इनबॉक्स ज़ीरो मेथड हज़ारों अपठित ईमेल से निपटने का सबसे अच्छा तरीका है

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

अपने इनबॉक्स को खाली रखना आसान है। यह आपको अधिक उत्पादक बनने में मदद करेगा और महत्वपूर्ण संदेशों को कभी याद नहीं करेगा।

आपके इनबॉक्स में लगातार लटके हुए अपठित ईमेल का एक समूह किसी को भी डरा देगा। यदि आपके कई व्यावसायिक साझेदार और सहकर्मी हैं जिनके साथ आप पत्राचार द्वारा बातचीत करते हैं, तो आपको बस अपने ईमेल इनबॉक्स को साफ सुथरा रखने की आवश्यकता है।

JotForm CEO Aytekin Tank ईमेल को व्यवस्थित करने का एक दिलचस्प तरीका है जिसे Inbox Zero कहा जाता है। जैसा कि नाम से पता चलता है, तरीका यह है कि आप अपने इनबॉक्स को खाली रखें।

सामान्य तौर पर, टैंक ने कुछ भी नया आविष्कार नहीं किया है। Inbox Zero को बहुत समय पहले लेखक और ब्लॉगर Merlin Mann द्वारा बनाया गया था, और यह एक सिद्ध और प्रसिद्ध तरीका है। दस्तावेजों के साथ काम करने की लगभग उसी तकनीक का वर्णन डेविड एलन ने अपनी पुस्तक "हाउ टू गेट थिंग्स इन ऑर्डर" में किया था। टैंक ने अभी इसे जीमेल वेब इंटरफेस के लिए अनुकूलित किया है।

आयटेकिन टैंक उद्यमी, JotForm के संस्थापक और सीईओ

मैं हर दिन सैकड़ों ईमेल प्राप्त करता हूं और भेजता हूं। लेकिन दिन के अंत में, मेरा मेलबॉक्स हमेशा खाली रहता है। मेरे पत्राचार को संभालने के लिए मेरे पास कोई सचिव नहीं है। मैं इनबॉक्स जीरो नामक सिद्धांत का पालन करता हूं। ये मुश्किल नहीं है.

टैंक इनबॉक्स ज़ीरो पद्धति के लाभों को सूचीबद्ध करता है:

• यदि आपका इनबॉक्स खाली है तो आप एक महत्वपूर्ण संदेश नहीं छोड़ेंगे।
• आप अपने अभिभाषकों को लंबा इंतजार नहीं करवाएंगे, क्योंकि आप उनके पत्रों का तुरंत जवाब दे सकते हैं।
• आपके मेलबॉक्स में सैकड़ों और हजारों अपठित पत्र जमा नहीं होंगे।
• आप वास्तव में महत्वपूर्ण कार्यों पर अधिक समय बचाएंगे और ईमेल के साथ घंटों खर्च नहीं करेंगे।

मैं ऐसे बहुत से लोगों को जानता हूं जो एक भी पत्र को हटाए बिना अपने सभी पत्रों को सावधानीपूर्वक संगृहीत करते हैं। नतीजतन, उनका इनबॉक्स ट्विटर फीड की तरह दिखने लगा है। यह सहज नहीं है। आप लगातार ईमेल में खोए रहेंगे।

आयटेकिन टैंक

मान लें कि आप जीमेल का उपयोग कर रहे हैं - हालांकि इस पद्धति को किसी भी आईएसपी (हॉटमेल, यांडेक्स, याहू) या ईमेल क्लाइंट (आउटलुक, थंडरबर्ड, या सिलफीड) के लिए अनुकूलित किया जा सकता है। आइए अपठित संदेशों की जमा राशि पर एक नज़र डालें और आरंभ करें।

1. अपना मेलबॉक्स खाली करें

तो, इनबॉक्स ज़ीरो पद्धति के साथ, आपको निर्णायक रूप से कार्य करना चाहिए। "इनबॉक्स" खोलें, वहां जमा हुए सभी अक्षरों का चयन करें और उन सभी को एक साथ संग्रहित करें। कुछ के लिए, यह सरासर पागलपन जैसा प्रतीत होगा, लेकिन टैंक ऐसा करने की सलाह देते हैं।

आपको एक खाली मेलबॉक्स से शुरुआत करनी होगी। यदि आपके इनबॉक्स में हजारों ईमेल हैं तो यह मार्गदर्शिका आपकी मदद नहीं करेगी। तो सब कुछ संग्रहित करें और एक साफ स्लेट से शुरू करें।

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2. अपने ईमेल को कालानुक्रमिक क्रम में संसाधित करें

इस स्वस्थ आदत को विकसित करने के लिए, आपको एक निश्चित मात्रा में अनुशासन की आवश्यकता होती है। जैसे ही आप अपने ईमेल संसाधित करते हैं, सबसे पुराने संदेश से शुरू करें और नवीनतम तक अपना काम करें। इस तरह आप कालानुक्रमिक क्रम बनाए रखेंगे और भ्रमित नहीं होंगे।

जीमेल में ईमेल को संभालने में आपकी मदद करने के लिए दो कार्य हैं:

ऑटो स्विच चालू करें। ऐसा करने के लिए, "सेटिंग" → "सामान्य" खोलें, आइटम "ऑटो स्विच" ढूंढें और इसे सक्रिय करें। अब, ईमेल का जवाब देते या संग्रहीत करते समय, जीमेल आपको इनबॉक्स में नहीं लौटाएगा, बल्कि अगला ईमेल प्रदर्शित करेगा। इस तरह आप पत्रों को एक-एक करके उस क्रम में संसाधित करने में सक्षम होंगे, जिस क्रम में वे प्राप्त हुए थे, बिना किसी विकर्षण के।

फिर भेजें और संग्रह करें बटन को सक्षम करें यदि आपके पास यह नहीं है। "सेटिंग्स" → "सामान्य" खोलें और आइटम "शो बटन" देखें और "प्रतिक्रिया में" संग्रह करें। इससे आपका समय बचेगा।आखिरकार, यदि आपने पहले ही पत्र का उत्तर दे दिया है, तो इसे अपने इनबॉक्स में संग्रहीत करने का कोई मतलब नहीं है, है ना? सेंड बटन पर क्लिक करें और ईमेल अपने आप आर्काइव हो जाएगा।

और यहाँ एक और महत्वपूर्ण बात है:

ईमेल का उपयोग चैट के रूप में न करें। लगातार उद्धृत पत्रों से लंबी उत्तर श्रृंखलाओं को जन्म देने से बुरा कुछ नहीं है। यदि आपको बात करने की आवश्यकता है, तो मैसेंजर, स्लैक चैट या फोन द्वारा संपर्क का उपयोग करें। ई-मेल इसके लिए उपयुक्त नहीं है।

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3. उत्तर दिया - संग्रह

इनबॉक्स ज़ीरो पद्धति का मुख्य नियम यह है कि आपका इनबॉक्स आपके मेल को संग्रहीत करने का स्थान नहीं है। इनबॉक्स में सभी ईमेल को तुरंत संसाधित किया जाना चाहिए। उन्हें एक-एक करके पढ़ें और यदि संदेश को प्रतिक्रिया की आवश्यकता है तो उत्तर दें और संग्रहीत करें, या यदि संदेश को प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है तो बस संग्रह करें।

यदि आप किसी ईमेल का तुरंत जवाब नहीं दे सकते हैं, तो दो विकल्प हैं:

• इसे अपने आयोजक ऐप में सहेजें। यह एवरनोट, वनोट, या किसी प्रकार का कार्य प्रबंधक हो सकता है। एक तिथि निर्धारित करें ताकि कार्यक्रम आपको सही समय पर अपना उत्तर लिखने के लिए याद दिलाए।
• यदि आप तुरंत एक प्रतिक्रिया लिख सकते हैं, लेकिन प्राप्तकर्ता को कुछ समय बाद इसे प्राप्त करना चाहिए, तो जीमेल में विलंबित वितरण सुविधा का उपयोग करें। आउटलुक, थंडरबर्ड और अन्य क्लाइंट ऐसा ही कर सकते हैं।

4. बस करो

सब कुछ महान और पराक्रमी डेविड एलन के उपदेशों के अनुसार है। यदि ईमेल के लिए ऐसी कार्रवाई की आवश्यकता है जिसमें कुछ मिनट लगेंगे, तो इसे अभी करें। पत्र को अपनी टू-डू सूची में कॉपी न करें। इसे अपने इनबॉक्स में न छोड़ें।

यदि आपको भुगतान करने की आवश्यकता है, तो इसे अभी करें। यदि आप किसी सहकर्मी को फ़ीडबैक भेजना चाहते हैं, तो उसे तुरंत भेजें। यदि मामले में कुछ मिनट लगते हैं, तो इसे स्थगित करने का कोई मतलब नहीं है।

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5. कीबोर्ड शॉर्टकट का प्रयोग करें

कीबोर्ड शॉर्टकट ई-मेल को संसाधित करने में लगने वाले समय को काफी कम कर देते हैं। उनके साथ, आपको माउस कर्सर को आगे-पीछे करने की ज़रूरत नहीं है। टैंक तीन हॉटकी को याद रखने और उनका उपयोग करने की सिफारिश करता है:

• E कुंजी आपको किसी संदेश को शीघ्रता से संग्रहीत करने की अनुमति देती है। हमने इसे पढ़ा, ई दबाया, इसे संग्रहीत किया। यह आसान है।
• R कुंजी का प्रयोग किसी प्रतिक्रिया को शीघ्रता से लिखने के लिए किया जाता है। यदि आपको किसी पत्र का उत्तर देना है, तो उसे दबाएं, उत्तर दर्ज करें, एंटर दबाएं।
• F कुंजी ने अन्य प्राप्तकर्ताओं को पत्र प्राप्त किए।

मुझे नहीं लगता कि आपको किसी अन्य हॉटकी की आवश्यकता है। जीमेल में, मैं केवल तीन कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करता हूं। बाकी सब चीजों के लिए एक माउस है। लेकिन ये हॉटकी आपको तीन सबसे सामान्य ईमेल क्रियाओं को शीघ्रता से करने की अनुमति देती हैं, ताकि वे आपका बहुत समय बचा सकें।

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6. फ़िल्टर सेट करें

ईमेल फ़िल्टर एक अविश्वसनीय रूप से उपयोगी उपकरण है जो आपके लिए बहुत काम करता है। आपको बस उन्हें एक बार कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है, और वे आपका बहुत समय बचाएंगे।

यदि आपके इनबॉक्स में आपको नियमित रूप से महत्वहीन पत्र मिलते हैं (इंटरनेट सेवाओं की सूचनाएं, स्वचालित मेलिंग, और इसी तरह), तो या तो उनसे सदस्यता समाप्त करें, या फ़िल्टर सेट करें ताकि ऐसे पत्र स्वचालित रूप से संग्रहीत हो जाएं।

7. इनबॉक्स खाली है - मेल बंद करें

जब आप अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने की कोशिश कर रहे हों, तो आपको ईमेल से लगातार विचलित नहीं होना चाहिए। तो आइए इस नियम पर टिके रहें: जब आपका इनबॉक्स खाली हो, तो जीमेल टैब या अपने ईमेल क्लाइंट को बंद कर दें और अगले कुछ घंटों के लिए मेल के बारे में भूल जाएं। बस व्यस्त हो जाओ।

आने वाली सभी ईमेल सूचनाओं को बंद करें। वे बहुत विचलित करने वाले होते हैं।

आप कुछ घंटों के बाद अपना मेल फिर से खोल सकते हैं, वहां जमा हुए संदेशों को संसाधित कर सकते हैं, और फिर काम पर वापस आ सकते हैं। इनबॉक्स ज़ीरो पद्धति का लक्ष्य अपने आप को आने वाले ईमेल से विचलित न होने के लिए मजबूर करना है। आपको अपना मेलबॉक्स प्रबंधित करना है, आपको नहीं।

आयटेकिन टैंक

यदि आपने इनबॉक्स ज़ीरो तकनीक का प्रयास किया है और आपको यह बताने के लिए तैयार हैं कि आपको क्या मिला है, या एक बेहतर तरीका सुझाना चाहते हैं, तो टिप्पणियों में लिखें।