जीमेल का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें: 25 टिप्स

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2024-01-13 01:38

यदि आप प्रतिदिन Google मेल के साथ काम करते हैं, तो भी संभावना है कि आप इसकी सभी क्षमताओं को नहीं जानते हैं। जीमेल का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए यहां 25 युक्तियां दी गई हैं जो कई कार्यों को आसान बना देंगी और आपका समय बचाएंगी।

1. कहाँ से शुरू करें

पृष्ठभूमि बदलें

सामान्य सफेद जीमेल पृष्ठभूमि देखने के बजाय, अपने इनबॉक्स को कुछ आकर्षक के साथ मसाला दें। प्रस्तावित विकल्पों में से एक नई पृष्ठभूमि सेट करने के लिए, या अपनी स्वयं की छवि अपलोड करने के लिए बस ऊपरी दाएं कोने में सेटिंग में "थीम" अनुभाग चुनें।

वैकल्पिक रूप से, आप इंटरफ़ेस सेटिंग्स के साथ प्रयोग कर सकते हैं। "विशाल" मोड में आपके पास बहुत सारी खाली जगह होगी, और "कॉम्पैक्ट" अच्छा है जब आपको स्क्रीन पर अधिक से अधिक संदेशों को फिट करने की आवश्यकता होती है।

मित्र जोड़ें (और संदेश)

अपने संपर्कों और पुराने संदेशों को सिस्टम में जोड़ने के लिए (इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप पहली बार जीमेल का उपयोग कर रहे हैं या एक अतिरिक्त खाता बना रहे हैं), "सेटिंग्स" → "खाते और आयात" पर जाएं और "आयात मेल" लिंक का चयन करें। और संपर्क"। यह आपको अन्य मेलबॉक्स से अपना डेटा जोड़ने की अनुमति देगा।

जीमेल को आउटलुक की तरह बनाएं

सेटिंग्स → लैब में, आउटलुक की तरह, दाईं ओर संदेशों का पूरा पाठ देखने के लिए पूर्वावलोकन फलक सुविधा को सक्षम करें। आदत दूसरी प्रकृति है, इसलिए यदि आपने जीवन भर कॉर्पोरेट ईमेल के साथ काम किया है और अभी जीमेल के साथ सहज होने की कोशिश कर रहे हैं, तो व्यूपोर्ट आपके संक्रमण को आसान बना देगा।

एक बार सक्षम होने पर, आपको सेटिंग्स के बाईं ओर ड्रॉप-डाउन मेनू में विभिन्न प्रदर्शन विकल्प दिखाई देंगे।

जरूरी चीजों पर ध्यान दें

Gmail यह तय कर सकता है कि आपके लिए कौन से संदेश अधिक महत्वपूर्ण हैं। चतुर, हुह? सेटिंग → इनबॉक्स के अंतर्गत, मेरी ईमेल गतिविधि ट्रैक करें … चुनें ताकि Gmail आपके संदेशों का विश्लेषण कर सके।

आप "मार्कर शामिल करें" या "फ़िल्टर पर ध्यान न दें" फ़ंक्शन का चयन भी कर सकते हैं (हम नीचे फ़िल्टर के बारे में अधिक चर्चा करेंगे) और फ़ोल्डर प्रकार बदल सकते हैं ताकि महत्वपूर्ण संदेश शीर्ष पर प्रदर्शित हों। फिर मेनू "सेटिंग" → "सामान्य" अनुभाग में "डेस्कटॉप सूचनाएं" (यदि आप ब्राउज़र क्रोम, फ़ायरफ़ॉक्स या सफारी का उपयोग कर रहे हैं) में, आप "महत्वपूर्ण ईमेल सूचनाएं सक्षम करें" विकल्प का चयन कर सकते हैं।

अक्षरों के धागे से छुटकारा

दो तरह के लोग होते हैं: वे जो चेनिंग फीचर से प्यार करते हैं और जो एक हजार सूर्य की शक्ति से उससे नफरत करते हैं। यदि आप दूसरे समूह से संबंधित हैं, तो "सेटिंग्स" → "सामान्य" अनुभाग पर जाएं और "अक्षरों की जंजीरों" को बंद कर दें।

2. आदेश रखें

सब कुछ संग्रहित करें

जीमेल संदेशों को हटाने के बजाय उन्हें संग्रहित करना संभव बनाता है। ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि आपको खाली जगह की उपलब्धता के बारे में चिंता न करनी पड़े और अपनी दराज को लगातार साफ करते रहें। यदि आप किसी संदेश को संग्रहित करना चाहते हैं, तो उसे खोलें और बाईं ओर से दूसरे आइकन पर क्लिक करें (एक बॉक्स जिसमें तीर नीचे की ओर इशारा करता है)। संदेश बाएं साइडबार पर सभी मेल टैब में आपका इंतजार कर रहा होगा।

अपने संग्रह का ट्रैक रखें

कोई फर्क नहीं पड़ता कि जीमेल मुफ्त फ़ाइल भंडारण के लिए कितना स्थान प्रदान करता है, यह 2016 है और लोग अधिक से अधिक अनुलग्नक भेज रहे हैं। यदि आप अपनी स्मृति सीमा तक पहुँच चुके हैं, तो कुछ संदेशों से छुटकारा पाने का समय आ गया है। खोज बॉक्स में तीर पर क्लिक करें, आइटम "अटैचमेंट हैं" को चिह्नित करें, आकार 10 एमबी चुनें और एक आवर्धक कांच के साथ बटन पर क्लिक करें। यह आपको 10 एमबी से अधिक के सभी संदेश दिखाएगा। उन पत्रों के लिए बॉक्स को चेक करें जिनकी आपको निश्चित रूप से अब आवश्यकता नहीं है और उन्हें कूड़ेदान में भेज दें।

उत्तर दें और संग्रह करें

जब आप पहले ही इसका उत्तर दे चुके हैं तो अपने इनबॉक्स में ईमेल क्यों छोड़ें? अपने पत्र के उत्तर की प्रतीक्षा करते समय अपने आने वाले संदेशों को अव्यवस्थित करने से बचने के लिए "भेजें और संग्रह करें" फ़ंक्शन का उपयोग करें। "सेटिंग्स" → "सामान्य" पर जाएं और "शो बटन" चुनें और "प्रतिक्रिया में" संग्रह करें।अब आप सामान्य तरीके से उत्तर दे सकते हैं, यदि आप चाहें तो संदेशों को अपने इनबॉक्स में जमा कर सकते हैं, या उत्तर देते समय अनावश्यक ईमेल को तुरंत संग्रहीत कर सकते हैं।

लेबल और फ़िल्टर का उपयोग करें

आप प्रत्येक संदेश में एक लेबल जोड़ सकते हैं। बाएँ साइडबार पर नए शॉर्टकट दिखाई देंगे। बस पत्र खोलें और "लेबल" आइकन पर क्लिक करें - यह दाईं ओर से दूसरा है। अब एक नया शॉर्टकट बनाएं या किसी मौजूदा को चुनें (वैसे, आप शॉर्टकट को साइडबार से सीधे अपने संदेश में खींच सकते हैं)।

"अधिक" बटन पर क्लिक करें और "समान ईमेल फ़िल्टर करें" और फिर "इस क्वेरी के आधार पर एक फ़िल्टर बनाएं" चुनें। आप Gmail फ़िल्टर के बारे में एक अलग लेख लिख सकते हैं, इसलिए अधिक विवरण के लिए "" अनुभाग देखें।

अतिरिक्त संग्रहण स्थान खरीदें

यदि आप फ़ाइलों को संग्रहीत करने की समस्या से पूरी तरह से परेशान हैं, तो आप अतिरिक्त स्थान पर पैसा खर्च कर सकते हैं। संदेश पृष्ठ को नीचे स्क्रॉल करें और निचले बाएँ कोने में आप देखेंगे कि आपने कितनी जगह छोड़ी है, साथ ही "प्रबंधित करें" लिंक भी।

यदि आपके पास उपलब्ध स्थान का लगभग 100% कब्जा है, तो लिंक का अनुसरण करें। 100 जीबी योजना की लागत प्रति माह 139 रूबल है, और अतिरिक्त स्थान का उपयोग न केवल जीमेल के लिए किया जा सकता है, बल्कि Google ड्राइव और Google फ़ोटो में भी किया जा सकता है, यदि आप उनका उपयोग करते हैं।

3. इसे गंभीरता से लें

पृष्ठ पर ईमेल का प्रदर्शन मोड बदलें

प्रति पृष्ठ संदेशों की संख्या बढ़ाकर 100 करने का प्रयास करें, ताकि आप एक नज़र में अपने पत्रों की पूरी श्रृंखला देख सकें। सेटिंग्स → सामान्य → अधिकतम पृष्ठ आकार पर जाएं। वहां आप प्रति पृष्ठ 10, 15, 20, 25 और 50 संदेश प्रदर्शित करना भी चुन सकते हैं।

रंग से सब कुछ बांटो

आप किसी संदेश को बहुत जल्दी महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकते हैं, लेकिन अलग-अलग संदेशों के महत्व के अलग-अलग अंश हो सकते हैं। सेटिंग्स → सामान्य → सितारे पर जाएं और सभी सितारे चुनें। अब, यदि आप अक्षर को चिह्नित करते हुए तारे पर क्लिक करते हैं, तो यह प्रत्येक क्लिक के साथ रंग बदल देगा। इससे आपको अपने महत्वपूर्ण संदेशों को उनकी सामग्री के अनुसार क्रमबद्ध करने में मदद मिलेगी।

संदेशों को टू-डू सूचियों में बदलें

संभावना है, आप पहले से ही अपने इनबॉक्स को एक विशाल टू-डू सूची के रूप में सोचते हैं। तो क्यों न अपने ईमेल को उन कार्यों में बदल दें जिन्हें आप पार कर सकते हैं? सक्रिय बातचीत में "अधिक" बटन पर क्लिक करें और "कार्यों में जोड़ें" चुनें। यह थ्रेड अब मूल पोस्ट के लिंक के साथ Google कार्य में दिखाई देगा।

अपठित संदेशों की संख्या पर नज़र रखें

"सेटिंग" → "प्रयोगशाला" अनुभाग में, "अपठित संदेशों का चिह्न" फ़ंक्शन को सक्षम करें। यदि आप, किसी भी सामान्य व्यक्ति की तरह, अपना मेल टैब पूरे दिन खुला रखते हैं, तो आप हमेशा देखेंगे कि आपने कितने अपठित संदेश छोड़े हैं। ऐसा तब होता है जब आपको तनाव की कमी होती है।

ऑफलाइन काम करें

यदि आप Google Chrome ब्राउज़र का उपयोग करते हैं, तो आपके पास मेल ऑफ़लाइन कार्य करने का अवसर है। बेशक, आप नए संदेश भेजने और प्राप्त करने में सक्षम नहीं होंगे, लेकिन आप अक्षरों को एक फ़ोल्डर से दूसरे फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं और ड्राफ्ट बना सकते हैं। इस फीचर को इनेबल करने के लिए सेटिंग्स → ऑफलाइन पर जाएं।

सचिव को अपने खाते का एक्सेस दें

यदि आप अभी भी पत्रों का सामना नहीं कर सकते हैं, तो आप इस सारी भयावहता को अपने सचिव को बता सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "सेटिंग" → "खाते और आयात" पर जाएं, "अपने खाते तक पहुंच प्रदान करें" चुनें और अन्य Google उपयोगकर्ताओं को जोड़ें। उन्हें आपकी सेटिंग्स और पासवर्ड बदलने का अधिकार नहीं होगा, लेकिन वे संदेशों को पढ़ने, संग्रह करने और निश्चित रूप से उनका जवाब देने में सक्षम होंगे। भ्रम से बचने के लिए पत्र पर आपके नाम और आपके सचिव के नाम के साथ कोष्ठक में हस्ताक्षर किए जाएंगे।

4. मानव कारक को नियंत्रित करें

ब्लॉक पते

कुछ को संकेत बिल्कुल नहीं मिलते हैं। सौभाग्य से, आप किसी भी व्यक्ति (या वेबसाइट) को कुछ ही क्लिक से ब्लॉक कर सकते हैं। किसी ऐसे व्यक्ति से संदेश प्राप्त करने के बाद जिसे आप ब्लैकलिस्ट में जोड़ना चाहते हैं, ऊपरी दाएं कोने में तीर पर क्लिक करें और "ब्लॉक यूजर" फ़ंक्शन का चयन करें।

अब इस पते से सभी संदेश सीधे स्पैम में जाएंगे।

पुराने अक्षर खोजें

किसी मित्र के सभी संदेशों को एक बार में तुरंत ढूंढना चाहते हैं? बस इनबॉक्स से या किसी विशिष्ट अक्षर से प्रेषक के नाम पर कर्सर होवर करें, और एक संपर्क कार्ड दिखाई देगा। फिर उस संपर्क के सभी संदेशों को देखने के लिए "बातचीत" लिंक पर क्लिक करें।

गलत भेजे गए संदेशों को रद्द करें

हम सभी ने गलती से किसी बिंदु पर गलत पते पर पत्र भेजे हैं। सौभाग्य से, जीमेल में, आप बस भेजने को पूर्ववत कर सकते हैं। "सेटिंग्स" → "सामान्य" अनुभाग पर जाएं और "भेजें पूर्ववत करें" फ़ंक्शन को सक्षम करें। यहां आप भेजने को रद्द करने की समयावधि भी चुन सकते हैं: 5 से 30 सेकंड तक। अगली बार जब आप कोई संदेश भेजेंगे, तो आपको शीर्ष पर "रद्द करें" दिखाई देगा।

समूह संदेश छोड़ें

आप मोर बटन पर क्लिक करके और इग्नोर को चुनकर ग्रुप मैसेज थ्रेड से आसानी से बाहर निकल सकते हैं। अब आप उन सभी संदेशों को छोड़ देंगे जहां आप पत्र के एकमात्र प्राप्तकर्ता हैं।

यदि आप समूह संदेश पर वापस लौटना चाहते हैं, तो खोज बॉक्स में क्वेरी दर्ज करें: म्यूट है, इसलिए आप सभी अनदेखा थ्रेड देखेंगे। फिर अधिक मेनू से अनदेखा न करें चुनें। जब तक, ज़ाहिर है, आप अपने लिए बिल्कुल भी खेद महसूस नहीं करते हैं।

5. समय बचाएं

चलते-फिरते नए खाते बनाएं

मान लें कि आप संदेशों को बहुत सावधानी से फ़िल्टर करना चाहते हैं या, उदाहरण के लिए, उन सेवाओं के लिए एक अतिरिक्त खाता बनाना चाहते हैं जो पहले से ही आपके मुख्य Gmail खाते का उपयोग कर रही हैं। इस मामले में, आप टाइप करते ही @ प्रतीक से पहले "+ कोई भी शब्द" जोड़कर मुख्य पते से जुड़ा एक वर्चुअल मेलिंग पता बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, ऑनलाइन शॉपिंग के लिए "आपका पता [email protected] है"।

सभी उत्तर संदेश आपके मुख्य जीमेल पते पर जाएंगे।

नींद में संदेश भेजें

क्रोम, सफारी और फ़ायरफ़ॉक्स के लिए उपलब्ध एक्सटेंशन का उपयोग करके रात में संदेश भेजने के लिए प्रोग्रामिंग करके क्लाइंट और सहकर्मियों को लगता है कि आप एक उन्मत्त वर्कहॉलिक हैं। मुफ्त संस्करण के साथ, आप प्रति माह अधिकतम 10 संदेश भेज सकते हैं।

इसके अलावा, यह एक्सटेंशन आपके ईमेल को रिमाइंडर में बदल देगा, उन्हें आपके इनबॉक्स में तब तक प्रदर्शित नहीं करेगा जब तक कि आप उनका जवाब देने के लिए तैयार नहीं हो जाते। यह शुक्रवार की रात एक खाली इनबॉक्स की उपस्थिति बनाने के लिए आदर्श है।

डुप्लिकेट अनुरोधों का स्वचालित रूप से उत्तर दें

यदि परेशान करने वाले ग्राहक आपको एक ही प्रकार के अनुरोधों से भर देते हैं, तो आपको एक ही प्रतिक्रिया को बार-बार टाइप करने की आवश्यकता नहीं है। बस "सेटिंग्स" → "प्रयोगशाला" अनुभाग में "प्रतिक्रिया टेम्पलेट्स" फ़ंक्शन चालू करें। अगली बार जब आप कोई प्रतिक्रिया प्रिंट करें, तो उसे एक टेम्पलेट के रूप में सहेजें और सभी समान अनुरोधों को बेझिझक भेजें।

6. कम क्लिक करें

अपने माउस को विराम दें

जीमेल में लगभग सब कुछ कीबोर्ड का उपयोग करके किया जा सकता है। मूल कीबोर्ड शॉर्टकट डिफ़ॉल्ट रूप से काम करते हैं, लेकिन सेटिंग → सामान्य में जाना और कीबोर्ड शॉर्टकट सुविधा को सक्षम करना न भूलें। अपने परिवर्तन सहेजें और फिर संभावित कीबोर्ड शॉर्टकट देखने के लिए प्रश्न चिह्न पर क्लिक करें।

अन्य मेलबॉक्स चेक करना बंद करें

"सेटिंग" → "खाते और आयात" अनुभाग में, "अपना POP3 मेल खाता जोड़ें" लिंक पर क्लिक करें और Gmail आपके मेल को अन्य मेलबॉक्स से डाउनलोड करेगा। फिर संदेश भेजना सेट करें: आप अपने जीमेल पते और अन्य ईमेल पते दोनों से जवाब दे सकते हैं।