कैसे "दिनचर्या" से दूर हो जाएं और अंत में रणनीतिक कार्यों से निपटें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

"मैं नहीं तो कौन?" - एक विशिष्ट विचार जो आपको एक रूटीन में खींचता है। सही तैयारी आपको वास्तव में महत्वपूर्ण चीजों के लिए समय निकालने में मदद करेगी।

संगठन वर्तमान घटना प्रबंधन, या परिचालन प्रबंधन, परियोजना कार्य का एक आवश्यक हिस्सा है। इसमें शामिल है, उदाहरण के लिए, अधीनस्थों के साथ दैनिक बातचीत या आने वाले सभी कार्यों के लिए तत्काल प्रतिक्रिया। लेकिन यह वास्तविक लाभ तभी लाता है जब काम एक सुविचारित और स्वीकृत रणनीति के आधार पर बनाया जाता है, जिसे उद्यम के मालिक को करना चाहिए। अन्यथा, यह एक अंतहीन, अराजक प्रक्रिया है जो सभी संसाधनों का उपभोग करती है।

प्रबंधन गतिविधियों पर किसी भी पाठ्यपुस्तक में, यह लिखा जाता है कि कार्य को ठीक से कैसे व्यवस्थित किया जाए: डिजाइन, कार्यान्वयन, और फिर कंपनी के परिचालन प्रबंधन की प्रणाली को शीर्ष प्रबंधन को सौंपना। लेकिन व्यवहार में, सब कुछ बहुत अधिक जटिल हो जाता है। एक नई प्रबंधन प्रणाली शुरू करने से पहले, आवश्यक शर्तें बनाना महत्वपूर्ण है।

ट्रेन स्टाफ

"दिनचर्या" से दूर होने के लिए, कार्यों को प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए। और ऐसा करें कि लगातार नियंत्रण से विचलित न हों।

कंपनी के फलने-फूलने के लिए और मालिक को रणनीतिक कार्यों में संलग्न होने में सक्षम होने के लिए, टीम में सक्रिय नेता और कर्तव्यनिष्ठ कलाकार होने चाहिए।

कई कर्मचारी टाइपोलॉजी सिस्टम हैं, लेकिन उनमें से सभी, एक तरह से या किसी अन्य, इस तथ्य को उबालते हैं कि प्रेरित और इच्छुक लोगों को कंपनी में काम करना चाहिए। इसलिए, इस स्तर पर, कर्मियों का उच्च-गुणवत्ता वाला मूल्यांकन करना बहुत महत्वपूर्ण है। इस समस्या को हल करने के सर्वोत्तम तरीके वे तरीके हैं जिनमें मुख्य मानदंड प्रदर्शन है, योग्यता नहीं। उदाहरण के लिए, आप "360 डिग्री" पद्धति का उपयोग कर सकते हैं - यह एक कर्मचारी का उसके सहयोगियों, अधीनस्थों, प्रबंधन, ग्राहकों और स्वयं द्वारा मूल्यांकन है।

उन लोगों के साथ क्या करें जो अप्रभावी कर्मचारी साबित हुए हैं? आरंभ करने के लिए, हम उन्हें "ठीक" करने का प्रयास करेंगे, अर्थात उन्हें प्रेरित करने के लिए। यहां आपको उन लोगों की पहचान करने की आवश्यकता है जो उपलब्धियों से प्रेरित हैं: यदि उन्हें पुरस्कार देने का वादा किया जाता है तो वे अधिक मज़ेदार काम करेंगे। लेकिन जो लोग सजा से प्रेरित होते हैं, और जो उत्तेजना के लिए बिल्कुल भी प्रतिक्रिया नहीं करते हैं (यह और भी बुरा है), उन्हें छुटकारा पाने की जरूरत है। इस प्रक्रिया को चरणबद्ध तरीके से करना महत्वपूर्ण है और टीम के लिए स्पष्ट नहीं है। अन्यथा, आपके पास कंपनी को बर्बाद करने का हर मौका है।

बाकी के लिए, आपको स्पष्ट रूप से इस विचार को व्यक्त करने की आवश्यकता है कि आप उनसे क्या उम्मीद करते हैं, या यों कहें कि आप अपना वेतन किस लिए दे रहे हैं। एक कर्मचारी को यह समझना चाहिए कि उसके कार्यों से कंपनी को इतना लाभ होता है, यही वजह है कि उसे इतना वेतन और ऐसा बोनस मिलता है। दूसरे शब्दों में, प्रदर्शन संकेतकों के आधार पर सामग्री प्रेरणा की एक पारदर्शी प्रणाली लागू करें - KPI (मुख्य प्रदर्शन संकेतक)।

वित्त के साथ सौदा

इसलिए टीम को सुलझा लिया गया। आइए किसी भी व्यवसायी के लिए सबसे ज्वलंत विषय पर चलते हैं - कंपनी वित्त।

कभी-कभी, विशेष रूप से तेजी से विकास के दौरान, मालिक और शीर्ष प्रबंधन सबसे महत्वपूर्ण बात भूल जाते हैं - परियोजना का अर्थशास्त्र। पैसा कैसे आता है और कैसे जाता है, यह स्पष्ट रूप से समझने के लिए, आपको कई प्रक्रियाओं को पूरा करने की आवश्यकता है।

• परियोजना की इकाई अर्थशास्त्र की गणना करें - प्रति ग्राहक वस्तुओं या सेवाओं की एक इकाई की लाभप्रदता या हानि। यह आपको यह समझने की अनुमति देगा कि किन उत्पादों को मजबूत करने की आवश्यकता है, और किन उत्पादों को पूरी तरह से छोड़ दिया जाना चाहिए, ताकि व्यवसाय समग्र रूप से लाभदायक बना रहे।
• सबसे सीमांत उत्पाद को पहचानें और बढ़ावा दें। सिद्धांत द्वारा निर्देशित रहें: कमजोर को विकसित करने के लिए मजबूत को मजबूत करना। यदि कोई लाभ नहीं है, तो आपके पास नई दिशाओं के लिए संसाधन नहीं होंगे।
• उपयुक्तता के लिए पेरोल (पेरोल) की जाँच करें।आपको आश्चर्य होगा, लेकिन परियोजना अर्थशास्त्र की सही गणना के साथ, यह पता चल सकता है कि "ढाई उत्खननकर्ता" आपके लिए पर्याप्त होंगे। कभी-कभी, तीन कर्मचारियों को रखने के बजाय, दो कर्मचारियों के बीच कार्यों का एक अतिरिक्त हिस्सा (अतिरिक्त भुगतान के लिए) वितरित करना बेहतर होता है - इससे पेरोल में काफी बचत होगी।

कंपनी के शीर्ष प्रबंधन को बिल्ट-अप प्रक्रियाओं के हस्तांतरण के लिए वातावरण तैयार करने के लिए यह सब किया जाना चाहिए।

प्रक्रियाओं का मानकीकरण

आइए सामरिक क्रियाओं पर चलते हैं। कभी आपने सोचा है कि फास्ट फूड रेस्तरां में कर्मचारी इतने तेज क्यों हैं? क्योंकि उनके पास स्पष्ट रूप से परिभाषित प्रक्रियाएं हैं: वे जानते हैं कि किस क्रम में बर्गर डालना है, रसोई में कैसे घूमना है ताकि किसी सहकर्मी को चोट न पहुंचे, किसी विशेष डिश में कितने ग्राम सॉस मिलाना है। आपकी कंपनी में किसी भी प्रक्रिया के साथ भी ऐसा ही किया जाना चाहिए।

आप एक ही कर्मचारी के साथ शुरुआत कर सकते हैं: नौकरी का विवरण लिखें। बस इंटरनेट से डाउनलोड न करें, बल्कि ठीक वही लिखें जो आपकी कंपनी के किसी विशिष्ट कर्मचारी को करना चाहिए। KPI प्रणाली की गणना भी करें - हम पहले ही इस तकनीक के उपयोग की आवश्यकता के बारे में बात कर चुके हैं। यह सभी कर्मचारियों के लिए स्वीकृत है तो बेहतर है।

बिक्री में, एक सीआरएम (ग्राहक संबंध प्रबंधन) प्रणाली को लागू करना सुनिश्चित करें ताकि एक भी ग्राहक छूट न जाए और मानकों और चेकलिस्ट को दरकिनार कर काम न करें।

सभी प्रक्रियाओं को विनियमित करना आवश्यक है: सरल कार्यों से लेकर जटिल प्रबंधन निर्णयों तक। बेशक, कभी-कभी नियमों को तोड़ा जा सकता है, लेकिन एक स्पष्ट समन्वय प्रणाली के लिए धन्यवाद, आप इस बारे में चिंता नहीं कर सकते कि कंपनी के इस या उस स्तर पर क्या हो रहा है।

स्वचालन लागू करें

मानकीकरण प्रक्रिया के दौरान, आप उन क्षेत्रों की पहचान करेंगे जो स्वचालित हो सकते हैं और होने चाहिए, अर्थात एक ही प्रकार की क्रियाओं को दोहराने की आवश्यकता को समाप्त करें। उदाहरण के लिए, एक आवक अनुरोध प्राप्त होने पर, एक प्रबंधक ग्राहक डेटा को CRM सिस्टम में दर्ज करता है, फिर ग्राहक सेवा विशेषज्ञ की जानकारी को Excel में कॉपी करता है, और मार्केटिंग के लिए जानकारी को Google पत्रक में स्थानांतरित करता है। इन सभी जोड़तोड़ से बचा जा सकता है और इस तरह कर्मचारियों की दक्षता और समग्र रूप से उत्पादन प्रक्रिया में काफी वृद्धि होती है।

आपको आश्चर्य होगा कि यदि आप मानक गणना के लिए प्रबंधक के श्रम का उपयोग नहीं करते हैं, लेकिन एक स्मार्ट परिचालन समाधान पर एक बार खर्च करते हैं तो आप कितना समय और प्रयास बचा सकते हैं। ऐसी प्रणालियाँ अब बिक्री में CRM के लिए, और लेखा कार्यों के लिए, और यहाँ तक कि भर्ती के लिए भी मौजूद हैं।

आप जो कुछ भी कर सकते हैं उसे स्वचालित करें। तो आप मानवीय कारकों के कारण अंतहीन गलतियों से बचेंगे, प्रक्रियाओं का अनुकूलन करेंगे और संभवतः, मजदूरी पर बचत करेंगे।

परिचालन प्रबंधन स्थापित करें

तो, आप प्रेरित कर्मचारियों से घिरे हुए हैं जो जानते हैं कि एक अच्छा परिणाम प्राप्त करने के लिए उन्हें क्या करने की आवश्यकता है। आपके पास एक स्पष्ट वित्तीय मॉडल है, और आपको इस बात का अंदाजा है कि मुनाफे को लगातार बढ़ाने के लिए कहां जाना है। कंपनी के भीतर प्रक्रियाएं मानकीकृत और स्वचालित हैं।

अब आपको परिचालन नियंत्रण सौंपने की जरूरत है। महत्वपूर्ण: प्रक्रियाओं को किसी एक व्यक्ति से न जोड़ें, ताकि आप स्वयं को ऐसी स्थिति में न रखें जहां आपका व्यवसाय पूरी तरह से किराए के प्रबंधक पर निर्भर हो। अपने आप से परिचालन प्रबंधन को हटाकर, एक और पोल न बनाएं, लेकिन कार्यों को कई अलग-अलग क्षेत्रों में विभाजित करने का प्रयास करें: उदाहरण के लिए, सभी मौद्रिक मुद्दों को वित्तीय विभाग को सौंपें, और ग्राहकों के साथ काम करें - सेवा विभाग को।

अब आप मन की शांति के साथ रणनीतिक प्रबंधन में संलग्न हो सकते हैं। लेकिन तिमाही में कम से कम एक बार यह जांचना सुनिश्चित करें कि क्या परियोजना प्रबंधन का सामरिक हिस्सा उस रणनीति से मेल खाता है जिसे आप लागू कर रहे हैं। आखिरकार, उचित नियंत्रण कंपनी के स्थिर और दीर्घकालिक कार्य की कुंजी है।