ईमेल में कम समय कैसे बिताएं

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

ईमेल चेकिंग कई लोगों के लिए एक लत बन गई है। लेकिन आप इससे छुटकारा पा सकते हैं और अपनी उत्पादकता बढ़ा सकते हैं।

ईमेल जाँच एक निर्भरता की तरह है। इसके अनेक कारण हैं।

• जैसे सेक्स, जुआ या ड्रग्स लेने के दौरान, ईमेल चेकिंग के दौरान मस्तिष्क में आनंद हार्मोन डोपामाइन जारी किया जाता है।
• हम अपना इनबॉक्स चेक करते रहते हैं क्योंकि हम अप टू डेट रहना चाहते हैं और हमें डर है कि कहीं हम कुछ छूट न जाएं।
• हम ईमेल का विश्लेषण करते हैं ताकि हम आराम कर सकें और अधिक कठिन काम न कर सकें।

लेकिन इस बार को काफी बेहतर तरीके से बिताया जा सकता है। केविन क्रूज़, 15 सीक्रेट ऑफ़ टाइम मैनेजमेंट: हाउ सक्सेसफुल पीपल डू एवरीथिंग के लेखक, आपके ईमेल समय को आधा करने में आपकी मदद करने के लिए पाँच युक्तियाँ प्रदान करते हैं।

1. अपने शेड्यूल में पार्सिंग जोड़ें

अपने ईमेल की जांच न करें, लेकिन इसे संसाधित करें। संदेशों को पार्स करने के साथ वैसा ही व्यवहार करें जैसा आप किसी अन्य कार्य के लिए करते हैं। इसकी योजना बनाएं, इसे अपने कैलेंडर में जोड़ें और फिर आरंभ करें। क्रूज़ आपके मेल को दिन में तीन बार क्रमबद्ध करने की सलाह देता है: सुबह, दोपहर और शाम।

यह मेल के साथ काम करने में बिताए गए समय की मात्रा नहीं है जो मायने रखती है। किसी को संदेशों को पार्स करने में दिन में तीन घंटे लगेंगे, जबकि अन्य को 30 मिनट का समय लगेगा। मुख्य बात यह है कि इस व्यवसाय को नियमित नौकरी की तरह होशपूर्वक करना है।

केविन क्रूज़

2. सभी को पत्र की एक प्रति न भेजें

आप जितने कम ईमेल भेजते हैं, आपको बदले में उतना ही कम मिलता है। इसलिए कोशिश करें कि इतने लोगों को लेटर की कॉपी में न डालें। सहित, "सभी को उत्तर दें" बॉक्स को चेक न करें।

कुछ ईमेल ट्रैफ़िक में 50% की कटौती करने में सक्षम थे जब उन्होंने एक नया ईमेल भेजने से पहले दो बार सोचने के लिए खुद को प्रशिक्षित किया।

3. संदेशों को फ़िल्टर करें

विभिन्न प्रकार के अक्षरों को विभिन्न फ़ोल्डरों में रखने के लिए फ़िल्टर सेट करें। इस तरह, आप केवल महत्वपूर्ण संदेशों पर अपना समय बर्बाद कर सकते हैं और बाकी से अभिभूत नहीं हो सकते।

4. अपने इनबॉक्स को टू-डू लिस्ट के रूप में इस्तेमाल करना बंद करें

बहुत से लोग बाद के लिए अलग-अलग कार्यों के साथ खुद को संदेश भेजते हैं, मेलबॉक्स को दूसरी टू-डू सूची में बदल देते हैं। लेकिन यह केवल उत्पादकता को नुकसान पहुंचाता है।

क्रूज़ इस दृष्टिकोण का सुझाव देता है। जब आप कोई नया ईमेल खोलते हैं, तो पहले खुद से पूछें कि क्या आप उसे हटा सकते हैं। यदि नहीं, तो विचार करें कि क्या आप इसे किसी को सौंप सकते हैं। यदि यह संभव नहीं है, तो पता करें कि क्या आप इससे पांच मिनट से भी कम समय में निपट सकते हैं। अगर ऐसा है तो बढ़िया। यदि नहीं, तो पत्र को बाद के लिए अलग रख दें। लेकिन इसे अपने इनबॉक्स में न छोड़ें, बल्कि इसे अपने कैलेंडर में स्थानांतरित करें और एक विशिष्ट तिथि और समय चुनें जब आप इसे कर सकें।

5. दूसरों को अपने इरादे के बारे में बताएं

अपने सहकर्मियों के साथ इस पर चर्चा करें, ताकि आपके लिए योजना पर बने रहना आसान हो जाए। अपने बॉस को बताएं कि आपकी उत्पादकता में सुधार करने के लिए, आप नए ईमेल अलर्ट बंद कर देंगे और केवल निश्चित समय पर ईमेल पार्स करेंगे।

साथ ही इस बात पर भी सहमत हों कि अत्यावश्यक मामलों में आपसे कैसे संपर्क किया जा सकता है।

ई-मेल के साथ काम करने में लगने वाले समय को कम करने की कोशिश करते हुए, आपको अपनी आदतों को बदलना होगा, और इसे तुरंत हासिल करना हमेशा मुश्किल होता है। कृपया धैर्य रखें और यह महसूस करने के लिए तैयार रहें कि मेल पर इतना समय बिताने की कोई आवश्यकता नहीं है।