ALPEN पद्धति का उपयोग करके चीजों की योजना कैसे बनाएं और हर चीज के साथ बने रहें

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

जर्मन परिशुद्धता के साथ समय प्रबंधन।

अल्पेन विधि क्या है

चीजों की योजना बनाने का यह एक और तरीका है ताकि आपके पास हर चीज के लिए समय होने की गारंटी हो और साथ ही साथ लोड के साथ पागल न हों। इसका आविष्कार जर्मन अर्थशास्त्र के प्रोफेसर और समय प्रबंधन विशेषज्ञ लोथर सेवर्ट ने किया था।

विधि के लेखक ने इसे पाँच घटकों में विभाजित किया है। चरणों के नाम के पहले अक्षर अंततः जर्मन शब्द ALPEN (रूसी "आल्प्स" में) में बने:

ए - कार्यों की एक सूची बनाना (ए उफगाबेन);

ली - आवश्यक समय का अनुमान (ली एंज शेट्ज़न);

पी - बफर समय की योजना बनाना (पी उफ़रज़िटेन ईनप्लानन);

इ - कार्य प्राथमिकता (इntscheidungen ट्रेफ़ेन);

एन - संक्षेप (एन एककंट्रोल)।

विधि का सार यह समझना है कि कौन से कार्य वास्तव में समय लेने लायक हैं, और किन कार्यों को बाद के लिए छोड़ा जा सकता है। इसके अलावा, उस समय के बारे में यथार्थवादी बनें जो आपको खर्च करना होगा, और याद रखें कि बिना किसी रुकावट के काम करना बर्नआउट का रास्ता है।

संक्षेप में, ALPEN विधि शास्त्रीय समय प्रबंधन से आइजनहावर मैट्रिक्स के साथ ब्लॉक शेड्यूलिंग का एक संयोजन है।

ALPEN पद्धति का उपयोग करके मामलों की योजना कैसे बनाएं

एक सूची बनाना

सभी लिख लें - वे सभी कार्य जो आप आज करना चाहते हैं। बस इसे लिख लें: अपने फोन पर एक पेपर नोटबुक, नोटबुक या प्लानर में।

मानसिक सूची बनाने का प्रलोभन बेशक महान है, लेकिन मानव "कामकाजी" स्मृति के संसाधन असीमित नहीं हैं। कुछ रिपोर्ट्स के मुताबिक, यह एक साथ चार टास्क या ऑब्जेक्ट तक स्टोर कर सकता है।

पहले चीजों को प्राथमिकता देने में समय बर्बाद न करें - जो भी मन में आए उसे लिख लें। सूची निश्चित रूप से भयावह रूप से प्रभावशाली होगी। कोई बात नहीं, ऐसा ही होना चाहिए।

अनुमान लगाएं कि इसमें कितना समय लगता है

कोई भी जिसने कम से कम एक बार चीजों की योजना बनाने की कोशिश की है, लगभग निश्चित रूप से समय प्रबंधन में नवागंतुकों के पसंदीदा रेक पर कदम रखा है: उसने 15 कार्यों की एक सूची बनाई, लेकिन अंत में उसने आधा भी नहीं किया, क्योंकि वे, यह पता चला है, शारीरिक रूप से कार्य दिवस में फिट नहीं होते हैं। नतीजतन, मैं परेशान हो गया और इन सभी नई समय प्रबंधन तकनीकों को छोड़ दिया।

ऐसा होने से रोकने के लिए, आपको समय की लागत को समझने की जरूरत है। इस बारे में सोचें कि आपकी सूची के प्रत्येक कार्य में कितने मिनट या घंटे लगेंगे। यथासंभव यथार्थवादी बनें। पिछले अनुभव पर निर्माण करें, और अपने व्यक्तित्व लक्षणों को न भूलें, उदाहरण के लिए, आप जल्दी थक जाते हैं या विलंब करते हैं। यह याद रखना चाहिए कि ये सभी चीजें आपके लिए हैं, किसी काल्पनिक सुपरमैन के लिए नहीं।

जब आप गणना कर लें, तो प्रत्येक आइटम के आगे अनुमानित समय लिखें।

अपने बफर समय की योजना बनाएं

चीजों की एक-एक करके योजना बनाना एक और आम गलती है। इस तरह की रणनीति, सबसे पहले, इस बात पर ध्यान नहीं देती है कि किसी व्यक्ति को ब्रेक लेने की आवश्यकता है, और दूसरी बात, यह इस तथ्य की ओर ले जाती है कि सभी योजनाएं एक छोटी सी देरी या अप्रत्याशित घटना के कारण ढहने का जोखिम उठाती हैं।

बैठक निर्धारित समय से थोड़ी अधिक समय तक चली, ठेकेदार ने थोड़ी देर बाद आदेश दिया, कुछ सहयोगियों को देर हो गई, आप ट्रैफिक जाम में फंस गए, बच्चा लंबे समय से बालवाड़ी में कपड़े पहन रहा था - और बस इतना ही, निम्नलिखित चीजों को स्थगित करना पड़ता है, या यहां तक कि रद्द कर दिया जाता है और पूरे दिन पूरी तरह से फिर से तैयार किया जाता है। यह आमतौर पर बहुत गुस्सा और निराशाजनक होता है।

इसलिए, प्रत्येक कार्य के बाद, तथाकथित बफर समय को योजना में शामिल करना महत्वपूर्ण है, जो कि आप किसी भी चीज़ पर कब्जा नहीं करते हैं।

अगर कुछ गलत होता है, तो ये खाली स्लॉट आपको बाकी कारोबार से निपटने में मदद करेंगे। और अगर कोई अप्रत्याशित घटना नहीं होती है, तो आप ब्रेक लेने के लिए बफर टाइम का उपयोग करते हैं: कॉफी पीएं, टहलें, किताब पढ़ें, या बस मौन में बैठें। अंत में, आप इस समय को अतिरिक्त कार्यों या व्यक्तिगत परियोजनाओं के लिए समर्पित कर सकते हैं।

आपको बफ़र ब्लॉक का आकार स्वयं निर्धारित करना होगा। आदर्श रूप से, ALPEN पद्धति के अनुसार, उन्हें कार्य समय के 40% तक का हिसाब देना चाहिए।

कार्यों को प्राथमिकता दें

इस स्तर पर, यह आमतौर पर स्पष्ट हो जाता है कि, आवश्यक समय और बफर ब्लॉकों को देखते हुए, पहले व्यक्ति द्वारा संकलित की गई टू-डू सूची को एक दिन में पार करना शारीरिक रूप से असंभव है। इसलिए, आपको प्राथमिकता देने और चुनने की ज़रूरत है कि कौन से कार्यों को रखना है और कौन सा रद्द करना या पुनर्निर्धारित करना है।

इसके लिए, एक क्लासिक टूल उपयुक्त है - आइजनहावर मैट्रिक्स। इसके अनुसार, सूची के सभी कार्यों को सशर्त रूप से चार श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

1. महत्वपूर्ण और जरूरी। पहले उन्हें संबोधित करने की जरूरत है।
2. महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं। पहले समूह के साथ काम करने के बाद आप इनके लिए कुछ समय ले सकते हैं।
3. अत्यावश्यक लेकिन महत्वहीन … उन्हें सौंपना या उन्हें महत्वपूर्ण लोगों के बाद तीसरे स्थान पर रखना बेहतर है, ताकि उन्हें पूरे दिन समर्पित न करें और अत्यावश्यकता के जाल में न पड़ें।
4. अत्यावश्यक और महत्वहीन नहीं … इन्हें हटा दिया जाना चाहिए, किसी को दे दिया जाना चाहिए, या बैक बर्नर पर रख देना चाहिए।

इस प्रकार, आपकी सूची काफी कम हो जाएगी और वास्तविकता के बहुत करीब हो जाएगी।

संक्षेप

दिन के अंत में, अपना दिन योजनाकार खोलें और अपने आप से कुछ प्रश्न पूछें:

• आपने क्या करने का प्रबंधन किया और क्या नहीं किया?
• क्या आपके पास सभी निर्धारित कार्यों के लिए पर्याप्त समय था?
• क्या मैंने सही समय का अनुमान लगाया है, या मुझे अगली बार और समय देना चाहिए?
• क्या अप्रत्याशित घटना की भरपाई करने और आराम करने के लिए मेरी योजना में पर्याप्त बफर समय था?
• क्या मेरे पास महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक दोनों मामलों से निपटने का समय है ताकि समय सीमा को बाधित न किया जा सके, लेकिन साथ ही साथ दिनचर्या में फंस न जाए?
• अगली बार मेरे लिए योजना को अधिक सुविधाजनक बनाने के लिए आप क्या कर सकते हैं?

जब आप उनका उत्तर दें, तो उन कार्यों को पुनर्निर्धारित करें जिन्हें आपने अगले दिन नहीं निपटाया है। और "गलतियों को सुधारने" को ध्यान में रखते हुए एक नई योजना बनाएं।