आंतरिक लेखा परीक्षा क्या है और इसे कैसे करें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

जाँच दिखावे के लिए नहीं, बल्कि कार्यप्रवाह सुधारने के लिए की जानी चाहिए।

आंतरिक लेखा परीक्षा क्या है

सबसे पहले, आपको यह पता लगाना होगा कि इस शब्द का क्या अर्थ है। संकीर्ण अर्थ में, जिसे कानून द्वारा अनुमोदित किया जाता है, यह विश्वसनीयता के लिए लेखांकन विवरणों का निरीक्षण है। कोई भी ऑडिट बाहरी हो सकता है जिसमें तीसरे पक्ष के ऑडिटर शामिल हों या आंतरिक - हमारे अपने संसाधनों की मदद से।

लेखांकन का रखरखाव करने वाले किसी भी संगठन द्वारा लेखांकन दस्तावेजों की आंतरिक लेखापरीक्षा की आवश्यकता होती है। अर्थात्, व्यक्तिगत उद्यमियों को छोड़कर, सभी व्यवसायियों द्वारा लेखा परीक्षा की जानी चाहिए।

व्यवहार में, प्रक्रिया अनिवार्य लगती है, लेकिन बहुत नहीं: आचरण के लिए कोई स्पष्ट नियम नहीं हैं, और चोरी के लिए कोई जिम्मेदारी नहीं है। इतने सारे लोग "पोटेमकिन ऑडिट" की व्यवस्था करते हैं: वे दस्तावेजों में सब कुछ लिखते हैं, लेकिन वास्तव में कुछ भी जांच नहीं करते हैं (और व्यर्थ में, लेकिन बाद में उस पर और अधिक)।

संगठनों की कई श्रेणियां हैं जिन्हें सभी नियमों के अनुसार ऑडिट करने और राज्य को रिपोर्ट करने की आवश्यकता होती है। लेकिन निरीक्षण अब पूरी तरह से आंतरिक नहीं है: यह केवल लेखा परीक्षा कंपनियों या वित्त मंत्रालय के रजिस्टर में शामिल व्यक्तिगत लेखा परीक्षकों द्वारा ही किया जा सकता है। राज्य निगमों, निवेश कोषों, संयुक्त स्टॉक कंपनियों, बैंकों और माइक्रोफाइनेंस संगठनों के साथ-साथ प्रति वर्ष 800 मिलियन की आय वाली फर्मों या वर्ष के अंत में 400 मिलियन से अधिक की बैलेंस शीट संपत्ति के साथ ऐसी प्रक्रिया अनिवार्य है। पूरी सूची व्यापक है (इसे इसमें देखा जा सकता है), लेकिन यह व्यवसायियों के भारी बहुमत पर लागू नहीं होता है।

इसलिए हम उस ऑडिट पर ध्यान देंगे जो ज्यादातर कंपनियों के लिए निर्धारित है।

आपको आंतरिक ऑडिट की आवश्यकता क्यों है

यह याद रखने का एक अच्छा समय है कि ऑडिटिंग का व्यापक अर्थ है।

यह न केवल वित्तीय विवरणों की जाँच के बारे में है, बल्कि आपके संगठन की गतिविधियों का समग्र रूप से निरीक्षण करने के बारे में भी है। बेशक, संख्याओं को प्राथमिकता और प्राथमिकता पर ध्यान देने की आवश्यकता है। लेकिन अगर गहरी खुदाई करने, प्रक्रियाओं में गोता लगाने का अवसर है, तो इसे करना बेहतर है।

निरीक्षण अधिकारियों को प्रस्तुत करने के लिए ऐसी लेखापरीक्षा के परिणामों की आवश्यकता नहीं होती है। कई लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए मुख्य रूप से व्यावसायिक नेताओं के लिए निरीक्षण आवश्यक हैं:

• रिपोर्टों की विश्वसनीयता की जाँच करें और देखें कि वास्तव में वित्त के साथ चीजें कैसी हैं। बेशक, अगर काम जिम्मेदारी से किया जाता है, तो आप पहले से ही जानते हैं कि क्या हो रहा है। लेकिन गलतियों से कोई भी अछूता नहीं है। एक ऑडिट यह सुनिश्चित करेगा कि दस्तावेजों के साथ सब कुछ क्रम में है।
• निर्धारित करें कि कंपनी और उसके विभाग कितनी कुशलता से काम करते हैं।
• संचालन के दौरान संगठन के सामने आने वाले जोखिमों को पहचानें और उनका आकलन करें।
• किसी निवेशक या ऋणदाता के साथ संवाद करने की तैयारी करें। ऑडिट के निष्कर्ष स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करेंगे कि फर्म कैसा कर रही है।
• बचत के लिए लेख खोजें।

आंतरिक ऑडिट के दौरान क्या जांचना है

कोई प्रतिबंध नहीं है, लेकिन इन बिंदुओं पर ध्यान दें:

• वित्तीय विवरण। हम पहले ही लेखांकन दस्तावेजों की जाँच के महत्व पर चर्चा कर चुके हैं, यहाँ सब कुछ स्पष्ट है।
• कर। क्या और कब भुगतान किया जाता है, क्या प्रतिभूतियों को समय पर संघीय कर सेवा में स्थानांतरित किया जाता है, क्या कोई कमी है, क्या कर व्यवस्था को बेहतर तरीके से चुना गया है, और इसी तरह।
• कानूनों और विनियमों का अनुपालन। क्या सभी प्रक्रियाओं को कानून की दृष्टि से डिबग किया गया है और क्या निरीक्षकों, यदि वे आते हैं, तो उल्लंघन नहीं पाएंगे। इसके अलावा, यह सभी निरीक्षकों - अग्निशामकों, पर्यावरणविदों, आदि के बारे में याद रखने योग्य है।
• सूचना सुरक्षा। दस्तावेज़ और डेटा कैसे संग्रहीत किया जाता है, क्या कर्मचारियों को घुसपैठियों द्वारा हमला न करने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है।

आंतरिक ऑडिट कैसे आयोजित करें

कई बुनियादी कदम हैं।

निर्धारित करें कि ऑडिट कौन करेगा

यहां मुख्य शर्त स्वतंत्रता है।मान लीजिए कि एक एकाउंटेंट को वित्तीय विवरणों की जांच करने के लिए कहना स्पष्ट कारणों से अजीब है। उन्होंने खुद उनकी रचना की। आपको स्वतंत्र दृष्टिकोण वाले किसी व्यक्ति की आवश्यकता है। लेकिन साथ ही, यह महत्वपूर्ण है कि व्यक्ति उस मुद्दे को समझे जिसका निरीक्षण किया जाएगा।

आंतरिक लेखा परीक्षा उद्यम के कर्मचारियों, एक अलग विभाग, यदि कोई हो, या स्वयं प्रबंधक द्वारा किया जा सकता है। आप एक ठेकेदार को भी काम पर रख सकते हैं।

मुखिया से आदेश जारी करें

पेपर में ऑडिट की तारीखों को इंगित करना चाहिए, यह इंगित करना चाहिए कि इसे कौन और किन शर्तों के तहत संचालित करता है।

तय करें कि आप निरीक्षण से क्या चाहते हैं

आंतरिक ऑडिट से पहले, आपको दस्तावेज़ तैयार करने होंगे। वे रिकॉर्ड करते हैं कि चेक क्यों किया जा रहा है, यानी आप किन लक्ष्यों को प्राप्त करना चाहते हैं। यह भी निर्धारित करने योग्य है कि कौन क्या करेगा, कैसे और क्या लेखा परीक्षक जाँच करेंगे, उन्हें अपने निष्कर्ष कैसे प्रस्तुत करने चाहिए। यह बताना न भूलें कि निरीक्षकों के प्रदर्शन का मूल्यांकन किन मानदंडों से किया जाएगा। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि कोई ठेकेदार शामिल है और आपको उसके साथ भुगतान करना होगा।

जाँच करने के लिए आगे बढ़ें

जिम्मेदार व्यक्ति दस्तावेजों की जांच करते हैं, कर्मचारियों के साथ बात करते हैं, उनके लिए जो कुछ भी आवश्यक है वह करते हैं।

एक ऑडिट रिपोर्ट तैयार करें

यदि हम सभी नियमों के अनुसार तैयार किए गए लेखांकन दस्तावेजों की जाँच के परिणामों के आधार पर एक ऑडिट रिपोर्ट के बारे में बात करते हैं, तो इसमें शामिल होना चाहिए:

• नाम "लेखा परीक्षक की रिपोर्ट";
• ग्राहक का एक संकेत - जिसे रिपोर्ट प्रदान की जाएगी;
• लेखापरीक्षित कंपनी का विवरण;
• निरीक्षक के बारे में जानकारी;
• जाँच किए गए दस्तावेज़ों की सूची;
• लेखा परीक्षकों द्वारा किए गए कार्यों पर डेटा;
• पता चला उल्लंघन के बारे में जानकारी;
• निष्कर्ष की तारीख।

सामान्य तौर पर, आपको इस योजना द्वारा निर्देशित किया जा सकता है। या इसे अलग तरीके से व्यवस्थित करें, यदि यह विशेष रूप से आंतरिक उपयोग के लिए एक दस्तावेज है।

रिपोर्ट की समीक्षा करें और तय करें कि आगे क्या करना है

यदि ऑडिट दिखाने के लिए नहीं किया जाता है, तो प्राप्त जानकारी का विश्लेषण किया जाना चाहिए और समझा जाना चाहिए कि कैसे होना चाहिए। उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ों को कानूनों के अनुरूप लाना या अप्रभावी विभाग में प्रक्रियाओं का पुनर्निर्माण करना।

हालांकि, यह महत्वपूर्ण है कि कंधे से कट न करें। न केवल रिपोर्ट का अध्ययन करना आवश्यक है, बल्कि यह भी समझना है कि इसमें वर्णित त्रुटियां कैसे और क्यों दिखाई दे सकती हैं। यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि कभी-कभी लेखा परीक्षक खामियों को खोजने के लिए बहुत अधिक प्रयास करते हैं और परिणामस्वरूप, ऐसी समस्याएं ढूंढते हैं जहां कोई नहीं होती है। सामान्य तौर पर, बिना समझे सजा देने और क्षमा करने में जल्दबाजी न करें।

आपको कितनी बार आंतरिक लेखापरीक्षा करने की आवश्यकता है?

शर्तें कंपनी के प्रमुख द्वारा निर्धारित की जाती हैं। वास्तव में, कंपनी की बारीकियों और उसकी जरूरतों से आगे बढ़ना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यदि संगठन छोटा है और कुछ दस्तावेज हैं, और सत्यापन के लिए कर्मचारियों के कुछ हिस्से को उनके प्रत्यक्ष कार्य से अलग करना आवश्यक है, तो अक्सर ऑडिट करना शायद ही आवश्यक हो। ठीक है, अगर यह एक बड़ी कंपनी है, तो यह साल में कई बार निरीक्षण करने लायक हो सकती है।