2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57
TED कर्मचारी माइकल मैकवाटर्स ने अपने इनबॉक्स को साफ रखने के लिए अपने ब्लॉग पर 10 टिप्स साझा किए।
कौन, यदि टेड संपादक और प्रबंधक नहीं हैं, तो क्या आप भीड़भाड़ वाले मेल से निपटने के तरीकों के बारे में बात कर सकते हैं। उनके अनुसार, कंपनी को हर दिन सैकड़ों पत्र आते हैं, और कुछ कर्मचारियों के लिए आने वाले ईमेल का काउंटर पहले ही एक हजार से अधिक हो चुका है।
माइकल मैकवाटर्स, टेड यूएक्स आर्किटेक्ट, इस समस्या के 10 समाधान प्रस्तुत करता है।
आपके पास अभी जितना समय है, उससे अधिक समय आपके पास भविष्य में नहीं होगा।
माइकल ने देखा कि बहुत से लोग डाक को बाद के लिए स्थगित कर देते हैं क्योंकि उनका मानना है कि भविष्य में किसी समय ऐसा करने के लिए उनके पास अधिक समय होगा। नहीं होगा। आपके रोजगार का स्तर अगले सप्ताह, महीने, वर्ष में बने रहने की संभावना है। आप इससे खुश भी हो सकते हैं। लेकिन मेल के लिए उतना ही समय होगा। इसलिए अभी से उसके साथ काम करना शुरू कर दें।
खरोंच से शुरू करने का प्रयास करें
इसे करने के दो तरीके हैं:
- कुछ समय लें और अपने मेल को कई चरणों में साफ़ करने के लिए जाएं। आपके पास कितने ईमेल हैं, इस पर निर्भर करते हुए, उन्हें साफ़ करने में आपको दस पास तक का समय लगेगा। अगर यह मुश्किल है, तो काम को 15 मिनट के कई हिस्सों में तोड़ दें।
- किसी चीज को प्राप्त करने का बहुत प्रयास करना। तीन या चार घंटे अलग रखें और अपने इनबॉक्स को स्वच्छता और व्यवस्था का आदर्श बनाएं।
हर दिन कुछ समय निकालें।
माइकल के लिए, यह योजना का सबसे कठिन हिस्सा है। आपको हर दिन कई बार अपने मेल के साथ काम करना होगा। वह हर चार घंटे में 15 मिनट अलग रखने और केवल अपने इनबॉक्स पर ध्यान केंद्रित करने की सलाह देते हैं।
यदि पत्र बहुत महत्वपूर्ण नहीं है - हटाएं
प्रत्येक कम या ज्यादा महत्वपूर्ण पत्र को बाद में निपटने के लिए एक अलग फ़ोल्डर में भेजने का प्रलोभन होता है। लेकिन अगर पत्र अभी आपके ध्यान के योग्य नहीं है, तो उसे हटा दें।
हर अनावश्यक मेलिंग से सदस्यता समाप्त करें
मैं अक्सर उन मेलिंग से ईमेल हटाकर पाप करता हूं जो मेरे लिए दिलचस्प नहीं हैं। माइकल अधिक स्पष्ट है:
यदि समाचार पत्र आपके लिए दिलचस्प नहीं है, तो न केवल पत्र को हटा दें, बल्कि उससे सदस्यता समाप्त भी करें।
प्रत्येक अक्षर के नीचे "अनसब्सक्राइब" या अनसब्सक्राइब बटन होता है। निर्देशानुसार इसका उपयोग करें। और जितनी बार बेहतर होगा। आप Unroll.me सेवा का भी उपयोग कर सकते हैं, जिसके बारे में हमने यहां बात की थी। यह आपको अनावश्यक मेलिंग से स्वतः ही अनसब्सक्राइब कर देगा।
अगर संदेश अभी भी आपके इनबॉक्स में है, तो इसे पढ़ें
यदि पत्र सत्यापित किया गया था, और आपने सदस्यता समाप्त नहीं की और इसे तुरंत नहीं हटाया, तो इसे पढ़ें। अगर यह छोटा है, तो इसे सीधे पढ़ें। यदि यह लंबा है, तो पहले बनाए गए रीड फ़ोल्डर में ईमेल भेजें और जब आपके पास अधिक खाली समय हो तो उस पर वापस आएं। माइकल का मानना है कि यदि आप स्वयं के प्रति ईमानदार हैं, तो सभी अक्षरों का न्यूनतम प्रतिशत इस फ़ोल्डर में आ जाएगा।
छोटे ईमेल का तुरंत जवाब देना बेहतर है।
यदि आपके द्वारा भेजे गए ईमेल के लिए त्वरित प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो कृपया उत्तर दें … तुरंत। प्रतिक्षा ना करें। अपना उत्तर भेजने के बाद, ईमेल को हटा दें। यदि पत्र में किसी अन्य प्राप्तकर्ता को भेजी गई एक प्रति है, और उसे आपका उत्तर जानने की आवश्यकता नहीं है, तो इसे प्राप्तकर्ताओं से हटा दें।
सहकर्मियों को ईमेल अग्रेषित करें यदि वे अधिक सक्षमता से जवाब दे सकते हैं
ईमेल को थोड़े से स्पष्टीकरण के साथ पुनर्निर्देशित करें और इसे अपने इनबॉक्स से हटा दें।
छँटाई में व्यस्त हो जाएँ
कोई भी मेल सेवा उपयोगकर्ताओं को फ़ोल्डर बनाने की क्षमता देती है। यह भीड़भाड़ वाले मेल से निपटने का सबसे अच्छा साधन है। मैंने काम, फोटो, अध्ययन और अन्य चीजों के लिए एक फ़ोल्डर बनाया। माइकल ने "प्रोजेक्ट्स", "अदर", "रिप्लाई लेटर" फोल्डर बनाने का सुझाव दिया। मुख्य बात यह है कि आप सहज महसूस करते हैं।
सही आवेदन चुनें
मेरे लिए मेलबॉक्स एक ऐसा एप्लिकेशन बन गया है। माइकल ने भी उसे चुना। लेकिन कई विकल्प हैं। आप "मेल" शब्द और उस OS का नाम दर्ज कर सकते हैं जिसके लिए आप Lifehacker की खोज में क्लाइंट की तलाश कर रहे हैं। मैं वादा करता हूं कि आपको कुछ उपयुक्त मिलेगा।
परिणाम
यदि आप लेख नहीं पढ़ पाए (हमें क्यों बताएं), तो यहां सभी चरणों की एक छोटी सूची दी गई है:
- कुछ राउंड में अपने इनबॉक्स को अलग करें।
- यह तय करें कि पत्र आते ही उसका क्या करना है।
- अपने मेल को समय-समय पर साफ करते रहें।
- अनावश्यक मेलिंग से सदस्यता समाप्त करें।
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