आपके मेलिंग समय को कम करने का एक स्पष्ट लेकिन काम करने का तरीका

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

अपने मेल के साथ काम करने में लगने वाले समय को अनुकूलित करने के लिए, अपने ईमेल को सही क्रम में रखने का प्रयास न करें। MailChimp के एक कर्मचारी का कहना है कि सब कुछ बहुत आसान है। कुछ सरल कदम - और आपको सभी पत्रों से निपटने के लिए दिन में केवल डेढ़ घंटे की आवश्यकता होगी।

MailChimp की सहायता टीम के जॉन स्मिथ ने परीक्षण और त्रुटि द्वारा सही ईमेल सूत्र निकाला है। पहले, उसने कई फ़ोल्डर बनाए, फिर हर एक को हटा दिया, लेकिन इनमें से किसी भी दृष्टिकोण ने काम नहीं किया। और फिर वह पूरी तरह से अलग प्रणाली में आ गया।

इस तथ्य के बावजूद कि पत्रों के उत्तर उनके काम के लगभग केंद्रीय हैं, वे मेल के साथ विभिन्न कार्यों पर खर्च किए गए समय को दिन में डेढ़ घंटे तक कम करने में सक्षम थे। उन्होंने पाया कि जब मेलबॉक्स अक्षरों से भरा होता है, तब भी कुछ सरल क्रियाएं चीजों को बदल सकती हैं।

आपको अपना समय बर्बाद नहीं करना चाहिए

जैसा कि जॉन कहते हैं, सबसे पहले उन्होंने पत्रों को वर्गीकृत करने की कोशिश की और सभी प्रकार के फ़ोल्डर्स बनाए: बॉस के संदेशों के लिए, विभिन्न परियोजनाओं की जानकारी के लिए, संदेश जिन पर कोई कार्रवाई करना आवश्यक था, और इसी तरह। उनका मानना था कि इससे उन्हें समय बचाने में मदद मिलेगी। लेकिन वास्तव में, उन्होंने अपनी वर्गीकरण प्रणाली को याद करने की कोशिश में अधिक समय और काम पर ही कम समय बिताना शुरू कर दिया।

उदाहरण के लिए, मुझे अपने बॉस से एक प्रोजेक्ट के बारे में एक संदेश मिला, जिस पर मैं काम कर रहा था, और इस संदेश के लिए मुझे कुछ कार्रवाई करने की भी आवश्यकता थी। इसे किस फोल्डर में रखना चाहिए? और इस बात की क्या संभावना थी कि मुझे याद रहे कि इस पत्र को बाद में कहाँ देखना है?

जॉन स्मिथ

इसलिए जॉन ने सभी फ़ोल्डरों से छुटकारा पाने का फैसला किया, और उसके मेल में पूर्ण अराजकता का शासन था। एक प्रणाली की कमी अत्यधिक जटिल प्रणाली से बेहतर नहीं थी। तब जॉन ने एक बार फिर मेल के साथ काम करने के अपने दृष्टिकोण पर पुनर्विचार करने का फैसला किया। उन्होंने पत्रों को विषय के आधार पर नहीं, बल्कि उनके द्वारा की जाने वाली कार्रवाई के प्रकार के आधार पर छाँटने का निर्णय लिया। यहाँ यह कैसे करना है।

अधिक जटिल न करें

अपने इनबॉक्स में केवल वही संदेश छोड़ें जिनका आपको उत्तर देना है। सबसे महत्वपूर्ण, यदि आप उनका तुरंत पता नहीं लगा सकते हैं, तो उन्हें अपठित के रूप में चिह्नित करें।

शायद यह आपको अतार्किक लगे, क्योंकि जलती हुई चीजों को जल्द से जल्द किया जाना चाहिए। यह है, और कभी-कभी ऐसे संदेशों का तुरंत जवाब देने की वास्तव में आवश्यकता होती है। लेकिन महत्वपूर्ण संदेशों को अपठित चिह्नित करके, आप निश्चित रूप से उन्हें सामान्य जन में नहीं खोएंगे। साथ ही, इस तरह आपको इन ईमेल को स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं है: वे आपके इनबॉक्स में बने रहते हैं और जब तक आप उन तक नहीं पहुंच जाते तब तक ध्यान आकर्षित करते रहते हैं।

मैं यह सुनिश्चित करने का प्रयास करता हूं कि मेरे मेलबॉक्स में एक बार में 60-70 से अधिक संदेश जमा न हों। यह ठीक उतने ही अक्षरों की संख्या है जिसे मैं एक बैठक में आसानी से संभाल सकता हूँ।

जॉन स्मिथ

अपने लिए एक नियमित मेलिंग शेड्यूल बनाएं

जॉन मेलबॉक्स को साफ करने के लिए हर सुबह एक घंटा अलग रखता है। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, वह अक्सर जरूरी संदेश "अपठित" छोड़ देता है। जॉन जल्दी से न्यूज़लेटर्स और आंतरिक कंपनी संचार के माध्यम से स्किम करता है और उस घंटे के भीतर जितने गैर-जरूरी संदेशों को संभाल सकता है उतने गैर-जरूरी संदेशों का जवाब देता है।

जब मेल करने का समय समाप्त होता है, तो जॉन स्मिथ मेलबॉक्स को बंद नहीं करता है, लेकिन उस पर बहुत कम ध्यान देता है। जैसे ही नए संदेश आते हैं, वह उन्हें प्राथमिकता देने के लिए उनकी सामग्री और प्रेषक के नामों को तुरंत स्कैन करता है। यदि किसी संदेश का उत्तर लंबे समय तक अन्य गतिविधियों को बाधित किए बिना दिया जा सकता है, तो जॉन ऐसा करता है।लेकिन वह फिर से मेल करना शुरू नहीं करता है।

कार्य दिवस के अंत में, जॉन उन्हें विशेष रूप से मेल के साथ काम करने के लिए समर्पित करने के लिए 30 मिनट अलग रखता है। इस समय, वह उन पत्रों में लगा हुआ है जिनके लिए उसे कोई कार्रवाई करने की आवश्यकता है: स्वीकृति दें, विस्तृत उत्तर लिखें, या कोई निर्णय लें। यह तब होता है जब वह उन संदेशों पर ध्यान देता है जिन्हें उन्होंने अपठित के रूप में चिह्नित किया था।

मैं मेल के साथ काम करने में बहुत अधिक समय बिता सकता था, लेकिन ऐसे समय की कमी मुझे बेहतर ध्यान केंद्रित करने और अधिक उत्पादक बनने में मदद करती है।

जॉन स्मिथ

प्रतिक्रिया के प्रकार के आधार पर ईमेल वर्गीकृत करें

कुछ संदेशों के लिए, जॉन ने अभी भी अलग फ़ोल्डर बनाए हैं। कुछ अक्षर जिन्हें वह अपठित चिह्नित नहीं करता है, वह केवल दो दिशाओं में वितरित करता है। ऐसे संदेश जिनके लिए किसी सहकर्मी से किसी कार्रवाई या प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है (जरूरी नहीं कि अत्यावश्यक), जॉन "टू डू" फ़ोल्डर में रखता है। यह ईमेल के लिए है जिसे अगले दिन या बाद में सप्ताह में निपटाया जा सकता है।

इससे भी कम जरूरी पत्र जॉन "रीड" फोल्डर में चले जाते हैं। इसके अलावा, यह विशेष फिल्टर का उपयोग करता है जो स्वचालित रूप से न्यूजलेटर को इस फ़ोल्डर में रखता है। फ़िल्टर स्थापित करने में केवल कुछ मिनट लगते हैं, लेकिन यह सरल चरण आपको बाद में बहुत समय और प्रयास बचाएगा।

यदि आप इस पद्धति का उपयोग करते हैं, तो आपको तीन सक्रिय फ़ोल्डर मिलेंगे, जो संदेशों का जवाब देने की तात्कालिकता में भिन्न होंगे: अपठित संदेशों के साथ इनबॉक्स, करने के लिए और पढ़ें।

संदेशों को संग्रहित करें

अन्य सभी चीज़ों के लिए, जॉन स्मिथ संदेश संग्रहण सुविधा का उपयोग करते हैं। इससे उसे मेलबॉक्स और अनावश्यक कार्यों के प्रमुख को साफ़ करने में मदद मिलती है।

जैसे ही मैं संदेश पढ़ता हूं और आवश्यक कार्रवाई करता हूं, चाहे वह कंपनी समाचार हो या समाचार पत्र जिसकी मैंने सदस्यता ली हो, मैं इसे संग्रहीत करता हूं।

जॉन स्मिथ

यदि किसी संदेश में महत्वपूर्ण जानकारी होती है जिसे जॉन भविष्य के संदर्भ के लिए रखना चाहता है, तो वह संग्रहीत संदेश को तारांकन के साथ चिह्नित करता है ताकि इसे तेज़ी से ढूंढा जा सके।

किसी पोस्ट को हटाने का निर्णय लेते समय विशेष रूप से सावधान रहें।

जॉन शायद ही कभी डिलीट मैसेज फीचर का इस्तेमाल करता है। यह एक सबक है जो उन्होंने वास्तविक अभ्यास से सीखा है। एक दिन, जॉन ने एक सहयोगी से एक संदेश को हटा दिया जिसमें यह जानकारी थी कि वह उस समय महत्वपूर्ण नहीं मानता था। इस कर्मचारी के कंपनी छोड़ने के बाद जॉन को उस पत्र से जानकारी चाहिए थी। तब उसे एहसास हुआ कि वह मुश्किल में है।

उसके बाद, मैंने केवल उन पत्रों को हटाना शुरू किया जो निश्चित रूप से भविष्य में मेरे लिए उपयोगी नहीं होंगे। नाराज मत हो, प्रिय साथियों, जो मुझे बिल्लियों के साथ प्यारे जिफ भेजते हैं, लेकिन ये संदेश हैं जो "कचरा" में समाप्त हो जाते हैं।

जॉन स्मिथ

इस प्रणाली पर पहुंचने के लिए, जॉन स्मिथ ने कई अलग-अलग तरीकों की कोशिश की जो उनके लिए पर्याप्त प्रभावी नहीं थे। उन्होंने उन तरीकों का परीक्षण किया जो अन्य लोग इस्तेमाल करते थे, लेकिन बहुत जल्द उन्हें एहसास हुआ कि उन्हें कुछ अलग करने की जरूरत है। जॉन इस निष्कर्ष पर पहुंचे कि कोई भी प्रणाली तभी काम करती है जब वह आपके विशेष कार्य की परिस्थितियों में अच्छी तरह फिट बैठती है।

इस विधि को आजमाएं या अपना खुद का कुछ ढूंढें। आप मेल पर और भी कम समय बिताने का तरीका ढूंढ़ सकते हैं।