अपने कार्य दिवस को व्यवस्थित करने में सहायता के लिए 5 युक्तियाँ

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

सरल तरकीबें जो आपको बचाएगी यदि आपके पास लगातार किसी भी चीज़ के लिए पर्याप्त समय नहीं है।

1. प्राथमिकता

अपने मामलों को तात्कालिकता और महत्व के अनुसार वर्गीकृत करने का एक बहुत ही सरल लेकिन प्रभावी तरीका है। यह एक सर्किट है जिसे आइजनहावर मैट्रिक्स कहा जाता है। इसका आविष्कार ड्वाइट डी. आइजनहावर, अमेरिकी राष्ट्रपति, अमेरिकी सेना के जनरल और एक बहुत ही उत्पादक व्यक्ति द्वारा किया गया था।

मेरे पास दो तरह की चीजें हैं: जरूरी और महत्वपूर्ण। महत्वपूर्ण चीजें शायद ही कभी जरूरी होती हैं, और जरूरी चीजें शायद ही कभी महत्वपूर्ण होती हैं।

ड्वाइट डी. आइजनहावर

आइजनहावर मैट्रिक्स के चार खंड हैं। क्षैतिज अक्ष मामले की तात्कालिकता को दर्शाता है, और ऊर्ध्वाधर अक्ष महत्व को दर्शाता है। मैट्रिक्स आपको अपने सभी कार्यों को आसानी से श्रेणियों में व्यवस्थित करने की अनुमति देता है: "अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण नहीं", "तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं", "महत्वपूर्ण और गैर-जरूरी", या "तत्काल और महत्वपूर्ण"।

आइजनहावर मैट्रिक्स को प्राथमिकता देने की कोशिश करें और आप इस बात से चकित होंगे कि आप कितना समय अत्यावश्यक लेकिन बहुत महत्वपूर्ण चीजों पर खर्च करते हैं। उदाहरण के लिए, सहकर्मियों या फोन कॉल्स के अंतहीन संदेश जो आपको केवल जरूरी कार्यों से विचलित करते हैं।

सही चीजों के लिए समय निकालें। अगर कोई महत्वपूर्ण और जरूरी काम है तो उसे तुरंत करें। महत्वपूर्ण कार्यों की योजना बनाएं, लेकिन अत्यावश्यक कार्यों की नहीं, उनके पूरा होने के अनुमानित समय का अनुमान लगाएं और तय करें कि आप इसे कब करेंगे। महत्वहीन लेकिन जरूरी मामले किसी और को सौंपे जा सकते हैं। गैर-जरूरी और महत्वहीन कार्यों को बाद के लिए स्थगित कर दें या उन्हें पूरी तरह से मना कर दें।

2. गहन कार्य के लिए समय निकालें

वेंचर कैपिटलिस्ट सैम ऑल्टमैन ने एक बार कहा था, "डिजिटल व्याकुलता हमारे समय की सबसे बड़ी मनोवैज्ञानिक समस्याओं में से एक है।" जरा सोचिए: हम अपने स्मार्टफोन को दिन में औसतन 50 बार चेक करते हैं। और, वैज्ञानिक और लेखक कैल न्यूपोर्ट के अनुसार, यह स्पष्ट रूप से सोचने और रचनात्मक होने की हमारी क्षमता को काफी कम कर देता है।

उनके "सिर के साथ काम करने के लिए। एक आईटी विशेषज्ञ से सफलता के पैटर्न "वह" गहन कार्य "की अवधारणा का परिचय देता है। इस प्रकार के कार्य का तात्पर्य किसी विशिष्ट कार्य में पूर्ण एकाग्रता और तल्लीनता से है। कोई विकर्षण नहीं - अधिकतम प्रयास और एकाग्रता। यह एकमात्र तरीका है जिससे आप गुणवत्ता के उचित स्तर के साथ वास्तव में कठिन कार्य कर सकते हैं।

न्यूपोर्ट अपने सहयोगी, पेन्सिलवेनिया विश्वविद्यालय के प्रोफेसर एडम ग्रांट द्वारा इस्तेमाल की गई रणनीति का हवाला देते हैं। वह पतन सेमेस्टर को शिक्षण के लिए, और वसंत और गर्मियों को अनुसंधान के लिए समर्पित करता है, और दोनों को कभी नहीं मिलाता है। गहन शोध के दौरान, प्रोफेसर खुद को पूर्ण अलगाव के लिए उजागर करता है ताकि छात्र उसके साथ हस्तक्षेप न करें।

यह संभावना है कि आपको कई महीनों तक उसी तरह से जाने और जलन के स्रोतों से छिपाने का अवसर न मिले। निराश न हों: आपको पूरे सेमेस्टर के लिए "गहरे काम" में खुद को विसर्जित करने की ज़रूरत नहीं है। न्यूपोर्ट आपकी व्यक्तिगत पसंद के आधार पर अपना खुद का शेड्यूल बनाता है।

तय करें कि आप किस समय सबसे अधिक ऊर्जावान और सतर्क महसूस करते हैं, और सबसे कठिन काम ठीक उसी समय करें, अपने स्मार्टफोन को बंद कर दें और ईमेल की जांच करने से इनकार कर दें। उदाहरण के लिए, न्यूपोर्ट खुद सुबह जल्दी काम करना शुरू कर देता है, लेकिन शाम 5:30 बजे के बाद ऐसा कभी नहीं करता।

3. बैठक के समय का अनुमान लगाएं

स्टार्टअप इनक्यूबेटर वाई कॉम्बिनेटर के सह-संस्थापक पॉल ग्राहम ने कहा कि दो प्रकार के कार्य शेड्यूल हैं: "मैनेजर" शेड्यूल और "क्रिएटर" शेड्यूल।

पहला विकल्प आयोजकों और मालिकों के लिए है। उनकी राय में, काम के समय का प्रबंधन करना आसान है। आपको दिन को घंटे के अंतराल में विभाजित करने की आवश्यकता है। और जब कोई नया कार्य दिखाई देता है, तो आप इसके लिए बस कुछ घंटे अलग रख दें, इसे आयोजक में चिह्नित करें। इस प्रकार, यदि "प्रबंधक" को एक व्यावसायिक बैठक या विचार-मंथन सत्र के लिए समय निर्धारित करने की आवश्यकता है, तो वह अपने कैलेंडर को देखता है, एक खाली समय पाता है और अपने सहयोगियों को इकट्ठा करता है।

लेकिन "रचनाकारों" के लिए ऐसी बैठकें, यहां तक कि पहले से नियोजित भी, एक आपदा है। आखिरकार, रचनात्मक लोग, प्रोग्रामर, लेखक या कलाकार, अपने कार्यक्रम को "प्रबंधकों" के रूप में विभाजित नहीं करते हैं। उन्हें आमतौर पर कार्यों को पूरा करने के लिए कम से कम आधे दिन का उपयोग करना पड़ता है, और एक घंटे में वे केवल सबसे अच्छे से गर्म हो जाते हैं। और जब, अपनी श्रम गतिविधि के बीच, "रचनाकारों" को अलग होना पड़ता है और सहकर्मियों के साथ बैठक में जाना पड़ता है, तो वे अपनी लय से बाहर हो जाते हैं और फिर उनके लिए कार्य पर वापस लौटना बहुत मुश्किल होता है।

मैनेजर का शेड्यूल और क्रिएटर का शेड्यूल अपने आप ठीक काम करता है। लेकिन जब वे प्रतिच्छेद करते हैं, तो समस्याएं शुरू हो जाती हैं।

पॉल ग्राहम

इसलिए, यदि आप एक प्रबंधक हैं, तो अपने अधीनस्थों से पहले से पता कर लें कि संयुक्त बैठकें आयोजित करना कब बेहतर है ताकि लोगों को सबसे अनुचित क्षणों में काम से बाधित न किया जा सके।

4. अपनी ऊर्जा खपत को नियंत्रित करें

टोनी श्वार्ट्ज और जिम लोयर इन लाइफ एट फुल पावर! तर्क है कि एक उत्पादक कार्यकर्ता के लिए मुख्य संसाधन समय नहीं है, बल्कि ऊर्जा है। आप एक कठिन काम पर पूरा दिन बिता सकते हैं, लेकिन अगर आपके पास शारीरिक और मानसिक शक्ति की कमी है, तो आप स्थिर रहेंगे और कुछ भी उपयोगी नहीं करेंगे। लेकिन जब आपके पास पर्याप्त आंतरिक ऊर्जा होती है, तो आप कुछ घंटों में एक कठिन मामले से निपट सकते हैं, और शेष दिन कुछ आसान करने के लिए समर्पित कर सकते हैं।

श्वार्ट्ज और लोएर चार प्रकार की ऊर्जा में अंतर करते हैं: शारीरिक, भावनात्मक, मानसिक और आध्यात्मिक। और यदि आप उनमें से किसी को भी याद करते हैं, तो आपकी उत्पादकता गिर जाएगी।

• भौतिक ऊर्जा पर्यावरण पर प्रतिक्रिया करने और सही निर्णय लेने की आपकी क्षमता को सीधे प्रभावित करता है। इस संसाधन की कमी खराब पोषण, नींद की कमी और थकान से जुड़ी है।
• भावनात्मक ऊर्जा तनावपूर्ण स्थितियों में अपनी भावनाओं को ठीक से प्रबंधित करने की क्षमता को प्रभावित करता है।
• मानसिक ऊर्जा आपको एक कार्य पर ध्यान केंद्रित करने और विचलित नहीं होने देता है। इसकी एक बड़ी आपूर्ति वाला व्यक्ति तनावपूर्ण स्थिति में भी ध्यान केंद्रित कर सकता है, जब उसके आस-पास हर कोई उसे विचलित करने की कोशिश कर रहा हो।
• आध्यात्मिक ऊर्जा प्रेरणा बनाए रखने के लिए आपको अपनी गतिविधियों में लक्ष्य देखने की अनुमति देता है। वह उत्साह, दृढ़ता और प्रतिबद्धता को बढ़ावा देती है।

सभी चार संकेतकों को उचित स्तर पर बनाए रखने के लिए, सही खाएं, पर्याप्त नींद लें और व्यायाम करें (व्यायाम मस्तिष्क की गतिविधि को उत्तेजित करता है)। और ऊर्जा को फिर से भरने के लिए सरल तकनीकों का उपयोग करें।

जीवन कोई मैराथन नहीं है। जीवन स्प्रिंट की एक श्रृंखला है।

टोनी श्वार्ट्ज

पूर्ण विसर्जन कार्य और अल्प विश्राम के बीच वैकल्पिक करने का एक अच्छा तरीका पोमोडोरो तकनीक है, जो कैल न्यूपोर्ट की डीप वर्क की अवधारणा के साथ पूरी तरह से फिट बैठता है। सिद्धांत सरल है: हम एक टाइमर के साथ 25 मिनट मापते हैं और इस समय एक महत्वपूर्ण कार्य बिना ध्यान भटकाए करते हैं। फिर - 5 मिनट का ब्रेक। इस समय के दौरान, हम ऊर्जा की भरपाई करते हैं। फिर हम चक्र को चार बार दोहराते हैं और 20 मिनट के लिए लंबा ब्रेक लेते हैं।

5. नाश्ते में मेंढक खाएं

यह हर किसी के साथ ऐसा कभी हुआ है: आपके सामने कोई न कोई कार्य आता है जिसे आपको पूरा करने की आवश्यकता होती है, लेकिन आप वास्तव में इसे करना नहीं चाहते हैं। आप इसे स्थगित करना शुरू करते हैं, और जैसे-जैसे समय सीमा नजदीक आती है, यह अन्य चीजों से ध्यान भटकाने और आपको एक बार फिर से चिंता करने के लिए अधिक से अधिक आपके ऊपर लटकता है।

लोकप्रिय लेखक ब्रायन ट्रेसी इन समस्याओं को "मेंढक" कहते हैं। और वह अनुशंसा करता है कि उन्हें बाद में बंद न करें, लेकिन जितनी जल्दी हो सके उन्हें करें।

यदि आप सुबह मेंढक खाते हैं, तो शेष दिन अद्भुत होने का वादा करता है, क्योंकि आज का सबसे बुरा समय समाप्त हो गया है।

मार्क ट्वेन

एक कठिन कार्य से छुटकारा पाने के बाद, आप संतुष्टि महसूस करेंगे, शेष दिन के लिए सकारात्मक ऊर्जा को बढ़ावा मिलेगा, और आप स्पष्ट विवेक के साथ अपनी सूची में अगले आइटम पर आगे बढ़ सकते हैं।