उससे अधिक जानकारी प्राप्त करते हैं। अपने इच्छित अक्षरों में अंतर कैसे करें? एक सरल, लेकिन बहुत प्रभावी नियम है: केवल उन पत्रों को खोलें जो किसी विशिष्ट व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से आपको संबोधित किए जाते हैं। बाकी - स्थिति के अनुसार लेख की शुरुआत में वर्णित श्रेणियों में से एक में।
- टेम्प्लेट बनाएं। अक्सर, ईमेल के जवाब काफी मानक होते हैं, यानी आप एक ही बात लिखते हैं। क्या आपने ध्यान दिया है कि आप इस वाक्यांश को अक्सर लिखते हैं? त्वरित कॉपी-पेस्ट के लिए एक टेम्प्लेट बनाएं या इसे मेल सेवा में ही बनाएं।
- यदि मेल संसाधित हो गया है, और अभी भी समय है, तो आपको इसे तर्कसंगत रूप से उपयोग करने की आवश्यकता है। हम अक्षर संख्या 3, 4 और 6 की श्रेणी में जाते हैं और वहां चीजों को क्रम में रखते हैं।
यह ट्यूटोरियल, जो सही छँटाई पर आधारित है, जैसा कि आप देख सकते हैं, लिंक्डइन के सीईओ जेफ वेनर के अधिक सामान्य ईमेल सुझावों के लिए एक बढ़िया अतिरिक्त है। इसके अलावा, लियो बाबुता की 10 ईमेल युक्तियों को देखना न भूलें। वास्तव में, आपके ईमेल का अधिकतम लाभ उठाने के कई अतिरिक्त तरीके हैं।उन तकनीकों का प्रयास करें जो आप पर लागू होती हैं, परिणामों का विश्लेषण करती हैं, और टिप्पणियों में ई-मेल के साथ काम करने की दक्षता में सुधार के लिए अपने स्वयं के सुझावों को छोड़ना न भूलें।
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