वर्ड में तेजी से काम करने में आपकी मदद करने के लिए 9 टिप्स

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

यहां तक कि अगर आप एमएस वर्ड में लंबे समय से काम कर रहे हैं और खुद को एक विशेषज्ञ मानते हैं, तो आप हमेशा और भी अधिक उत्पादक बन सकते हैं।

हो सकता है कि आप कुछ तकनीकों से परिचित हों। लेकिन अक्सर यह पता चलता है कि सच्चे पेशेवर भी बहुत आगे जाते हैं और कई उपयोगी तरकीबें नहीं जानते हैं।

1. ऑटोटेक्स्ट

आप इस सुविधा का उपयोग अक्सर उपयोग किए जाने वाले शब्दों और वाक्यांशों को जल्दी से दर्ज करने के लिए कर सकते हैं, जिससे आपका बहुत समय बचता है। आप इस सलाह को सहकर्मियों के साथ साझा कर सकते हैं और उनके लिए भी जीवन आसान बना सकते हैं।

आपको बस वह टेक्स्ट लिखना है (या ग्राफिक्स बनाना है) जिसे आप अक्सर दस्तावेज़ों में उपयोग करते हैं, और यदि आवश्यक हो तो उसे प्रारूपित करें। फिर टेक्स्ट का चयन करें और Alt + F3 दबाएं। एक संक्षिप्त नाम दें (उदाहरण के लिए, एक संक्षिप्त नाम) और सहेजें। भविष्य में, पूरे वाक्यांश के बजाय, वह नाम टाइप करें जिसे आपने चुना है और F3 दबाएं। सहेजा गया पाठ या छवि स्वचालित रूप से दस्तावेज़ में दिखाई देगी।

2. स्वतः सुधार

ऑटोटेक्स्ट दोहराए जाने वाले टेक्स्ट को लिखने में लगने वाले समय को कम करेगा, लेकिन टाइपो और त्रुटियों की समस्या का समाधान नहीं करेगा। स्वतः सुधार कुछ सामान्य बगों को ठीक करता है। जैसे ही आप टाइप करते हैं Word अपने आप ऐसा करता है। और इससे भी बेहतर, यदि आप स्वयं उन शब्दों को जोड़ते हैं जिनमें अक्सर टाइपो होते हैं।

उदाहरण के लिए, आप जानते हैं कि आप "एजेंसी" शब्द में हमेशा "टी" खो रहे हैं। प्राथमिकताएँ खोलें (फ़ाइल → विकल्प → वर्तनी → संस्करण 2010, 2013, 2016 में स्वतः सुधार विकल्प) और जो आप बदलना चाहते हैं उसे भरें। अगली बार जब आप "t" के बिना "एजेंसी" लिखेंगे तो Word स्वयं त्रुटि को ठीक कर देगा। उसी स्थान पर, आप उद्धरण चिह्नों के प्रतिस्थापन को जोड़ या हटा सकते हैं-उद्धरण चिह्नों के साथ पंजे-क्रिसमस ट्री, एम डैश के साथ एक हाइफ़न, और इसी तरह।

3. पेस्ट विकल्प

इंटरनेट या अन्य फाइलों से टेक्स्ट पेस्ट करते समय, आपको इसे अपने दस्तावेज़ की शैली से मेल खाने के लिए प्रारूपित करना होगा। बेशक, आप हर बार "केवल पाठ" विकल्प चुन सकते हैं, लेकिन आप शायद इसके बारे में अक्सर भूल जाएंगे। ऐसे में आप डिफॉल्ट ऑप्शन को अनफॉर्मेट पेस्ट कर सकते हैं।

"फ़ाइल" → "विकल्प" → "उन्नत" → "कॉपी, कट और पेस्ट" पर जाएं और "अन्य कार्यक्रमों से पेस्ट करें" आइटम में "केवल टेक्स्ट सहेजें" विकल्प चुनें। अब, आप जिस भी दस्तावेज़ पर काम करते हैं, फ़ाइलों या वेब पेजों से सामग्री की प्रतिलिपि बनाने से यह आपके टेक्स्ट से मेल खाने के लिए प्रारूपित हो जाएगा।

4. एक शैली हटाना

पाठ स्वरूपण को हटाने का दूसरा तरीका शैली प्रबंधन है। अपनी इच्छित सामग्री का चयन करें और Ctrl + Space दबाएं, या शैलियाँ समूह में होम टैब पर सामान्य चुनें।

5. वास्तविक समय में सहयोग

ऑफिस ऑनलाइन को ऑफिस 365 2013 में पेश किया गया था। 2016 संस्करण रीयल-टाइम सहयोग जैसी और भी अधिक सुविधाएं प्रदान करता है। संभवतः अधिकांश उपयोगकर्ता Google डॉक्स के इस सिद्धांत से परिचित हैं।

दस्तावेज़ को OneDrive या SharePoint Online में सहेजें। शेयर पर क्लिक करें और चुनें कि आप इस फाइल पर किसके साथ काम करना चाहते हैं। सह-लेखक को आमंत्रण भेजें ताकि चयनित लोग आपसे जुड़ सकें। दस्तावेज़ तक पहुंच रखने वाले प्रत्येक व्यक्ति को यह दिखाई देगा कि कौन क्या परिवर्तन कर रहा है। इसलिए परियोजनाओं पर काम बहुत अधिक कुशल होगा: किसी को भी संपादन के साथ उत्तर और मेल द्वारा नई जानकारी के लिए इंतजार नहीं करना पड़ेगा।

6. टेम्पलेट्स

आप वेब पर बड़ी संख्या में टेम्प्लेट ढूंढ और डाउनलोड कर सकते हैं। आप उनके साथ शुरुआत कर सकते हैं और आवश्यकतानुसार संपादित कर सकते हैं - परियोजना के पुनर्निर्माण की तुलना में बहुत तेज़।

7. परिशिष्ट

Android और iOS के लिए मोबाइल एप्लिकेशन में, आप अपने स्मार्टफोन या टैबलेट से दस्तावेज़ बना और संपादित कर सकते हैं और क्लाउड स्टोरेज से फ़ाइलें देख सकते हैं। अन्य मोबाइल संपादकों की तुलना में वर्ड एप्लिकेशन का उपयोग करना बेहतर है: इस तरह आप एक ही स्वरूपण के बारे में सुनिश्चित हो सकते हैं और हमेशा दस्तावेज़ के नवीनतम संस्करण तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं - डेस्कटॉप प्रोग्राम में, वर्ड के ब्राउज़र संस्करण में, स्मार्टफोन पर या टैबलेट।

काम करने के लिए, आपको अपने खाते में लॉग इन करना होगा। यदि आपके या आपके संगठन के पास Office 365 सदस्यता है, तो आपको ऐप में कुछ भी भुगतान करने की आवश्यकता नहीं है।

8. कस्टम तालिका प्रारूप

यदि आप अक्सर अपनी पसंद के अनुसार तालिकाओं को प्रारूपित करते हैं, तो आप काम की मात्रा को कम कर सकते हैं। एक शैली बनाएँ और उसे तालिका शैलियाँ समूह में जोड़ें।फिर, इस समूह में, वांछित शैली पर राइट-क्लिक करें और इसे डिफ़ॉल्ट प्रारूप बनाएं।

9. कहीं भी प्रिंट करें

यह कुछ लोगों को अजीब लग सकता है, लेकिन अधिकांश वर्ड उपयोगकर्ता कीबोर्ड पर तीरों का उपयोग तब करते हैं जब उन्हें कर्सर को स्थानांतरित करने और दस्तावेज़ में एक नए स्थान पर लिखना शुरू करने की आवश्यकता होती है। लेकिन यह बहुत तेजी से किया जा सकता है - एक डबल क्लिक के साथ। एक खाली शीट खोलें और वहां टाइप करना शुरू करने के लिए कहीं भी डबल-क्लिक करें।

अब आप Word में यथासंभव उत्पादक बनने के लिए तैयार हैं!