लोकप्रिय टोडोइस्ट कार्य प्रबंधन सेवा के निर्माता से उत्पादकता रहस्य

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

Todoist लेखक Amir Salihefendic ने अपनी खुद की उत्पादकता प्रणाली विकसित की है जो उन्हें 9 वर्षों से बिना तनाव के अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद कर रही है। आज आमिर अपने सिस्टम और टोडोइस्ट के साथ इसके एकीकरण के बारे में बात करेंगे।

अधिकांश लोग अपने कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित करने की कोशिश नहीं करते हैं, चीजों को अपने आप चलने देते हैं और सर्वश्रेष्ठ की आशा करते हैं। लेकिन अगर आपके पास एक प्रणाली है, तो आप कई कार्यों के बीच पैंतरेबाज़ी कर सकते हैं, प्राथमिकता दे सकते हैं और अभिभूत महसूस नहीं कर सकते।

मैंने अपनी उत्पादकता प्रणाली का नाम सिस्टमिस्ट रखा। मैंने इसका आविष्कार किया - और टोडोइस्ट इस पर आधारित है - 2007 में। उस समय मैं आरहूस (डेनमार्क) के एक छात्रावास में रह रहा था और कंप्यूटर विज्ञान की पढ़ाई कर रहा था। मेरे पास दो अंशकालिक नौकरियां और कई निजी परियोजनाएं थीं। मैं अभिभूत और अव्यवस्थित महसूस कर रहा था। यह सब तब बदल गया जब सिस्टमिस्ट का विचार दिमाग में आया।

इस प्रणाली ने मुझे क्या हासिल करने में मदद की है?

1. डोइस्ट लिमिटेड की स्थापना और एक ऐसा उत्पाद विकसित करें जो लोगों को आश्चर्यजनक परिणाम प्राप्त करने की अनुमति देता है।
2. संस्थापक और सीईओ के कर्तव्यों को सफलतापूर्वक संयोजित करने के लिए। मेरे पास हर चीज के लिए समय है और मैं ज्यादा तनाव महसूस नहीं करता। कंपनी में 50 लोग कार्यरत हैं, और उनमें से शायद ही किसी ने मुझे थका हुआ देखा हो।
3. हर दिन वर्कफ़्लो के प्राथमिकता वाले पहलुओं की पहचान करें और महत्वपूर्ण ईमेल, अपॉइंटमेंट्स और प्रोजेक्ट्स को हमेशा याद रखें।
4. काम के बाहर जीवन का आनंद लें: अपनी पत्नी के साथ समय बिताना, यात्रा करना, स्व-शिक्षा और खेल, स्वास्थ्य देखभाल।

काम और निजी जीवन के बीच संतुलन व्यक्तिगत प्रभावशीलता की कुंजी है।

टोडोइस्ट के साथ मिलकर सिस्टमिस्ट सबसे अच्छा काम करता है। लेकिन आप किसी भी अन्य कार्य प्रबंधन कार्यक्रमों और सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं। सिस्टम के मूल सिद्धांत विशिष्ट उपकरणों की तुलना में बहुत अधिक महत्वपूर्ण हैं।

6 व्यवस्थावादी सिद्धांत

1. हर जगह आवेदन करें

प्रणाली प्रणाली है, इसे हर जगह और हर जगह उपयोग करने के लिए। आपके पास कहीं भी, किसी भी उपकरण से अनुसूचक तक पहुंच होनी चाहिए।

हमने Todoist को दुनिया भर में उपलब्ध कराने के लिए कड़ी मेहनत की है। मैं अनुशंसा करता हूं कि इसे (या अन्य समान एप्लिकेशन) आपके पास मौजूद सभी उपकरणों और प्लेटफार्मों पर तुरंत स्थापित करें: फोन, टैबलेट, लैपटॉप, ब्राउज़र, और इसी तरह।

2. हर चीज में लागू करें

सिस्टम काम करता है अगर यह व्यक्तिगत और पेशेवर जीवन के सभी पहलुओं को कवर करता है। इससे आपको आजादी मिलेगी। आप सभी महत्वपूर्ण चीजों को नियंत्रित करेंगे और अब आप क्लाइंट से मिलने या किसी प्रियजन के लिए उपहार खरीदने जैसी चीजों के बारे में नहीं भूलेंगे।

मेरी लगभग सभी गतिविधियाँ सुव्यवस्थित हैं। विशेष रूप से, मैंने व्यवस्थित किया है:

1. आगामी कार्यक्रम (कंपनी के अंदर और बाहर बैठकें)।
2. जटिल परियोजनाएं, कई छोटे चरणों में विखंडित।
3. दीर्घकालिक परियोजनाओं को नियंत्रित करने के लिए दोहराए जाने वाले कार्य।
4. ई-मेल (यदि मैं तुरंत पत्र का उत्तर नहीं दे सकता, तो मैं इसे सहायता से एक कार्य में अनुवादित करता हूं)।
5. बग रिपोर्ट, अगर उन्हें ठीक करना मुझसे जुड़ा हुआ है।
6. रिलीज सूची (सहयोगियों के साथ साझा)।
7. खरीदारी की सूची (मेरी पत्नी के साथ साझा)।
8. वेब पेज जिन पर मैं तुरंत कार्रवाई नहीं कर सकता। उदाहरण के लिए, Amazon.com से एक उत्पाद पृष्ठ (अभी तक यह तय नहीं किया गया है कि क्या खरीदना है या नहीं), IMDb में एक मूवी पेज जिसे मैं देखना चाहता हूं, या एक लेख जिसे मैं बाद में पढ़ना चाहता हूं। इस सब के लिए, मैं उपयोग करता हूं।
9. स्वास्थ्य कार्य (साप्ताहिक जिम और जॉगिंग वर्कआउट)।

3. बड़े कार्यों को संभव छोटे कार्यों में विभाजित करें

एक छोटा सा काम आसानी से पूरा हो जाता है। इसलिए, हमेशा बड़ी परियोजनाओं को छोटे उप-कार्यों में विभाजित करें जिन्हें एक घंटे (या उससे कम) में पूरा किया जा सकता है। सबसे पहले, यह आपको यह समझने में मदद करेगा कि आपको यह या वह करने में कितना समय लगता है। और दूसरी बात, आप प्रगति देखेंगे।

यह महत्वपूर्ण है कि कार्य व्यवहार्य हो। आप अपनी टू-डू सूची में जो डालते हैं उसे लागू करने में सक्षम होना चाहिए।

4. प्राथमिकता दें

मैं हर दिन 15 से 25 काम करता हूं। वे इस समय सबसे महत्वपूर्ण हैं।

टोडिस्ट में प्राथमिकता देना आसान है। मैं इस तरह से करता हूं:

1. समय सीमा निर्धारित करना सुनिश्चित करें जिसके द्वारा मामला पूरा किया जाना चाहिए। मैं आज या कल के लिए महत्वपूर्ण कार्य निर्धारित करता हूं, मैं भविष्य के लिए महत्वहीन कार्यों को लिखता हूं।
2. मैं प्राथमिकता के स्तर का संकेत देता हूं। टोडिस्ट में उनमें से चार हैं। सेवा स्वचालित रूप से महत्व के आधार पर कार्यों को क्रमबद्ध करती है।
3. कार्य के महत्व पर और जोर देने के लिए, मैं @high_impact जैसे टैग का उपयोग करता हूं। उनके साथ यह ट्रैक करना सुविधाजनक है कि एक दिन में कितने महत्वपूर्ण कार्य किए जाते हैं।

5. हर दिन अपनी टू-डू सूची खाली करें

0 इनबॉक्स नियम का उपयोग शुरू करने से पहले, मेरा ईमेल अव्यवस्थित था। जब भी मुझे मलबा साफ करना पड़ा, मुझे हर बार भयानक लगा।

कार्यों को प्रबंधित करने के लिए, मैं एक समान नियम का उपयोग करता हूं - "टू-डू-लिस्ट में 0 कार्य"।

यदि आपके पास वह सब कुछ करने का समय नहीं है जिसकी आपने दिन के लिए योजना बनाई थी, तो शेष कार्यों को अगले दिन के लिए स्थगित न करें। इसके बजाय, अपनी टू-डू सूची को रीसेट करें और एक नई योजना बनाएं। यह आपको जायजा लेने, यह समझने की अनुमति देगा कि आप कहां हैं, और फिर से प्राथमिकता दें।

6. हमेशा फीडबैक प्राप्त करें

अधिकांश समय प्रबंधन प्रणालियाँ इस बात पर ध्यान केंद्रित करती हैं कि क्या किया जाना चाहिए, न कि जो पहले ही किया जा चुका है। लेकिन क्या बात है अगर आप अपनी प्रगति नहीं देखते हैं और यह नहीं समझते हैं कि आप कितने उत्पादक हैं?

इसलिए, हमने बनाया। यह आपको व्यक्तिगत प्रदर्शन को ट्रैक करने, कल्पना करने और सुधारने की अनुमति देता है।

टोडोइस्ट कर्मा एक मिनी-गेम की तरह है: आप कार्यों को पूरा करते हैं, अंक प्राप्त करते हैं और रंग चार्ट को बढ़ते हुए देखते हैं। यह बहुत ही रोमांचक है, खासकर समय प्रबंधन के नए शौकियों के लिए। इसे और भी दिलचस्प बनाने के लिए, आप न केवल दैनिक, बल्कि साप्ताहिक लक्ष्य भी निर्धारित कर सकते हैं, साथ ही परिणामों को सामाजिक नेटवर्क पर साझा कर सकते हैं, जिससे जिम्मेदारी का स्तर बढ़ सकता है।

अतिरिक्त टिप्स

ई-मेल के साथ काम करना

1. दिन में दो बार अपना ईमेल चेक करें। उदाहरण के लिए, सुबह और दोपहर में।
2. एक खाली इनबॉक्स का लक्ष्य रखें।
3. हो सके तो तुरंत पत्र का उत्तर दें। यदि नहीं, तो इसे किसी कार्य में अनुवाद करें, नियत तिथि और प्राथमिकता को इंगित करना सुनिश्चित करें।
4. सभी उपकरणों पर सूचनाएं बंद करें। इससे आपको ध्यान भटकाने से बचने में मदद मिलेगी।

दूतों के साथ काम करना

संदेशवाहक उत्पादकता हत्यारे हैं, वे चिकोटी और विचलित करने वाले हैं। शोध से पता चलता है कि औसत कार्यालय कर्मचारी दिन में औसतन दो घंटे ध्यान भंग और ब्रेक पर खर्च करता है। इसका मतलब है कि कार्य सप्ताह 10 घंटे से अधिक बढ़ जाता है, क्योंकि काम की मात्रा कम नहीं होती है।

1. इंटरनेट सर्फिंग के साथ दूतों में पत्राचार को मिलाएं। जब आपको बस काम करने की आवश्यकता हो (रिपोर्ट लिखें, एक लेआउट बनाएं, और इसी तरह), चैट एप्लिकेशन बंद करें।
2. संदेशों को बैचों में संसाधित करें: संदेशवाहक खोला, सब कुछ पढ़ा, सभी को उत्तर दिया, और इसे फिर से बंद कर दिया।
3. अपने मोबाइल फोन पर मैसेंजर नोटिफिकेशन को डिसेबल करें।

सालिहेफेंडिक के अनुसार, यह प्रणाली उसे केंद्रित, समझदार और स्वस्थ होने में मदद करती है।

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