ईमेल गुलाम कैसे न बनें: लिंक्डइन के प्रमुख से 7 टिप्स

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

बड़ी संख्या में लोगों को हर दिन एक ही समस्या का सामना करना पड़ता है: काम और संचार प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित और व्यवस्थित करने के लिए डिज़ाइन किया गया ईमेल, अक्सर एक शातिर ओवरसियर में बदल जाता है, जो आपको आने वाले लोगों पर नज़र रखने के लिए मजबूर करता है, जैसे कि आप एक कन्वेयर बेल्ट पर काम कर रहे थे।. जैसे ही आप विचलित होते हैं, हमेशा जमा होने वाली जानकारी जल्दी से एक साफ और साफ मेलबॉक्स को डंप में बदल देती है, जिसे साफ करना और अधिक कठिन हो जाएगा जब तक आप मेल पर वापस नहीं आते।

आज हम आपके लिए लिंक्डइन के सीईओ जेफ वेनर से आपके ईमेल इंटरैक्शन को प्रबंधित करने के लिए कुछ सरल टिप्स लाए हैं। ड्यूटी पर तैनात इस व्यक्ति को हर दिन सैकड़ों लोगों के संपर्क में रहने के लिए मजबूर किया जाता है, और उसके पास कई तरकीबें हैं जो उसे सूचना के इस हिमस्खलन में नहीं डूबने देती हैं।

मेरा इनबॉक्स अनिवार्य रूप से मेरे वर्कफ़्लो का केंद्रीय केंद्र बन गया है - मैं नियमित रूप से मेल के माध्यम से दुनिया भर के 26 शहरों में 4,300 से अधिक कर्मचारियों के साथ संवाद करता हूं। इसका मतलब यह नहीं है कि मैं हमेशा ईमेल का प्रशंसक रहा हूं, या कि मेरे पास ऐसी स्थितियां नहीं हैं जहां मेल के साथ मेरा काम सिस्फीन के काम जैसा दिखता हो।

वैसे भी, पिछले कुछ वर्षों में मैंने कई व्यावहारिक दिशानिर्देश विकसित किए हैं जो मुझे "मेल मुझे नियंत्रित करता है" की अवधारणा से "मैं मेल को नियंत्रित करता हूं" की अवधारणा से आगे बढ़ने की अनुमति देता हूं।

1. कम मेल प्राप्त करना चाहते हैं - कम मेल भेजें

यह सलाह हास्यास्पद रूप से सरल लगती है, खासकर ऐसी आम समस्या के संदर्भ में, लेकिन अपने लिए, मैं इसे सफल ईमेल प्रबंधन के लिए सुनहरा नियम मानता हूं।

यह निष्कर्ष मेरे पास पिछली कंपनी में मेरे काम के दौरान आया था, जहां मेरे साथ सबसे करीबी से जुड़े दो लोगों ने कंपनी छोड़ दी थी। उन्होंने लोगों के साथ बहुत प्रभावी ढंग से संवाद किया, कड़ी मेहनत की और, जैसा कि यह निकला, बहुत सारे मेल भेजे। जब वे कंपनी के लिए काम कर रहे थे, ई-मेल के माध्यम से आने वाले पत्राचार की मात्रा बिल्कुल सामान्य लग रही थी, हालांकि, उनके जाने के बाद, मैंने पाया कि मेरे मेल में यातायात में लगभग 20-30% की कमी आई है।

मेल में यह सारी गतिविधि न केवल उनके पत्र थे: उनके लिए मेरे उत्तर थे, बल्कि पत्राचार से जुड़े सभी पतेदारों के पत्र और उत्तर भी थे। अक्सर इन संदेशों के लिए चर्चा में मेरी अनिवार्य भागीदारी की आवश्यकता नहीं होती थी।

उसी क्षण से मैंने अपने लिए एक स्पष्ट शर्त रखी - अनावश्यक न लिखने की। परिणाम: कम मेल और अधिक इनबॉक्स ऑर्डर बिना कार्य गतिविधियों से समझौता किए। तब से, मैंने इस नियम से विचलित न होने की कोशिश की है।

2. लंबित ईमेल को अपठित के रूप में चिह्नित करें

किसी ईमेल को अपठित के रूप में चिह्नित करने से मेरे मेल के साथ काम करने का तरीका मौलिक रूप से बदल गया है। मेरे लिए आने वाले पत्रों के माध्यम से जल्दी से जाना, सबसे जरूरी लोगों का तुरंत जवाब देना और अनावश्यक को हटा देना पर्याप्त है। वही पत्र जिन्हें मुझे बाद में वापस करने की आवश्यकता है, यदि समय हो, तो मैं अपठित के रूप में चिह्नित करता हूं। यह इस डर को समाप्त करता है कि एक महत्वपूर्ण पत्र, पढ़ा और अनुत्तरित छोड़ दिया जाएगा, भूल जाएगा और मेलबॉक्स के आंतों में दफन हो जाएगा। वही दृष्टिकोण हमें एक प्रकार की टूडू सूची को लागू करने की अनुमति देता है, जिसे मुझे बाद में वापस करना होगा।

मैं हर कार्य दिवस को कम से कम ऐसे लंबित पत्रों के साथ समाप्त करने का प्रयास करता हूं, और आदर्श रूप से वे बिल्कुल भी नहीं होने चाहिए। अगर इस दिन मेरे पास उनके पास लौटने का समय नहीं है, तो मैं उनके साथ अगले काम की सुबह शुरू करूंगा।

3. एक स्पष्ट मेलिंग शेड्यूल स्थापित करें

पिछले कुछ वर्षों में, कार्यदिवस पर मेरा जीवन काफी स्पष्ट कार्यक्रम के अनुसार चल रहा है। सुबह 5:00-5:30 पर उठें, एक घंटा पोस्ट ऑफिस, समाचार पढ़ना, नाश्ता, बच्चों के साथ खेलना, प्रशिक्षण, कार्यालय, घर आना, बच्चों को बिस्तर पर रखना, पत्नी के साथ रात का खाना, आराम (आमतौर पर यह विज्ञापनों और उबाऊ क्षणों के दौरान इनबॉक्स फ़ोल्डर की सफाई के साथ टीवी देख रहा है)।

यह पता चला कि इस तरह के शेड्यूल का पालन करते हुए, मैं आसानी से मेल का प्रबंधन कर सकता हूं, हालांकि, जैसे ही शेड्यूल को थोड़ा बदला जाता है, मेलबॉक्स में अराजकता शुरू हो जाती है।

इस मामले में, आप इस अहसास से बढ़ते दबाव को महसूस नहीं करेंगे कि आपका बॉक्स अचानक से बिना रुके रह जाएगा। शेड्यूल को ट्रैक पर रखने से चीजों को नियंत्रण में रखने में मदद मिलेगी। इसने बेंजामिन फ्रैंकलिन की मदद की, यह आपकी भी मदद करता है।

4. अपने आप को अधिक स्पष्ट रूप से व्यक्त करें

टूटा हुआ फोन गेम याद है? यह तब काफी मजेदार था, लेकिन अब काम और व्यवसाय की अवधारणा में सब कुछ माना जाता है, और खेलों के लिए समय नहीं है।

शब्द बहुत महत्वपूर्ण हैं और अस्पष्टता और गलतफहमी से बचने के लिए उन्हें बहुत सावधानी से चुना जाना चाहिए। आपके पाठ को समझने के लिए जितना अधिक स्पष्ट और स्पष्ट होगा, उतनी ही कम संभावना है कि आपको पहले को स्पष्ट करने के लिए दूसरा पत्र प्राप्त होगा।

5. प्राप्तकर्ताओं के बारे में सोचें

अक्सर ऐसा लगता है कि To और Cc फ़ील्ड कई लोगों द्वारा समान माने जाते हैं। वास्तव में, उनकी मदद से, आप स्पष्ट रूप से यह स्पष्ट कर सकते हैं कि आप किस प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं, और किसको पत्र की एक प्रति भेजी गई थी ताकि उसे सूचित किया जा सके।

वास्तव में, उन प्राप्तकर्ताओं को उजागर नहीं करना जिनसे प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, पत्राचार में घबराहट और भ्रम पैदा करने का सबसे तेज़ तरीका है। 1 प्राप्तकर्ता के बजाय 6 प्राप्तकर्ता और 5 प्रतियां 5 अतिरिक्त संभावित प्रतिक्रियाएं हैं, जिनमें से प्रत्येक अक्षरों की एक पूरी अलग श्रृंखला में विकसित हो सकती हैं।

6. रसीद की पुष्टि करें

यदि आपको प्राप्तकर्ता के रूप में इंगित किया गया है, और पत्र वास्तव में आपको संबोधित किया गया है, तो प्रेषक को यह सूचित करने में आलस्य न करें कि आपको पत्र प्राप्त हुआ है। आपको बहुत सारे शब्दों की आवश्यकता नहीं है, एक साधारण "प्राप्त" या "प्राप्त" पर्याप्त होगा। यह एक संकेत बन जाएगा कि आपको पूरी और उचित मात्रा में जानकारी प्राप्त हो गई है और प्रेषक को अब आपको उसी विषय पर कुछ और भेजने की आवश्यकता नहीं है।

यदि आपने रसीद की पुष्टि नहीं की है, तो प्रेषक पत्र से पूरी तरह अनजान रहता है। शायद यह आपके बॉक्स की गहराई में खो गया है? यदि यह महत्वपूर्ण जानकारी है, तो संदेह और चिंता प्रेषक को पहले पत्र की प्राप्ति की पुष्टि करने के अनुरोध के साथ या कार्यस्थल पर आपकी उपस्थिति के बारे में किसी और से पूछने के लिए आपको एक और पत्र लिखने के लिए मजबूर करेगी। अतिरिक्त लोग शामिल हैं, अतिरिक्त पत्र भेजे और प्राप्त किए जाते हैं।

7. भावनाओं को मेल से दूर रखें

अगर सही तरीके से इस्तेमाल किया जाए तो ईमेल एक उपयोगी उपकरण हो सकता है। अगर गलत तरीके से इस्तेमाल किया जाए तो यह विनाशकारी शक्ति भी बन सकती है। विवादास्पद, परस्पर विरोधी और संवेदनशील मुद्दों पर चर्चा करने के लिए मेल का उपयोग सबसे आम उदाहरण है।

यह मुझे विस्मित करने से कभी नहीं चूकता कि कैसे लोग पत्राचार में शब्दों और भावों का उपयोग करते हैं जो वे एक ही श्रोता के सामने कभी नहीं कहेंगे।

अगर अचानक आप खुद को इस तरह के पत्राचार में पाते हैं, तो एक आसान काम करें - रुकें। आप फोन उठाकर और पता करने वाले को फोन करके, या व्यक्तिगत रूप से उससे मिलकर किसी विवाद या संघर्ष को सुलझा सकते हैं। इस तरह की नाजुक चीजों को पाठ्य पत्राचार में नहीं निपटाया जाना चाहिए। पाठ भावनात्मक घटक, स्वर और अन्य महत्वपूर्ण चीजों को व्यक्त नहीं करता है जो इस मुद्दे के रचनात्मक समाधान के लिए निर्णायक हो सकते हैं।

(जेफ वेनर के माध्यम से)