कार्य सूची क्यों काम नहीं करती है और इसे कैसे ठीक करें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

उत्पादक बनने के लिए समय पर ध्यान दें, कार्यों पर नहीं।

अच्छे समय प्रबंधन का अर्थ है कम समय में अधिक परिणाम प्राप्त करना। लोकप्रिय ब्लॉगर और उद्यमी थॉमस ओपोंग बताते हैं कि अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अच्छी योजनाएँ कैसे बनाएं और सरल टू-डू सूचियाँ केवल उत्पादकता के रास्ते में क्यों आ सकती हैं।

नियमित टू-डू सूचियाँ काम क्यों नहीं करती हैं

एक साधारण टू-डू सूची में, आप यह नहीं दर्शाते हैं कि किसी कार्य को पूरा करने में कितना समय लगेगा। और सबसे अधिक संभावना है, आप छोटे और सरल लोगों से शुरू करते हैं जो पांच मिनट से अधिक नहीं लेते हैं।

धीरे-धीरे, आप इस निष्कर्ष पर पहुँचते हैं कि आप बार-बार केवल साधारण चीजों को ही लेते हैं, और आप लगातार महत्वपूर्ण और समय लेने वाली चीजों को बाद के लिए बंद कर देते हैं। नतीजतन, बड़ी परियोजनाएं हिलती नहीं हैं। और योजना के अधिकांश बिंदु अधूरे रह जाते हैं, क्योंकि आप बिना किसी नियंत्रण प्रणाली के उनमें नए जोड़ना जारी रखते हैं।

यहां ज़िगार्निक प्रभाव शुरू हो जाता है, जिसके अनुसार लोग अपूर्ण या बाधित कार्यों को किए गए कार्यों की तुलना में बेहतर याद करते हैं। इसका मतलब है कि टू-डू लिस्ट से अधूरे कार्यों के विचार आपके दिमाग में तब तक घूमते रहेंगे जब तक आप उन्हें पूरा नहीं कर लेते। आप एक जुनूनी भावना से ग्रस्त होंगे जिससे काम पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करना मुश्किल हो जाता है। यह अंततः तनाव और अनिद्रा का कारण बन सकता है।

प्रभावी ढंग से योजना कैसे बनाएं

अपने आदर्श दिन का वर्णन करें

जेसन वोमैक, कार्यकारी कोच, वक्ता और उत्पादकता पर लेखक, एक लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए प्रक्रिया को व्यवस्थित करने के लिए अपने दृष्टिकोण की सिफारिश करते हैं। वह ध्यान केंद्रित करने के लिए सही दिन के लिए एक स्क्रिप्ट लिखने का सुझाव देते हैं। यह अहसास कि आदर्श आपके लिए है, आपको काम करने के लिए प्रेरित करता है।

एक स्क्रिप्ट बनाने के लिए, निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर दें।

• आप अपना दिन कैसे बिताना चाहते हैं?
• आज किन कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है?
• आप सबसे अधिक उत्पादक कब होते हैं?

उत्तरों के आधार पर, आप कार्य समय को खंडों में विभाजित कर सकते हैं, जिनमें से प्रत्येक में आपकी टू-डू-लिस्ट से कुछ कार्य होंगे।

यह विधि आपको अपनी टू-डू सूची के साथ अधिक प्रभावी ढंग से काम करने और तत्काल और महत्वपूर्ण कार्यों को समय पर निपटाने में मदद करेगी।

कैलेंडर पर सब कुछ प्लान करें

अपनी टू-डू सूचियों को अपने लिए यथासंभव प्रभावी बनाने के लिए, समय सीमा और समय सीमा के बिना सरल योजनाएँ न बनाएं, बल्कि कैलेंडर का बुद्धिमानी से उपयोग करना सीखें।

आगामी दिन या पूरे एक सप्ताह के बारे में विस्तार से वर्णन करें। कैलेंडर पर अपनी सभी चीजों को चिह्नित करें और बनाए गए शेड्यूल के अनुसार जिएं। इससे आपको यह तय करने में मदद मिलेगी कि किस प्रोजेक्ट को पहले निपटाना है और क्या आप और कार्य जोड़ सकते हैं।

अपनी सामान्य प्राथमिकता के बजाय, एक तिथि और सटीक समय के साथ योजना आइटम बनाएं - विशेष रूप से सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर। यह तात्कालिकता की भावना देगा, और आप उन्हें एक निश्चित बिंदु तक पूरा करने में सक्षम होंगे।

प्रत्येक कार्य का मूल्यांकन करें

यदि आप विश्लेषण नहीं करते हैं कि आप प्रत्येक दिन कैसे खर्च करते हैं, तो संभावना है कि आप इसका अधिकांश भाग बर्बाद कर रहे हैं।

उत्पादकता के महत्वपूर्ण नियमों में से एक यह है कि किसी कार्य को आवश्यकता से अधिक समय न लगने दिया जाए।

प्रभावी समय प्रबंधन के लिए केवल यह जानना पर्याप्त नहीं है कि क्या करने की आवश्यकता है। आपको यह विचार करने की आवश्यकता है कि इसमें कितना समय लगेगा। यह कहना बेहतर है, "आज मेरे पास ऐसा करने के लिए केवल 40 मिनट हैं," चीजों को महत्व के एक साधारण क्रम में बिना किसी विशिष्ट समय सीमा के योजना बनाने के बजाय।

अपनी टू-डू सूची में एक अनुमान जोड़ें कि प्रत्येक आइटम को पूरा करने में कितना समय लगेगा। हर मिनट को सुबह 8 बजे से शाम 5 बजे तक शेड्यूल करने का प्रयास करें। पहले से तय कर लें कि कब ब्रेक होगा। सूचनाएं, ईमेल और सोशल मीडिया की जांच करने के लिए शेड्यूल करें।

ऐसा लग सकता है कि यह गतिविधि केवल समय बर्बाद कर रही है।लेकिन हकीकत में, यह उस बार को सेट करता है जिसे आप मिलने की कोशिश करते हैं। नतीजतन, आप देखेंगे कि आपकी एकाग्रता में सुधार हुआ है।

आप कार्यों पर कितना समय बिताते हैं, इस पर नज़र रखना आपके लिए एक वास्तविक खोज हो सकता है। यह आपके काम की शैली को परिभाषित करेगा और उसमें सुधार कर सकता है। यह आपको यह समझने में भी मदद करता है कि आप दिन के किस समय कम या ज्यादा प्रभावी हैं।

मापन निगरानी और अंततः प्रदर्शन में सुधार करने के लिए आवश्यक पहला कदम है। अगर आप किसी चीज को नाप नहीं सकते तो आप उसे समझ नहीं सकते। यदि आप कुछ समझ नहीं सकते हैं, तो आप इसे नियंत्रित नहीं कर सकते। और यदि आप इसे नियंत्रित नहीं कर सकते हैं, तो आप निश्चित रूप से इसे सुधार नहीं सकते हैं।

जेम्स हैरिंगटन उद्यमी, प्रक्रिया प्रबंधन विशेषज्ञ

अपने समय का विश्लेषण करें, और फिर आप इसे सही ढंग से आवंटित कर सकते हैं।

समय

अपना डे प्लानर या शेड्यूलिंग ऐप खोलें और अपने कार्यों की सूची में समय सीमा जोड़ें। प्रत्येक के लिए प्राथमिकता स्तर असाइन करें।

और यह समझने के लिए कि अधिक समय बिताने लायक क्या है, अपने आप को कुछ प्रश्नों के उत्तर दें:

• किन कार्यों में 20 मिनट से कम समय लगेगा?
• किन कार्यों में एक घंटे से अधिक समय लगेगा?
• जब आपके पास सबसे अधिक ऊर्जा होती है तो सुबह के समय सबसे अच्छी चीज क्या होती है?

अब "डिज़ाइन प्रोजेक्ट को पूरा करें" के बजाय "डिज़ाइन प्रोजेक्ट को दो घंटे में पूरा करें" लिखें। यहां तक कि अगर आपके पास इसे खत्म करने का समय नहीं है, तो आप कम से कम पूरे दिन इस पर खर्च किए बिना मैदान से बाहर हो जाएंगे।

यदि आपके पास किसी विशिष्ट तिथि पर कार्य पूरा करने का लक्ष्य नहीं है, तो हर दिन उस पर एक निश्चित समय बिताने की योजना बनाएं। और फिर अन्य समान रूप से महत्वपूर्ण चीजों की ओर बढ़ें। इस तरह आप धीरे-धीरे बड़े कामों से छुटकारा पा सकते हैं।

बड़े कार्यों को छोटे कार्यों में तोड़ें

कुछ कार्यों में घंटे या दिन भी लग सकते हैं। यदि आपके आगे कोई बड़ा प्रोजेक्ट है, तो उसके बारे में सोचने के लिए कुछ मिनट निकालें। इसमें कौन से भाग होते हैं? इसमें कितना प्रयास लगता है और इसमें कितना समय लगेगा? नीचे लिखें।

इसके बाद, परियोजना को स्पष्ट समय सीमा के साथ कई कार्यों में विभाजित करें और इसे पूरा होने तक एक-एक करके हल करें। जितनी छोटी-छोटी क्रियाएं आपको मिलेंगी, वे उतनी ही अधिक करने योग्य लगेंगी।

जब काम की एक अगम्य मात्रा कुछ छोटी हो जाती है, तो मस्तिष्क इस बात पर ध्यान केंद्रित करता है कि अभी क्या करने की आवश्यकता है - एक विशिष्ट कार्य और एक छोटे लक्ष्य पर। इसलिए, छोटे ब्रेक के साथ 40-60 मिनट के स्प्रिंट की व्यवस्था करना बेहतर है।

एक समय में एक काम पर काम करें

इसे अपना पूरा ध्यान दें, और तब आप यथासंभव प्रभावी हो सकेंगे।

फोर्ब्स के मार्क मर्फी बताते हैं: जब लोग काम में रुकावटों से बच सकते हैं, तो इस बात की 67 प्रतिशत संभावना है कि उन्हें यह आभास हो कि 'आज का दिन बहुत ही उत्पादक दिन था।'

बिना विचलित हुए एक कार्य पर एक घंटे तक काम करना वास्तव में समझ में आता है। लेकिन यह मुश्किल हो सकता है, खासकर अगर आपको लगातार सूचनाएं मिल रही हैं या आपको सहकर्मियों के सवालों का जवाब देना है।

उदाहरण के लिए, पोमोडोरो तकनीक काम पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करती है। इसमें 5 मिनट के छोटे ब्रेक के साथ 25 मिनट का कार्य स्प्रिंट शामिल है। ऐसे कई तरीकों के बाद आप पूरी तरह से आराम कर सकते हैं।

यह विधि सार्वभौमिक नहीं है: एकाग्रता की अवधि और कार्य शैली सभी के लिए अलग-अलग होती है। इसलिए अलग-अलग समय प्रबंधन तकनीकों का प्रयास करें और व्यक्तिगत रूप से आपके लिए काम करने वाली तकनीक से चिपके रहें।

उदाहरण के लिए, यदि आप सुबह अधिक उत्पादक हैं, तो अधिक समय लेने वाले कार्यों को स्थगित कर दें। यह आपको अधिक संगठित बनने और अधिक हासिल करने में मदद करेगा।