कार्यालय में 7 सबसे विचलित करने वाली चीजें और उनसे कैसे निपटें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

हम अपनी उत्पादकता बढ़ाते हैं और सीखते हैं कि काम पर कुशलतापूर्वक समय का उपयोग कैसे किया जाए।

दुखद लेकिन सत्य: औसतन, लोग दिन में 4 घंटे विलंब करते हैं। काम पर बैठे, वास्तव में, हम इन्फोग्राफिक का उपयोग करते हैं: आप अपने कार्यदिवस का कितना वास्तविक रूप से काम करते हैं? महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा करने के लिए केवल 60% (या उससे भी कम) समय, और बाकी बकवास कर रहे हैं।

2008 में, डॉ. जॉन टेलर ने "क्रोनोफैगस" (अर्थात "समय खाने वाला") शब्द गढ़ा। और अपने वर्कफ़्लो को नियंत्रित करने के लिए, आपको दुश्मन को दृष्टि से जानना होगा।

कार्यालय में विकर्षण

1. ईमेल

औसत कार्यालय कार्यकर्ता एक दिन में 88 ईमेल प्राप्त करता है और उस समय के दौरान लगभग 15 बार ईमेल चेक करने का तरीका आपको कम उत्पादक मेल बना रहा है। ईमेल अकाउंट चेक करना एक तरह की रस्म है जिससे ज्यादातर लोग अपने काम की शुरुआत हर सुबह करते हैं।

लेकिन हकीकत में यह सरासर ढिलाई है। जैसे-जैसे हम पत्रों के भंडार खोदते हैं, हमें ऐसा लगता है कि हम कुछ उपयोगी कर रहे हैं, लेकिन सच्चाई यह है कि यह हमें केवल महत्वपूर्ण कार्यों से ही विचलित करता है।

2. सामाजिक नेटवर्क

हम सभी को अपने ऑफिस में काम करने के लिए इंटरनेट की जरूरत होती है। हालांकि, कर्मचारियों को व्यक्तिगत उपयोग के लिए भी वेब का उपयोग करने के लिए कार्यस्थल के विकर्षण की स्थिति पसंद है। उदाहरण के लिए, सोशल नेटवर्क पर घूमने के लिए।

CNBC.com द्वारा सर्वेक्षण किए गए 28% नियोक्ताओं ने कहा कि उन्होंने अपने कर्मचारियों को काम के घंटों के दौरान सोशल मीडिया और ऑनलाइन खरीदारी का दुरुपयोग करने के लिए निकाल दिया। इसलिए ऑनलाइन मनोरंजन न केवल आपका ध्यान भटकाता है, बल्कि आपकी नौकरी से हाथ धो भी सकता है।

3. कॉफी ब्रेक

क्या आप कार्य दिवस के बीच में सहकर्मियों के साथ कॉफी पीना पसंद करते हैं? मै शर्त लगा लूँ आप करतें है। कॉफी ब्रेक आपको अपने आस-पास के लोगों से जुड़ने में मदद कर सकते हैं, और आम तौर पर केवल सुखद होते हैं।

औसत कर्मचारी खर्च करता है क्या काम पर चाय का ब्रेक उत्पादकता के लिए अच्छा है? चाय या कॉफी बनाने और पीने के लिए दिन में 24 मिनट। इसमें अन्य कर्मचारियों के साथ अनिवार्य बातचीत जोड़ें, जिसके बिना कोई भी चाय पूरी नहीं होती। समय की भयानक बर्बादी।

4. बैठकें और बैठकें

एक कार्यालय में काम करते हुए, आप निश्चित रूप से लगातार सभी प्रकार की बैठकों और वार्ताओं में भाग लेंगे और कई चर्चाओं में भाग लेंगे। जबकि इस तरह के हस्तक्षेप आवश्यक हैं, वे अक्सर भयावह रूप से अप्रभावी होते हैं।

आप काम पर बहुत समय बर्बाद करते हैं, यह साबित कर दिया है कि लोग हर महीने लगभग 31 घंटे मीटिंग्स और मीटिंग्स में बिताते हैं। जरा सोचिए कि आप इस दौरान कितना उपयोगी कर सकते हैं।

5. सहकर्मी

दूरस्थ कार्य में इसकी कमियां हैं, लेकिन यहां एक निश्चित प्लस है - मौन और एकांत। ऑफिस में आप इस विलासिता से वंचित हैं। आपके आस-पास के सहकर्मी सबसे बड़े विकर्षणों में से एक हैं, खासकर इसलिए कि आप उन्हें प्रभावित नहीं कर सकते।

आपके सहकर्मी अपनी अंतहीन बातचीत, तेज संगीत, फोन पर चैटिंग, या कार्यालय की आपूर्ति को चबाने जैसी गंदी आदतों से परेशान हो सकते हैं। वे काम के बीच में आपका ध्यान भटकाना भी पसंद करते हैं। हम यहां किस तरह के प्रवाह की बात कर सकते हैं?

6. शोर

पर्यावरणीय शोर का स्तर हमारी उत्पादकता को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करता है। और कार्यालय उनके स्रोतों से भरा हुआ है: उपकरण जो तेज सिग्नल उत्सर्जित करते हैं, खिड़कियों से सड़क की आवाज और बातूनी सहयोगी। यूएस नेशनल इंस्टीट्यूट फॉर ऑक्यूपेशनल सेफ्टी एंड हेल्थ के अनुसार, कार्यस्थल में शोर तनाव के स्तर को बढ़ा सकता है और चिंता का कारण बन सकता है।

7. भूख

पोषण न केवल आपके शारीरिक बल्कि आपके मानसिक स्वास्थ्य को भी प्रभावित करता है। इसलिए आपको कार्यस्थल पर खुद को भूखा नहीं रखना चाहिए। आप सोच सकते हैं कि लंच के लिए ब्रेक लेना कीमती समय बर्बाद कर रहा है, लेकिन आप ऐसा नहीं कर रहे हैं। भूख आपकी ध्यान केंद्रित करने और ध्यान केंद्रित करने की क्षमता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती है, जिससे आपकी उत्पादकता कम हो जाती है।

इनसे निपटने के तरीके

1. अपने कार्यस्थल को व्यवस्थित करें

डेस्कटॉप अव्यवस्था तनाव का कारण बन सकती है और आपकी उत्पादकता में बाधा उत्पन्न कर सकती है।इसलिए, अपने आप को स्वीकार्य काम करने की स्थिति प्रदान करने का प्रयास करें।

कार्यालय के कर्मचारी हर दिन बड़ी संख्या में फाइलें बनाते हैं: नोट्स, रिपोर्ट, प्रस्तुतियां - इस सारी अराजकता में खो जाना आसान है। यह सब एक सिस्टम में व्यवस्थित करें: डेटा को व्यवस्थित करने में थोड़ा समय व्यतीत करें, लेकिन फिर आपको इसके माध्यम से तुरंत निर्देशित किया जाएगा। उत्पादकता गुरु डेविड एलन, उदाहरण के लिए, कागजी कार्रवाई को साफ करने के लिए अपनी जीटीडी प्रणाली की सिफारिश करते हैं। लेकिन आप अपना खुद का विकास कर सकते हैं - मुख्य बात यह है कि यह आपके लिए सुविधाजनक है।

2. साउंडप्रूफिंग का ध्यान रखें

फोन पर महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा करने वाले कर्मचारी सहकर्मियों को बहुत परेशान कर सकते हैं, भले ही वे बहुत ही शांत तरीके से बोलते हों। इसलिए, यदि आप अपने स्वयं के कार्यालय के मालिक हैं, तो कार्यस्थल में स्वीकार्य ध्वनिरोधी प्रदान करें, और आपके अधीनस्थों की दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि होगी। आप फोन पर बात करने के लिए कमरे में एक खास अलग जगह भी बना सकते हैं।

यदि आप एक साधारण कर्मचारी हैं, तो कम से कम अपने आस-पास के शोर से स्वयं को बचाने के लिए हेडफ़ोन या इयरप्लग ख़रीदें। और अपने सहयोगियों को छोड़ दें: जब आप कॉल का जवाब दें तो कार्यालय छोड़ दें।

3. अपना मेल कम बार जांचें

अपना ईमेल दिन में दो या तीन बार जांचें, अब और नहीं। पॉप-अप नोटिफिकेशन सेट करें ताकि काम करते समय वे आपको विचलित न करें। शोधकर्ताओं ने पाया कि ईमेल को कम बार चेक करने से यह तनाव कम होता है कि जो लोग अपने ईमेल को कम बार चेक करते हैं वे कम तनावग्रस्त होते हैं।

4. वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का संचालन करें

जबकि कार्यालय कर्मचारियों के करियरबिल्डर संसाधन द्वारा सर्वेक्षण किए गए कार्यालय उत्पादकता के बारे में 7 पागल आंकड़ों में से 23% सम्मेलनों को समय की बर्बादी मानते हैं, फिर भी काम के क्षणों की संयुक्त चर्चा के बिना करना असंभव है। बिना विचलित हुए सहकर्मियों के संपर्क में रहने के लिए वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग करें। यह किसी कार्यालय में आम सभाओं की तुलना में बहुत बेहतर है, जहां आपको जाना है, सब कुछ छोड़कर, बाकी की प्रतीक्षा करें।

हाईफाइव में आपके कॉन्फ़्रेंस कॉल्स (इन्फ़ोग्राफ़िक) अध्ययन के दौरान वास्तव में क्या होता है, 94% उत्तरदाताओं ने कहा कि वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के साथ पारंपरिक मीटिंग्स को बदलने से उन्हें उत्पादकता बढ़ाने में मदद मिलती है। ऐसी बैठकों के दौरान, लोग कम ऊब जाते हैं और अधिक केंद्रित रहते हैं, और संचार के इस प्रारूप में बहुत कम समय लगता है। सहकर्मियों से मिलने के लिए आपको अपनी सीट छोड़ने की आवश्यकता नहीं है, और साथ ही आप काम करना जारी रख सकते हैं।

5. ट्रैक करें कि आप अपना समय कहां बिता रहे हैं

अक्सर, जब हम एक विशिष्ट कार्यालय कार्य करते हैं, तो हम उस पर अधिक संसाधन खर्च करते हैं, जिसके वह हकदार होते हैं। अधिक उत्पादक होने के लिए समय ट्रैकिंग ऐप्स का उपयोग करें। यह आपको बताएगा कि आप कब बकवास कर रहे हैं और कब उपयोगी चीजें कर रहे हैं। इसे नियंत्रित करने में आपकी सहायता के लिए कई निःशुल्क टूल उपलब्ध हैं।

6. हर 25 मिनट में रुकें

आपको पहनने के लिए काम नहीं करना चाहिए: यह लंबे समय में लाभहीन है। अधिक काम करने से आपकी सतर्कता और ध्यान केंद्रित करने की क्षमता कम हो जाती है। काम से आराम करने के लिए ब्रेक लें, लेकिन ब्रेक नियंत्रित हैं - अन्यथा आप बहुमूल्य समय खोने का जोखिम उठाते हैं।

कब ब्रेक लेना है, यह तय करने के लिए पोमोडोरो तकनीक का उपयोग करें। यह तरीका हर 25 मिनट के कठिन काम के बाद पांच मिनट का ब्रेक लेने की सलाह देता है। इस तरह आप अपने समय का कुशलतापूर्वक उपयोग कर पाएंगे और अधिक काम कर पाएंगे। आप टाइमर का उपयोग यह याद रखने में मदद के लिए कर सकते हैं कि कब आराम करना है और कब काम करना है।