एक्सेल में तेजी से काम करने के लिए 12 आसान ट्रिक्स

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2024-01-13 01:38

कैसे जल्दी से डेटा जोड़ें, एक स्मार्ट टेबल कैसे बनाएं, या एक बिना सेव की गई फाइल को कैसे सेव करें।

1. चार्ट में जल्दी से नया डेटा जोड़ें

यदि प्लॉट किए गए आरेख के लिए शीट पर नया डेटा दिखाई देता है, जिसे जोड़ने की आवश्यकता है, तो आप बस नई जानकारी के साथ एक श्रेणी का चयन कर सकते हैं, इसे कॉपी कर सकते हैं (Ctrl + C) और फिर इसे सीधे आरेख (Ctrl + V) में पेस्ट कर सकते हैं।

2. फ्लैश फिल

मान लीजिए कि आपके पास पूर्ण नामों (इवानोव इवान इवानोविच) की एक सूची है, जिसे आपको संक्षिप्त नामों (इवानोव आई.आई.) में बदलने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, आपको बस हाथ से आसन्न कॉलम में वांछित पाठ लिखना शुरू करना होगा। दूसरी या तीसरी पंक्ति में, एक्सेल हमारे कार्यों की भविष्यवाणी करने और स्वचालित रूप से आगे की प्रक्रिया को निष्पादित करने का प्रयास करेगा। आपको बस इतना करना है कि पुष्टि करने के लिए एंटर कुंजी दबाएं, और सभी नाम तुरंत परिवर्तित हो जाएंगे। इसी तरह, आप ईमेल से नाम निकाल सकते हैं, टुकड़ों से नाम गोंद कर सकते हैं, और इसी तरह।

3. प्रारूपों को तोड़े बिना कॉपी करें

आप जादू स्वत: पूर्ण मार्कर के बारे में सबसे अधिक जानते हैं। यह सेल के निचले दाएं कोने में एक पतला काला क्रॉस है, जिस पर खींचकर आप एक सेल या सूत्र की सामग्री को एक साथ कई सेल में कॉपी कर सकते हैं। हालांकि, एक अप्रिय अति सूक्ष्म अंतर है: इस तरह की नकल अक्सर तालिका के डिजाइन का उल्लंघन करती है, क्योंकि न केवल सूत्र की नकल की जाती है, बल्कि सेल प्रारूप भी होता है। इससे बचा जा सकता है। ब्लैक क्रॉस खींचने के तुरंत बाद, स्मार्ट टैग पर क्लिक करें - एक विशेष आइकन जो कॉपी किए गए क्षेत्र के निचले दाएं कोने में दिखाई देता है।

यदि आप फिल विदाउट फ़ॉर्मेटिंग विकल्प चुनते हैं, तो एक्सेल आपके फॉर्मूले को बिना फॉर्मेटिंग के कॉपी करेगा और लेआउट को खराब नहीं करेगा।

4. मानचित्र पर एक्सेल स्प्रेडशीट से डेटा प्रदर्शित करना

एक्सेल में, आप अपने जियोडेटा को इंटरेक्टिव मानचित्र पर शीघ्रता से प्रदर्शित कर सकते हैं, जैसे शहर के अनुसार बिक्री। ऐसा करने के लिए, इन्सर्ट टैब पर ऑफिस स्टोर पर जाएँ और वहाँ से बिंग मैप्स प्लगइन स्थापित करें। यह साइट से अभी प्राप्त करें बटन पर क्लिक करके किया जा सकता है।

मॉड्यूल जोड़ने के बाद, आप इसे सम्मिलित करें टैब पर My Apps ड्रॉप-डाउन सूची से चुन सकते हैं और इसे अपने कार्यपत्रक पर रख सकते हैं। यह डेटा के साथ आपके सेल का चयन करने के लिए रहता है और हमारे डेटा को देखने के लिए मानचित्र मॉड्यूल में स्थान दिखाएं बटन पर क्लिक करें। यदि वांछित है, तो प्लगइन सेटिंग्स में, आप प्रदर्शित करने के लिए चार्ट और रंगों के प्रकार का चयन कर सकते हैं।

5. आवश्यक पत्रक पर त्वरित कूद

यदि फ़ाइल में कार्यपत्रकों की संख्या 10 से अधिक हो गई है, तो उन्हें नेविगेट करना मुश्किल हो जाता है। स्क्रीन के निचले बाएँ कोने में किसी भी शीट टैब स्क्रॉल बटन पर राइट-क्लिक करें। सामग्री की तालिका दिखाई देगी, और आप तुरंत किसी भी वांछित शीट पर जा सकते हैं।

6. पंक्तियों को कॉलम में बदलें और इसके विपरीत

यदि आपको कभी हाथ से पंक्तियों से स्तंभों तक कोशिकाओं को स्थानांतरित करना पड़ा है, तो आप निम्न चाल की सराहना करेंगे:

1. रेंज हाइलाइट करें।
2. इसे कॉपी करें (Ctrl + C) या, राइट माउस बटन पर क्लिक करके, "कॉपी करें" (कॉपी) चुनें।
3. उस सेल पर राइट-क्लिक करें जहाँ आप डेटा पेस्ट करना चाहते हैं और संदर्भ मेनू से पेस्ट स्पेशल विकल्पों में से एक का चयन करें - ट्रांसपोज़ आइकन। एक्सेल के पुराने संस्करणों में यह आइकन नहीं है, लेकिन आप पेस्ट स्पेशल (Ctrl + Alt + V) का उपयोग करके और ट्रांसपोज़ विकल्प चुनकर समस्या को ठीक कर सकते हैं।

7. एक सेल में ड्रॉप-डाउन सूची

यदि किसी सेल में इसे अनुमत सेट (उदाहरण के लिए, केवल "हां" और "नहीं" या केवल कंपनी विभागों की सूची से और इसी तरह) से सख्ती से परिभाषित मूल्यों को दर्ज करना है, तो इसे आसानी से व्यवस्थित किया जा सकता है ड्रॉप-डाउन सूची।

1. एक सेल (या कोशिकाओं की एक श्रेणी) का चयन करें जिसमें ऐसी सीमा होनी चाहिए।
2. "डेटा" टैब (डेटा → सत्यापन) पर "सत्यापन" बटन पर क्लिक करें।
3. ड्रॉप-डाउन सूची में "टाइप" (अनुमति दें) विकल्प "सूची" (सूची) का चयन करें।
4. "स्रोत" फ़ील्ड में, तत्वों के संदर्भ रूपों वाली श्रेणी निर्दिष्ट करें, जो बाद में टाइप करते समय बाहर हो जाएंगे।

8. स्मार्ट टेबल

यदि आप डेटा के साथ एक श्रेणी का चयन करते हैं और "होम" टैब पर "टेबल के रूप में प्रारूप" (होम → टेबल के रूप में प्रारूप) पर क्लिक करते हैं, तो हमारी सूची एक स्मार्ट टेबल में परिवर्तित हो जाएगी जो बहुत सी उपयोगी चीजें कर सकती है:

1. नई पंक्तियों या स्तंभों को इसमें जोड़े जाने पर स्वचालित रूप से फैलता है।
2. दर्ज किए गए सूत्र स्वचालित रूप से पूरे कॉलम में कॉपी हो जाएंगे।
3. स्क्रॉल करते समय ऐसी तालिका का शीर्षलेख स्वचालित रूप से तय हो जाता है, और इसमें फ़िल्टरिंग और सॉर्टिंग के लिए फ़िल्टर बटन शामिल होते हैं।
4. ऐसी तालिका में दिखाई देने वाले टैब "डिज़ाइन" पर, आप स्वचालित गणना के साथ योग की एक पंक्ति जोड़ सकते हैं।

9. स्पार्कलाइन्स

स्पार्कलाइन्स लघु चार्ट होते हैं जो सीधे कोशिकाओं में खींचे जाते हैं जो हमारे डेटा की गतिशीलता की कल्पना करते हैं। उन्हें बनाने के लिए, सम्मिलित करें टैब पर स्पार्कलाइन समूह में लाइन या कॉलम बटन पर क्लिक करें। खुलने वाली विंडो में, मूल संख्यात्मक डेटा और उन कक्षों के साथ श्रेणी निर्दिष्ट करें जहां आप स्पार्कलाइन प्रदर्शित करना चाहते हैं।

"ओके" बटन पर क्लिक करने के बाद, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल उन्हें निर्दिष्ट सेल में बना देगा। दिखाई देने वाले "डिज़ाइन" टैब पर, आप उनके रंग, प्रकार को और अधिक अनुकूलित कर सकते हैं, न्यूनतम और अधिकतम मानों के प्रदर्शन को सक्षम कर सकते हैं, और इसी तरह।

10. बिना सहेजे फ़ाइलें पुनर्प्राप्त करें

कल्पना कीजिए: आप उस रिपोर्ट को बंद कर देते हैं जिसके साथ आपने दिन के अंतिम आधे भाग में काम किया था, और "फ़ाइल में परिवर्तन सहेजें" दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में बंद कर देते हैं? अचानक किसी कारण से आप "नहीं" दबाते हैं। कार्यालय आपकी दिल दहला देने वाली चीख की घोषणा करता है, लेकिन बहुत देर हो चुकी है: काम के आखिरी कुछ घंटे नाले में गिर गए।

वास्तव में, स्थिति को सुधारने का एक मौका है। यदि आपके पास एक्सेल 2010 है, तो "फाइल" → "हालिया" (फाइल → हालिया) पर क्लिक करें और स्क्रीन के निचले दाएं कोने में "पुनर्प्राप्त न सहेजी गई कार्यपुस्तिकाएं" बटन ढूंढें।

एक्सेल 2013 में, पथ थोड़ा अलग है: फ़ाइल → विवरण → संस्करण नियंत्रण → फ़ाइल - गुण - सहेजे नहीं गए कार्यपुस्तिकाओं को पुनर्प्राप्त करें।

Excel के बाद के संस्करणों में, फ़ाइल → जानकारी → कार्यपुस्तिका प्रबंधन खोलें।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के बॉवेल से एक विशेष फोल्डर खुलेगा, जहां ऐसी स्थिति में सभी बनाई या संशोधित, लेकिन बिना सेव की गई पुस्तकों की अस्थायी प्रतियां सहेजी जाती हैं।

11. अंतर और संयोग के लिए दो श्रेणियों की तुलना

कभी-कभी एक्सेल में काम करते समय, आपको दो सूचियों की तुलना करने और उन वस्तुओं को जल्दी से खोजने की आवश्यकता होती है जो उनमें समान या भिन्न हों। इसे करने का सबसे तेज़, सबसे सहज तरीका यहां दिया गया है:

1. दोनों तुलना किए गए कॉलम चुनें (Ctrl कुंजी दबाए रखें)।
2. होम टैब → सशर्त स्वरूपण → सेल नियमों को हाइलाइट करें → डुप्लिकेट मान चुनें।
3. ड्रॉपडाउन सूची से अद्वितीय विकल्प चुनें।

12. आवश्यक मूल्यों के लिए गणना परिणामों का चयन (समायोजन)

क्या आपने कभी अपने एक्सेल कैलकुलेशन में इनपुट वैल्यू को अपने इच्छित आउटपुट को प्राप्त करने के लिए ट्वीक किया है? ऐसे क्षणों में आप एक अनुभवी तोपखाने की तरह महसूस करते हैं: "अंडरशूट - ओवरफ्लाइट्स" के कुछ दर्जन पुनरावृत्तियों - और यहाँ यह लंबे समय से प्रतीक्षित हिट है!

Microsoft Excel आपके लिए यह तेज़ और अधिक सटीक रूप से कर सकता है। ऐसा करने के लिए, "डेटा" टैब पर "क्या होगा" बटन पर क्लिक करें और "पैरामीटर चयन" कमांड का चयन करें (सम्मिलित करें → व्हाट इफ एनालिसिस → गोल सीक)। दिखाई देने वाली विंडो में, उस सेल को निर्दिष्ट करें जहां आप वांछित मान, वांछित परिणाम और इनपुट सेल का चयन करना चाहते हैं जिसे बदला जाना चाहिए। "ओके" पर क्लिक करने के बाद एक्सेल 0, 001 की सटीकता के साथ आवश्यक कुल खोजने के लिए 100 "शॉट्स" तक निष्पादित करेगा।