कार्य कार्यों को ठीक से कैसे सौंपें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

श्रेणीबद्ध आदेश, कर्मचारियों के हितों के प्रति असावधानी और कृतज्ञता की कमी टीम में कार्यों के वितरण के लिए सबसे प्रभावी तरीका नहीं है।

एक अच्छा नेता वह नहीं है जो सब कुछ अपने कंधों पर रखता है, बल्कि वह जो एक मजबूत प्रभावी टीम को इकट्ठा करने और अनियोजित सहित जिम्मेदारियों को सक्षम रूप से वितरित करने में सक्षम है।

प्रतिनिधिमंडल, यानी एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी को कार्य सौंपना, टीम में जुड़ाव के स्तर को बढ़ाने में मदद करता है, और जो प्रबंधक इसमें सफल होते हैं, वे औसतन अपनी कंपनियों को दूसरों की तुलना में 33% अधिक राजस्व लाते हैं।

लेकिन सिर्फ "ऐसा करो" कहना गलत है। एक आदेश देने वाला स्वर, एक खराब निर्धारित कार्य, स्पष्टीकरण की कमी - यह सब अस्वीकृति का कारण बन सकता है और परिणामस्वरूप, सर्वोत्तम परिणाम के साथ समाप्त नहीं होता है।

हार्वर्ड बिजनेस स्कूल के विशेषज्ञ लॉरेन लैंड्री ने उन नियमों के बारे में बात की जो प्रभावी ढंग से प्रतिनिधि बनाने और प्रदर्शन में सुधार करने में मदद करेंगे।

1. कर्मचारियों की क्षमताओं का आकलन करें

ऐसे कार्य हैं जिन्हें प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, वे आपकी जिम्मेदारियों का एक अभिन्न अंग हैं। या किसी अन्य कर्मचारी के पास ऐसे कार्यों को करने के लिए ज्ञान और योग्यता नहीं है। या, इसके विपरीत, वे उन लोगों की तुलना में बहुत सरल हैं जो वह आमतौर पर करता है। उदाहरण के लिए, एक बिक्री प्रबंधक या लेखा परीक्षक को एक कार्यालय कॉफी मशीन की मरम्मत के लिए एक मास्टर खोजने के लिए कहना, इसे हल्के ढंग से, अनुचित होगा।

सामान्य तौर पर, किसी को कुछ सौंपने से पहले, आपको खुद से पूछना चाहिए:

• क्या कोई व्यक्ति इस कार्य का सामना करेगा? क्या उसके पास पर्याप्त समय है या यह उसकी अन्य जिम्मेदारियों में हस्तक्षेप करेगा?
• क्या कर्मचारी के पास पर्याप्त ज्ञान और कौशल होगा? या क्या आपको उसे इतने लंबे समय तक अद्यतित रखना है कि इसे स्वयं करना आसान है या कोई अन्य विशेषज्ञ ढूंढना है? मान लीजिए कि आपको किसी प्रोजेक्ट पर टीम के काम पर एक रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता है, लेकिन जिस सहकर्मी को आप इसे सौंपना चाहते हैं, उसने ऐसा कभी नहीं किया है, जिसका अर्थ है कि व्यवसाय धीरे-धीरे आगे बढ़ेगा, एक क्रेक के साथ, और आप कर सकते हैं सब कुछ फिर से करना है।
• क्या यह कार्य कर्मचारी को कुछ कौशल सुधारने, अनुभव हासिल करने में मदद करेगा? यह वैकल्पिक है, लेकिन यह अच्छा होगा।
• क्या कोई कर्मचारी है जो इसे बेहतर तरीके से संभाल सकता है?

2. सभी के हितों और जरूरतों को समायोजित करने का प्रयास करें

उदाहरण के लिए, आपको पूरी टीम के लिए टीम बिल्डिंग को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है, लेकिन इसके लिए कोई विशेष कर्मचारी नहीं है। लेकिन एक व्यक्ति है जो संचार में मजबूत है और आयोजन, प्रशिक्षण और कार्मिक प्रबंधन में अनुभव प्राप्त करना चाहता है। आप उसे यह टास्क ऑफर कर सकते हैं।

या कंपनी अस्थायी रूप से एक एसएमएम-विशेषज्ञ के बिना रह गई है, लेकिन कोई है जो सोशल नेटवर्क के एल्गोरिदम में अच्छी तरह से वाकिफ है और मार्केटिंग में हाथ आजमाने का मन नहीं करेगा।

बेशक, यह हमेशा संभव नहीं होता है। ऐसे उबाऊ कार्य हैं जो किसी को पसंद नहीं हैं। लेकिन फिर भी, टीम का आलोचनात्मक मूल्यांकन करना और यह सोचना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा कि नए कार्यभार से किसे लाभ हो सकता है।

3. कार्य को सही ढंग से सेट करें

किसी कर्मचारी को संबोधित करते समय, समझाएं कि आप उसे कार्य क्यों सौंपना चाहते हैं, यह कंपनी के लिए और व्यक्तिगत रूप से उसके लिए कैसे उपयोगी हो सकता है। अपनी पसंद को प्रभावित करने वाली उसकी खूबियों की प्रशंसा करना और उन्हें सूचीबद्ध करना सुनिश्चित करें। विनम्र रहें।

असाइनमेंट के बारे में विस्तार से बताएं। एक स्पष्ट लक्ष्य और समयरेखा रखें। सभी आवश्यक दस्तावेज और अन्य जानकारी प्रदान करें। यह बहुत अच्छा होगा यदि सभी आवश्यक सामग्री स्पष्ट और संरचित हों, ताकि कर्मचारी को यह पता लगाने में कई घंटे खर्च न करना पड़े कि क्या है।

4. सामान्य संचार और आरामदायक माहौल प्रदान करें

उस व्यक्ति को बताएं कि आप हमेशा मदद करने, सुझाव देने, सवालों के जवाब देने के लिए मौजूद हैं। चेतावनी दें कि यदि किसी कारण से वह समय सीमा का सामना नहीं करता है या चूक जाता है, तो वह आपसे बात करने में सक्षम होगा, और साथ में आप कुछ लेकर आएंगे।

पूछें कि उसे कार्य पूरा करने के लिए क्या चाहिए। आपको उसे अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने या, उदाहरण के लिए, उसे करंट अफेयर्स से मुक्त करने की आवश्यकता हो सकती है।

मित्रवत रहना महत्वपूर्ण है, ताकि कुछ गलत होने पर कर्मचारी आपसे संपर्क करने में वास्तव में संकोच न करे।

5. सुरक्षित पक्ष पर रहें

जब आप किसी कार्य को स्वयं पूरा करते हैं, तो आप स्थिति के पूर्ण नियंत्रण में होते हैं। यदि कोई अन्य व्यक्ति कार्यभार ग्रहण करता है, तो लाखों समस्याएं हो सकती हैं जिसके परिणामस्वरूप खराब परिणाम हो सकते हैं या समय सीमा छूट सकती है।

पहले से सोच लें कि प्रतिकूल घटनाओं की स्थिति में आप क्या करेंगे। कार्य को स्वयं करने के लिए तैयार रहें या जल्दी से इसे किसी और को आउटसोर्स करें।

इन स्थितियों को एक विफलता के रूप में नहीं, बल्कि एक ऐसे अनुभव के रूप में मानने का प्रयास करें जो आपको अपनी टीम, इसकी क्षमताओं और संगठन के स्तर को बेहतर ढंग से समझने में मदद करेगा।

6. धैर्य रखें

हां, ऐसी चीजें हैं जो किसी को सौंपने की तुलना में अपने दम पर करने के लिए तेज़ हैं, और फिर प्रश्नों का उत्तर देने और परिणाम की निगरानी करने में समय व्यतीत करते हैं।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि आप एक मानव ऑर्केस्ट्रा नहीं हैं, और प्रभावी कार्य के लिए आपको अपनी टीम विकसित करने की आवश्यकता है, कर्मचारियों को कुछ नया करने का अवसर दें, अधिक सक्षम बनें, सीखें, अपनी गलतियों सहित।

इसका मतलब यह है कि अगर कोई बहुत अधिक प्रश्न पूछता है या आपकी अपेक्षा से धीमी गति से असाइनमेंट का सामना करता है, तो आपको धैर्य रखना होगा।

7. प्रतिक्रिया दें और मांगें

जब कार्य किया जाता है, तो कर्मचारी को यह बताना सुनिश्चित करें कि आप उसके काम का मूल्यांकन कैसे करते हैं: आपको क्या पसंद आया और आप उसकी प्रशंसा करने के लिए क्या तैयार हैं, किन बिंदुओं में सुधार किया जा सकता है, इसके लिए क्या किया जाना चाहिए और में क्या देखना है भविष्य।

सही रहो। कसम मत खाओ, अपनी आवाज मत उठाओ, बिना किसी कारण के अवमूल्यन या आलोचना मत करो। प्रशंसा के साथ शुरुआत करना सुनिश्चित करें और फिर धीरे से बात करें कि किस पर काम करने की आवश्यकता है।

यदि व्यक्ति के लिए कार्य नया और कठिन था, तो उससे पूछें कि उसने इस पर कैसे काम किया। क्या आसान था और क्या नहीं, क्या दिलचस्प था और क्या बिल्कुल पसंद नहीं था, वह खुद परिणाम का आकलन कैसे करता है, वह क्या सुधार करना चाहता है और वह इसे कैसे करने की योजना बना रहा है।

8. धन्यवाद कहना न भूलें

और न केवल आमने-सामने, बल्कि सार्वजनिक रूप से भी, खासकर यदि कार्य आसान नहीं था। पूरी टीम के सामने उस व्यक्ति की प्रशंसा करें, उसे एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी दें, अगर कंपनी ऐसा करती है तो उसे सर्वश्रेष्ठ कर्मचारी के रूप में चिह्नित करें।

साथ ही, आपको किसी और के श्रम का फल नहीं भोगना चाहिए। "मैंने टीम बिल्डिंग का आयोजन किया" या "मैंने रिपोर्ट तैयार की" कहने के बजाय, इस बात पर जोर देना बेहतर है कि आपने सब कुछ एक साथ तैयार किया और आपके सहयोगी ने बहुत मदद की। लोग उनकी खूबियों के लिए पहचाने जाने की सराहना करते हैं, जिससे वे अधिक शामिल और कंपनी के प्रति वफादार होते हैं।