काम पर आपके लिए एक चेकलिस्ट क्यों जरूरी है

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

एक चेकलिस्ट आपके वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने के लिए एक बहुत पुराने जमाने के तरीके की तरह लगती है, क्योंकि वहाँ बहुत सारी आधुनिक तकनीकें हैं। लेकिन हम एक वैज्ञानिक प्रयोग, पीएचडी की राय और समूह के गायक वैन हेलन के अनुभव को तर्क के रूप में उपयोग करके आपको समझाने के लिए तैयार हैं।

आधुनिक दुनिया में, हमें सूचना तक अभूतपूर्व पहुंच प्रदान की जाती है। हम केवल सही खोज शब्द पूछकर या ऑनलाइन विश्वकोश खोलकर बहुत कुछ सीख सकते हैं। फिर भी, सूचनाओं की इस हड़बड़ी के साथ, हमें बहुत सारी कठिनाइयाँ भी आती हैं।

हम पहले से कहीं अधिक अब जानते हैं, लेकिन सिद्धांत को व्यवहार में बदलने, इसे मूल्य और उपयोगिता देने में एक समस्या है।

कई मायनों में, सूचना युग ने हमें बहुत कम व्यावहारिक और बुद्धिमान बना दिया है। हम बहुत कुछ जानते हैं, लेकिन हम आसानी से एकाग्रता खो देते हैं, हम मुख्य बात से विचलित हो जाते हैं, हम ध्यान को फैलने देते हैं। इसके अलावा, हम आसानी से मूल बातें, आवश्यक पृष्ठभूमि की जानकारी खो देते हैं, और अपनी क्षमता की भावना के साथ गलतियाँ करते हैं।

सर्जन और सार्वजनिक स्वास्थ्य शोधकर्ता अतुल गावंडे, एमडी के अनुसार, लोगों को अपने ज्ञान का अधिकतम लाभ उठाना चाहिए।

अतुल गावंडे अमेरिकी सर्जन, पत्रकार, लेखक

हम अज्ञानता के कारण विफलताओं को क्षमा कर सकते हैं। यदि किसी व्यक्ति को यह नहीं पता था कि किसी स्थिति में क्या करना है, तो हमें खुशी है कि उसने समस्या को हल करने के लिए हर संभव प्रयास किया। लेकिन अगर वह जानता था कि कैसे आगे बढ़ना है, लेकिन इस जानकारी को सही तरीके से लागू नहीं किया, तो पागल नहीं होना मुश्किल है।

इस दृढ़ विश्वास के कारण की गई गलतियाँ कि "मुझे सबसे अच्छा पता है कि क्या करना है" अक्सर सबसे दर्दनाक होता है। आपने अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास नहीं किया और असफल रहे, लेकिन जानबूझकर अति आत्मविश्वास की अगुवाई की और असफल रहे। अतुल गावंडे का मानना है कि यह ठीक उसी तरह है जैसे किसी अनुभवी सर्जन द्वारा की गई एक साधारण सी गलती से मरीज की मौत हो जाती है।

हम सूचना के इस महासागर से कैसे निपटते हैं? ज्ञान का सर्वोत्तम उपयोग कैसे करें और चमत्कारों के लिए जगह कैसे छोड़ें? डॉ. गावंडे के अनुसार, आप एक चेकलिस्ट का उपयोग करके अपनी शक्ति और क्षमता को महसूस कर सकते हैं।

डॉ. गावंडे ने शल्यचिकित्सा के दौरान रोगियों के संक्रमण के मामलों की संख्या पर सर्जनों पर, या यों कहें कि जाँच सूची के प्रभाव का ध्यानपूर्वक अध्ययन किया। इस तथ्य के बावजूद कि प्रयोग में सम्मानित और सक्षम सर्जन शामिल थे, उन सभी को, किसी न किसी तरह से, ऑपरेशन के दौरान गलती करने का जोखिम था।

सर्जनों को प्रस्तुत की गई चेकलिस्ट छोटी और सरल थी। इसे पढ़ें:

अपने हाथ साबुन और पानी से धोएं।
रोगी की त्वचा को एंटीसेप्टिक से पोंछें।
रोगी के शरीर पर रोगाणुहीन ड्रेसिंग रखें।
एक टोपी, मुखौटा, बाँझ गाउन और दस्ताने पहनें।

मेडिकल छात्र इन चरणों को दिल से सीखते हैं, वे स्पष्ट, सरल और आवश्यक हैं। लेकिन एक व्यक्ति एक मशीन नहीं है, और वह एक क्रिया के बारे में भूल सकता है। एक कदम छोड़ने से संक्रमण हो सकता है, जिसका अर्थ है अतिरिक्त उपचार, वित्तीय लागत और, सबसे खराब स्थिति में, रोगी की मृत्यु।

हैरानी की बात यह है कि जैसे ही यह चेकलिस्ट डॉक्टरों की आंखों के सामने आई, वे कम गलतियां करने लगे। संक्रमितों की संख्या में 66 फीसदी की कमी आई है। इसने बहुत सारा पैसा बचाया, लेकिन इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि इसने एक हजार से अधिक लोगों की जान बचाई।

बेशक, विचारों की संरचना, कार्यों को सुव्यवस्थित करने और आवश्यक जानकारी को याद रखने के तरीके के रूप में एक चेकलिस्ट न केवल डॉक्टरों के लिए, बल्कि हम में से प्रत्येक के लिए भी उपयोगी है।

कुछ भी न भूलने के लिए चेकलिस्ट लिखना आपको आपत्तिजनक लग सकता है। आखिरकार, आप काफी स्मार्ट हैं और अपनी याददाश्त पर भरोसा कर सकते हैं।लेकिन एक चेकलिस्ट का मुख्य लक्ष्य अनुशासन है जो आपको इच्छित पथ का अनुसरण करने और गलतियों से बचने में मदद करेगा।

चेकलिस्ट क्यों बनाएं

चेकलिस्ट आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि आप बुनियादी और सरल जानकारी को न भूलें। डॉ. गावंडे का मानना है कि चेकलिस्ट एक प्रकार का "संज्ञानात्मक नेटवर्क" बनाता है जो हमें हमारी अपनी कमियों - स्मृति और ध्यान की सीमाओं से बचाता है। चेकलिस्ट यह सुनिश्चित करती है कि थकान या आलस्य आने पर आप सामान्य सत्य को न भूलें।
चेकलिस्ट आपके दिमाग को मुक्त करती है, इसे वास्तव में कठिन कार्यों पर काम करने का मौका देती है। एक बार जब आप साधारण और तुच्छ चीजों के बारे में चिंता करना बंद कर देते हैं, तो आपको कठिन विकल्पों पर ध्यान केंद्रित करने का मौका मिलता है। यह उन मामलों में विशेष रूप से अच्छी तरह से काम करता है जहां अप्रत्याशित या अनियोजित स्थितियां लगातार उत्पन्न होती हैं और खुद को नियंत्रित करना मुश्किल होता है।
चेकलिस्ट अनुशासित होने में मदद करती है। यह महत्वपूर्ण है जब यह नियमित कार्यों की बात आती है। जब हमें दिन-प्रतिदिन कुछ करने की आदत हो जाती है, तो हम आसानी से उत्साह और ध्यान खो देते हैं, गलतियाँ और गलतियाँ करते हैं। यदि आप अपने कार्यस्थल में बहुत सहज महसूस करते हैं, आप आराम करते हैं और आपका ध्यान विचलित होता है, तो चेकलिस्ट आपको हर मिनट सतर्क रहने में मदद करेगी।
चेकलिस्ट समय बचाता है। अब आपको अपने हर कदम के बारे में सोचने की जरूरत नहीं है: आपने पहले ही सब कुछ एक कागज के टुकड़े पर वर्णित कर दिया है। यदि अभी निर्णय लेने की आवश्यकता है, तो समय सबसे मूल्यवान संसाधन है। एक चेकलिस्ट आपको कीमती सेकंड जीतने में मदद करेगी।

हां, चेकलिस्ट आपके कार्यप्रवाह को नियंत्रित करने का सबसे मौलिक तरीका नहीं है। लेकिन साथ ही, यह सरल उपकरण उन लोगों के लिए अविश्वसनीय रूप से मूल्यवान साबित होता है जो त्रुटियों को कम करना चाहते हैं और अपने काम की गुणवत्ता में सुधार करना चाहते हैं।

एक प्रभावी चेकलिस्ट कैसे बनाएं

अच्छी चेकलिस्ट और खराब चेकलिस्ट हैं। तो आप एक चेकलिस्ट कैसे बनाते हैं जो आपको आरंभ करने में मदद करेगी?

साधारण चीजों पर ही ध्यान दें। एक अच्छी चेकलिस्ट का उद्देश्य आवश्यक जानकारी देना है। कोई विवरण नहीं। चेकलिस्ट कोई गाइड नहीं है, आपके वर्कफ़्लो का भ्रमण नहीं है। यह एक डायग्राम है जो आपको सबसे महत्वपूर्ण चीजों को याद रखने में मदद करता है। एक अच्छी चेकलिस्ट में पांच से दस अंक होने चाहिए।
चेकलिस्ट सरल और व्यावहारिक होनी चाहिए। स्पष्ट शब्दों का प्रयोग करें जो कार्य का सटीक वर्णन करते हैं। यदि आपको यह याद रखने के लिए अतिरिक्त समय चाहिए कि प्रत्येक आइटम का क्या अर्थ है, तो आपकी चेकलिस्ट खराब है।
तय करें कि कब रुकना है। आप अपनी चेकलिस्ट का उपयोग कब करेंगे? आप अगले आइटम पर कब आगे बढ़ेंगे? आप कैसे जांचते हैं कि आइटम पूरा हो गया है? एक समय चुनें जब आप चेकलिस्ट पर जाएं और सुनिश्चित करें कि सब कुछ हो गया है और आप अगले कार्य पर जा सकते हैं।
अपनी चेकलिस्ट के प्रकार को परिभाषित करें। उदाहरण के लिए, यदि यह एक नुस्खा है, तो आप प्रत्येक चरण को पढ़ेंगे और निर्देशों का पालन करेंगे। यह एक रीड-डू प्रकार है। और यदि आपकी चेकलिस्ट में आज के कार्य असाइनमेंट हैं और आप उसमें से पूर्ण किए गए कार्यों को काट देते हैं, तो यह "बनाया - पुष्टि" प्रकार है। यह कदम आपकी चेकलिस्ट के साथ आपके काम को सुव्यवस्थित करने और खुद को बेहतर तरीके से नियंत्रित करने में मदद करेगा।
अपनी चेकलिस्ट को संशोधित और अद्यतन करने के लिए तैयार रहें। इसे बेझिझक संशोधित करें और नए कार्य या संपादन करें। अपनी चेकलिस्ट को वास्तव में प्रभावी बनाने के लिए आपको प्रयोग करने की आवश्यकता है।

अंतिम चरण विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। आपकी सूची पत्थर में सेट नहीं है, यह बदलती परिस्थितियों के प्रति ग्रहणशील है।

कोई ब्राउन एम एंड एम नहीं

वैन हेलन के प्रमुख गायक डेविड ली रोथ की एक जिज्ञासु आदत है। घुमाव सवार पर्याप्त दिखता है: यह उपकरण के लिए तकनीकी आवश्यकताओं को सूचीबद्ध करता है। लेकिन एक बिंदु नियमित रूप से कॉन्सर्ट हॉल, स्टेडियम और संगीत क्लबों के कर्मचारियों को झटका देता है: सूची के बीच में कहीं एक एम एंड एम का कटोरा है, जिसमें एक भी ब्राउन कैंडी नहीं होनी चाहिए।

ये सवार चेकलिस्ट की तरह काम करते हैं: संगीतकार की मांगों को पूरा करते हुए कर्मचारी बिंदु से बिंदु पर जाते हैं।जब डेविड ली रोथ नौकरी स्वीकार करते हैं, तो उन्हें मुख्य रूप से कैंडी के कटोरे में दिलचस्पी होती है। क्या आप अनुमान लगा सकते हैं क्यों?

सभी भूरे रंग के एम एंड एम की पागल ध्वनियों को हटाने के लिए कहते हुए, डेविड ली रोथ इसे समझा सकते हैं। अगर स्टेडियम के कर्मचारी ब्राउन कैंडी को कटोरे में छोड़ देते हैं, तो इसका मतलब है कि वे राइडर पर ध्यान नहीं दे रहे हैं। जब डेविड इस तरह के एक ड्रेजे के सामने आता है, तो वह बाकी सब चीजों की जांच करने जाता है: क्या उपकरण अच्छी तरह से जुड़े हुए हैं, क्या उपकरण सही तरीके से सेट हैं, क्या परिसर और उपकरणों के लिए उनकी आवश्यकताओं को ध्यान में रखा गया है। और अगर कोई ब्राउन कैंडी नहीं है और साइट के कार्यकर्ता ऐसी अजीब इच्छा का भी सम्मान करते हैं, तो संगीतकार सुनिश्चित हो सकता है: बाकी सब कुछ भी किया गया था।