एक्सेल में 10 चरणों में प्रोजेक्ट पर काम का चार्ट कैसे बनाएं

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

सबसे लोकप्रिय एमएस एक्सेल स्प्रेडशीट संपादक के सामान्य उपकरणों का उपयोग करके, आप परियोजनाओं पर काम का एक दृश्य आरेख तैयार कर सकते हैं, जो आपको ट्रैक करने में मदद करेगा कि प्रत्येक कार्य कैसे प्रगति कर रहा है और कितना किया जाना बाकी है।

यदि आप परियोजनाओं का प्रबंधन कर रहे हैं, तो हमेशा यह जानना महत्वपूर्ण है कि आपके पास कितने कार्य हैं और उन्हें कब पूरा करना है। और यदि आप एक दृश्य आरेख तैयार करते हैं, तो परियोजनाओं के जीवन में महत्वपूर्ण बिंदुओं को काम में शामिल टीम के साथ-साथ अन्य हितधारकों को समझाना आसान होगा।

परियोजनाओं को प्रबंधित करने के लिए अक्सर विशेष कार्यक्रमों का उपयोग किया जाता है, लेकिन आप परिचित एमएस एक्सेल में एक स्पष्ट और सुलभ शेड्यूल भी बना सकते हैं।

प्रोजेक्ट कार्य आरेख दिखाता है कि समय के साथ घटनाएँ और कार्य एक दूसरे से कैसे संबंधित हैं। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया आरेख एक विशिष्ट कार्य के निष्पादन और समग्र रूप से परियोजना के विकास के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी को दर्शाता है, जिससे बड़ी तस्वीर देखने में मदद मिलती है।

MS Excel (2007 और बाद के संस्करण) में ऐसा चार्ट बनाने के लिए, आपको केवल 10 कदम उठाने होंगे।

इस आरेख में क्या है? मुख्य विवरण रंगीन रेखाओं और तख्तों के साथ दिखाए गए हैं:

• वर्तमान दिन की रेखा - एक लाल लंबवत रेखा जो दर्शाती है कि आप आज कहां हैं;
• कार्य की समय सीमा - ग्रे क्षैतिज पट्टियाँ जो दर्शाती हैं कि प्रत्येक कार्य को पूरा करने में कितना समय लगेगा;
• कार्यों की तत्परता - हरी क्षैतिज रेखाएँ जो दर्शाती हैं कि कार्य किस स्तर पर पूरा किया जा रहा है और कितना किया जाना बाकी है।

एमएस एक्सेल के विभिन्न संस्करणों में, क्रियाएं थोड़ी भिन्न हो सकती हैं, लेकिन एक तरह से या किसी अन्य प्रक्रिया सार्वभौमिक होगी, और कोई भी उपयोगकर्ता शेड्यूलिंग का सामना कर सकता है।

आप एक विस्तृत वीडियो निर्देश (अंग्रेजी में) देख सकते हैं, इसमें आपका आधा घंटा लगेगा।

चरण 1. शुरुआत, परिणाम के बारे में सोचें

बिना किसी समस्या के कार्य का सामना करने के लिए, शेड्यूल को कागज पर प्रिंट या ड्रा करें जैसा कि अंत में दिखना चाहिए। एक पैटर्न के साथ प्रत्येक चरण की तुलना करने के लिए कागज के टुकड़े को अपने सामने रखें। आरेख को ध्यान से खींचने की आवश्यकता नहीं है, बस आरेख के आकार को ठीक करें और इसे संभाल कर रखें, यह एक अच्छा अनुस्मारक होगा।

चरण 2. डेटा के साथ एक तालिका बनाएं

एक ग्राफ बनाने के लिए, आपको सबसे पहले एक टेबल बनानी होगी। उदाहरण में, परियोजना को चार चरणों में विभाजित किया गया है, जिनमें से प्रत्येक कार्य के साथ है।

ग्राफ के नीचे एक तालिका बनाएं। 30वीं पंक्ति में स्तंभ शीर्षक हैं।

आइए जानें कि तालिका में डेटा का क्या अर्थ है:

• चरण: "चरण 1", "चरण 2", "चरण 3", "चरण 4" या "आज"। दिखाता है कि घटना किस परियोजना के चरण से मेल खाती है।
• के प्रकार: "चरण", "कार्य", "आज"। घटना के प्रकार, परिसीमन कार्यों और परियोजना निष्पादन के चरणों को दिखाता है।
• आरंभ करने की तिथि: घटना की शुरुआत की तारीख।
• आयोजन: चित्र में घटना का नाम दिखाता है।
• समय: दिखाता है कि कार्य को पूरा करने में कितने दिन लगते हैं।
• प्रतिशत तत्परता: प्रत्येक कार्य और चरण के लिए पूर्णता की डिग्री दिखाता है, 0% - कार्य प्रारंभ नहीं हुआ है, 100% - पूर्ण हो गया है। "चरण" श्रेणी के लिए यह संकेतक कार्यों के पूरा होने से संबंधित नहीं है और इसे एक अनुमान के रूप में सेट किया गया है। यह तय करने के लिए कि एक चरण कितने प्रतिशत पूरा हो गया है, आपको अपने स्वयं के नियम लागू करने होंगे।
• दिनों में तैयार: वह अवधि जिसके लिए घटना तत्परता संकेतक प्रतिशत में पहुंच गया था। एक कार्य जिसमें 10 दिन लगते हैं और 50% पूर्ण है, यह आंकड़ा पांच दिन (10 दिन × 50%) होगा।
• ऊंचाई: सजावट के लिए ऊंचाई का मान महत्वपूर्ण है क्योंकि यह निर्धारित करता है कि शेड्यूल मैप में ईवेंट कितना ऊंचा या कम दिखाई देगा। आप कोई भी मान निर्दिष्ट कर सकते हैं, लेकिन छोटी संख्याओं को शून्य के करीब लेना बेहतर है। उदाहरण +25 से -25 तक की श्रेणी का उपयोग करता है।यदि ऊंचाई सकारात्मक है, तो घटना क्षैतिज अक्ष के ऊपर चार्ट पर दिखाई देगी, यदि ऋणात्मक - अक्ष के नीचे।

चरण 3. एक्स और वाई अक्ष के साथ एक चार्ट बनाएं, "टाइमलाइन" कॉलम से पहला डेटा इसमें जोड़ें

पिछले चरण में बनाई गई तालिका से ईवेंट डेटा को विज़ुअलाइज़ करने के लिए चार्ट बनाने का समय आ गया है। एक्स और वाई कुल्हाड़ियों के साथ एक स्कैटर प्लॉट का उपयोग करें क्योंकि यह आपको दोनों अक्षों पर आधार निर्देशांक को स्वतंत्र रूप से रखने की अनुमति देता है।

निर्देशों का पालन करें:

• मुख्य मेनू में "इन्सर्ट" टैब चुनें।
• फिर "चार्ट" → "स्कैटर" → "मार्कर के साथ स्कैटर" चुनें, आपके सामने एक खाली चार्ट दिखाई देगा।
• चार्ट के किनारों को हुक करें और चार्ट का आकार बदलें और आकार बदलें ताकि चार्ट फ़ील्ड सेल B4 से सेल K26 तक की सीमा को कवर करे (चार्ट क्षेत्र को सेल बॉर्डर पर बिल्कुल संरेखित करने के लिए Alt कुंजी को दबाकर रखें)।
• आरेख पर राइट-क्लिक करें और "डेटा चुनें" मेनू आइटम चुनें।

खुलने वाले संवाद बॉक्स में "जोड़ें" बटन पर क्लिक करके डेटा की एक श्रृंखला को श्रेणी में जोड़ें।

1. नाम बदलने के लिए "श्रृंखला का नाम" संबंधित फ़ील्ड में सेल E30 "दिनांक" का मान डालें।
2. X-अक्ष मान के लिए, उपयुक्त फ़ील्ड का चयन करें और कक्षों C33: C46 प्रारंभ दिनांक का चयन करें।
3. Y-अक्ष मान के लिए, उपयुक्त फ़ील्ड का चयन करें और कक्षों H33: H46 ऊँचाई का चयन करें।
4. डेटा जोड़ें विंडो बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें।
5. डेटा चयन विंडो बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें।

ये चरण हमें स्वचालित स्वरूपण के साथ एक सरल स्कैटर चार्ट प्रदान करेंगे।

आइए इवेंट मार्करों को हरा बनाएं:

• किसी भी चयनित डेटा मार्कर पर राइट-क्लिक करें, "डेटा श्रृंखला प्रारूप" बदलें चुनें।
• बाईं ओर खुलने वाली सूची में, "मार्कर पैरामीटर" टैब चुनें, फिर अंतर्निहित मार्कर प्रकार "क्रिस्टल" चुनें। आकार बढ़ाकर 10 पीटी करें।
• मार्कर भरण टैब पर, एक ठोस भरण चुनें। भरण रंग को हरे रंग में बदलें।

अब हमारे पास टाइमलाइन का प्रतिनिधित्व करने वाला स्कैटर प्लॉट है। अब तक, हरे रंग के मार्कर केवल कार्यों की शुरुआत दिखाते हैं।

चार्ट का नाम बदलें: नाम के साथ टेक्स्ट फ़ील्ड पर डबल क्लिक करें और अपना नाम दर्ज करें।

हम चरण 5 में समय विकल्पों पर वापस जाएंगे, X-अक्ष के साथ क्षैतिज पट्टियाँ जोड़ेंगे, लेकिन अभी के लिए चार्ट को स्वरूपित करना जारी रखेंगे।

चरण 4. आरेख के प्रकटन को क्रम में रखना और घटनाओं के नाम जोड़ना

हमें उस चीज़ से छुटकारा मिलता है जिसकी हमें आरेख में आवश्यकता नहीं है।

शाफ़्ट … ऊर्ध्वाधर अक्ष को छिपाएं, क्योंकि इसमें सूचना भार नहीं होता है। एक आरेख का चयन करें, "आरेख के साथ कार्य करना" टैब पर मुख्य मेनू में, "लेआउट" चुनें। फिर एक्सिस → मेन वर्टिकल एक्सिस → डू नॉट शो चुनें।

क्षैतिज गाइड … वे भी बेकार हैं। चार्ट का चयन करें, मुख्य मेनू में, लेआउट टैब पर जाएं, फिर ग्रिड → प्रमुख अक्ष के साथ क्षैतिज ग्रिडलाइन → दिखाएँ नहीं चुनें।

चार्ट लीजेंड … फिर हम इसे और अधिक सुंदर से बदल देंगे, लेकिन अभी के लिए इसे अक्षम करें: "लेआउट" → "लीजेंड" → "नहीं"।

अंत में, हम प्रत्येक मार्कर के लिए डेटा लेबल प्रदर्शित करते हैं। "लेआउट" टैब पर मुख्य मेनू में, "डेटा हस्ताक्षर" → "बाएं" चुनें।

टोकन सिग्नेचर में डेटा कैसे बदलें

आरेख में प्रत्येक घटना के बारे में डेटा दर्ज करना लंबा और कठिन है, क्योंकि आपको प्रत्येक मार्कर को अलग से चुनना होगा और उसका नाम बदलना होगा।

लेकिन इस प्रक्रिया को चार गुना तेज किया जा सकता है:

• सभी मानों को एक साथ चुनने के लिए पहले मार्कर (चार्ट के ऊपरी बाएँ कोने) के कैप्शन पर क्लिक करें। हरे मार्कर पर क्लिक न करें, यह अन्य वस्तुओं का चयन करेगा!
• एकल नाम संपादित करने के लिए मार्कर कैप्शन पर फिर से क्लिक करें।
• सूत्र इनपुट फ़ील्ड में, प्रतीक = टाइप करें।
• सेल D33 पर क्लिक करें, इसमें "चरण 1" ईवेंट है, एंटर दबाएं।
• प्रत्येक मार्कर के लिए शेष लेबल के लिए पहले चार चरणों को दोहराएं।

क्षेत्रों को कैसे पिन करें

क्षेत्रों को लाइन 28 पर पिन करना सहायक होता है ताकि दस्तावेज़ पर काम करते समय आप हमेशा आरेख देख सकें।पहली 27 पंक्तियाँ आपकी आँखों के सामने बनी रहेंगी, भले ही आप शेष पंक्तियों को स्क्रॉल करें।

क्षेत्रों को फ्रीज करने के लिए:

• सेल A28 का चयन करें।
• मुख्य मेनू से "व्यू" टैब चुनें।
• विंडो → फ़्रीज़ एरिया चुनें।
• ड्रॉप-डाउन मेनू से "फ्रीज एरिया" चुनें।

28वीं रेखा के ऊपर एक काली क्षैतिज रेखा दिखाई देगी। ऊपर सब कुछ अब डॉक किया गया है और स्क्रॉल करते समय केवल नीचे की रेखाएं आगे बढ़ेंगी।

चरण 5. चार्ट को एक दृश्य समय सारिणी में बदलने के लिए समयरेखा प्रदर्शित करने के लिए त्रुटि पट्टियाँ जोड़ें

आरेख पर क्षैतिज त्रुटि पट्टियाँ दिखाएँगी कि प्रत्येक कार्य को पूरा करने में कितना समय लगता है। उन्हें करने के लिए:

• ग्राफ को हाइलाइट करें।
• मुख्य चार्ट टूल मेनू से, लेआउट टैब चुनें।
• ऊपरी बाएँ कोने (प्लॉट क्षेत्र) में ड्रॉप-डाउन सूची में, "समयरेखा" डेटा श्रृंखला का चयन करें।
• लेआउट टैब पर, एरर बार्स → एडवांस एरर बार्स सेटिंग्स चुनें। एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
• ऊपरी बाएँ कोने में ड्रॉप-डाउन सूची में, चार्ट को प्रारूपित करने के लिए X-अक्ष त्रुटि पट्टियों का चयन करें।
• क्षैतिज सलाखों को बदलने के लिए संवाद बॉक्स में, प्लस पिन के लिए चेक बॉक्स का चयन करें। अंतिम शैली → कोई बिंदु नहीं।
• "त्रुटि मान" सूची में, "कस्टम" आइटम का चयन करें और "मान निर्दिष्ट करें" बटन पर क्लिक करें। खुलने वाली नई विंडो "त्रुटि पट्टी को कॉन्फ़िगर करना" में, "सकारात्मक त्रुटि मान" निर्दिष्ट करें। ऐसा करने के लिए, कर्सर को उपयुक्त फ़ील्ड में रखें और E33 से E74 तक की कोशिकाओं की श्रेणी का चयन करें। ओके पर क्लिक करें।

अब ग्रे रेखाएं हरे मार्कर से दाईं ओर फैली हुई हैं, वे दिखाती हैं कि आपको इस या उस कार्य पर कितना समय देना है। स्पष्टता के लिए उन्हें स्वरूपित करने की आवश्यकता है:

• फॉर्मेट एरर बार्स विंडो में, लाइन कलर टैब पर जाएं। सॉलिड लाइन चुनें। भरावन को धूसर कर दें।
• लाइनटाइप टैब पर, लाइन की चौड़ाई बढ़ाकर 4 पीटी करें।

आरेख को बेहतर ढंग से नेविगेट करने के लिए, मार्करों से नीचे की ओर पतली लंबवत रेखाएँ खींचें। ऐसा करने के लिए, ऊपरी बाएँ कोने में ड्रॉप-डाउन सूची में, "Y अक्ष के साथ त्रुटि पट्टियाँ" चुनें। डायलॉग बॉक्स वर्टिकल एरर बार प्रदर्शित करता है। माइनस डायरेक्शन, एंड स्टाइल → नो पॉइंट, एरर अमाउंट → रिलेटिव वैल्यू चुनें, इस फील्ड में 100% एंटर करें। लाइनों का रंग और मोटाई खुद चुनें।

चरण 6. चार्ट में तत्परता मान जोड़ें

चार्ट में डेटा की एक श्रृंखला जोड़ने का समय आ गया है जो पूर्ण किए गए कार्य का प्रतिशत दिखाता है।

यदि किसी कार्य में 10 दिन लगते हैं और 50% पूर्ण होता है, तो पूरा होने का बार आधा भरा होगा। यह काम पर नज़र रखने का एक उपाय है और इसमें सप्ताहांत और छुट्टियां शामिल नहीं हैं। चार्ट में नई जानकारी जोड़ने के लिए, नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें।

• चार्ट क्षेत्र पर राइट-क्लिक करें, संदर्भ मेनू से "डेटा चुनें" चुनें।
• "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें, दिखाई देने वाली विंडो में, सेल G30 का चयन करके "पंक्ति नाम" को परिभाषित करें। एक्स और वाई अक्षों के लिए डेटा श्रेणी चरण # 3 के समान ही है।
• आरेख पर लाल मार्कर दिखाई देंगे, जो हरे रंग को छिपाएंगे।

चरण 7. नए डेटा मेट्रिक्स को प्रारूपित करना

चार्ट को उसी शैली में प्रतिबिंबित करने के लिए, और डेटा ओवरलैप नहीं होता है, हम मार्करों को प्रारूपित करते हैं:

• ऊपरी बाएँ कोने में ड्रॉप-डाउन सूची में, "रेडी रो" चुनें। ड्रॉप-डाउन सूची के ठीक नीचे "चयनित टुकड़े का प्रारूप" बटन है। इसे क्लिक करें, एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
• मार्कर पैरामीटर बदलें। "क्रिस्टल" आकार प्रकार का चयन करें, आकार को 10 पीटी पर सेट करें, और मार्कर के लिए एक ठोस हरा भरण चुनें। संवाद बंद करें।
• मार्करों के चयन को हटाए बिना, "लेआउट" टैब पर मुख्य मेनू में, "डेटा लेबल" बटन पर क्लिक करें, दिखाई देने वाले मेनू में "नहीं दिखाएं" आइटम का चयन करें।

चरण 8. कार्यों के पूरा होने के प्रतिशत को ट्रैक करने के लिए त्रुटि पट्टियाँ जोड़ें

अब आपको नए तख्तों को जोड़ने की जरूरत है ताकि आप एक नज़र में देख सकें कि कार्य किस चरण में हैं।

• बाईं ओर ड्रॉप डाउन सूची से फिर से तैयार पंक्ति का चयन करें। मुख्य मेनू में "एरर बार्स" बटन दबाएं। ड्रॉप-डाउन मेनू से "उन्नत विकल्प" चुनें। एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। संबंधित क्षेत्र में शून्य दर्ज करके लंबवत स्लैट्स को एक निश्चित मान पर सेट करें।
• एक्स-अक्ष के समानांतर तख्तों के मापदंडों पर स्विच करें। दिशा को "प्लस" पर सेट करें। अंतिम शैली → कोई बिंदु नहीं, त्रुटि राशि → कस्टम। सकारात्मक त्रुटि मान संवाद बॉक्स में, G33-G47 कक्षों की श्रेणी निर्दिष्ट करें।
• एक ठोस भरण चुनकर रेखाओं का रंग बदलकर हरा करें। लाइन की चौड़ाई 7 पीटी पर सेट करें।

क्षैतिज हरी रेखाएँ दर्शाती हैं कि कार्य आंशिक रूप से या पूर्ण रूप से पूरे किए गए हैं।

चरण 9. वर्तमान दिन का प्रतिनिधित्व करने वाली एक लंबवत रेखा जोड़ें

लाल रेखा दिखाती है कि यह कौन सा दिन है, और यह स्पष्ट करता है कि परियोजना पूरी तरह से समय सीमा में कैसे फिट बैठती है।

• दाएँ बटन के साथ आरेख के लिए संदर्भ मेनू को कॉल करें। "डेटा चुनें" चुनें।
• "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें, "श्रृंखला का नाम" फ़ील्ड में "आज" शब्द दर्ज करें। X-अक्ष मान के लिए कक्ष C31-C32 और Y-अक्ष मान के लिए H31-H32 दर्ज करें।

चार्ट पर दो नए मार्कर दिखाई दिए हैं। उन्हें लेबल करें: डेटा लेबल चुनें और सूत्र पट्टी में "आज" शब्द लिखें। हस्ताक्षर पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू में "डेटा प्रारूप" आइटम का चयन करें। कैप्शन की स्थिति "ऊपर" रखें।

• "लेआउट" टैब पर मुख्य मेनू पर जाएं।
• ऊपरी बाएँ कोने में ड्रॉप-डाउन सूची में "आज की पंक्ति" चुनें।
• पांचवें चरण में दिए गए निर्देशों का पालन करते हुए अतिरिक्त मापदंडों के साथ त्रुटि पट्टियाँ जोड़ें। आपको ऊर्ध्वाधर अक्ष के साथ एक तख्ती की आवश्यकता होगी, माइनस दिशा के साथ, नो पॉइंट की अंतिम शैली, 100% के सापेक्ष मूल्य के साथ।

अब आपके पास वर्तमान दिन का प्रतिनिधित्व करने वाली एक लंबवत रेखा है। लाइन के रंग को लाल में बदलें, आकार को बढ़ाकर 3 पीटी करें।

नमूने में, वर्तमान तिथि निश्चित है, इसलिए यह नहीं बदलेगा। लेकिन सक्रिय रूप से विकसित परियोजनाओं के लिए, डेटा रिकॉर्ड करने के एक अलग तरीके की सिफारिश की जाती है। ऐसा करने के लिए, सूत्र = TODAY () दर्ज करके दिनांक को कक्ष B2 में रखें और आपके द्वारा पहले निर्दिष्ट की गई श्रेणी के बजाय X अक्ष कक्ष B2 के मान के लिए डेटा चयन संवाद बॉक्स में निर्दिष्ट करें।

चरण 10. टेक्स्ट ब्लॉक जोड़ें

अब आरेख में किंवदंती के लिए केवल किंवदंती का अभाव है ताकि इसे पूरी टीम द्वारा समझा जा सके।

• आरेख का चयन करें, "सम्मिलित करें" टैब पर मुख्य मेनू पर जाएं। "लेटरिंग" चुनें।
• लेबल क्षेत्र को चार्ट के ऊपरी दाएं कोने में रखें। राइट माउस बटन के साथ टेक्स्ट बॉक्स के बॉर्डर का चयन करें, संदर्भ मेनू में "फॉर्मेट शेप" आइटम का चयन करें। खुलने वाली विंडो में, "सॉलिड" फिल टाइप चुनें, रंग ग्रे है। लेबल को प्रारूपित करें। आप किसी भी संख्या में ब्लॉक सम्मिलित कर सकते हैं।

अब आप केवल अपने पसंदीदा संपादक MS Excel का उपयोग करके 20-30 मिनट में एक आरेख बना सकते हैं।