व्यापार ईमेल पत्राचार का राज

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

हम आपके लिए व्यावसायिक पत्राचार के आयोजन की प्रणाली पर आर्टेम टुरोवेट्स का एक लेख प्रस्तुत करते हैं। यह "सुपर उत्पादकता तकनीकों" या ईमेल मार्केटिंग पर एक व्याख्यान का एक सेट नहीं है। Artyom बस अपनी कंपनी के अनुभव को साझा करेगा, जहां उन्होंने ई-मेल के साथ काम स्थापित करने का प्रयास किया ताकि हर कोई सहज हो।

ईमेल क्या है? आधुनिक व्यापार जगत में, ये हैं:

• आपका चेहरा। यह ईमेल की मदद से है कि आप प्रतिपक्ष की नजर में सकारात्मक छवि बना सकते हैं या पहली छाप को बर्बाद कर सकते हैं।
• आपका काम उपकरण। बाहरी दुनिया के साथ बहुत सारा संचार ईमेल द्वारा होता है। इसलिए, इस टूल की अच्छी कमांड होने से आप अपने जीवन को बहुत आसान बना सकते हैं।
• एक शक्तिशाली व्याकुलता। बाहरी दुनिया आपको ईमेल के माध्यम से भटकाने, विचलित करने और आपको भटकाने की कोशिश कर रही है।

इस दृष्टि से, आइए ई-मेल के साथ कार्य करने पर एक नजर डालते हैं। आइए सरल शुरू करें।

पत्र डिजाइन

मैं मोज़िला थंडरबर्ड मेल क्लाइंट का उपयोग करता हूं, इसलिए मैं इसे एक उदाहरण के रूप में उपयोग करूंगा। चलिए एक नया अक्षर बनाते हैं और फ़ील्ड की सूची में ऊपर से नीचे जाते हैं।

किसके लिए। कॉपी। छिपी हुई प्रति

शायद किसी को पता न हो, लेकिन Mozilla के "To" को "Cc" या "Bcc" में बदला जा सकता है।

• प्रति: हम मुख्य अभिभाषक या अर्धविराम द्वारा अलग किए गए कई अभिभाषक लिखते हैं।
• कॉपी: हम किसी ऐसे व्यक्ति को लिखते हैं जिसे पत्र पढ़ना चाहिए, लेकिन जिससे हम प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं करते हैं।
• गुप्त प्रतिलिपि: हम उसे लिखते हैं जिसे पत्र पढ़ना चाहिए, लेकिन पत्र के शेष प्राप्तकर्ताओं के लिए अज्ञात रहना चाहिए। यह व्यावसायिक पत्रों के बड़े पैमाने पर मेल करने के लिए विशेष रूप से उपयुक्त है, उदाहरण के लिए, सूचनाएं।

सही नहीं सामूहिक मेलिंग में, "Cc" या "To" फ़ील्ड के माध्यम से प्राप्तकर्ताओं को निर्दिष्ट करें। साल में कई बार मुझे ऐसे पत्र मिलते हैं जिनमें 50-90 पते वाले “सीसी” फ़ील्ड में सूचीबद्ध होते हैं। निजता का उल्लंघन है। आपके सभी प्राप्तकर्ताओं को यह जानने की आवश्यकता नहीं है कि आप समान विषय पर किसके साथ काम कर रहे हैं। यह अच्छा है अगर ये वे लोग हैं जो आप एक दूसरे को जानते हैं। क्या होगा यदि सूची में प्रतिस्पर्धी कंपनियां शामिल हैं जो एक दूसरे के बारे में नहीं जानते हैं? उनमें से एक के साथ सहयोग की समाप्ति के लिए, कम से कम, आपको अनावश्यक स्पष्टीकरण के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है। ऐसा मत करो।

सही अपने नाम पर बड़े पैमाने पर मेलिंग भेजें, और सभी प्राप्तकर्ताओं को "गुप्त प्रति" फ़ील्ड में डालें।

पत्र विषय

पेशेवर मेलिंग सेवाओं द्वारा उनके कॉर्पोरेट ब्लॉगों में विषय पंक्ति का महत्व अक्सर (कभी-कभी समझदारी से) लिखा जाता है। लेकिन वहां अक्सर हम बिक्री पत्रों के बारे में बात कर रहे हैं, जहां विषय पंक्ति समस्या हल करती है "ईमेल खोला जाना चाहिए"।

हम दैनिक व्यापार पत्राचार पर चर्चा कर रहे हैं। यहां विषय समस्या को हल करता है "पत्र और उसके लेखक को आसानी से पहचाना जाना चाहिए और फिर पाया जाना चाहिए।" इसके अलावा, आपका परिश्रम कई प्रतिक्रिया पत्रों के कर्म के रूप में आपके पास वापस आ जाएगा, केवल उपसर्ग रे: या एफडब्ल्यूडी के साथ, जिसके बीच आपको विषय पर वांछित पत्र की तलाश करनी होगी।

बीस अक्षर एक मध्य प्रबंधक के एक दिवसीय पत्राचार का परिमाण है। मैं उद्यमियों और व्यवसाय के मालिकों के बारे में बिल्कुल भी बात नहीं कर रहा हूं, उनके पत्रों की संख्या कभी-कभी प्रति दिन 200 या उससे अधिक के लिए बंद हो जाती है। तो फिर: खाली विषय पंक्ति वाले ईमेल न भेजें।

तो अपनी सब्जेक्ट लाइन को सही तरीके से कैसे तैयार करें?

हम अपने "स्काई" में बाहरी अक्षरों में इस विषय में लिखने की सलाह देते हैं: "स्काई।" आंतरिक में - उपसर्ग के बिना तीन से पांच शब्दों में विषय पंक्ति की सामग्री।

गलती # 1: केवल विषय में कंपनी का नाम। उदाहरण के लिए, "आकाश" और यही वह है। सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आप इस प्रतिपक्ष के साथ संचार करने वाली अपनी कंपनी में से नहीं हैं। दूसरे, इस तरह के विषय का कोई अर्थ नहीं होता है, क्योंकि आपकी कंपनी का नाम पहले से ही पते से देखा जा सकता है। तीसरा, अनुमान लगाएं कि पत्राचार के इस दृष्टिकोण के साथ आपका अपना मेलबॉक्स कैसा दिखेगा? कुछ इस तरह।

क्या इस तरह के विषयों पर खोज करना सुविधाजनक है?

गलती # 2: एक आकर्षक, बिकने वाला शीर्षक। यह बहुत अच्छा है अगर आप इस तरह से हेडलाइन लिखना जानते हैं। लेकिन क्या व्यावसायिक पत्राचार में इन कौशलों का उपयोग करना उचित है? एक व्यावसायिक पत्र की विषय पंक्ति का उद्देश्य याद रखें: बेचना नहीं, बल्कि पहचान और खोज प्रदान करना।

सही नहीं	सही
उचित मूल्य पर कुल्हाड़ी खरीदने के लिए जल्दी करें!	कुल्हाड़ियों की आपूर्ति के लिए वाणिज्यिक प्रस्ताव
हमें प्रतिशत की जांच करने के लिए जल्दी करना चाहिए! रोडियन अपने रास्ते पर है!	अलीना इवानोव्ना के साथ ब्याज पर सुलह के अधिनियम के अनुमोदन के लिए
ध्यान! पोर्फिरी पेत्रोविच ने रस्कोलनिकोव का रहस्य सुलझाया, और हमारी समस्याओं का समाधान करेगा	एक सलाहकार से एक प्रस्ताव: मनोवैज्ञानिक कटौती

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पत्र का पाठ

विभिन्न अवसरों के लिए कई लेखन मार्गदर्शिकाएँ हैं। उदाहरण के लिए, बहुत सारी उपयोगी चीजें, और शब्द के अन्य स्वामी। मैं आपको सलाह देता हूं कि कम से कम सामान्य साक्षरता में सुधार और लेखन की सामान्य शैली में सुधार के लिए उनके लेख पढ़ें।

एक पत्र लिखने की प्रक्रिया में, हमें लगातार कई निर्णय लेने चाहिए।

शिष्टाचार का प्रश्न … पत्र की शुरुआत में, आप शिष्टाचार या कोमलता में भी धुंधला कर सकते हैं "मेरे प्रिय रोद्या, अब दो महीने से अधिक समय से, मैंने आपसे लिखित में बात नहीं की है, जिससे मैं खुद पीड़ित हूं और यहां तक कि नहीं किया सोच कर एक और रात सो जाओ।" यह बहुत विनम्र और बहुत महंगा है, इस तरह के एक परिचय की रचना के लिए और वार्ताकार के समय के लिए इसे पढ़ने के लिए समय के संदर्भ में। यह एक व्यावसायिक पत्राचार है, याद है? प्रतियोगिता के लिए पत्र शैली का निबंध नहीं और रस्कोलनिकोव की मां को पत्र नहीं, बल्कि व्यावसायिक पत्राचार।

हम अपने समय और प्राप्तकर्ता का सम्मान करते हैं!

प्रदर्शनी में एक क्षणभंगुर बैठक के बाद भेजे गए पहले पत्र में ही अपना परिचय देना और परिचित की परिस्थितियों को याद दिलाना समझ में आता है। यदि यह सहयोग या वर्तमान पत्राचार की निरंतरता है, तो दिन के पहले अक्षर में हम लिखते हैं: "हैलो, इवान", दूसरे और बाद वाले में: "इवान, …"।

निवेदन … मैं हमेशा इस बात को लेकर चिंतित रहता था कि अगर कई प्राप्तकर्ता हैं तो पत्र में किससे संपर्क किया जाए। मैंने हाल ही में अन्ना नाम की तीन लड़कियों को एक पत्र लिखा था। बिना किसी झिझक के मैंने "हैलो अन्ना" लिखा और नहाया नहीं। पर यह मामला हमेशा नहीं होता।

क्या होगा यदि तीन या सात प्राप्तकर्ता हैं और वे एक ही नाम साझा नहीं करते हैं? आप उन्हें नाम से सूचीबद्ध कर सकते हैं: "शुभ दोपहर, रोडियन, पुलचेरिया, अवदोत्या और प्योत्र पेट्रोविच।" लेकिन यह लंबा है और इसमें समय लगता है। आप लिख सकते हैं: "नमस्कार, साथियों!"

अपने लिए, मैं नियम का उपयोग उस व्यक्ति को नाम से संदर्भित करने के लिए करता हूं जो "टू" फ़ील्ड में है। और जो कॉपी में हैं, वे बिल्कुल भी आवेदन न करें। यह नियम एक ही समय में आपको अधिक सटीक रूप से निर्धारित करने की अनुमति देता है (एक!) पत्र का पता और इस पत्र का उद्देश्य।

उद्धरण … अक्सर, पत्राचार प्रश्नों और उत्तरों के साथ पत्रों की एक श्रृंखला है - एक शब्द में, एक संवाद। पत्राचार के इतिहास को न मिटाना और उद्धृत पाठ के शीर्ष पर अपना उत्तर लिखना एक अच्छा रूप माना जाता है, ताकि एक सप्ताह बाद इस पत्राचार पर लौटकर, आप नीचे से नीचे की तारीखों में संवाद को आसानी से पढ़ सकें।

किसी कारण से, मोज़िला में डिफ़ॉल्ट सेटिंग "उद्धृत पाठ के बाद कर्सर रखें" है। मैं इसे "टूल्स" → "खाता सेटिंग्स" → "रचना और पता" मेनू में बदलने की सलाह देता हूं। यह इस तरह होना चाहिए।

पत्र का उद्देश्य … व्यावसायिक पत्र दो प्रकार के होते हैं:

• जब हम सिर्फ वार्ताकार को सूचित करते हैं (उदाहरण के लिए, एक महीने के लिए किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट);
• और जब हम वार्ताकार से कुछ चाहते हैं। उदाहरण के लिए, ताकि वह भुगतान के लिए संलग्न चालान को मंजूरी दे सके।

एक नियम के रूप में, रिपोर्टिंग वाले की तुलना में कई अधिक उत्साहजनक पत्र हैं। यदि हम वार्ताकार से कुछ हासिल करना चाहते हैं, तो इसके बारे में सादे पाठ में एक पत्र में कहना बहुत महत्वपूर्ण है। कॉल टू एक्शन के साथ नाम से कॉल टू एक्शन और उसके बाद पत्र में अंतिम वाक्य होना चाहिए।

सही नहीं: "पोर्फिरी पेत्रोविच, मुझे पता है कि बूढ़ी औरत को किसने मारा।"

सही: "पोर्फिरी पेट्रोविच, मैंने बूढ़ी औरत को मौत के घाट उतार दिया, कृपया, मेरी गिरफ्तारी के लिए उपाय करें, मैं पीड़ा से थक गया हूँ!"

संवाददाता आपके लिए क्यों सोचे कि इस पत्र का क्या किया जाए? आखिरकार, वह गलत निर्णय ले सकता है।

पाठ में हस्ताक्षर … उसे करना होगा। इसके अलावा, सभी मेल क्लाइंट आपको हस्ताक्षर के ऑटो-प्रतिस्थापन को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देते हैं, उदाहरण के लिए, क्लासिक "ईमानदारी से, …"। Mozilla में, यह Tools → Account Options के अंतर्गत किया जाता है।

हस्ताक्षर में संपर्क लिखना या न लिखना सभी का निजी व्यवसाय है। लेकिन अगर आप किसी भी तरह से बिक्री से जुड़े हैं - लिखना सुनिश्चित करें। भले ही संचार के परिणामों के आधार पर लेन-देन न हो, भविष्य में आपको हस्ताक्षर से संपर्कों द्वारा आसानी से मिल जाएगा।

अंत में, उन वार्ताकारों के लिए पत्र के मुख्य भाग की एक और विशेषता जो आपके पत्रों का उत्तर देने के लिए पसंद नहीं करते (नहीं कर सकते हैं, नहीं चाहते हैं, उनके पास समय नहीं है)। पत्र के पाठ में डिफ़ॉल्ट निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, "पोर्फिरी पेट्रोविच, यदि आप शुक्रवार को 12:00 बजे से पहले मुझे गिरफ्तार करने नहीं आते हैं, तो मैं अपने आप को क्षमादान मानता हूं।" बेशक, समय सीमा वास्तविक होनी चाहिए (आपको शुक्रवार को 11:50 बजे उदाहरण से पाठ नहीं भेजना चाहिए)। प्राप्तकर्ता को आपके पत्र को पढ़ने और निर्णय लेने में शारीरिक रूप से सक्षम होना चाहिए। यह "मौन" आपको वार्ताकार की गैर-प्रतिक्रिया के लिए जिम्मेदारी से मुक्त करता है। हमेशा की तरह, इस सुविधा का उपयोग समझदारी से किया जाना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति समय पर और नियमित रूप से आपके पत्रों का जवाब देता है, तो ऐसा अल्टीमेटम, यदि उसे नाराज नहीं करता है, तो उसे थोड़ा तनाव दें या पत्र का जवाब अभी न देने का निर्णय लें, लेकिन आपको शुक्रवार की प्रतीक्षा करें।

संलग्नक

पत्र अक्सर संलग्नक के साथ आते हैं: फिर से शुरू, वाणिज्यिक प्रस्ताव, अनुमान, कार्यक्रम, दस्तावेजों के स्कैन - एक बहुत ही सुविधाजनक उपकरण और साथ ही लोकप्रिय त्रुटियों का स्रोत।

त्रुटि: विशाल अनुलग्नक आकार। 20 एमबी तक के अटैचमेंट वाले ईमेल अक्सर प्राप्त होते हैं। एक नियम के रूप में, ये 600dpi के रिज़ॉल्यूशन के साथ TIFF प्रारूप में कुछ दस्तावेज़ों के स्कैन हैं। इस अनुलग्नक के पूर्वावलोकन को डाउनलोड करने के व्यर्थ प्रयासों में संवाददाता का मेल कार्यक्रम लगभग निश्चित रूप से कुछ मिनटों के लिए लटका रहेगा। और भगवान ने प्राप्तकर्ता को स्मार्टफोन पर इस पत्र को पढ़ने की कोशिश करने से मना किया …

निजी तौर पर, मैं ऐसे पत्रों को तुरंत हटा देता हूं। क्या आप नहीं चाहते कि आपका पत्र पढ़े जाने से पहले कूड़ेदान में चले जाए? अनुलग्नक के आकार की जाँच करें। यह अनुशंसा की जाती है कि यह 3 एमबी से अधिक न हो।

क्या होगा अगर यह अधिक है?

• अपने स्कैनर को किसी भिन्न प्रारूप और रिज़ॉल्यूशन में पुन: कॉन्फ़िगर करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, PDF और 300dpi में, काफी पठनीय स्कैन प्राप्त होते हैं।
• WinRar या 7zip जैसे प्रोग्रामों के बारे में सोचें। कुछ फ़ाइलें पूरी तरह से संपीड़ित हैं।
• क्या होगा यदि अनुलग्नक बहुत बड़ा है और आप इसे संपीड़ित नहीं कर सकते हैं? उदाहरण के लिए, लगभग खाली अकाउंटिंग डेटाबेस का वजन 900 एमबी है। सूचना का क्लाउड स्टोरेज बचाव में आएगा: ड्रॉपबॉक्स, गूगल ड्राइव और इसी तरह। कुछ सेवाएं, जैसे कि Mail.ru, स्वचालित रूप से विशाल अनुलग्नकों को क्लाउड स्टोरेज के लिंक में बदल देती हैं। लेकिन मैं क्लाउड में संग्रहीत अपनी जानकारी को स्वयं प्रबंधित करना पसंद करता हूं, इसलिए मैं Mail.ru से स्वचालन का स्वागत नहीं करता।

और निवेश के बारे में एक और बिल्कुल स्पष्ट सिफारिश नहीं - उनका नाम … यह समझने योग्य और प्राप्तकर्ता को स्वीकार्य होना चाहिए। एक बार जब हम कंपनी में एक वाणिज्यिक प्रस्ताव तैयार कर रहे थे जिसे संबोधित किया गया था … इसे फ्योडोर मिखाइलोविच दोस्तोवस्की होने दें। मुझे प्रबंधक से अनुमोदन के लिए एक परियोजना प्रस्ताव के साथ एक पत्र मिला, और अनुलग्नक में "DlyaFedi.docx" नाम की एक फ़ाइल शामिल थी। मुझे यह भेजने वाले प्रबंधक के साथ, एक संवाद कुछ इस तरह हुआ:

- प्रिय प्रबंधक, क्या आप व्यक्तिगत रूप से इस सम्मानित व्यक्ति से संपर्क करने और फेड्या के नाम पर उसका नाम लेने के लिए तैयार हैं?

- किसी तरह नहीं, आदरणीय, हर कोई उसे उसके पहले नाम और मध्य नाम से बुलाता है।

- आपने निवेश को "दलिया फेडी" क्यों कहा? अगर मैं उसे अभी भेज दूं, तो क्या आपको लगता है कि वह इस सीपी के लिए हमसे कुल्हाड़ी खरीदेगा?

- मैं बाद में नाम बदलने जा रहा था …

एक टाइम बम क्यों तैयार करें - एक संभावित ग्राहक की अस्वीकृति - या फ़ाइल का नाम बदलने का अतिरिक्त काम स्वयं करें? अनुलग्नक को तुरंत सही नाम क्यों न दें: "Fedor Mikhailovich.docx के लिए" या इससे भी बेहतर - "KP_Nebo_Topory.docx"।

इसलिए, हमने कमोबेश ईमेल के साथ "चेहरे" के रूप में हल किया है। आइए ईमेल को प्रभावी कार्य के लिए एक उपकरण के रूप में देखें और इसके विकर्षण के बारे में बात करें।

अक्षरों के साथ काम करना

ईमेल एक शक्तिशाली व्याकुलता है। किसी भी व्याकुलता के साथ, नियमों को कड़ा करके और एक कार्यसूची शुरू करके मेल से निपटने की आवश्यकता है।

कम से कम, आपको मेल के आगमन के बारे में सभी सूचनाओं को बंद करना होगा। यदि मेल क्लाइंट डिफ़ॉल्ट रूप से कॉन्फ़िगर किया गया है, तो आपको एक ध्वनि संकेत के साथ सूचित किया जाएगा, और घड़ी के बगल में स्थित आइकन झपकाएगा, और पत्र का पूर्वावलोकन दिखाया जाएगा।एक शब्द में, वे पहले आपको श्रमसाध्य काम से दूर करने के लिए सब कुछ करेंगे, और फिर आपको अपठित पत्रों और अनदेखी मेलिंग के रसातल में डुबो देंगे - जीवन से एक या दो घंटे कम।

किसी की शक्तिशाली इच्छाशक्ति उन्हें सूचनाओं से विचलित नहीं होने देती है, और सामान्य लोगों के लिए यह बेहतर है कि भाग्य को लुभाएं और उन्हें बंद न करें। मोज़िला थंडरबर्ड में, यह "टूल्स" → "विकल्प" → "सामान्य" → "जब नए संदेश दिखाई देते हैं" मेनू के माध्यम से किया जाता है।

यदि कोई सूचना नहीं है, तो कैसे समझें कि एक पत्र आ गया है?

बहुत सरल। आप स्वयं, होशपूर्वक, मेल को पार्स करने के लिए अलग समय निर्धारित करते हैं, मेल क्लाइंट खोलते हैं और सभी अपठित संदेशों को देखते हैं। यह दिन में दो बार किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, दोपहर के भोजन के समय और शाम को, या जबरन डाउनटाइम के दौरान, उदाहरण के लिए, ट्रैफिक जाम में।

अक्सर पूछा जाता है, प्रतिक्रिया समय और तत्काल ईमेल के बारे में क्या? उत्तर है: आपके पास मेल में कोई अत्यावश्यक पत्र नहीं है। जब तक आप ग्राहक सहायता विभाग में काम नहीं करते (ऐसे विभाग के पास मेल के साथ काम करने के अपने नियम हैं)।

यदि आवश्यक पत्र हैं, तो प्रेषक आपको इस बारे में अन्य चैनलों - फोन, एसएमएस, स्काइप के माध्यम से सूचित करेगा। फिर आप जानबूझकर मेल क्लाइंट में जाएंगे और जरूरी मेल को प्रोसेस करेंगे। सभी समय प्रबंधन गुरु (उदाहरण के लिए, ग्लीब अर्खांगेल्स्की अपने "टाइम ड्राइव" के साथ) 24 घंटे तक ईमेल का जवाब देने के लिए मानक घोषित करते हैं। यह अच्छे फॉर्म का एक सामान्य नियम है - ईमेल द्वारा वार्ताकार से तत्काल उत्तर की अपेक्षा न करें। यदि कोई अत्यावश्यक पत्र है, तो इसके बारे में तेज संचार चैनलों के माध्यम से सूचित करें।

इसलिए, हमने सूचनाएं बंद कर दीं और अब हम अपने शेड्यूल के अनुसार मेल क्लाइंट को चालू करते हैं।

जब हम मेल में गए और "पार्स ईमेल" नामक गतिविधियाँ करना शुरू किया तो हमें क्या करना चाहिए? इस कार्य की शुरुआत और अंत कहाँ है?

मैंने जीरो इनबॉक्स सिस्टम के बारे में बहुत कुछ सुना है, लेकिन दुर्भाग्य से मैं इसका उपयोग करने वाले एक भी व्यक्ति से नहीं मिला। मुझे अपने पहिये को फिर से बनाना पड़ा। Lifehacker पर इस विषय पर लेख हैं। उदाहरण के लिए, ""। नीचे मैं अपनी व्याख्या में जीरो इनबॉक्स सिस्टम के बारे में बात करूंगा। मैं आभारी रहूंगा यदि जीटीडी गुरु टिप्पणियों में जांच करेंगे, वर्णित प्रणाली को जोड़ेंगे या सुधारेंगे।

यह समझना और स्वीकार करना महत्वपूर्ण है कि ईमेल आपकी गतिविधियों के लिए कार्य शेड्यूलर या संग्रह नहीं है। इसलिए, "इनबॉक्स" फ़ोल्डर हमेशा खाली रहना चाहिए। एक बार जब आप अपने इनबॉक्स को पार्स करना शुरू कर दें, तब तक रुकें या किसी भी चीज़ से विचलित न हों जब तक कि आप इस फ़ोल्डर को खाली नहीं कर देते।

अपने इनबॉक्स में ईमेल का क्या करें? आपको प्रत्येक अक्षर को क्रमिक रूप से पढ़ना होगा और उसे हटाना होगा। हां, बस अपने कीबोर्ड पर डिलीट को चुनें और दबाएं। यदि आप पत्र को हटाने के लिए खुद को नहीं ला सकते हैं, तो आपको यह तय करना होगा कि इसके साथ क्या करना है।

1. क्या आप इसका उत्तर तीन मिनट में दे सकते हैं? क्या मुझे इसका उत्तर देने की आवश्यकता है? हां, यह आवश्यक है, और उत्तर में तीन मिनट से अधिक समय नहीं लगेगा, तो तुरंत उत्तर दें।
2. आपको उत्तर देने की आवश्यकता है, लेकिन उत्तर तैयार करने में तीन मिनट से अधिक समय लगेगा। यदि आप एक कार्य योजनाकार का उपयोग करते हैं जो आपको किसी ईमेल को कार्य में बदलने की अनुमति देता है, तो अपने ईमेल को कार्य में बदल दें और कुछ समय के लिए इसके बारे में भूल जाएं। उदाहरण के लिए, मैं बिल्कुल अद्भुत Doit.im सेवा का उपयोग करता हूं। यह आपको एक व्यक्तिगत ईमेल पता उत्पन्न करने की अनुमति देता है: आप इसे एक पत्र अग्रेषित करते हैं, और यह एक कार्य में बदल जाता है। लेकिन अगर आपके पास कार्य शेड्यूलर नहीं है, तो पत्र को "0_Run" सबफ़ोल्डर में ले जाएं।
3. एक पत्र की त्वरित प्रतिक्रिया के बाद, इसे एक कार्य या एक साधारण परिचित में बदलकर, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि इस संदेश के साथ आगे क्या करना है: इसे हटाएं या इसे दीर्घकालिक भंडारण के लिए किसी एक फ़ोल्डर में भेजें।

यहाँ मेरे दीर्घकालिक भंडारण फ़ोल्डर हैं।

• 0_रन। मेरे पास ऐसा कोई फ़ोल्डर नहीं है, लेकिन अगर आपके पास कोई योजनाकार नहीं है, तो मैं दोहराता हूं, आप यहां ऐसे पत्र डाल सकते हैं जिनके लिए विस्तृत अध्ययन की आवश्यकता है। इस फ़ोल्डर को भी नियमित रूप से साफ करने की आवश्यकता है, लेकिन विशेष रूप से निर्दिष्ट समय पर एक विचारशील दृष्टिकोण के साथ।
• 1_रेफरी। यह वह जगह है जहां मैं पृष्ठभूमि की जानकारी के साथ पत्र डालता हूं: विभिन्न वेब सेवाओं से लॉगिन के साथ स्वागत पत्र, आगामी उड़ानों के लिए टिकट, और इसी तरह।
• 2_परियोजनाएं। भागीदारों और परियोजनाओं पर पत्राचार का संग्रह जिसके साथ वर्तमान संबंध है, यहां संग्रहीत है। स्वाभाविक रूप से, प्रत्येक प्रोजेक्ट या पार्टनर के लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाया जाता है।एक साथी के फोल्डर में, मैंने न केवल उसके कर्मचारियों के पत्र, बल्कि इस साथी से संबंधित "स्वर्ग" के कर्मचारियों के पत्र भी डाले। बहुत सुविधाजनक: यदि आवश्यक हो, तो परियोजना पर सभी पत्राचार एक-दो क्लिक में उपलब्ध हैं।
• 3_संग्रहालय। यहां मैं उन पत्रों को फेंक रहा हूं, जिन्हें हटाना अफ़सोस की बात है, और उनके लाभ स्पष्ट नहीं हैं। साथ ही, "2_Projects" से बंद प्रोजेक्ट वाले फ़ोल्डर यहां माइग्रेट करते हैं। एक शब्द में, विलोपन के लिए पहले उम्मीदवारों को "संग्रहालय" में रखा जाता है।
• 4_दस्तावेज़। यहां दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक नमूने वाले पत्र हैं जो भविष्य में लेखांकन के लिए उपयोगी हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, ग्राहकों से सुलह के बयान, यात्राओं के लिए टिकट। फ़ोल्डर में "2_Projects" और "1_Sprav" फ़ोल्डरों के साथ बहुत कुछ समान है, इसमें केवल लेखांकन जानकारी संग्रहीत की जाती है, और प्रबंधन जानकारी "2_Projects" फ़ोल्डर में संग्रहीत की जाती है। "4_Documents" में - मृत जानकारी, और "2_Projects" में - जीवित।
• 5_ज्ञान। यह वह जगह है जहां मैं केवल वास्तव में उपयोगी मेलिंग जोड़ता हूं जिसे मैं प्रेरणा या समाधान खोजने के लिए थोड़ी देर बाद वापस आना चाहता हूं।

मेल क्लाइंट की अन्य सेटिंग्स हैं जो इस सिस्टम के संचालन के लिए महत्वपूर्ण हैं। सबसे पहले, डिफ़ॉल्ट रूप से, थंडरबर्ड में संदेशों को पठित के रूप में चिह्नित करें चेकबॉक्स चयनित होता है। मैं इसे जानबूझकर करना पसंद करता हूं, इसलिए चेकबॉक्स चला गया है! ऐसा करने के लिए, मेनू "टूल्स" → "विकल्प" → "उन्नत" → "पढ़ें और प्रदर्शित करें" पर जाएं।

दूसरा, हम उपयोग करते हैं फिल्टर … पहले, मैंने सक्रिय रूप से ऐसे फ़िल्टर लागू किए थे जो प्रेषक के पते के आधार पर उपयुक्त फ़ोल्डरों में पत्रों को स्वचालित रूप से अग्रेषित करते थे। उदाहरण के लिए, एक वकील के पत्रों को "वकील" फ़ोल्डर में ले जाया गया। मैंने कई कारणों से इस दृष्टिकोण को अस्वीकार कर दिया। पहला: 99% मामलों में वकील के पत्र किसी प्रोजेक्ट या पार्टनर को संदर्भित करते हैं, जिसका अर्थ है कि उन्हें इस पार्टनर या प्रोजेक्ट के फ़ोल्डर में ले जाया जाना चाहिए। दूसरा, मैंने जागरूकता जोड़ने का फैसला किया। आपको स्वयं तय करना होगा कि एक विशिष्ट पत्र कहाँ संग्रहीत किया जाना चाहिए, और असंसाधित संदेशों को केवल एक ही स्थान पर - इनबॉक्स में खोजना अधिक सुविधाजनक है। अब मैं केवल विभिन्न प्रणालियों से स्वचालित नियमित अक्षरों को फ़ोल्डरों में वर्गीकृत करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करता हूं, यानी ऐसे अक्षर जिनके लिए मुझे निर्णय लेने की आवश्यकता नहीं होती है। Mozilla Thunderbird में फ़िल्टर टूल → संदेश फ़िल्टर मेनू में कॉन्फ़िगर किए गए हैं।

तो, सही दृष्टिकोण के साथ, पत्राचार की मात्रा के आधार पर, ई-मेल को दिन में 10 से 60 मिनट तक लेना चाहिए।

हाँ, और एक बात। आपने पहले ही नए पत्रों के आने के बारे में सूचनाएं बंद कर दी हैं, है ना?;)