हम ईमेल को हम पर कैसे नियंत्रण करने देते हैं और इसके बारे में क्या करना है

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

यह अमेरिकी पत्रकार और वक्ता फिल साइमन की एक किताब का एक अंश है। यह इस बारे में है कि कैसे लोग ईमेल के माध्यम से एक-दूसरे के जीवन पर आक्रमण करते हैं और इसका मुकाबला कैसे करते हैं।

यदि, ई-मेल के साथ काम करते समय, आपको ऐसा लगता है कि आप एक ऐसा खेल खेल रहे हैं, जहाँ आपको हथौड़े से "पकड़ने" की ज़रूरत है, तो एक तिल अचानक एक या दूसरे बिल में रेंगता है, आप अकेले नहीं हैं। ईमेल डिफ़ॉल्ट रूप से व्यावसायिक संचार का मुख्य चैनल है। रेडिकटी ग्रुप के अनुसार, औसत कार्यालय क्लर्क को एक दिन में लगभग 100 ईमेल प्राप्त होते हैं। यह संख्या सालाना 15% बढ़ रही है। जुलाई 2012 में, कंसल्टेंसी मैकिन्से ग्लोबल इंस्टीट्यूट ने द सोशल इकोनॉमी: अनलॉकिंग वैल्यू एंड प्रोडक्टिविटी थ्रू सोशल टेक्नोलॉजीज नामक एक रिपोर्ट प्रकाशित की। इसमें कहा गया है कि फ्रंट-लाइन कर्मचारी अपना 28% समय ईमेल के प्रबंधन में लगाते हैं।

इसके बारे में सोचो। यदि आपके पास 50 घंटे का कार्य सप्ताह है, तो उस सप्ताह के 14 घंटे ईमेल पढ़ने और लिखने में व्यतीत होंगे। आप Word, Excel, या अन्य कार्य कार्यक्रमों में शायद ही उतना समय व्यतीत करते हैं।

यदि ईमेल वास्तव में एक प्रभावी संचार चैनल होता तो ये संख्याएँ कोई समस्या नहीं होतीं। बल्कि कुछ कंपनियों के लिए ऐसा है। लेकिन ज्यादातर मामलों में ऐसा नहीं होता है। बेशक, ईमेल को अस्तित्व का अधिकार है, लेकिन बहकाएं नहीं। शोध से पता चला है कि आपके इनबॉक्स की लगातार जांच करने से आपका आईक्यू लेवल कम हो जाता है।

हाल के वर्षों में, ईमेल व्यावसायिक संचार का एक वास्तविक संकट बन गया है। हालाँकि, आपको सभी परेशानियों के लिए उसे दोष नहीं देना चाहिए। प्रौद्योगिकी को दोष देना सुविधाजनक है: आईने में न देखने का यह एक अच्छा बहाना है। आखिरकार, अगर हम अंदर देखें, तो हम समझेंगे कि समस्या ईमेल में नहीं है, बल्कि हम इसका उपयोग कैसे करते हैं।

मुद्दा ईमेल से बाहर निकलने का नहीं है (हालांकि कुछ करते हैं)। बात यह है कि इसे तर्कसंगत रूप से उपयोग करना है।

कहाँ से शुरू करें?

ईमेल को समझें बातचीत

आप वास्तविक जीवन की तरह ई-मेल के माध्यम से संवाद नहीं कर सकते। अक्षरों के बीच हमेशा समय अंतराल होता है, और पाठ संदेश वार्ताकार के लिए घनिष्ठ मैत्रीपूर्ण अभिव्यक्तियाँ नहीं दर्शाते हैं। न्यूयॉर्क विश्वविद्यालय के जस्टिन क्रूगर और शिकागो विश्वविद्यालय के निकोलस इप्ले ने कहा कि गैर-मौखिक संकेतों की कमी से लोग ईमेल की गलत व्याख्या करते हैं।

मनोवैज्ञानिकों ने पाया है कि आधे मामलों में केवल एक पाठ संदेश में मनोदशा की सही व्याख्या करना संभव है। मुस्कान, अफसोस, मदद नहीं करेगा, उदाहरण के लिए, हास्य को व्यंग्य से अलग करना। इससे कई बार गलतफहमी हो जाती है। क्या आप हर बार यह अनुमान लगाने की कोशिश में एक सिक्का उछालने के लिए तैयार हैं कि आपका वार्ताकार आपके संदेश को समझता है या नहीं?

तीन अक्षर के नियम का पालन करें

एक बार जब आप इस तथ्य को स्वीकार कर लेते हैं कि ईमेल दिल से दिल की बातचीत के लिए सबसे अच्छी जगह नहीं है, तो कार्रवाई पर आगे बढ़ें।

तीन अक्षरों के नियम का उपयोग करें: यदि तीन ईमेल में समस्या का समाधान नहीं होता है, तो एक व्यक्तिगत बैठक की आवश्यकता होती है।

यह प्रशासनिक कार्यों (जैसे मीटिंग शेड्यूल करना) और व्यक्तिगत दोनों पर लागू होता है। यह आपका बहुत समय और बहुत सारी निराशा बचाएगा। हालांकि, हर कोई इसे पसंद नहीं करता है, कुछ साथियों की नाराजगी के लिए तैयार रहें। उचित मात्रा में धारणा के साथ, लेकिन "सभी प्रश्नों के लिए मेल" रवैये से छुटकारा पाने का समय आ गया है।

ईमेल द्वारा जरूरी मामलों का समाधान न करें

यदि समस्या वास्तव में महत्वपूर्ण है और तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता है, तो इसे ईमेल में संबोधित न करें। इसके लिए एक फोन है। इसे अपनी कंपनी में नियम बनाएं।

कार्यों को प्रबंधित करने के लिए ईमेल का उपयोग न करें

ईमेल कार्य प्रबंधक नहीं है। लेकिन बहुत से लोग ईमेल का इस्तेमाल ऐसे करते हैं। अप्रत्याशित रूप से, वे लगातार विचलित होते हैं। मैंने अपने कार्यों की जांच करने के लिए अपना इनबॉक्स खोला, और काम और व्यक्तिगत संदेशों की एक धारा आप पर गिर गई। उन पर स्विच करना आसान है, यह भूलकर कि आपने मेल क्लाइंट क्यों खोला है।

कार्य प्रबंधन के लिए स्टैंडअलोन एप्लिकेशन हैं: ड्रॉपटास्क, और अन्य। वे ईमेल के लिए एक प्रतिस्थापन नहीं हैं, वे उन लक्ष्यों के लिए तैयार हैं जिन्हें आप प्राप्त करने का प्रयास कर रहे हैं।

परियोजना प्रबंधन के साथ भी ऐसा ही है।, या बेसकैंप - सुविधाजनक और किफ़ायती उपकरण जो आपको संदेश श्रृंखलाओं के किलोमीटर से बचाएंगे।

संचार को खदान में खनन कोयले की तरह न मानें

अपने कार्य संबंधों में कुछ स्वतंत्र हैं। कई, क्योंकि वे अपने सहयोगियों, ग्राहकों और भागीदारों को नहीं चुन सकते हैं। उनमें से कुछ फोन पर बात करने के लिए बहुत "व्यस्त" हैं - वे दो मिनट में मौखिक रूप से चर्चा करने के बजाय एक दर्जन संदेश लिखना पसंद करते हैं।

इस मामले में, आपको उनके संचार के तरीके (शब्दों, वाक्यांशों, और इसी तरह) पर ध्यान देने की आवश्यकता है। अपने आप से पूछें कि क्या आप वास्तव में उन लोगों के साथ बातचीत करना चाहते हैं जो फोन से दूर और बोलने से कतराते हैं। अपनी कंपनी, संभावित ग्राहकों या संभावित भावी आपूर्तिकर्ताओं में रिक्त पद के लिए नौकरी चाहने वालों पर करीब से नज़र डालें। यदि वे शुरू में संवाद करते हैं जैसे कि वे एक खदान में अयस्क खनन कर रहे हैं, तो क्या संभावना है कि वे बदल जाएंगे?

ईमेल के बाहर जीवन याद रखें

शे इस! अपना मेलबॉक्स बंद करने से न डरें। दुनिया का पतन नहीं होगा। यह स्पष्ट है, लेकिन कई लोगों के लिए यह एक रहस्योद्घाटन हो सकता है। उदाहरण के लिए, क्लिक हेल्थ में, कर्मचारी ई-मेल का उपयोग करते हैं। इसके सीईओ के अनुसार ईमेल एक ऐसा टूल है जो दूसरे लोगों को खुद पर कंट्रोल देता है।

तुम क्या सोचते हो: क्या ईमेल वास्तव में लोगों पर राज करता है कार्यों को थोपकर और उन पर उनके कार्यान्वयन का क्रम?