Google डॉक्स को कैसे साफ़ करें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

हम अंतहीन "नए फ़ोल्डर्स" रेक करते हैं और समझ से बाहर नामों वाले दस्तावेज़ों से छुटकारा पाते हैं।

यदि आप Google डॉक्स, या Google डॉक्स के साथ बहुत काम करते हैं, तो आपको शायद इस समस्या का सामना करना पड़ा कि बहुत सारी फाइलें हैं, और सेवा का मुख्य पृष्ठ एक अव्यवस्थित अटारी में बदल जाता है। Lifehacker बताता है कि आप अराजकता से कैसे व्यवस्था बना सकते हैं।

अंतर्निहित सॉर्टिंग टूल का उपयोग करें

Google डॉक्स में कई अंतर्निहित सॉर्टिंग टूल हैं जो आपकी इच्छित फ़ाइलों को शीघ्रता से ढूंढने में आपकी सहायता करते हैं। ऐसा करने के लिए, मुख्य स्क्रीन के ऊपरी दाहिने हिस्से में प्रतीकों में से किसी एक पर क्लिक करके उचित विकल्प का चयन करें।

1. प्रदर्शन प्रारूप द्वारा

सेवा आपको फ़ाइलों को प्रदर्शित करने के पसंदीदा तरीके को अनुकूलित करने की अनुमति देती है: एक सूची या एक ग्रिड। ऐसा करने के लिए, बस संबंधित आइकन पर क्लिक करें।

2. तिथि या शीर्षक के अनुसार

आप दस्तावेज़ों को उनके देखे जाने की तिथि, आपके या सभी उपयोगकर्ताओं द्वारा किए गए परिवर्तनों की तिथि और शीर्षक के आधार पर आसानी से सॉर्ट कर सकते हैं।

3. मालिक द्वारा

Google डॉक्स कई उपयोगकर्ताओं को एक साथ दस्तावेज़ों पर काम करने की अनुमति देता है, यही वजह है कि यह सेवा इतनी सुविधाजनक है। यदि आप न केवल दस्तावेज़ बना रहे हैं, बल्कि अजनबियों के साथ भी काम कर रहे हैं या सामूहिक रूप से काम कर रहे हैं, तो दस्तावेज़ के स्वामी (निर्माता) द्वारा छाँटने से आपको मदद मिलेगी। इसका उपयोग करने के लिए, बस मुख्य स्क्रीन पर उपयुक्त आइटम पर क्लिक करें और उपयुक्त विकल्प का चयन करें।

4. जहां संभव हो पहुंच

अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा बनाई गई और आपके लिए उपलब्ध सभी फाइलों को देखने के लिए, मुख्य स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में फ़ोल्डर आइकन पर क्लिक करें और "उपलब्ध" चुनें।

Google डिस्क पर व्यवस्थित हो जाएं

Google डॉक्स (साथ ही शीट और स्लाइड) की सभी फ़ाइलें Google डिस्क पर उपलब्ध हैं। इसलिए, काफी हद तक, डिस्क में ऑर्डर दस्तावेजों में ऑर्डर की शर्त है। यहाँ आप अराजकता से निपटने के लिए क्या कर सकते हैं।

1. दस्तावेज़ों को फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध करें

आप गूगल ड्राइव पर आसानी से फोल्डर बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको बड़े बटन "बनाएँ" पर क्लिक करना होगा और आइटम "फ़ोल्डर" का चयन करना होगा।

अपनी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को स्पष्ट और विशिष्ट नाम दें। "नया फ़ोल्डर", "शीर्षक रहित", "1" या "lvpdlvarp" नामों से यह स्पष्ट नहीं है कि अंदर क्या है। इसके अलावा, कई अन्य लोगों के बीच ऐसी फ़ाइलें और फ़ोल्डर्स ढूंढना अधिक कठिन होगा। शीर्षक "सितंबर रिपोर्ट", "15.10 पर ग्राहक संपर्क सूची" या "जैव प्रौद्योगिकी लेख" आपको अपने रिकॉर्ड को अधिक कुशल रखने में मदद करेंगे।

आप फ़ाइलों को किसी फ़ोल्डर में राइट-क्लिक करके और उपयुक्त आइटम का चयन करके स्थानांतरित कर सकते हैं।

फ़ोल्डर मेनू को Google डॉक्स होम स्क्रीन से खोला जा सकता है।

2. महत्वपूर्ण फाइलों के लिए विभिन्न फ़ोल्डर रंगों और लेबलों का प्रयोग करें

डिफ़ॉल्ट रूप से, Google ड्राइव के सभी फ़ोल्डर ग्रे होते हैं, लेकिन आप उन पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और ड्रॉप-डाउन मेनू से 24 रंगों में से एक का चयन कर सकते हैं।

आप डिस्क पर आवश्यक फाइलों को भी चिह्नित कर सकते हैं। यह राइट-क्लिक करके और "चिह्नित में जोड़ें" का चयन करके किया जाता है।

आप चिह्नित फ़ाइलों को सीधे "दस्तावेज़" में देख सकते हैं।

3. अनावश्यक हटाएं

Google सेवाओं के गहन उपयोग के साथ, वे बड़ी मात्रा में अनावश्यक और पुराने दस्तावेज़ जमा करते हैं। आप आवश्यक दस्तावेज़ पर राइट-क्लिक करके और "हटाएं" का चयन करके "दस्तावेज़" और "डिस्क" दोनों में उन्हें हटा सकते हैं।

यदि आपने गलती से कोई दस्तावेज़ हटा दिया है (Google डॉक्स हटाते समय किसी कार्रवाई की पुष्टि नहीं मांगता है), तो आप "रद्द करें" पॉप-अप बटन पर क्लिक कर सकते हैं।

और अगर आपने इसे हटा दिया है, लेकिन कुछ दिनों के बाद अपना विचार बदल दिया है, तो "कचरा" पर जाएं, वांछित फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और "पुनर्स्थापना" चुनें।

रीसायकल बिन में फ़ाइलें 30 दिनों के लिए संग्रहीत की जाती हैं, जिसके बाद वे स्वचालित रूप से हटा दी जाती हैं।

4. अनावश्यक चीजों से छुटकारा पाने के लिए फाइलवॉच का प्रयोग करें

फाइलवॉच आपको उन फाइलों को खोजने में मदद कर सकती है, जिन तक आपके पास अभी भी पहुंच है, उदाहरण के लिए, आपका पुराना कार्यस्थल: यह आपको दिखाता है कि आप किन लोगों के साथ दस्तावेज़ साझा करते हैं और आपको उनसे अलग होने देता है।सेवा उन फ़ाइलों को खोजने में भी सक्षम है जो बहुत अधिक उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध हो गई हैं (उदाहरण के लिए, नेटवर्क पर लीक हो गई हैं) ताकि आप उन तक पहुँचने के लिए सेटिंग्स बदल सकें।

फाइलवॉच Google वर्कस्पेस मार्केटप्लेस लाइब्रेरी में शामिल है, जिसका अर्थ है कि यह Google द्वारा प्रमाणित है, इसलिए आपका संवेदनशील डेटा गलत हाथों में नहीं पड़ता है। सेवा नि:शुल्क है।

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