सब कुछ के साथ काम करने के लिए कार्यों को सही तरीके से कैसे समूहित करें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

अपनी कार्य सूची को व्यवस्थित करके उत्पादकता बढ़ाएँ।

हर कोई लंबे समय से जानता है कि मल्टीटास्किंग इतनी अच्छी बात नहीं है: यह हमें एक चीज पर प्रभावी ढंग से ध्यान केंद्रित करने से रोकता है।

बात यह है कि एक कार्य से दूसरे कार्य में स्विच करने में बहुत समय लगता है - इसकी पुष्टि मल्टीटास्किंग: स्विचिंग लागत के अध्ययनों से होती है। जब लोग प्रवाह की स्थिति में प्रवेश करते हैं तो लोग सबसे प्रभावी ढंग से काम करते हैं: पूरी तरह से एक गतिविधि पर ध्यान केंद्रित करते हुए, किसी और चीज से विचलित हुए बिना।

दुर्भाग्य से, प्रवाह को पकड़ना हमेशा संभव नहीं होता है, क्योंकि हम लगातार विभिन्न चीजों के एक समूह के साथ जलमग्न होते हैं जिन पर हमें ध्यान देने की आवश्यकता होती है। हालांकि, एक तरकीब है जो आपको विभिन्न गतिविधियों के बीच समय और ऊर्जा स्विचिंग की बर्बादी को कम करने की अनुमति देती है। इसे टास्क बैचिंग कहते हैं।

इस तकनीक का सार इस प्रकार है: आप एक ही प्रकार के कार्यों को तथाकथित पैकेजों में जोड़ते हैं, और फिर उन्हें थोक में करते हैं। यह आसान है।

समूह कार्यों के लिए यह क्यों उपयोगी है

यादृच्छिक क्रम में चीजों को करना सबसे आसान है: आपको योजना, प्राथमिकता और अन्य उबाऊ चीजों से परेशान होने की ज़रूरत नहीं है। आपको कुछ याद आया - और आपने किया। और फिर हम अगले कार्य पर चले गए।

हालाँकि, यह दृष्टिकोण आपकी ध्यान केंद्रित करने की क्षमता के लिए बहुत उपयोगी नहीं है। साइकोलॉजी टुडे में प्रकाशित अध्ययन द ट्रू कॉस्ट ऑफ मल्टी-टास्किंग के अनुसार, असंबंधित कार्यों के बीच स्विच करने पर एक व्यक्ति अपनी उत्पादकता का 40% तक खो देता है।

दूसरे शब्दों में, यदि आप पहले एक रिपोर्ट लिखते हैं, फिर ईमेल का जवाब देना शुरू करते हैं, फिर कागजी दस्तावेज़ों को छाँटते हैं, और फिर रिपोर्ट पर वापस लौटते हैं, तो हर बार आप किसी नए कार्य पर ध्यान केंद्रित करने में समय बर्बाद करते हैं जो पिछले वाले की तरह नहीं है। द ह्यूमन फैक्टर्स: सक्सेसफुल प्रोजेक्ट्स एंड टीम्स के लेखक टॉम डेमार्को का दावा है कि इस "गियर परिवर्तन" में 15 मिनट या उससे अधिक समय लग सकता है।

बैच समूहीकरण कार्य एक गतिविधि से दूसरी गतिविधि में जाना आसान बनाता है। आपके कार्य जितने अधिक समान होंगे, एक को पूरा करने के बाद, अगले को लेना उतना ही आसान होगा।

बैच प्रोसेसिंग का उपयोग कैसे करें

1. एक टू-डू लिस्ट बनाएं

सबसे पहले, एक साधारण सूची में लाइन दर लाइन लिखें कि आप क्या करना चाहते हैं। आप इसे कागज पर कर सकते हैं या कई कार्य प्रबंधन ऐप्स का उपयोग कर सकते हैं। मुख्य बात सब कुछ ठीक करना है। हर दिन (या सप्ताह में कम से कम एक बार) कुछ नियोजन समय अलग रखना आदर्श है।

2. कार्यों को श्रेणियों में विभाजित करें

अब जब सूची तैयार हो गई है, तो इसके सभी आइटम को श्रेणियों में विभाजित करें। वे अलग हो सकते हैं - आप जो चाहते हैं उसे चुनें। मुख्य बात यह है कि यह सुविधाजनक और दृश्य है।

उदाहरण के लिए, "बातचीत" अनुभाग में "ईमेल का जवाब दें" या "सहकर्मियों को कॉल करें" और "पाठ" अनुभाग में "एक लेख लिखें" और "संपादन करें" जैसे कार्यों को एकत्रित करें। घर के कामों, काम के कामों, शॉपिंग आदि के लिए अलग-अलग कैटेगरी बनाएं। ऐसी ऑर्डर की गई सूची में नेविगेट करना आसान होगा।

एक अन्य विकल्प पैकेज में कार्यों को उस स्थान के अनुसार एकत्रित करना है जहां उन्हें किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, सभी खरीद को "सुपरमार्केट" स्थान से लिंक करें, और कार्य कार्यों को "कार्यालय" स्थान से लिंक करें, और इसी तरह। इस तरह, यदि आप खुद को किसी स्टोर के पास पाते हैं, तो आप अपनी टू-डू सूची देख सकते हैं और तुरंत अपनी ज़रूरत की सभी खरीदारी देख सकते हैं।

3. समय को रोकें

तथाकथित समय अवरोधन तकनीक के संयोजन में कार्यों का बैच प्रसंस्करण बहुत अच्छा काम करता है। एक बार जब आप सूची को श्रेणियों में विभाजित कर लेते हैं, तो प्रत्येक श्रेणी के लिए दिन का एक विशिष्ट समय आवंटित करें। और संबंधित ब्लॉक को अपने कैलेंडर में जोड़ें।समय के एक ब्लॉक के दौरान, केवल एक श्रेणी के काम करें और दूसरे को नज़रअंदाज़ करें।

एक अन्य विकल्प लोकप्रिय पोमोडोरो तकनीक को टास्क बैचिंग से जोड़ना है। 25 मिनट के लिए आप एक पैकेज से निर्बाध कार्यों में लगे हुए हैं। फिर 5 मिनट आराम करें। फिर मामलों के दूसरे समूह के साथ चक्र को दोहराएं।

4. अपनी चरम उत्पादकता पर विचार करें

तय करें कि आप दिन के किस समय सबसे अधिक उत्पादक हैं। अधिकांश लोगों के पास आज सुबह होती है, लेकिन रात के उल्लू भी होते हैं जिन्हें अंधेरे में ध्यान केंद्रित करना आसान लगता है। उत्पादकता के अपने शिखर का पता लगाएं और उसके भीतर सर्वोच्च प्राथमिकता वाली श्रेणियों से कार्यों को पूरा करने का प्रयास करें।

5. विकर्षणों को दूर करें

जब आप कार्यों के अगले समूह को करना शुरू करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप किसी आकस्मिक सूचना या फोन कॉल से परेशान नहीं हैं। आप अपने स्मार्टफोन की जांच के लिए एक विशेष समय निकाल सकते हैं। जब आप एक श्रेणी से कार्य निपटा रहे हों, तो बाकी के बारे में न सोचें।

किन कार्यों को समूहीकृत किया जा सकता है

वास्तव में, सामान्य तौर पर, कोई भी। स्कॉट यंग, लेखक, प्रोग्रामर, उद्यमी और बैच प्रोसेसिंग के बड़े प्रशंसक, कुछ उदाहरण देते हैं:

• ईमेल। हाउ टू वर्क 4 आवर्स ए वीक के लेखक टिम फेरिस को कभी-कभी एक घंटे में 300 ईमेल मिलते हैं। और, इतनी मात्रा के बावजूद, वह उन्हें दिन में केवल एक बार जवाब देता है, विशेष रूप से इसके लिए समय निकालता है।
• अध्ययन। बीच में कुछ पढ़ना लगभग बेकार है, क्योंकि आपको वैसे भी ज्यादा याद नहीं रहेगा। जानकारी को सोच-समझकर लेना आपके लिए अधिक सुविधाजनक होगा, और इस बार पढ़ने के लिए बुक करें।
• फोन कॉल। जिन लोगों को आप कॉल करना चाहते हैं उनके नाम और उनके फोन नंबर एक सूची में लिखें। फिर सूची के सभी उम्मीदवारों को एक साथ बुलाएं। सबसे पहले, आप एक बार फिर टेलीफोन पर बातचीत से विचलित नहीं होंगे। दूसरे, आप दिन का वह समय चुन सकेंगे जब लोग कम से कम व्यस्त हों और आपसे बात कर सकें।
• मनोरंजन और मनोरंजन। सभी मनोरंजन - फिल्में, कंप्यूटर गेम, सैर - दिन के अंत तक स्थानांतरित करें। यह आपको जल्द से जल्द काम खत्म करने के लिए प्रेरित करेगा, और आपके लिए यह जानकर आराम करना आसान हो जाएगा कि आज के लिए सब कुछ पहले से ही फिर से किया जा चुका है।
• खरीदारी यात्राएं। घर से निकलने से पहले सभी कार्यों, खरीददारी और कामों को ढेर में इकट्ठा करके एक बार में पूरा कर लें। उदाहरण के लिए, आप एक ही समय में सुपरमार्केट, पोस्ट ऑफिस और ड्राई क्लीनिंग पर जा सकते हैं। न केवल समय बल्कि गैसोलीन भी बचाएं।
• सामाजिक नेटवर्क में पत्राचार। ऑनलाइन चैट करने के लिए शाम को एक घंटा निकालें। और बाकी समय सोशल मीडिया क्लाइंट नोटिफिकेशन को डिसेबल रखें।
• भोजन पकाना। संभावना है, आपके पास हर दिन कुछ पकाने के लिए लगातार पर्याप्त समय नहीं होगा। सौभाग्य से, सभ्यता ने हमें माइक्रोवेव ओवन जैसी एक इकाई के साथ प्रस्तुत किया है। अगले सप्ताह के लिए भोजन तैयार करने के लिए 1-2 दिन अलग रखें, और फिर इसे फिर से गरम करें।
• मरम्मत। अंत में एक साथ हो जाओ और घर के उन सभी छोटे-छोटे कामों को करो जो इतने लंबे समय से पंखों में इंतजार कर रहे हैं। जले हुए प्रकाश बल्बों को बदलें, डोरनॉब और टपकने वाले नल को ठीक करें।
• प्रतिबिंब। क्या आप हर समय सोचते हैं, कुछ योजना बनाने की कोशिश करते हैं, कुछ समस्याओं को हल करते हैं, लेकिन आपके लिए कुछ भी काम नहीं करता है? स्कॉट यंग सख्ती से परिभाषित समय पर करने की सोच जैसी भी सलाह देते हैं। हर हफ्ते 2-3 घंटे की योजना बनाने की आदत डालें कि आप आगे क्या करेंगे और आप कौन से लक्ष्य हासिल करना चाहते हैं।

हां, और उस बात के लिए, कार्यों को बैचना भी एक कार्य है। इसलिए, अपनी सूची की वस्तुओं को कल के लिए वितरित करने के लिए, विशेष रूप से शाम को, एक विशेष समय निर्धारित करें।