GTD का उपयोग करके अपने समय को Notion में कैसे प्लान करें?

2024 लेखक: Malcolm Clapton | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 03:57

आसान नियंत्रण के लिए अपने सभी मामलों को एक आसान तालिका में एकत्रित करें।

जीटीडी क्या है?

लाइफ हैकर ने जीटीडी - गेटिंग थिंग्स डन तकनीक पर बार-बार लेख प्रकाशित किए हैं। इसका आविष्कार और वर्णन बिजनेस कोच डेविड एलन ने अपनी पुस्तक में किया था। संक्षेप में, इस प्रणाली के बुनियादी नियमों को निम्नानुसार वर्णित किया जा सकता है:

1. सभी जानकारी कैप्चर करें … सभी विचारों, कार्यों और कार्यों को लिखें। अगर ऐसा कुछ है जो आप अभी नहीं कर सकते हैं, तो स्मृति पर भरोसा किए बिना अपनी पहचान बनाएं। आप जो कुछ भी रिकॉर्ड करते हैं वह तथाकथित इनबॉक्स में संग्रहीत होता है।
2. व्यवस्था बनाए रखें। जैसे ही "इनकमिंग टास्क" वाला फ़ोल्डर भर जाता है, आपको इसकी सामग्री को व्यवस्थित करने, कार्यों को श्रेणियों में क्रमबद्ध करने और स्पष्टीकरण और नोट्स बनाने की आवश्यकता होती है ताकि आप कुछ भी न भूलें।
3. प्राथमिकता … प्रत्येक कार्य की एक नियत तारीख और महत्व की डिग्री होनी चाहिए ताकि आप जान सकें कि पहले क्या करना है और क्या इंतजार करना है।
4. सब कुछ पास रखें … GTD में "बाद में लिखें" सिद्धांत के लिए कोई स्थान नहीं है। आपकी टू-डू सूचियां और नोट्स हमेशा आपकी नजर में होने चाहिए: आपके कंप्यूटर, स्मार्टफोन, टैबलेट और अन्य उपकरणों पर। इस तरह, यदि आपके मन में कोई दिलचस्प विचार आता है या आप किसी अनरिकॉर्डेड केस के बारे में सोचते हैं, तो आप उसे तुरंत लिख सकते हैं। जब किसी कार्य के लिए समय सीमा नजदीक आती है, तो आपको एक अनुस्मारक प्राप्त होगा, सर्वव्यापी अधिसूचनाओं की महिमा।

आप हमारे गाइड में जीडीटी के बारे में अधिक पढ़ सकते हैं।

तकनीक इसकी बहुमुखी प्रतिभा के लिए अच्छी है। इसके निर्माता, डेविड एलन, कुछ पुराने जमाने के हैं: "इनबॉक्स" से उनका मतलब एक वास्तविक पेपर फ़ोल्डर है। उन्होंने ईमेल का प्रिंट आउट भी लिया और उन्हें फाइल सेट पर रख दिया।

लेकिन उसी सफलता के साथ जीटीडी को कंप्यूटर फाइलों और फ़ोल्डरों पर लागू किया जा सकता है, इस प्रणाली का उपयोग कुछ सेवा के संयोजन के साथ किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप इस तकनीक का उपयोग अपने जीमेल ईमेल को सॉर्ट करने के लिए कर सकते हैं, कार्यों को "" पर लिख सकते हैं, या अपने जीवन का पूरा नियंत्रण ले सकते हैं। अंत में, एक ही वंडरलिस्ट जैसे कई कार्य प्रबंधकों को जीटीडी दर्शन के तहत तेज किया जाता है।

और निश्चित रूप से, आप इस तकनीक का उपयोग इस तरह के एक अद्भुत और बहुमुखी कार्यक्रम में कर सकते हैं जैसे कि नोटियन।

यह Google डॉक्स, एवरनोट, ट्रेलो और एक दर्जन अन्य अनुप्रयोगों का एक संकर है। धारणा लगभग वह सब कुछ कर सकती है जो आपको काम करने के लिए चाहिए। नोट्स, स्प्रेडशीट, ज्ञानकोष, टू-डू सूचियाँ, कानबन बोर्ड, दस्तावेज़ - कार्यक्रम में यह सब है। जीटीडी शैली में अपने मामलों को व्यवस्थित करने के लिए इसका उपयोग न करना पाप है।

और मारिया एल्ड्रे, एक व्यवसाय सलाहकार, जो व्यापारिक नेताओं को उनके काम को व्यवस्थित करने में मदद करती है, ने नोटियन के लिए अपना स्वयं का GTD-आधारित सिस्टम बनाया। उन्होंने इन घटनाक्रमों को अपने ब्लॉग में साझा किया।

नोटियन में जीटीडी का उपयोग कैसे करें

मैं बहुत व्यवस्थित नहीं हूं। इसलिए जब मुझे डेविड एलन के जीटीडी के बारे में पता चला, तो मेरा जीवन सचमुच बदल गया। अब यह मेरे लिए एक तरह का धर्म है। धीरे-धीरे, मैंने अपना खुद का सिस्टम बनाया, जो मुझे अपनी सामान्य गति से काम करते हुए, सब कुछ के साथ रखने की अनुमति देता है।

मैं एक अभ्यास का उपयोग करता हूं जिसे मैं साप्ताहिक योजना कहता हूं। मैं हर रविवार (या सोमवार) को आने वाले सप्ताह की योजना बनाने के लिए एक घंटा अलग रखता हूं। यह आदत मुझे जटिल समस्याओं को छोटे और अधिक प्रबंधनीय में तोड़कर हल करने में मदद करती है। इसलिए मैं अधिक काम करता हूं, कम थकान, और अधिक आसानी से काम पर ध्यान केंद्रित करता हूं।

मेरे लिए, धारणा एक खेल की तरह है। सिस्टम को सेट करने में समय लगता है। लेकिन जब वह तैयार होती है, तो कार्यों को पूरा करना मज़ेदार, सरल और तेज़ हो जाता है।

हर हफ्ते, मैं नोटियन में एक बटन पर क्लिक करता हूं, और मेरे सामने एक खाली स्प्रेडशीट दिखाई देती है। यहां एक खाली है, जिसे आप उठाकर इस्तेमाल कर सकते हैं।

यहां चरण-दर-चरण प्रक्रिया है जिसका उपयोग मैं अपने कार्यों को नोटियन के साथ शेड्यूल करने के लिए करता हूं।

1. अपने विचार एकत्र करें

इस कॉलम में अपने सभी विचारों को सूचीबद्ध करने और लिखने के लिए 10 मिनट का समय लें। वे उन कार्यों में बदल जाएंगे जिन्हें आपको आने वाले सप्ताह में पूरा करना है।

1. अपनी सभी परियोजनाओं की सूची बनाएं जो अभी तक पूरी नहीं हुई हैं।
2. पिछले तीन महीनों के अपने कार्यों की जाँच करें ताकि कोई बकाया कार्य मिल सके।
3. अपने कैलेंडर पर एक नज़र डालें: हो सकता है कि वहां भी कुछ योजना बनाई गई हो।
4. यदि उपलब्ध हो तो अपनी पेपर नोटबुक देखें। शायद कुछ विचार ऐसे भी हैं जिन्हें नोटियन में स्थानांतरित करने की आवश्यकता है।
5. इस बारे में सोचें कि क्या कोई अन्य कार्य हैं जिन्हें आपको करने की आवश्यकता है या लोगों के साथ काम करना है।

इन सभी विचारों को एक साथ एकत्रित करें और उन्हें पहले कॉलम में सूचीबद्ध करें। यह अगले सात दिनों के लिए आपकी योजना है।

2. उपयुक्त कार्य सौंपें

एक विचार बुरा नहीं है, लेकिन सक्रिय क्रिया के बिना वह एक विचार ही रहेगा। अपने आप से पूछें, "इस कार्य को अंत तक ले जाने के लिए मुझे क्या करना चाहिए?"

उदाहरण के लिए:

• साइट को सामग्री से भरना जारी रखें → "मेरे बारे में" अनुभाग का एक मसौदा लिखें।
• सामग्री प्रकाशन कैलेंडर बनाएं → पोस्ट के लिए एक मेमोरी मैप बनाएं और तिथियां असाइन करें।
• ब्लॉग के लिए वीडियो बनाएं → वीडियो स्क्रिप्ट लिखें।
• क्रिस से मिलें → उसे बैठक की तारीख और स्थान के साथ एक ईमेल भेजें।

याद रखें, यदि किसी कार्य को पूरा करने के लिए एक से अधिक क्रियाओं की आवश्यकता होती है, तो आपको यह तय करना होगा कि पहले क्या करना है।

3. तात्कालिकता सेट करें

इसके बाद, आपको प्रत्येक कार्य की तात्कालिकता को परिभाषित करना होगा। यह वास्तव में महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए आवश्यक है, न कि केवल काम का एक गुच्छा करने के लिए।

यह समझने के लिए कि पहले कौन-सी चीज़ें करनी हैं, मैं अपने विचारों को चार श्रेणियों में बाँटता हूँ:

• महत्वपूर्ण कार्य - चीजें जो हमें लक्ष्यों को प्राप्त करने के करीब लाती हैं।
• अत्यावश्यक कार्य - ऐसे कार्य जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।
• यह चोट नहीं पहुंचाएगा - इस श्रेणी में ऐसे मामले शामिल हैं जो अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण नहीं हो सकते हैं, लेकिन उनका कार्यान्वयन अगले सात दिनों के लिए आपके जीवन को आसान बना देगा।
• इंतज़ार कर सकते हैं - ये ऐसे कार्य हैं जिन्हें एक और सप्ताह के लिए पुनर्निर्धारित किया जा सकता है।

4. एकाग्रता का स्तर निर्धारित करें

अफसोस की बात है कि हम सभी के पास सीमित मात्रा में ध्यान, समय और ऊर्जा है। प्रत्येक कार्य इन महत्वपूर्ण संसाधनों के एक निश्चित प्रतिशत की खपत करता है। इसलिए, निर्धारित कार्य का मूल्यांकन करें और चौथे कॉलम में संबंधित संख्या असाइन करें।

उदाहरण के लिए, एक ब्लॉग पोस्ट के लिए ड्राफ्ट लिखने से मेरा लगभग 20% ध्यान गया। और क्रिस के लिए पत्र तीन पंक्तियों का है - केवल 2%।

5. प्राथमिकता सौंपें

यह चेकबॉक्स उन कार्यों को चिह्नित करता है जिनमें "महत्वपूर्ण" और "तत्काल" टैग होते हैं। यानी उन्हें करने की जरूरत है, चाहे कुछ भी हो। यह आपकी प्राथमिकता सूची है।

जब आप इन कार्यों का चयन करना समाप्त कर लें, तो पिछले कॉलम से प्रतिशत जोड़कर देखें कि आप उन पर कितने संसाधन खर्च करेंगे। यदि यह 90% से अधिक निकला, तो आपने अपनी ताकत को कम करके आंका और जितना आप चबा सकते हैं उससे अधिक काट लें। अगले सप्ताह के लिए इसका कुछ हिस्सा पुनर्निर्धारित करें, या आप पर अधिक काम होगा और आपके पास किसी भी चीज़ के लिए समय नहीं होगा।

वैसे, एक उपयोगी टिप: धारणा आपको तालिका पंक्तियों की सामग्री को फ़िल्टर करने की अनुमति देती है - इस तरह आप प्राथमिकता वाले कार्यों का चयन कर सकते हैं।

6. कार्य निर्धारित करें

अगले कॉलम में एक चेकमार्क दिखाता है कि कार्य आपके कैलेंडर पर निर्धारित है या नहीं। तय करें कि आप इसे कब चलाएंगे और एक उपयुक्त इवेंट तैयार करेंगे।

वैसे, यदि आप Google कैलेंडर या किसी अन्य चीज़ का उपयोग नहीं करते हैं, तो स्वयं को नोटियन प्राप्त करें। वहां आप सप्ताह के लिए निर्धारित कार्यों को जोड़ सकते हैं।

7. कार्य सौंपें

हां, आपके पास बियॉन्से के समान ही प्रति दिन घंटे हैं, लेकिन उसके पास सहायकों की एक बड़ी टीम है जो उसके लिए गंदा काम करती है, इसलिए वह और अधिक करती है। हालाँकि, यदि आपके पास भी कोई है जिसके कंधों पर आप कुछ कार्यों को स्थानांतरित कर सकते हैं, तो ऐसा करें और उपयुक्त कॉलम में प्रत्यायोजित कार्य पर टिक करें।

8. कार्य समाप्त करें

खैर, सब कुछ सरल है। जब आप अपना प्रोजेक्ट पूरा कर लें या कोई कार्य पूरा कर लें, तो अंतिम कॉलम में बॉक्स को चेक करें।

बक्शीश

यहां कुछ चरण दिए गए हैं जिनकी मदद से आप और भी अधिक व्यवस्थित हो सकते हैं:

1. पिछले सप्ताह में अपने खर्च की समीक्षा करें और अगले के लिए अपने बजट की योजना बनाएं।
2. सप्ताह के लिए अपने मेनू पर विचार करें, खरीदारी सूची में उत्पादों को जोड़ें।
3. पिछले सात दिनों के अपने इनबॉक्स को समयबद्ध तरीके से संसाधित करें और वहां जो कुछ भी जमा हुआ है उसे क्रमबद्ध करें।
4. सप्ताह में कम से कम एक दिन व्यायाम के लिए योजना बनाएं।

याद रखें कि जीटीडी काफी लचीला है और इसे आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप बनाया जा सकता है। धारणा टेम्पलेट्स को समायोजित करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। उदाहरण के लिए, मारिया का अटेंशन कॉलम मुझे बेमानी लगता है। मेरे लिए, एक नोट पर्याप्त है कि कार्य अत्यावश्यक है या नहीं। आप आसानी से इसके कॉलम हटा सकते हैं और अपना खुद का जोड़ सकते हैं। इसलिए, मैंने कार्यों को श्रेणियों में क्रमबद्ध करने के लिए "कार्य", "होम", "रचनात्मकता" और अन्य लेबल वाला एक कॉलम बनाया। आप इसे अपने तरीके से कर सकते हैं।